Entendendo os cartões de crédito corporativos e a melhor forma de usá-los

Administrar um negócio pode ser estressante, com despesas constantes para manter os fornecedores satisfeitos, e às vezes pode ser difícil manter um fluxo de caixa suficiente. Uma maneira conveniente de superar isso e aumentar o poder de compra de qualquer empresa é saber mais sobre cartões de crédito corporativos, pois eles são uma maneira simples de acessar uma linha de crédito rotativo para compras comerciais e saques em dinheiro.

Ao entender os recursos, usos e benefícios dos cartões de crédito corporativos, você pode tomar uma decisão fundamentada sobre se é a opção certa para sua empresa e como tirar o máximo proveito de ter um cartão de crédito comercial. Exploramos o mundo dos cartões de crédito corporativos em detalhes abaixo.

O que é um cartão de crédito empresarial?

Um cartão de crédito comercial tem uma linha de crédito rotativa que geralmente deve ser usada apenas para despesas comerciais. Da mesma forma que os cartões de crédito pessoal, os extratos são emitidos mensalmente, detalhando o saldo devedor e o pagamento mínimo devido. Se o saldo do cartão de crédito comercial for pago integralmente a cada mês, não serão pagos juros sobre as despesas; no entanto, se for feito um pagamento mínimo, serão devidos juros.

Vantagens dos cartões de crédito empresariais

As vantagens dos cartões de crédito empresariais são muitas. Eles oferecem flexibilidade máxima aos proprietários de negócios enquanto auxiliam no gerenciamento de caixa. Apenas alguns dos fantásticos benefícios disponíveis com muitos cartões de crédito empresariais incluem:

• Dinheiro de volta
• cartões de funcionários
• Funções de contabilidade integradas para sincronizar com contas comerciais
• Controles de gastos
• Seguro de viagem
• Oportunidade de construir crédito empresarial.

Considerações antes de solicitar um cartão de crédito comercial

Há muitos fatores a serem considerados antes de solicitar um cartão de crédito comercial. Por exemplo, considere as diferentes maneiras pelas quais um cartão de crédito comercial funcionará para a empresa e como seu uso será monitorado. Anote os prós e contras de antemão, para garantir que a decisão correta seja tomada.

Muitos cartões possuem uma taxa anual, por isso é importante estar confortável com o pagamento dela e também com o nível de juros cobrados sobre os saldos pendentes. Idealmente, você deve verificar os saldos de compensação mensalmente para evitar custos desnecessários.

Se você pretende usar um cartão de crédito comercial no exterior, é importante encontrar aqueles que oferecem transações sem taxas no exterior. Você também deseja obter um cartão que ofereça taxas de câmbio competitivas.

Usando um cartão de crédito comercial

Depois de receber seu cartão de crédito comercial, é importante implementar controles robustos para rastrear os gastos da empresa, pois esses gastos acabam afetando os lucros finais. Algumas medidas a serem consideradas são discutidas abaixo.

Responsabilidade

A prestação de contas de todos os gastos do cartão de visita é fundamental. Pode ser uma boa ideia insistir que todos os gastos com cartão de crédito comercial sejam pré-aprovados, para garantir que não haja surpresas quando chegarem os extratos mensais.

A maioria das empresas opta por relatórios rigorosos de recebimentos com referência cruzada a todas as despesas. Pode ser necessário retirar os cartões de crédito de quaisquer funcionários que não apresentem relatórios de despesas abrangentes para justificar seus gastos com cartão.

Quem deve receber um cartão de crédito empresarial?

É importante limitar o acesso a cartões de crédito comerciais e fornecê-los apenas àqueles que realmente precisam de um para requisitos comerciais essenciais. Também é sensato estabelecer uma política clara sobre os limites de gastos para portadores de cartão individuais, pois isso ajuda a garantir que os gastos não excedam o limite definido.

Aqueles que podem se beneficiar de um cartão de crédito comercial incluem representantes de vendas, que podem exigir cartões para cobrir despesas de viagem. Gerentes e executivos também podem precisar de acesso para fazer compras regulares para seus departamentos. E, finalmente, os próprios empresários e donos de empresas podem encontrar no cartão de crédito empresarial a melhor opção para gerenciar o fluxo de caixa.

David Luck, co-fundador e CEO da Capital On Tap, diz: “Usar um cartão de crédito comercial é uma excelente maneira de gerenciar o fluxo de caixa, mas é essencial manter um orçamento e garantir que todas as despesas sejam contabilizadas. Com a abordagem e os controles corretos, pode ser um verdadeiro salvador nas finanças empresariais.”

Definir limites de cartão

A política de cartão de crédito empresarial também deve detalhar regras sobre gastos aceitáveis. Os funcionários devem ser informados sobre quais despesas podem colocar nos cartões e quanto podem gastar. Também é importante regular a frequência com que os cartões podem ser usados.

Ao emitir um cartão de crédito comercial para um funcionário, ele deve receber uma cópia da política e solicitar que assine como um contrato para que fique vinculado a essas regras. Alguns provedores de cartão de visita trabalham com empresas para limitar as transações permitidas em determinados cartões. É até possível especificar que as transações só podem ocorrer em determinados momentos.

Damian Brychcy, COO e MD da Capital On Tap dos EUA, diz: “Ter um cartão de crédito comercial pode ser uma ferramenta inestimável, dando a você a capacidade de fazer compras enquanto dá ao seu fluxo de caixa algum espaço para respirar. É importante lembrar que tudo o que você compra no cartão deve ser pago de volta, portanto, certifique-se de que todos os gastos sejam responsáveis ​​e dentro do orçamento.”

Monitore a atividade do cartão de crédito comercial

Os departamentos de contas devem ter a tarefa de monitorar a atividade do cartão de crédito comercial para garantir que as despesas sejam aceitáveis.

Alertas de atividade via texto ou e-mail podem ser solicitados aos provedores de cartão de crédito para facilitar isso. Os líderes empresariais podem especificar se desejam alertas para cada transação ou apenas cada vez que um funcionário tentar usar um cartão para uma compra de um determinado valor ou em uma área não aprovada.

Uso inteligente de cartões de crédito comerciais

Os cartões de crédito corporativos podem ser uma ferramenta útil para muitas empresas, fornecendo uma linha rotativa de crédito de curto prazo que é paga no final de cada período contábil. No entanto, geralmente não é uma boa ideia usar um cartão de crédito comercial para grandes despesas comerciais que poderiam ser financiadas por meio de empréstimos comerciais. Uma despesa comercial muito grande pode esgotar o cartão de crédito e inutilizá-lo para outras despesas ao longo do mês.

Se parecer provável que as despesas não possam ser liquidadas no mês seguinte, pode ser mais prático solicitar um empréstimo comercial, pois a taxa de juros dos cartões de crédito é mais alta do que a maioria dos empréstimos. Isso libera o limite do seu cartão de crédito para os funcionários usarem conforme necessário.

Conclusão

Os cartões de crédito empresariais podem ser uma solução incrivelmente flexível para aumentar o fluxo de caixa, oferecendo uma série de benefícios úteis. Eles podem ser emitidos para um grande número de funcionários, dando-lhes a conveniência de pagar pelos serviços necessários.

No entanto, é importante implementar uma política de gastos com cartão e orientações aos funcionários para garantir que eles estejam cientes do que pode e do que não pode ser cobrado em um cartão de crédito comercial. Além disso, não é aconselhável fazer gastos consideráveis ​​usando um cartão de crédito comercial. Pode ser mais econômico optar por um empréstimo comercial para grandes itens, e isso também evita o excesso de limites de crédito que podem impedir os funcionários de usar cartões para despesas essenciais.