A importância da colaboração visual: pesando os prós e os contras

A maioria dos trabalhos que fazemos agora requer algum tipo de colaboração e, graças ao software de colaboração em nuvem, atingiu níveis inteiramente novos de eficiência. Mas com tantas ferramentas e soluções para escolher, é difícil fazer com que sua equipe se dedique a usar todas elas. Muitas ferramentas que temos à nossa disposição não são utilizadas. As videoconferências são ótimas para alguns, mas uma dor para outros.

A Colaboração Visual está começando a dominar o mundo dos negócios. Empresas de todas as formas e tamanhos estão aproveitando os benefícios exclusivos que a colaboração visual tem a oferecer, desde a redução de custos até a garantia de que sua empresa está na mesma página com projetos, metas e prazos.

O vídeo é apenas uma parte da colaboração visual, e todo esse guarda-chuva traz um nível totalmente novo de produtividade que a maioria está perdendo. A colaboração visual em geral inclui ferramentas como quadro branco online e compartilhamento de tela.

Mas, é hora de mudar o cenário do seu negócio, se você ainda não o fez, para uma experiência mais produtiva e fácil de usar para todos dentro e fora do escritório.

O que exatamente é a colaboração visual?

A colaboração visual não é uma coisa singular. É uma ideia composta de várias partes para garantir que as empresas trabalhem juntas, independentemente da localização, para atingir um objetivo comum.

• A videoconferência se concentra em tornar as videoconferências e as teleconexões o mais suaves e visualmente atraentes possível para empregadores e funcionários. Muitas pessoas trabalham remotamente, então ter a oportunidade de se conectar com as pessoas e fazer parecer que elas estão na mesma sala juntas é a chave para fazer com que todos se sintam mais como uma equipe. Nosso confronto de videoconferência detalha três soluções diferentes que as empresas podem usar, dependendo, é claro, de suas necessidades.
• O compartilhamento de tela permite que um usuário mostre aos outros exatamente o que está fazendo na tela do computador em tempo real. Pense no que a Microsoft faz quando você tem um problema com seu computador. Eles assumem o controle e você pode vê-los resolver o problema à medida que avançam. Isso traz enormes benefícios para a colaboração com apresentações, treinamento e até mesmo suporte de TI. Para obter mais benefícios de um dos recursos de colaboração mais subestimados, confira nosso artigo mais aprofundado sobre compartilhamento de tela.
• O compartilhamento de conteúdo permite que os usuários utilizem recursos visuais em conferências baseadas em texto ou até mesmo em áudio. Basta olhar para o Google Docs, vários usuários podem editar e colaborar no mesmo documento ao mesmo tempo, em vez de discutir as alterações por telefone e enviar várias cópias do mesmo rascunho.
• As lousas digitais existem há mais tempo do que você imaginava. Você é um millenial? Você se lembra da primeira vez que usou um quadro inteligente na escola? Isso é o que é um quadro branco digital. Eles usam um projetor conectado a um computador para exibir documentos, assistir a vídeos e escrever com uma caneta especial. Os quadros brancos digitais não se limitam a telas físicas em salas de aula e salas de conferência. Existem quadros digitais online também. Aqui está uma lista dos dez melhores quadros brancos online.

Benefícios da colaboração visual

A colaboração visual pode realmente trazer muito para a mesa. Quer isso signifique reuniões mais rápidas ou economia de custos em viagens para diferentes locais, diferentes equipes encontrarão diferentes benefícios.

A Polycom acredita firmemente em priorizar essa tecnologia para o futuro. Seu recente evento de mesa redonda executiva da Polycom na semana passada enfatizou a importância de tornar os monitores 4k a norma no local de trabalho.

O simples conceito de quadro branco digital por si só pode trazer uma maneira totalmente nova de trabalhar que as equipes nunca perceberam antes, e o compartilhamento de tela pode transformar chamadas telefônicas chatas em sessões de colaboração visual. Vamos dar uma olhada em alguns dos principais benefícios listados no site da Polycom.

Aumente a eficiência das reuniões remotas

Em vez de perder tempo viajando para o escritório ou se reunindo em outro local fora do escritório, duas pessoas podem simplesmente se conectar e ir direto para os negócios.

Menores custos de viagem de reuniões presenciais

Também custa muito menos focar na colaboração visual quando você precisa se reunir com pessoas que estão fora do estado ou em outros países. Se sua empresa tem um parceiro na Europa ou na Ásia e você precisa se reunir regularmente, tomar medidas para a colaboração visual reduzirá significativamente os custos de passagens aéreas, hotéis e carros.

Incorporando a colaboração visual nas tarefas diárias

Às vezes as palavras não são suficientes. Talvez o que está faltando no seu powerpoint seja um slide onde você possa se conectar diretamente à fonte. E se a excursão de uma escola ao museu for cancelada por causa do mau tempo? Isso significa que as crianças não aprendem?

E se eles pudessem entrar em contato com um guia turístico sem sair da sala de aula? Momentos como esse podem mudar a direção do ano inteiro, dando aos alunos uma oportunidade mais próxima da vida real todos os dias, em vez de apenas olhar para o livro.

Habilite e envolva a força de trabalho remota Mais

Se um número significativo de pessoas trabalha remotamente, elas podem se sentir mais isoladas e menos como se fossem parte de algo maior, o que pode ser muito desmotivador. Entrar em contato com sua força de trabalho remota garantirá que eles estejam no topo de seu trabalho, que se sintam parte de uma equipe e que todos estejam na mesma página.

Capture e distribua informações importantes rapidamente

Se sua empresa quer ver um produto pessoalmente, mas não pode sair do escritório, você não quer ver fotos de estoque o dia todo, marque uma videoconferência para ver o produto no mundo real. Com um monitor de alta qualidade, você se sentirá como se estivesse segurando o produto em suas mãos.

Como seu negócio pode integrá-lo com sucesso?

Empresas de todos os tipos podem integrar a colaboração visual em suas vidas diárias de trabalho. O objetivo da colaboração visual é fazer com que a tecnologia funcione perfeitamente para você. Usá-lo deve parecer nada além de natural. Aqui estão algumas maneiras pelas quais sua empresa pode integrar a colaboração visual:

Mobilidade

Quando usado com um dispositivo móvel, você pode estar a caminho do trabalho, em casa, em outro país ou no café do quarteirão, e ainda estar conectado a tudo o que acontece no trabalho. Se você estiver de férias e houver um colapso completo no escritório, poderá se conectar ao escritório em segundos e corrigir quaisquer problemas antes que eles fiquem ainda piores.

Experiência de usuário

A colaboração visual envolve tecnologia fácil de usar com uma pequena curva de aprendizado, permitindo que pessoas de todas as áreas tirem vantagem. Essas novas tecnologias, como lousas digitais, são projetadas com o usuário em mente. Os botões são maiores, a tela sensível ao toque é mais sensível, as configurações são facilmente acessíveis e as integrações fazem com que pareçam naturais.

A experiência do usuário desempenhou um papel importante no sucesso recente da Avaya. Veja como você pode incorporar qualquer experiência do usuário da Avaya lendo nosso artigo sobre a plataforma Equinox da Avaya.

Algumas desvantagens possíveis

A colaboração visual em geral melhora o local de trabalho de mais maneiras do que as já mencionadas. Isso não significa que haja algumas desvantagens em adotar as novas tecnologias que empresas como a Polycom estão vendendo.

Preços

Muitas dessas novas tecnologias são simplesmente caras. Algumas das tecnologias mais desenvolvidas podem custar até US$ 50.000. Fora das grandes empresas, é difícil imaginar que escolas e pequenas empresas consigam abrir espaço em seus orçamentos apertados para quadros brancos digitais, monitores 4k, internet de alta velocidade e equipes de TI.

Embora algumas tecnologias de huddle room possam ajudar a manter o custo baixo para equipes menores, vale a pena gastar o capital com as coisas boas. Aqui, você pode ler um ótimo artigo sobre por que as salas de reunião devem ter uma câmera 4k nelas.

Também pode custar muito dinheiro instalar tudo e depois mantê-lo mantido. Essas tecnologias são fáceis de usar, mas não quando se trata de corrigi-las. Essas coisas precisam ser mantidas em mente antes de ir all-in.

Não há cantos de corte

A Polycom enfatizou a importância da qualidade do vídeo durante seu evento Polycom Executive Roundtable por um bom motivo. Eles dizem, corretamente, que as pessoas são animais visuais, o que significa que elas se lembrarão de quão bom ou ruim algo é, dependendo de sua aparência.

Não há atalhos com a colaboração visual. Se sua empresa deseja deixar uma impressão duradoura em outras pessoas, a qualidade de seus monitores, câmeras e microfones precisa fazer a pessoa ou equipe do outro lado acreditar que está na mesma sala que você. Isso, é claro , significa que há muito pouca margem de manobra em torno dos altos custos.

Nosso artigo sobre os doze melhores microfones para qualquer sala de conferência pode ajudá-lo a tomar uma decisão sobre o que é melhor com seus monitores e câmeras de vídeo.

Nossa opinião

Usar a colaboração visual para o seu negócio em breve será um passo necessário e caro para acompanhar a concorrência. A videoconferência por si só ajuda a aumentar a produtividade e a eficiência no escritório, deixando uma impressão visual duradoura em seus funcionários, clientes e parceiros.

É hora de aproveitar o fato de que os humanos são animais visuais, atualizando sua infraestrutura de comunicação empresarial para tornar a videoconferência mais natural. A ênfase nas câmeras também pode ser vista em outras tecnologias.

Os mais novos iPhones estão sendo elogiados por suas câmeras duplas. Uma empresa está analisando o telefone estritamente como uma câmera, porque é para isso que a maioria das pessoas usa seus telefones agora. Os usuários compartilharam até 10 bilhões de vídeos no Snapchat. Melhorar a qualidade das fotos e dos filmes só deixará impressões duradouras nas pessoas.

Assim como os novos iPhones, a colaboração visual custa mais do que você deseja pagar. Se o seu negócio corta custos, corre o risco de perder o fator uau que vem com quadros brancos digitais, monitores 4k e câmeras de vídeo poderosas. Tudo isso é essencial, segundo a Polycom, para que seu negócio se destaque. Se houver dinheiro, considere incorporar a colaboração visual em seu escritório.