Número de telefone virtual: como funciona e como obter um?

Um número de telefone virtual, às vezes chamado de número de discagem direta (DID), permite que você alcance clientes distantes e adicione uma presença nacional ao seu negócio, mesmo que você tenha começado a expandir para fora do seu mercado doméstico.

Ele oferece mais flexibilidade do que um número de telefone tradicional porque não há conexão com fio e você pode usá-lo de praticamente qualquer lugar do mundo.

Vamos dar uma olhada no que é um número virtual, como funciona, seus benefícios e como obter um.

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• O que é um número de telefone virtual?
• Como funciona um número de telefone virtual?
• Como obter um número de telefone virtual
• Números de telefone virtuais versus números de telefone tradicionais
• Benefícios de um número de telefone virtual
• Visão geral Provedores de números de telefone virtuais
• Perguntas frequentes sobre números de telefone virtuais

O que é um número de telefone virtual?

Um número de telefone virtual é um número de telefone baseado em nuvem que permite que uma empresa seja alcançada sem depender de redes fixas tradicionais. Os números de telefone comerciais virtuais usam a Internet para se conectar a redes telefônicas sem a necessidade de uma linha ou central tradicional. Há um hardware físico mínimo com um número virtual, portanto, as chamadas recebidas podem ser atendidas em qualquer dispositivo que se conecte à nuvem.

Sua empresa pode comprar quantos números de telefone virtuais precisar de um provedor de serviços VoIP para alcançar locais em vários mercados. Cada número é facilmente gerenciado por meio de software VoIP, e códigos de área local, códigos 800 e números internacionais podem ser atribuídos à sua empresa.

Como funciona um número de telefone virtual?

Um número de telefone virtual usa a internet para fazer chamadas telefônicas. Não requer um cartão SIM, cobertura de torre de celular ou endereço físico para fazer ou receber chamadas. Segue as mesmas regras dos telefones fixos tradicionais – os números locais e nacionais têm 10 dígitos, que inclui o código de área, a central de três dígitos e o número do assinante de quatro dígitos.

Para usar um número virtual, você precisa de uma conexão rápida à Internet por cabo, rede LTE ou Wi-Fi e um dispositivo como um desktop, laptop ou celular. Se sua conexão com a Internet não for confiável, a qualidade da chamada poderá ser prejudicada.

Não há necessidade de estar conectado à rede de fios de cobre, que traz consigo taxas de longa distância, instalações caras e requisitos de cabeamento.

Existem quatro tipos principais de números de telefone virtuais que as empresas usam:

• Números de vaidade: usam frases ou números alfanuméricos cativantes que facilitam a lembrança de sua marca.
• Números gratuitos: são números nacionais que os clientes usam para alcançar uma marca de qualquer lugar sem taxas de longa distância.
• Números locais: os números de telefone locais usam códigos de área específicos para fazer uma empresa parecer mais local, mesmo quando localizada longe.
• Números internacionais locais: Da mesma forma que os números locais, os números internacionais locais fazem uma empresa parecer local para mercados estrangeiros.

O serviço de telefone virtual permite que as empresas aceitem chamadas com base nos requisitos de negócios.

Deseja receber chamadas após as 17h na Costa Leste após o horário comercial de um call center? O software de número de telefone virtual encaminha automaticamente as chamadas recebidas de atendimento ao cliente para os call centers da Costa Oeste, que ficam abertos mais tarde.

Como obter um número de telefone virtual

Se você precisa de números locais, gratuitos ou gratuitos, a maioria dos provedores configura um número de telefone virtual durante o processo de inscrição. Normalmente, eles cobram por linha telefônica, por mês e transferem números antigos para o serviço.

Embora existam provedores de números de telefone virtuais que oferecem números gratuitos, eles não oferecem as opções de chamadas ilimitadas ou a capacidade de se conectar a vários usuários. Quando você deseja que as chamadas dos clientes sejam roteadas para o local certo sem restrições, um serviço de assinatura é o caminho a seguir.

Obter um número de telefone virtual é um processo simples que pode ser feito em algumas etapas:

1. Encontre o provedor de serviços telefônicos virtuais certo e inscreva-se no serviço deles
2. Durante a inscrição, escolha uma cidade ou código de área do seu número futuro
3. Conclua o processo de inscrição inserindo seus dados de pagamento. Observe que esta etapa será adiada dependendo de um provedor

Quando tudo estiver configurado, você estará pronto para começar a usar o sistema telefônico virtual.

Números de telefone virtuais versus números de telefone tradicionais

A principal diferença entre os números de telefone virtuais e os números de telefone tradicionais é que os números de telefone virtuais permitem que os usuários façam e recebam chamadas pela Internet, enquanto os telefones fixos tradicionais dependem do PSTN físico para comunicação telefônica.

A tabela abaixo fornece uma visão geral rápida de telefones virtuais versus sistemas telefônicos tradicionais:

Os telefones PSTN são limitados a um número de telefone e uma linha por endereço físico, o que significa que eles não têm a mobilidade e a portabilidade dos números de telefone virtuais. Os telefones com fio exigem que as empresas comprem números de telefone separados para cada local onde fazem negócios.

Como um sistema de telefonia PBX tradicional fica hospedado no local, adicionar novas linhas telefônicas ou atualizar a tecnologia é um aborrecimento demorado para as equipes de TI – sem mencionar uma grande despesa para os proprietários de empresas. Além disso, para que vários agentes usem a linha telefônica simultaneamente, os departamentos de TI devem passar pelo processo disruptivo de instalação de um sistema telefônico multilinha.

Um número virtual, por outro lado, não está vinculado por fios nem por localização física, contando inteiramente com VoIP (Voice over Internet Protocol) para fazer/receber chamadas telefônicas pela Internet.

O VoIP facilita a chamada de voz por meio de um aplicativo de softphone móvel que pode ser acessado em vários dispositivos simultaneamente. Os usuários do sistema de telefonia virtual podem fazer/receber chamadas de voz a qualquer momento, de qualquer lugar e em qualquer dispositivo com conexão à Internet, como smartphones, computadores desktop e laptop e tablets.

Os sistemas telefônicos virtuais também são muito mais escaláveis ​​do que os tradicionais, e adicionar novas linhas/ramais telefônicos a um número de telefone VoIP existente não requer instalação física. Em vez disso, os administradores simplesmente adicionam novas linhas telefônicas comprando e atribuindo-as diretamente no site do provedor de VoIP. Todo o processo leva apenas alguns minutos e elimina os tempos de inatividade causados ​​pela instalação manual da linha telefônica.

Com um número de telefone comercial virtual, equipes inteiras de agentes, não apenas um usuário, podem conversar por voz ou enviar mensagens de texto SMS comerciais simultaneamente usando o mesmo número de telefone.

Os números de telefone virtuais também vêm com recursos mais avançados do que os telefones fixos.

Por exemplo, os administradores podem encaminhar chamadas recebidas para dispositivos predefinidos durante determinadas horas, alinhados com os horários de trabalho do agente. Cada número de telefone ou ramal pode atender a uma função específica – por exemplo, os usuários podem discar um número para o departamento de vendas ou colocar um ramal para se conectar ao atendimento ao cliente.

Resumidamente?

O sistema de telefonia comercial virtual oferece muito mais conveniência, mobilidade, funcionalidade e acessibilidade do que os telefones fixos padrão.

Benefícios de um número de telefone virtual

Existem vários benefícios exclusivos para números de telefone virtuais. Para empresas menores, esses números geralmente são usados ​​quando o proprietário da empresa não deseja fornecer dados pessoais ou um número pessoal. Um número de telefone comercial virtual toca em qualquer telefone compatível, e a maioria dos serviços permite até mesmo mensagens de texto e correio de voz.

Tudo isso é gerenciado com a mesma tecnologia de comutação de pacotes usada com outros serviços baseados na Internet. Não há necessidade de manutenção dos fios telefônicos e não há circuitos abertos para contabilizar as ligações.

Existem várias outras razões para considerar o serviço de telefone virtual para uma pequena empresa.

Vincular locais de negócios a um número de telefone

Com um número de telefone virtual, vários locais ao redor do mundo usam um único número centralizado para atender chamadas. Se um cliente em um fuso horário específico precisar de ajuda, ele a obterá de agentes em sua área do mundo. Também é possível usar ramais com um número virtual, portanto, se um cliente precisar de ajuda mais especializada, ele estará conectado ao departamento certo. Isso é feito mesmo quando o centro do número inicial está localizado a centenas de quilômetros de distância da extensão.

Acesso a um conjunto mais amplo de talentos

Não há limitações físicas quando se trata de abrir uma central telefônica em todo o mundo com um telefone virtual. Isso significa que seu sistema telefônico comercial conecta os clientes ao agente certo, independentemente do ponto de origem ou da localização do agente. Como os números de telefone virtuais são independentes do hardware tradicional de PSTN e PBX, os agentes que estão em trânsito recebem chamadas de negócios em seus smartphones e laptops. Com esse tipo de conectividade, os clientes são facilmente conectados aos agentes que os ajudaram anteriormente.

Combinar o ponto de origem com um call center na área também é muito mais fácil. Os Estados Unidos e o Canadá estão repletos de dialetos regionais e centrais de atendimento locais que lidam com casos locais, tornando mais fácil para os agentes entenderem as necessidades dos clientes. Com um telefone virtual local, as empresas combinam facilmente chamadas específicas com agentes que falam o dialeto ou gíria. Mesmo que estejam localizados a centenas de quilômetros de distância, o chamador vê o código de área e pensa que a chamada é roteada localmente.

Receba chamadas em qualquer lugar

Os números de telefone virtuais oferecem mais flexibilidade para os funcionários fora do escritório. Por exemplo, se um recepcionista precisa trabalhar remotamente, ele ainda recebe ligações direcionadas à empresa. Isso é feito por meio de aplicativos para desktop ou dispositivos móveis. Como os números virtuais vêm com software para gerenciamento de chamadas, é fácil usar o encaminhamento de chamadas ou o roteamento de chamadas para conectar-se a outros departamentos.

Alguns softwares VoIP têm a funcionalidade de transferência de chamadas de um dispositivo para outro. Uma chamada recebida em um softphone é enviada rapidamente para um smartphone ou celular quando o funcionário precisa mudar de local. Quando um funcionário tem um retorno de chamada agendado, ele ou ela cuida de seus negócios sem a necessidade de esperar ao lado do telefone. Por causa da pandemia do COVID-19, isso se tornou importante porque os números virtuais permitiam que os funcionários recebessem ligações de casa, mesmo quando estavam socialmente distantes.

Fornecer números de discagem para mercados internacionais

Alguns produtos prosperam no exterior e uma das melhores maneiras de expandir para mercados estrangeiros é fornecer aos clientes um número local para entrar em contato com sua organização. Os números de telefone virtuais não estão limitados a códigos de área dos EUA e números 800. Você também pode comprar números internacionais de alguns provedores para que seus clientes estrangeiros entrem em contato com você.

Com um número de telefone virtual, é fácil configurar um call center em uma região como a Nova Escócia e receber chamadas de clientes localizados em mercados estrangeiros como a Itália. O chamador não terá que fazer ligações de longa distância, e o software do call center encaminha esses tipos de chamadas para agentes que são bem versados ​​em italiano. Para o chamador, não há indicação de que ele esteja discando para fora do país, e você fornecerá uma experiência de atendimento ao cliente forte para aqueles que chegam à sua marca de mercados estrangeiros sem a necessidade de abrir call centers locais.

Como essa tecnologia encaminha todas as chamadas para um único número, ela oferece uma maneira de garantir que os mercados internacionais tenham um número de discagem localizado, onde os clientes podem entrar em contato com a empresa e o departamento com o qual precisam falar e resolver seus problemas rapidamente .

Medir o desempenho de vendas e marketing

Em marketing ou vendas, você precisa acompanhar o número de chamadas recebidas, especialmente se estiver recebendo chamadas de várias campanhas. Você pode associar números de telefone específicos a campanhas de marketing, em vez de usar seu número de telefone principal, e medir efetivamente o desempenho e as taxas de conversão dessas campanhas.

Com um número de telefone virtual, é fácil mapear o sucesso em vários mercados. Por exemplo, se os chamadores discam seu número no código de área 515 com mais frequência, isso é um indicador de que sua campanha pode ter mais chamadores de Des Moines. Talvez a campanha naquela cidade pudesse se transferir bem para outra área para aumentar as vendas.

Visão geral dos provedores de números de telefone virtuais

A tabela abaixo fornece uma visão geral dos cinco provedores que oferecem números de telefone gratuitos, locais e virtuais gratuitos em seus planos.

Perguntas frequentes sobre números de telefone virtuais

Abaixo, respondemos algumas das principais perguntas frequentes sobre números de telefone virtuais.