O que é um número de telefone virtual? Seus benefícios e como obter um

Pequenas empresas que estão se expandindo para novos mercados locais e globais estão fazendo isso por meio de números de telefone virtuais. Eles oferecem mais flexibilidade do que os números de telefone tradicionais porque não há conexão com fio.

Os números de telefone virtuais, que às vezes são chamados de números de discagem direta (DID), permitem que você alcance clientes distantes e adicione uma presença nacional ao seu negócio, mesmo que você tenha começado a expandir para fora do seu mercado doméstico.

Vamos dar uma olhada no que é um número de telefone virtual, como funciona, seus benefícios e onde conseguir um.

• O que é um número de telefone virtual?
• Como funciona um número de telefone virtual?
• Limitações dos números de telefone tradicionais
• Benefícios de um número de telefone virtual
• Como obter um número de telefone virtual
• 5 melhores provedores de números de telefone virtuais
• Comparação de provedores lado a lado
• Perguntas frequentes sobre números de telefone virtuais

O que é um número de telefone virtual?

Um número de telefone virtual é um número baseado em nuvem que permite que uma empresa seja alcançada sem depender de redes fixas tradicionais. Os números de telefone virtuais usam a Internet para se conectar a redes telefônicas sem a necessidade de uma linha ou central tradicional. Há um hardware físico mínimo com um número de telefone virtual, para que as chamadas recebidas possam ser atendidas em qualquer dispositivo que se conecte à nuvem.

Sua empresa pode comprar quantos números de telefone virtuais precisar de um provedor de serviços VoIP para alcançar locais em vários mercados. Cada número é facilmente gerenciado por meio de software VoIP, e códigos de área local, códigos 800 e números internacionais podem ser atribuídos à sua empresa. O software também permite que empresas como a sua aceitem chamadas com base nos requisitos de negócios.

Deseja receber chamadas após as 17h na Costa Leste após o horário comercial de um call center? O software de número de telefone virtual encaminha automaticamente as chamadas recebidas de atendimento ao cliente para os call centers da Costa Oeste, que ficam abertos mais tarde.

Como funciona um número de telefone virtual?

Um número de telefone virtual usa a internet para fazer chamadas telefônicas. Não requer um cartão SIM, cobertura de torre de celular ou endereço físico para fazer ou receber chamadas. Segue as mesmas regras dos telefones fixos tradicionais – os números locais e nacionais têm 10 dígitos, que inclui o código de área, a central de três dígitos e o número do assinante de quatro dígitos.

Para usar um número de telefone virtual, você precisa de uma conexão rápida à Internet por cabo, rede LTE ou Wi-Fi e um dispositivo como um desktop, laptop ou smartphone. Se sua conexão com a Internet não for confiável, a qualidade da chamada poderá ser prejudicada.

Não há necessidade de estar conectado à rede de fios de cobre, que traz consigo taxas de longa distância, instalações caras e requisitos de cabeamento.

Existem quatro tipos principais de números de telefone virtuais que as empresas usam.

• Números de vaidade – Eles usam frases ou números alfanuméricos cativantes que facilitam a lembrança de sua marca.
• Números gratuitos – são números nacionais que os clientes usam para alcançar uma marca de qualquer lugar sem taxas de longa distância.
• Números locais – Os números de telefone locais usam códigos de área específicos para fazer uma empresa parecer mais local, mesmo quando localizada longe.
• Números internacionais locais – Da mesma forma que os números locais, os números internacionais locais fazem uma empresa parecer local para mercados estrangeiros.

Limitações dos números de telefone tradicionais

Com linhas PSTN tradicionais sendo encadeadas a fios, uma empresa precisa fazer muito mais para obter as mesmas conexões que teria com números de telefone virtuais. A PSTN é limitada a um número, uma linha, portanto, os call centers seriam obrigados a comprar várias linhas para manter seus agentes recebendo chamadas telefônicas.

Esses números também são conectados, de modo que as empresas não podem distribuir seus serviços de chamadas recebidas em vários call centers usando o mesmo número de discagem. Se você vai ter um centro em Tuscon, AZ, e outro em Edison, NJ, você terá que ter números específicos para as chamadas feitas para cada local. A rede PSTN é mundial e tem uma base de instalação massiva, mas VoIP (Voice over Internet Protocol) remove as amarras de precisar de hardware específico para conexões específicas.

Benefícios de um número de telefone virtual

Existem vários benefícios exclusivos para números de telefone virtuais. Para empresas menores, esses números geralmente são usados ​​quando o proprietário da empresa não deseja fornecer dados pessoais ou um número pessoal. Os números virtuais tocam em qualquer telefone compatível, e a maioria dos serviços permite até mensagens de texto e correio de voz.

Tudo isso é gerenciado com a mesma tecnologia de comutação de pacotes usada com outros serviços baseados na Internet. Não há necessidade de manutenção dos fios telefônicos e não há circuitos abertos para contabilizar as ligações.

Existem várias outras razões para considerar números de telefone virtuais para uma pequena empresa.

Vincular locais de negócios a um número de telefone

Com um número de telefone virtual, vários locais ao redor do mundo usam um único número centralizado para atender chamadas. Se um cliente em um fuso horário específico precisar de ajuda, ele a obterá de agentes em sua área do mundo. O uso de ramais com números virtuais também é possível, portanto, se um cliente precisar de ajuda mais especializada, ele estará conectado ao departamento certo. Isso é feito mesmo quando o centro do número inicial está localizado a centenas de quilômetros de distância da extensão.

Acesso a um conjunto mais amplo de talentos

Não há limitações físicas quando se trata de abrir uma central telefônica em todo o mundo com números de telefone virtuais. Isso significa que seu sistema telefônico comercial conecta os clientes ao agente certo, independentemente do ponto de origem ou da localização do agente. Como os números virtuais são independentes do hardware tradicional de PSTN e PBX, os agentes que estão em trânsito recebem chamadas em seus smartphones e laptops. Com esse tipo de conectividade, os clientes são facilmente conectados aos agentes que os ajudaram anteriormente.

Combinar o ponto de origem com um call center na área também é muito mais fácil. Os Estados Unidos e o Canadá estão repletos de dialetos regionais e centrais de atendimento locais que lidam com casos locais, tornando mais fácil para os agentes entenderem as necessidades dos clientes. Com números virtuais locais, as empresas combinam facilmente chamadas específicas com agentes que falam o dialeto ou gíria. Mesmo que estejam localizados a centenas de quilômetros de distância, o chamador vê o código de área e pensa que a chamada é roteada localmente.

Receba chamadas em qualquer lugar

Os números de telefone virtuais oferecem mais flexibilidade para os funcionários fora do escritório. Por exemplo, se um recepcionista precisa trabalhar remotamente, ele ainda recebe ligações direcionadas à empresa. Isso é feito por meio de aplicativos para desktop ou dispositivos móveis. Como os números virtuais vêm com software para gerenciamento de chamadas, é fácil usar o encaminhamento de chamadas ou o roteamento de chamadas para conectar-se a outros departamentos.

Alguns softwares VoIP têm a funcionalidade de transferência de chamadas de um dispositivo para outro. Uma chamada recebida em um softphone é enviada rapidamente para um smartphone ou celular quando o funcionário precisa mudar de local. Quando um funcionário tem um retorno de chamada agendado, ele ou ela cuida de seus negócios sem a necessidade de esperar ao lado do telefone. Por causa da pandemia do COVID-19, isso se tornou importante porque os números de telefone virtuais permitiam que os funcionários recebessem ligações de casa, mesmo quando estavam socialmente distantes.

Fornecer números de discagem para mercados internacionais

Alguns produtos prosperam no exterior e uma das melhores maneiras de expandir para mercados estrangeiros é fornecer aos clientes um número local para entrar em contato com sua organização. Os números virtuais não estão limitados a códigos de área dos EUA e números 800. Você também pode comprar números internacionais de alguns provedores para que seus clientes estrangeiros entrem em contato com você.

Com um número de telefone virtual, é fácil configurar um call center em uma região como a Nova Escócia e receber chamadas de clientes localizados em mercados estrangeiros como a Itália. O chamador não terá que discar de longa distância, e o call center encaminha esses tipos de chamadas para agentes que são bem versados ​​em italiano. Para o chamador, não há indicação de que ele esteja discando para fora do país, e você fornecerá uma experiência de atendimento ao cliente forte para aqueles que chegam à sua marca de mercados estrangeiros sem a necessidade de abrir call centers locais.

Como essa tecnologia encaminha todas as chamadas para um único número, ela fornece uma maneira de garantir que os mercados internacionais tenham um número de discagem localizado, onde os clientes podem entrar em contato com a empresa e o departamento com o qual precisam falar e resolver seus problemas rapidamente .

Medir o desempenho de vendas e marketing

Em marketing ou vendas, você precisa acompanhar o número de chamadas recebidas, especialmente se estiver recebendo chamadas de várias campanhas. Você pode associar números de telefone específicos a campanhas de marketing, em vez de usar seu número de telefone principal, e medir efetivamente o desempenho e as taxas de conversão dessas campanhas.

Com um número de telefone virtual, é fácil mapear o sucesso em vários mercados. Por exemplo, se os chamadores discarem para seu número no código de área 515 com mais frequência, isso é um indicador de que sua campanha pode ter mais chamadores de Des Moines. Talvez a campanha naquela cidade pudesse se transferir bem para outra área para aumentar as vendas.

Como obter um número de telefone virtual

Esteja você procurando um número gratuito ou local, a maioria dos provedores configura números de telefone comerciais virtuais durante o processo de inscrição. Normalmente, eles cobram por linha telefônica, por mês e transferem números antigos para o serviço. Números gratuitos, gratuitos e locais estão disponíveis por meio de provedores de serviços de telefonia virtual, como Grasshopper, RingCentral, GoToConnect, Nextiva e UniTel Voice.

Embora existam serviços que oferecem números de telefone virtuais gratuitos, eles não oferecem as opções de chamadas ilimitadas ou a capacidade de se conectar a vários usuários. Quando você deseja que as chamadas dos clientes sejam roteadas para o local certo sem restrições, um serviço de assinatura é o caminho a seguir.

5 melhores provedores de números de telefone virtuais

Vários provedores fornecem números de telefone virtuais em seus planos. Nesta próxima seção, vamos dar uma olhada em cinco que fornecem números gratuitos, locais e personalizados.

Nextiva

A Nextiva disponibiliza números de telefone virtuais em todos os estados. Isso inclui números gratuitos de todos os prefixos, vaidade e opções locais. A Nextiva é um provedor que oferece comunicações unificadas aos proprietários de empresas, e recursos como correio de voz virtual e atendimento automático vêm incluídos em seus planos. De acordo com o site deles, a Nextiva é “o maior provedor de números de telefone virtual de negócios locais do país”.

A Nextiva tem três planos de comunicação empresarial que incluem Basic, Pro e Enterprise. Cada um deles é construído tendo em mente as comunicações com os clientes e entre os membros da equipe. A Nextiva também facilita a portabilidade de números mais antigos para seu sistema de telefonia virtual.

A Nextiva oferece aos seus clientes:

• Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana por telefone, e-mail e chat ao vivo
• Aparência de chamada compartilhada
• Correio de voz virtual e atendedor automático integrados

RingCentral

O RingCentral facilita a seleção de um número gratuito com prefixos 800, 888, 877, 866, 855 ou 844. A RingCentral também possui uma plataforma UCaaS completa para seus usuários, para que eles possam experimentar um conjunto completo de opções de comunicação empresarial.

Comparado ao Grasshopper, o RingCentral possui uma estrutura que acomoda a maioria dos tamanhos de negócios e há quatro planos de negócios para selecionar: Essentials, Standard, Premium e Ultimate.

A RingCentral oferece aos seus clientes:

• Centenas de integrações
• Correio de voz visual e correio de voz para e-mail ou SMS
• Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana para o Plano Padrão e acima

gafanhoto

Grasshopper é um provedor de VoIP projetado para o empreendedor solo até o proprietário de uma empresa de médio porte. Ele vem com recursos como integração com o Gmail, mensagens de texto comerciais, identificador de chamadas, transcrição de correio de voz e, claro, números de telefone personalizados. Nossa análise abrangente dos preços e planos do Grasshopper revelou as muitas razões pelas quais essa é a melhor opção para pequenas empresas.

A Grasshopper oferece aos seus clientes:

• Transcrição do correio de voz
• Fax virtual
• Integração com o Gmail

GoToConnect

O GoToConnect oferece a escolha entre mais de 200 códigos de área. Ele cobra por minuto por chamadas recebidas em números comerciais virtuais, mas também estão disponíveis taxas mensais fixas. Você também pode comprar telefones de seu site.

Eles podem oferecer vários prefixos, incluindo 800, 888, 877, 866, 855 ou 844 aos clientes. Para aqueles que desejam fazer a transição de um sistema PSTN, também são oferecidos adaptadores de telefone analógico (ATA). Estes permitem que os telefones tradicionais funcionem como telefones VoIP.

O GoToConnect oferece aos seus clientes:

• Registros de chamadas individuais
• Filtro de chamadas de entrada para bloquear robocallers e spam
• Integração Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) para simplificar o login do usuário

Voz UniTel

O UniTel Voice é um provedor de serviços que concede números virtuais gratuitos com os prefixos 800, 888, 877, 866, 855 e 844. Também permite o acesso a 833 números, que foram adicionados em 2017 pela FCC. A UniTel diferencia quando os chamadores entram em contato por meio do número comercial virtual, apresentando o número de entrada na tela do dispositivo. A partir daqui, é fácil atender ou encaminhar chamadas.

A UniTel Voice oferece aos seus clientes:

• Extensões ilimitadas
• Transcrição de correio de voz para e-mail
• Voice Talent Studio para mensagens personalizadas

Comparação de provedores lado a lado

Perguntas frequentes sobre números de telefone virtuais

Abaixo, respondemos algumas das principais perguntas frequentes sobre números de telefone virtuais.