UCaaS vs VoIP: tudo o que você precisa saber

A comunicação empresarial está em constante evolução. Como você está alcançando seus clientes e como sua equipe está colaborando? Há duas palavras-chave importantes quando você fala sobre como as empresas permanecem no circuito: VoIP e comunicações unificadas como serviço (UCaaS. Neste guia, explicaremos cada uma delas e mostraremos como as duas tecnologias diferem).

O que é VoIP?

VoIP, que significa voz sobre protocolo de internet, é uma tecnologia que usa a internet para emular o processo de chamada tradicional. O serviço VoIP conecta-se perfeitamente com redes telefônicas públicas comutadas (PSTN) padrão sem muitas das limitações associadas a essas linhas. VoIP é menos dependente de hardware. Com PSTN, você está conectado a linhas de cobre centenárias, que devem ser conectadas aos seus terminais (telefones).

Com PSTN, esses fios precisam ser mantidos, e é por isso que as chamadas de longa distância custam mais. Com conexões VoIP, a tecnologia é usada para transmitir sua voz pela internet por meio de pacotes de dados. Eles são criptografados à medida que você faz sua chamada e transmitidos para outro telefone VoIP ou um telefone fixo tradicional. Grande parte do hardware que promove chamadas de telefone fixo é irrelevante com VoIP, portanto, não há necessidade de grandes cobranças de longa distância. Na verdade, a maioria dos provedores de VoIP dobra nos EUA e Canadá, sem cobrança extra em seus planos.

Todos os recursos que você pode encontrar em um telefone fixo padrão estão disponíveis com VoIP. Isso inclui Não perturbe, identificador de chamadas, correio de voz e encaminhamento de chamadas. VoIP ainda oferece recursos como:

• Encaminhamento Remoto de Chamadas – Isso permite que você envie chamadas para onde você precisar, mesmo quando estiver no celular.
• Números de telefone virtuais – Eles permitem que você use números pessoais (ou seja, 1-800-YOURBIZ), números locais ou números gratuitos para expandir o alcance de seus negócios.
• Roteamento de chamadas avançado – IVR hospedado e atendedor automático são sistemas de roteamento baseados em nuvem e sem hardware. Essas tecnologias enviam os chamadores ao departamento certo por meio de menus e oferecem opções de autoatendimento.

O VoIP é muito mais versátil do que o serviço telefônico tradicional de PBX no local. Por exemplo, com chamadas PSTN, você está limitado a comunicações telefônicas. Com VoIP, você pode receber e fazer chamadas em telefones fixos, softphones que são softwares baseados em nuvem e em dispositivos Apple iOS, Windows Phone e Google Android. Isso torna as comunicações mais transparentes e existem várias tecnologias para promover uma mudança rápida entre terminais VoIP sem tempo de inatividade.

O que é UCaaS?

UCaaS é uma plataforma unificada de tecnologias de comunicação que as empresas usam para promover toda e qualquer comunicação e colaboração interna e externamente. Antigamente, a sala de conferências ocasional era usada para conectar dois escritórios por meio de conexões telefônicas tradicionais. Atualmente, provedores como Zoom, 8×8, RingCentral e Nextiva oferecem soluções de conferência na web e outras ferramentas que as equipes usam para se manterem conectadas. Eles são especialmente úteis quando as distâncias geográficas separam as equipes.

Por exemplo, uma videoconferência completa não é necessária para se comunicar com um único colega. Uma ferramenta de comunicação unificada que os provedores concedem é o chat de negócios. Assim como os programas de mensagens instantâneas, as soluções de bate-papo de negócios fornecem uma maneira baseada em texto para os colegas falarem uns com os outros. Por meio do aplicativo de bate-papo, os membros da equipe compartilham rapidamente ideias e arquivos quando necessário.

Outra função da solução UCaaS que é frequentemente incluída nas ofertas da maioria dos provedores é o compartilhamento de tela. O compartilhamento de tela é uma ferramenta de conferência que os membros da equipe usam para mostrar aos colegas o que está acontecendo nas telas de seus desktops/smartphones. Isso é útil ao fazer apresentações em PowerPoint ou ao demonstrar um novo software.

As ferramentas de gerenciamento de projetos também são frequentemente incluídas em conjuntos de comunicações unificadas. Isso ajuda os gerentes a rastrear fluxos de trabalho e atribuir tarefas aos membros da equipe, mantendo recursos como conferência e compartilhamento de arquivos disponíveis para uso da equipe.

Webconferência, bate-papo, gerenciamento de projetos e compartilhamento de tela são ferramentas úteis de trabalho remoto, mas as comunicações unificadas se destacam pela capacidade de integrar cada um em uma experiência perfeita. Alguns pacotes de UC permitem que você mude um bate-papo individual para uma videoconferência com apenas alguns cliques.

Na verdade, a integração é um dos recursos mais essenciais de uma ferramenta de comunicações unificadas como serviço (UCaaS). Com muitas soluções, sua plataforma UCaaS faz interface com software de terceiros, como Salesforce, Miscrosoft, Oracle e muito mais. Quando isso acontece, sua equipe conversa e liga para clientes em potencial diretamente do CRM.

As comunicações unificadas estão avançando significativamente nos contact centers. Com base em um estudo da Frost e Sullivan, a Unified Communication and Collaboration (UCC) melhora a produtividade (85%), acelera a tomada de decisões (84%), melhora a experiência do cliente (83%) e impulsiona a inovação (82%).

UCaaS vs VoIP: o detalhamento completo

Até agora, você pode ver que VoIP e comunicações unificadas são duas tecnologias poderosas que promovem melhores comunicações. Ainda assim, como as duas tecnologias se comparam? É importante entender que as comunicações unificadas e o software VoIP são combinados por muitos provedores.

Por exemplo, o RingCentral possui comunicações unificadas e recursos VoIP em todos os planos de preços do RingCentral. Com a oferta de nível básico, o Essentials Plan, você recebe chamadas ilimitadas nos EUA e no Canadá, bem como mensagens de equipe e compartilhamento de documentos. A quantidade de recursos de comunicações unificadas se expande significativamente à medida que você navega para níveis mais altos.

Mesmo com isso em mente, o VoIP é um pouco limitado quando se olha para uma escala mais ampla. Com apenas VoIP, você só terá chamadas de voz. Ele não incorpora muito além de chamadas ponto a ponto e recursos como identificador de chamadas e números virtuais. Ele apresenta economia em relação às chamadas tradicionais, mas certamente não é o objetivo final das comunicações de negócios.

Os pacotes UCaaS, por outro lado, tendem a incorporar chamadas VoIP em seus conjuntos mais amplos de soluções de comunicação. Isso permite que você converse com um colega e altere instantaneamente o bate-papo para uma chamada ou conferência pela Internet com apenas alguns pressionamentos de tecla.

As comunicações unificadas têm um escopo significativamente mais amplo do que uma simples chamada VoIP, pois a UC está focada em todas as áreas do perfil de comunicação de uma empresa. A UC também é usada para colaborar ou se comunicar com os clientes por meio de métodos omnicanal, como SMS e e-mail, com muita facilidade.

Essas tecnologias interagem em um nível técnico? Eles definitivamente fazem. Tanto o VoIP quanto as comunicações unificadas dependem do protocolo de início de sessão (SIP). O SIP é um protocolo que permite a abertura e fechamento de conexões de dados, o que torna o SIP uma opção estável para chamadas SIP ou apenas para transferência de informações. VoIP precisa de SIP para configurar chamadas e conectá-las a redes PSTN existentes – ele define as mensagens enviadas e estabelece e fecha a conexão quando necessário.

O UCaaS também usa SIP para todas as suas funções. Se você for abrir um bate-papo, uma conferência, compartilhar arquivos ou enviar tarefas por meio de software de fluxo de trabalho, o SIP é usado na maioria dos pacotes UCaaS para gerenciar e fechar conexões.

Como essas duas tecnologias dependem do SIP, não é surpresa que elas estejam frequentemente interconectadas. Por esse motivo, é melhor encontrar um provedor que forneça ambas as tecnologias para que você tenha um perfil de comunicação empresarial mais forte. Ainda assim, se você achar que sua empresa não precisa dos recursos de colaboração, uma solução simples de chamadas VoIP economizará dinheiro, especialmente se você estiver fazendo extensas chamadas de longa distância.

As comunicações unificadas quase sempre exigem algum tipo de investimento em hardware, especialmente se você não tiver a rede existente ou a arquitetura de computador para dar suporte aos requisitos de software. Ainda assim, aqueles que incorporam UCaaS geralmente são mais móveis, especialmente quando ocorre uma crise, e há necessidade de trabalho remoto. O MIT descobriu que, em abril de 2020, 34% dos trabalhadores que trabalhavam anteriormente estavam trabalhando em casa usando ferramentas de comunicação unificada.

VoIP e comunicações unificadas andam de mãos dadas

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Existem vários pontos de interseção entre os dois tipos de tecnologias de comunicação empresarial, existem vários provedores de VoIP corporativos que ajudarão você a começar.