Principais dicas para trabalhar de maneira eficaz com sua empresa de gerenciamento de viagens

O gerenciamento de viagens de negócios é um processo de negócios complexo. Você só pode tornar as viagens de negócios bem-sucedidas aumentando as experiências de viagens de negócios dos funcionários. Da mesma forma, você deve se concentrar na redução dos custos médios das viagens de negócios para obter maiores retornos sobre os gastos com viagens de negócios.

Você pode agilizar o gerenciamento de viagens de negócios terceirizando o processo para a empresa de gerenciamento de viagens certa. A empresa ajudará seus funcionários a atingir as metas de viagens de negócios, fornecendo serviços e soluções de gerenciamento de viagens.

Além disso, ajudará sua empresa a controlar o custo médio das viagens de negócios, superando a inflação global. Mas você deve lembrar que muitas empresas e startups consideram um desafio construir boas relações de trabalho com suas empresas de gestão de viagens. Aqui estão algumas dicas e práticas recomendadas que você deve seguir para trabalhar com sua empresa de gerenciamento de viagens (TMC) de maneira mais eficaz.

9 dicas para trabalhar de maneira eficaz com sua empresa de gerenciamento de viagens

1. Defina o papel e as responsabilidades da TMC

Você pode terceirizar o processo de gerenciamento de viagens de negócios para uma TMC total ou parcialmente. Por exemplo, você pode fazer parceria com o TMC para gerenciar etapas específicas do processo, como reserva de viagens de negócios. Ao mesmo tempo, você pode fazer com que o TMC gerencie totalmente seu programa de viagens de negócios.

Você pode construir um bom relacionamento de trabalho com o TMC definindo seu papel e responsabilidades. Além disso, você deve fazer com que o TMC entenda claramente os requisitos de relatórios e de nível de serviço. O entendimento o ajudará a eliminar as chances de mal-entendidos e conflitos assim que a TMC começar a gerenciar seus programas de viagens de negócios.

2. Comunicar políticas de viagens e despesas

Você não pode agilizar o gerenciamento de viagens de negócios sem definir claramente as políticas de viagens e despesas. Estas políticas ajudam os funcionários a distinguir entre despesas de viagem reembolsáveis ​​e não reembolsáveis. Da mesma forma, seu TMC consultará essas políticas predefinidas para reservar apenas produtos de viagem dentro da política.

Por isso; você deve comunicar claramente as políticas de viagens e despesas da sua organização ao TMC. A comunicação ajudará a TMC a controlar os custos médios das viagens de negócios, eliminando as violações da política.

3. Centralize as reservas de viagens de negócios

Sua organização pode centralizar as reservas de viagens de negócios usando o TMC. A centralização fará com que a TMC reserve produtos de viagens de negócios como voos, hotéis e aluguel de carros para seus funcionários. A TMC reservará produtos de viagem de acordo com o itinerário e preferências de viagem de cada funcionário.

Ao mesmo tempo, economizará dinheiro ao concluir antecipadamente a reserva de viagens de negócios e garantir o cumprimento da política. O TMC reservará ainda ingressos totalmente flexíveis que seus funcionários poderão modificar e cancelar tais ingressos sem pagar taxas e multas extras.

4. Aproveite as soluções tecnológicas

Sua organização pode automatizar etapas importantes no gerenciamento de viagens de negócios usando soluções tecnológicas fornecidas pela TMC. Por exemplo, a solução de reserva de viagens fornecida pela TMC permite que seus funcionários reservem produtos de viagens de negócios de sua escolha sem violar as políticas organizacionais.

Da mesma forma, a solução de gerenciamento de despesas fornecida pelo TMC ajuda sua equipe financeira a rastrear, revisar e reembolsar despesas de viagens de negócios incorridas pelos funcionários. Você deve incentivar seus funcionários a economizar tempo e esforço usando as soluções tecnológicas fornecidas pela TMC.

5. Forneça informações ao viajante com antecedência e precisão

Quando você centraliza a reserva de viagens de negócios, o TMC reservará produtos de viagens de negócios para seus funcionários. Será necessária uma variedade de informações do viajante ao reservar viagens de negócios. O TMC precisará de mais tempo para concluir a reserva da viagem de negócios quando os funcionários compartilharem informações incompletas ou imprecisas.

Sua organização deve tornar mais fácil para o TMC fazer reservas de viagens de negócios, fazendo com que os funcionários compartilhem informações pessoais precisas. Além disso, você precisa garantir que eles compartilhem as informações necessárias, como datas de viagem, itinerários de viagem e preferências de viagem, com o TMC o mais cedo possível.

6. Garanta uma comunicação perfeita

Muitas organizações não conseguem construir uma boa relação de trabalho com as TMCs devido à ausência de uma comunicação clara. Você deve se lembrar que o TMC precisará de diversas informações para gerenciar com eficiência seus programas de viagens de negócios.

Da mesma forma, você pode melhorar o gerenciamento de viagens de negócios compartilhando alterações nas políticas e questões relacionadas a viagens com o TMC. Portanto, você deve manter um plano de comunicação claro ao terceirizar o gerenciamento de viagens de negócios.

O plano ajudará a TMC a refinar os serviços de gestão de viagens e a resolver problemas relacionados com viagens através de uma comunicação contínua. Além disso, fará com que o TMC responda a você com antecedência e regularidade.

7. Obtenha e aproveite insights baseados em dados

Atualmente, um único TMC gerencia programas de viagens de negócios de várias empresas. Da mesma forma, a maioria das TMCs atualmente analisa os dados de viagens e despesas dos clientes usando análise de dados. Conseqüentemente, eles podem ajudar sua organização a obter maiores retornos em viagens de negócios, compartilhando insights acionáveis.

Sua organização deve se concentrar em aproveitar a experiência e o conhecimento da TMC. Você deve solicitar ao TMC conselhos e compartilhar ideias regularmente. No entanto, você deve implementar insights baseados em dados para fazer alterações nas políticas organizacionais e refinar os programas de viagens de negócios.

8. Compartilhe feedback regularmente

Apesar de terceirizar a gestão de viagens de negócios, você não deve se esquecer de avaliar regularmente as despesas de viagens de negócios dos funcionários. A avaliação ajudará você a determinar se o TMC melhora a experiência de viagem de negócios de cada funcionário. Além disso, você pode detectar os problemas que afetam as experiências de viagens de negócios dos funcionários.

Você deve compartilhar o feedback com o TMC para facilitar aos funcionários o cumprimento das metas de viagens de negócios. O feedback ajudará a TMC a personalizar os serviços e soluções de gestão de viagens de acordo com as necessidades e expectativas dos seus funcionários. Além disso, o feedback fará com que o TMC atinja as metas de viagens de negócios da sua organização.

9. Discuta as tendências emergentes em viagens de negócios

Você pode impulsionar os programas de viagens de negócios adotando antecipadamente as tendências emergentes. Por exemplo, sua organização pode motivar os funcionários a viajar a trabalho apoiando viagens bleisure. Da mesma forma, você pode tornar as viagens de negócios sustentáveis, fazendo com que os funcionários reservem produtos de viagens de negócios ecologicamente corretos.

Os conselhos e insights compartilhados pela TMC ajudarão você a detectar tendências emergentes em viagens de negócios. Mas você pode adotar as tendências emergentes de forma mais eficaz discutindo ideias com o TMC. É sempre importante adotar novas tendências formando uma parceria de trabalho com a TMC.

Conclusão

Você pode trabalhar com a empresa de gerenciamento de viagens certa para atingir as metas de viagens de negócios sem aumentar os custos médios das viagens de negócios. Mas você só pode aumentar o ROI das viagens de negócios de forma consistente trabalhando com a empresa de gerenciamento de viagens de forma mais eficaz. Você pode implementar essas dicas para trabalhar com sua empresa de gerenciamento de viagens de maneira mais eficiente.