Comunicação virtual: desafios, o que fazer, o que não fazer e as principais ferramentas

Com o surto da pandemia de coronavírus, a comunicação empresarial presencial foi eliminada por enquanto. Reuniões presenciais e conversas sobre bebedouros foram rapidamente substituídas por ferramentas de comunicação virtual. O trabalho remoto estava em alta antes da pandemia, mas o surto de coronavírus o fez acelerar completamente.

Devido à falta de comunicação pessoal, é vital que sua empresa domine as plataformas de comunicação remota. Neste artigo, discutiremos tudo o que você precisa saber sobre comunicação virtual, desde as próprias ferramentas até a etiqueta que você deve seguir. Estaremos cobrindo as seguintes seções no artigo:

• O que é Comunicação Virtual?
• Desafios de comunicação virtual
• O que fazer e o que não fazer na comunicação virtual
• Principais ferramentas de comunicação virtual
• Perguntas mais frequentes

O que é Comunicação Virtual?

Este software permite que as pessoas se comuniquem sem estar na mesma sala. Isso é feito por meio de uma combinação de ferramentas de áudio e vídeo que permitem a comunicação em tempo real. Essas ferramentas podem ter disparado em uso devido ao COVID-19 , mas existem há anos. À medida que a tecnologia continua avançando, essas ferramentas evoluíram rapidamente.

Ferramentas Disponíveis para Comunicação Virtual

Ferramentas de videoconferência — Essas soluções estão entre as ferramentas de comunicação virtual mais valiosas do mercado. Eles permitem que você conduza reuniões ao vivo enviando áudio e vídeo entre dois endpoints. Eles são um substituto fácil para reuniões presenciais.

Software de bate-papo da equipe — Essas ferramentas permitem que você envie mensagens instantâneas para seus colegas. Eles são uma ótima opção para fazer perguntas rápidas e acompanhar as brincadeiras amigáveis ​​do escritório que você pode estar perdendo em seus espaços de trabalho anteriores.

Ferramentas de gerenciamento de projetos — Este software ajudará você a organizar, delegar e gerenciar todas as tarefas relacionadas aos seus projetos em andamento.

Sistemas de telefonia VoIP comercial — Essas plataformas permitem que os usuários façam chamadas telefônicas pela Internet. Dessa forma, os funcionários não precisam usar seus celulares pessoais para assuntos de negócios.

E- mail — O e-mail tem estado em destaque por tanto tempo que não precisa de uma definição. Mas é um ativo vital dentro da pilha de software de comunicações virtuais de qualquer empresa.

Desafios de comunicação virtual

Essa tecnologia oferece um nível significativo de conveniência quando as interações pessoais simplesmente não são possíveis. Mas só porque eles são uma boa segunda escolha, isso não significa que eles não tenham seus desafios. Aqui estão alguns obstáculos que você pode encontrar ao usar este software.

Falta de linguagem corporal — A linguagem corporal é fundamental para a comunicação. As palavras representam apenas uma pequena parte da mensagem que você está tentando transmitir. Na verdade, o Business Know How afirma que 93% por cento de sua mensagem é não-verbal, com 55% sendo linguagem corporal.

Isso pode causar um problema principalmente se você estiver se comunicando por meio de um sistema de mensagens instantâneas, como o Slack. Por exemplo, um gerente pode enviar a seu subordinado direto uma mensagem simples de uma frase. Mas sem contexto adicional, como linguagem corporal, a mensagem pode ser mal interpretada. Essa má interpretação pode levar a distrações que podem prejudicar a produtividade dos funcionários.

O diretor e psicólogo da Humintell , Dr. David Matsumoto, afirma que essa questão decorre do fato de que os humanos não evoluíram para fazer comunicação bidimensional. Somos simplesmente projetados para funcionar em um mundo tridimensional. Portanto, não importa o quanto nos tornemos dependentes da tecnologia, nossas mentes simplesmente nunca se adaptarão totalmente a ela.

Comunicação com pessoas em fusos horários diferentes — Esse é um problema comum quando se trata de comunicação remota, mas não é exclusivo do COVID-19. As chances são de que você tenha funcionários em diferentes fusos horários, seja no mesmo país ou em todo o mundo. Isso significa que, se você precisar se conectar com um desses funcionários, poderá ter apenas uma breve janela de tempo para fazer uma reunião acontecer.

A cultura da empresa sofre — Para muitos funcionários, eles vêm para o trabalho e ficam por causa da cultura próspera da empresa. Mas se você depende completamente da comunicação remota, a cultura da empresa pode desaparecer. Durante a pandemia do COVID-19, empresas de todo o mundo foram criativas com happy hours virtuais e noites de jogos.

Mas, infelizmente, existem algumas coisas que não são tão boas quanto a coisa real. De acordo com a Clutch.co , 63% dos funcionários passaram menos tempo socializando com colegas desde o início da pandemia do COVID-19. Mesmo quando a propagação do vírus diminuir, mais e mais funcionários provavelmente continuarão trabalhando remotamente. Isso significa que a cultura do trabalho continuará a sofrer.

Trabalhar em casa tem suas distrações – Qualquer ambiente de trabalho vem com suas distrações. Mas se sua equipe estiver utilizando esse software em casa, isso trará um nível diferente de distrações.

É fácil para os funcionários fazer uma pausa que se transforma em uma soneca de uma hora ou uma sessão de brincadeira com o cachorro – sem estar presente no escritório, ninguém está lá para responsabilizá-los. As distrações em casa podem se acumular rapidamente antes que não haja recuperação delas.

De acordo com o KDSDK , 54% dos americanos entrevistados em uma pesquisa relataram mais distrações trabalhando em casa. 86% dos entrevistados também afirmam que aproveitaram a liberdade de trabalhar em casa. Incidentes como esses são inevitáveis ​​quando sua equipe trabalha em casa.

Conexões de internet instáveis – Seu escritório provavelmente está conectado a uma conexão de internet estável. Esse não é o caso da casa de todos. Algumas pessoas podem ter uma conexão de internet ruim devido à região em que moram ou ao alto custo do serviço.

Infelizmente, essas ferramentas dependem completamente da sua conexão com a Internet. Portanto, uma conexão irregular pode levar a interrupções de serviço, o que pode fazer com que os membros da equipe fiquem para trás.

Os prós e contras da comunicação virtual

Essas ferramentas são um grande trunfo, desde que você as aproveite da maneira certa. Aqui está uma lista de prós e contras.

Defina canais para cada tipo de comunicação — Essa tecnologia oferece um grande benefício para as equipes, pois oferece uma ampla gama de opções de colaboração com colegas. Mas, ao mesmo tempo, isso pode ser esmagador. Com tantas vias de comunicação, é importante saber que tipo de conversa é apropriado para quais ferramentas.

É por isso que seria sensato estabelecer protocolos para soluções de comunicação específicas. Por exemplo, um check-in rápido é mais apropriado para a ferramenta de mensagens da sua equipe. Conversas mais longas e aprofundadas são mais adequadas para videoconferência .

Considere os fusos horários – Como você provavelmente tem funcionários espalhados em fusos horários diferentes, você precisa estar atento a isso quando se trata de comunicação. Não envie nada urgente pela plataforma de mensagens da sua equipe, pois seu colega pode demorar horas para chegar.

Você também precisa estar atento ao horário em que agenda as videoconferências. Tente encontrar um horário que esteja dentro do horário de trabalho para todas as partes na chamada. Considere aproveitar esta ferramenta para ajudá-lo a encontrar um horário de reunião que funcione para você e seus colegas em outro fuso horário.

Supercomunicação — Como você não pode ler a linguagem corporal por meio dessas ferramentas, você precisa compensar demais comunicando-se demais. Com uma conversa pessoal regular, você pode avaliar o contexto completo do que uma pessoa está tentando dizer com sua linguagem corporal. Isso obviamente não é o caso aqui.

Certifique-se de se comunicar com seus colegas para não deixar pedra sobre pedra quando se trata da mensagem que você está tentando transmitir. Entre em detalhes minuciosos ao enviar um e-mail ou mensagem instantânea para garantir que abrange todos os detalhes.

Defina e trabalhe na cultura da sua empresa — A cultura é um aspecto fundamental de qualquer empresa. Embora seja um pouco mais desafiador fazê-lo remotamente, ainda é absolutamente possível. Aproveitar as ferramentas de videoconferência é uma ótima maneira de fazer isso. Use sua ferramenta de videoconferência para eventos virtuais. Você pode até aproveitar o compartilhamento de tela para hospedar curiosidades virtuais. Certifique-se de que a plataforma de mensagens da sua equipe receba conversas sobre bebedouros nos espaços apropriados para construir relacionamentos entre colegas.

Use vídeo quando possível — O trabalho remoto pode ser isolante e essa solidão pode afetar negativamente a qualidade do trabalho de sua equipe. A melhor maneira de combater isso é usar videoconferência em vez de chamadas telefônicas, quando possível. Ver colegas ajudará sua equipe a se sentir muito menos sozinha do que antes.

Não agende reuniões apenas por fazer – Embora as equipes virtuais anteriores provavelmente tenham experimentado isso antes, o termo “fadiga do zoom” tornou-se proeminente durante a crise do COVID-19.

A BBC afirma que os funcionários ficam mais esgotados pelas reuniões do Zoom do que pelas reuniões presenciais, já que as pessoas precisam trabalhar mais para interpretar várias dicas, expressões faciais e linguagem corporal – isso é exaustivo. Certifique-se de se comunicar em excesso em suas reuniões online para entender e eliminar a necessidade de reuniões desnecessárias.

Não meça a produtividade pela frequência com que alguém se comunica — as pessoas se comunicam de maneira diferente on-line do que pessoalmente, então você não pode usar isso contra elas. Só porque alguém pode não participar muito de reuniões virtuais não significa que não esteja se destacando. Apenas certifique-se de julgá-los apenas pela qualidade de seu trabalho.

Deixe sua equipe saber como entrar em contato com você – Isso é particularmente importante para os gerentes. Se sua equipe for remota, eles não podem simplesmente ir até sua mesa para fazer perguntas. Sem mencionar que muitas pessoas mantêm horários bastante esporádicos se forem remotos. Você precisa garantir que sua equipe saiba quando e como entrar em contato com você. Certifique-se de que eles não estão se agarrando a canudos quando se trata de descobrir como chegar até você. Se você usa o Slack ou o Microsoft Teams, uma ótima opção seria deixar suas informações de contato em seu status.

Repense sua lista de convites para reuniões – Isso está relacionado à fadiga do Zoom. Se alguém não precisar estar em uma chamada, simplesmente não o inclua. Sempre verifique a lista de convidados antes de enviá-la.

Não se concentre apenas no trabalho – Ao trabalhar em um escritório, as empresas tendem a fazer passeios na empresa nos quais os colegas de trabalho podem se relacionar e conversar sobre a vida fora do trabalho. Equipes remotas normalmente significam que os funcionários estão espalhados em escritórios diferentes, então isso não é realmente possível. Se você se concentrar apenas no trabalho, os funcionários se esgotarão rapidamente. Portanto, certifique-se de encontrar uma maneira de convidar conversas pessoais para o trabalho, quando apropriado, para combater isso.

Principais ferramentas de comunicação virtual

Se você deseja aprimorar sua pilha de comunicação virtual, considere implementar essas ferramentas.

Mensagens da equipe — Slack

O Slack é uma ótima opção para a plataforma de mensagens da sua equipe. Com esta ferramenta, você pode enviar mensagens diretas ou em grupo para colegas e iniciar canais aplicáveis ​​a temas de trabalho ou de bebedouros. O Slack possui mais de 2.200 integrações e até permite que seus usuários participem de chamadas de vídeo ou voz.

Aqui estão alguns profissionais do Slack em sua página de revisão :

• A capacidade de fixar mensagens
• Oferece um local seguro e protegido para compartilhar dados
• A capacidade de definir notificações e horários de não perturbe é útil

Videoconferência — Zoom

O Zoom é uma ferramenta ideal para usar em suas necessidades de videoconferência. É um player bem conhecido no espaço, pois foi nomeado Líder no Quadrante Mágico do Gartner de 2020 para Soluções de Reunião e Líder no Quadrante Mágico para UCaaS, em todo o mundo.

Ele oferece uma experiência consistente de videoconferência que oferece às empresas a oportunidade de usar reuniões e bate-papo, webinars em vídeo, conferências e muito mais.

Aqui estão alguns profissionais do Zoom em sua página de comentários :

• Ser capaz de ver quem está silenciado é um ótimo recurso
• Sua integração com o PowerPoint é útil
• Reuniões protegidas por senha tornam as reuniões seguras

Gerenciamento de projetos — Asana

A Asana é uma ótima opção para suas necessidades de gerenciamento de projetos. Você pode visualizar projetos em andamento a partir de uma visão geral ou detalhar as tarefas individuais de cada membro da equipe. Junte todas essas tarefas com mais de 100 integrações.

Aqui estão alguns profissionais da Asana em sua página de revisão :

• A marcação de projetos permite que as equipes se mantenham organizadas
• Permitir que os gerentes definam datas de vencimento define diretrizes claras para as equipes
• Ferramenta altamente flexível

Telefone VoIP Empresarial — RingCentral

RingCentral é a opção ideal para suas necessidades de telefonia VoIP. Essa plataforma oferece uma experiência de comunicação unificada perfeita , que inclui sua solução de telefone comercial. Ele oferece áudio HD confiável, a capacidade de alternar chamadas para qualquer dispositivo e você pode gerenciar tudo a partir de um portal de administração.

Aqui estão alguns profissionais do RingCentral de sua página de revisão :

• A chamada de intercomunicação é simples de usar
• RingCentral é fácil de instalar
• O encaminhamento de chamadas é um ótimo recurso

E-mail — Gmail

Se você está procurando uma nova solução de e-mail, o Gmail é uma ótima opção. É uma plataforma intuitiva e eficiente. O Gmail oferece 15 GB de armazenamento, menos spam e acesso a dispositivos móveis. Como faz parte do rico G-suite do Google, você também pode aproveitar as ferramentas do Google, como o Google Meet e o Google Docs, na mesma interface.

Aqui estão alguns profissionais do Gmail de sua página G2:

• O Gmail é incrivelmente amigável
• O Google oferece excelentes recursos, como a opção de perguntar, agendamento de e-mail, filtragem e adiamento
• Você pode vincular várias contas em uma interface

Conclusão: dominar a comunicação virtual ajudará seu negócio

Se a pandemia de coronavírus ensinou alguma coisa ao mundo dos negócios, é que o trabalho remoto veio para ficar. Isso significa que este software não vai a lugar nenhum. Se sua empresa estiver à frente da curva e aprender o que fazer e o que não fazer, além de dominar os desafios da comunicação remota, você terá funcionários mais felizes. Funcionários felizes levam a um local de trabalho próspero e bem-sucedido.

Se você deseja se aprofundar totalmente no estilo de vida do trabalho remoto, dê uma olhada em nossa lista dos melhores gadgets e acessórios para trabalhar em casa .