Principais benefícios de comunicações unificadas para sua empresa

As empresas precisam ser capazes de se comunicar com clientes e funcionários de forma eficiente, transparente e confiável. Os consumidores modernos esperam uma comunicação altamente responsiva e personalizada das empresas com as quais fazem negócios.

Não deve ser surpresa, então, que a popularidade das Comunicações Unificadas como Serviço (UCaaS) – uma solução de comunicação empresarial baseada em nuvem que conecta pessoas, processos e sistemas em uma única plataforma unificada – esteja crescendo rapidamente.

As plataformas de UC permitem comunicação omnicanal em tempo real e colaboração em equipe, juntamente com monitoramento de agentes, automação de processos de negócios e análises. Continue lendo para conhecer os principais benefícios da UC.

Benefícios essenciais das comunicações unificadas

As Comunicações Unificadas melhoram o atendimento ao cliente e a produtividade dos funcionários enquanto reduzem os custos de comunicação sem sacrificar a confiabilidade e a segurança da plataforma.

Aqui estão os principais benefícios de mudar para Comunicações Unificadas:

• Maior produtividade da equipe
• Poupança de custos
• Analista de negócios
• Comunicação Omnicanal Perfeita
• Maior segurança e conformidade
• Melhor experiência do cliente

1. Melhor produtividade da equipe

O aumento da produtividade da equipe é um dos benefícios mais notáveis ​​da Comunicação Unificada. Com uma plataforma de UC, os funcionários podem se comunicar em tempo real no canal de sua escolha, melhorando a colaboração do projeto, aumentando as taxas de resolução no primeiro contato e eliminando os gargalos do fluxo de trabalho.

Os usuários podem personalizar notificações e alertas, atualizar o status de presença do usuário para manter os membros da equipe informados, configurar alertas de mensagens e lembretes de reuniões e acessar rapidamente os principais dados do cliente. Tudo isso acontece em uma interface unificada com sincronização omnicanal e integrações de terceiros, então não é mais necessário alternar entre aplicativos diferentes.

Ferramentas de comunicação unificada, como bate-papo, compartilhamento de tela, videoconferência, compartilhamento de arquivos e funcionalidade VoIP, conectam funcionários remotos de todo o mundo , permitindo que eles trabalhem juntos sem problemas. Manter a conexão entre os trabalhadores remotos aumenta e mantém todos na mesma página – reduzindo drasticamente os tipos de falhas de comunicação que atrasam os projetos.

Uma plataforma de comunicações unificadas também ajuda na produtividade, melhorando os processos de integração. Com recursos populares de UC, como gravação e transcrição de vídeo, monitoramento de chamadas e telas pop-up, as empresas podem criar facilmente um programa de treinamento robusto para novos contratados que permite que os indivíduos aprendam em seu próprio ritmo com acesso a tudo o que precisam.

Por fim, as plataformas de UC melhoram a produtividade eliminando tarefas repetitivas demoradas. Muitas plataformas de UC permitem que os usuários criem fluxos de trabalho e processos automatizados. Quase todas as tarefas repetitivas podem ser automatizadas, incluindo discagem de saída, encaminhamento de chamadas, mensagens de texto comerciais e relatórios de análise de execução.

Tarefas repetitivas aumentam a chance de erro humano, drenam a motivação e, por fim, levam ao aumento do desgaste dos funcionários. Quando os funcionários não precisam mais se preocupar com tarefas repetitivas, eles economizam tempo e podem se concentrar no trabalho mais desafiador e significativo para o qual foram contratados.

2. Economia de custos

Quase todas as empresas terão economias substanciais ao mudar para um sistema de Comunicações Unificadas. Embora o valor economizado varie dependendo da localização da sua empresa, número de funcionários e setor, os fatores de economia de custos abaixo mostram o quanto a UC pode ajudá-lo a reduzir custos.

Despesas de viagem reduzidas

Como as equipes podem permanecer conectadas em qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo, o software de UC ajuda as empresas a reduzir o tempo e as despesas de viagem . Com os custos crescentes de combustível e viagens de avião (sem mencionar estadias e refeições em hotéis), as empresas que, de outra forma, precisariam que os funcionários viajassem longas distâncias para o trabalho, economizam mais.

As empresas que utilizam a UC para fazer a transição de uma força de trabalho presencial para uma força de trabalho remota também reduzirão os custos imensamente. Com cerca de 25% de todos os empregos profissionais na América do Norte sendo remotos em 2022, os benefícios de trabalhar em casa não são mais um segredo.

Custos reduzidos de equipamentos e manutenção

Com comunicações unificadas, as empresas podem eliminar a necessidade de vários telefones, aparelhos de fax e outros equipamentos caros, reduzindo tanto as despesas de capital quanto as despesas operacionais.

Como as plataformas de UC são baseadas em nuvem e hospedadas pelo provedor, os usuários finais não precisam mais pagar por custos de manutenção, upgrades de equipamentos caros, chamadas de longa distância e uso de energia. Os membros da equipe podem até mesmo usar seus dispositivos existentes, como smartphones e computadores desktop, para acessar seu sistema de UC – portanto, não há necessidade de comprar um novo hardware.

Custos de TI reduzidos

As soluções de comunicação e colaboração unificada também ajudam as empresas a reduzir os custos de suporte técnico . Como os sistemas UCaaS oferecem serviço gerenciado, quedas de energia, tempo de inatividade ou outros problemas técnicos são tratados pelo provedor. Isso não significa apenas uma resolução mais rápida, mas também elimina a necessidade de uma equipe de TI interna.

Além disso, como os provedores de UCaaS também oferecem um tempo de atividade garantido por SLA de pelo menos 99,9%, sua equipe sofrerá muito menos interrupções no serviço.

Com a UC, todos os serviços que a empresa precisa são tratados em uma plataforma, em vez de ter um provedor diferente para ferramentas de colaboração, telefonia, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), etc. Isso agiliza as operações e facilita as coisas para os usuários finais, reduzindo ainda mais a TI custos.

Escalabilidade

O dimensionamento pode ser caro, especialmente para pequenas empresas e SMBs. Os custos iniciais de contratar novos trabalhadores, comprar novos equipamentos, alugar um espaço de escritório maior, etc, podem tornar o crescimento desafiador ou pior, impossível.

Os sistemas de comunicações unificadas não podem eliminar todos os custos de dimensionamento, é claro, mas podem eliminar a necessidade de novos equipamentos e um espaço físico maior. Devido à natureza móvel da UC, as empresas em crescimento podem implementar a integração de autoatendimento, trazer políticas de seu próprio dispositivo (BYOD) e trabalho remoto para reduzir drasticamente os custos de dimensionamento.

3. Análise de Negócios

A análise de negócios é o processo de coleta e análise de dados de clientes e funcionários para tomar melhores decisões de negócios .

Existem muitas oportunidades para as empresas aproveitarem os dados para melhorar suas operações e a experiência do cliente. Com um sistema de UC baseado em nuvem, grandes quantidades de dados são coletadas de várias fontes, como mensagens de texto, transcrições de reuniões, chamadas de voz, comentários de mídia social, histórico de compras, e-mails e muito mais. Esses dados são então analisados, geralmente com a ajuda de inteligência artificial, processamento de linguagem natural e aprendizado de máquina para fornecer insights acionáveis.

A análise de negócios pode ser usada para melhorar a experiência do cliente coletando dados sobre como os clientes interagem com produtos e/ou serviços , para que as empresas saibam onde podem ser feitas melhorias para aumentar a retenção e a fidelidade do cliente.

Da mesma forma, a análise preditiva (um tipo de análise de negócios) pode ser usada para prever o comportamento do cliente com base em dados históricos sobre clientes semelhantes (como seus padrões de compra). À medida que mais dados são coletados, as previsões se tornam cada vez mais precisas – para que as empresas possam adaptar os serviços à sua base de clientes exclusiva. A maioria dos provedores de UC empresarial oferece análise preditiva como um recurso, complemento ou integração incluído.

A análise de negócios também pode ser usada para fortalecer as operações. A análise do contact center, por exemplo, coletará dados sobre métricas como tempo médio de atendimento, perguntas frequentes e número de chamadas perdidas. Esses dados gerarão insights sobre onde pode haver necessidade de mais treinamento de agentes, um melhor sistema de autoatendimento ao cliente ou otimizações de cronograma.

4. Comunicação Omnicanal Perfeita

As Comunicações Unificadas conectam os membros da equipe com seus colegas de trabalho e clientes em vários canais, incluindo chamadas de voz, chamadas de vídeo, mensagens de texto SMS, bate-papo em equipe/mensagens instantâneas e mídias sociais. Os usuários podem enviar mensagens para qualquer pessoa de qualquer dispositivo com conexão à Internet, incluindo computadores desktop e dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. Além disso, os sistemas de UC combinam canais de comunicação, ferramentas de terceiros e recursos adicionais em uma única interface simplificada.

Esse serviço omnichannel permite que as empresas se comuniquem em vários canais e unifique perfeitamente todas as comunicações. Cada funcionário pode ter acesso a históricos de conversas de clientes omnicanal, interações IVR, informações de pedidos e contas, mensagens de voz visuais, notas de outros agentes e muito mais. Isso permite atendimento e suporte ao cliente eficientes e personalizados e permite que vários agentes lidem com a mesma solicitação de suporte sem forçar os clientes a se repetirem.

5. Maior segurança e conformidade

Segurança e conformidade fortes são necessárias para evitar uma violação de dados potencialmente devastadora e uma perda irreparável da confiança do cliente.

Os principais provedores de UCaaS são transparentes sobre as proteções de segurança incluídas em seus sistemas.

A maioria listará níveis de criptografia, controles administrativos, permissões etc., bem como os padrões de segurança aos quais o provedor adere, como SOC 2, GDPR ou HIPAA. Plataformas de UC altamente seguras monitorarão problemas e anomalias comuns de segurança VoIP em tempo real, mitigando as ameaças antes que causem danos.

Muitas plataformas também oferecem métodos avançados de autenticação, como autenticação de dois fatores e biometria, que garantem que apenas usuários autorizados possam acessar informações ou aplicativos confidenciais. Esses protocolos de segurança também podem reduzir a probabilidade de ataques internos.

6. Melhor experiência do cliente

A experiência do cliente – a percepção do cliente sobre o seu negócio – é amplamente baseada na qualidade e eficiência de suas interações com o seu negócio.

Isso geralmente é medido por KPIs, como satisfação do cliente (CSAT), fidelidade do cliente e Net Promoter Score (a probabilidade de um cliente recomendar a empresa a um amigo ou membro da família).

A maioria dos sistemas de UC inclui ferramentas poderosas para ajudar a melhorar a experiência do cliente. Por exemplo, sistemas de resposta interativa de voz (IVR) podem ser implementados para resolver os problemas dos clientes mais rapidamente. As soluções de serviço omnicanal permitem que os clientes acessem o canal com o qual se sentem mais confortáveis. Por fim, a análise de negócios permite que a marca monitore e adapte continuamente a experiência do cliente para melhor atender às necessidades de cada cliente individual.

Com a crescente demanda por plataformas de colaboração de negócios para ajudar os funcionários a trabalharem juntos com mais eficiência, juntamente com o aumento das expectativas dos clientes, as comunicações unificadas tornaram-se a solução preferida por muitas organizações que buscam melhorar os níveis de produtividade, aumentar as receitas gerais e melhorar a experiência do cliente.

Perguntas frequentes