Vantagens e desvantagens do VoIP: tudo o que você deve saber

Voice over Internet Protocol (VoIP) é uma tecnologia de comunicação que transporta chamadas de voz e outros dados de comunicação de negócios através da Internet, em oposição aos fios de cobre do PSTN. Os recursos avançados do VoIP, áudio de alta qualidade e economia de custos tornaram os telefones fixos tradicionais quase obsoletos,

Os provedores de VoIP de hoje oferecem muito mais do que apenas chamadas de voz. Funcionalidades como videoconferência, estratégias de roteamento de chamadas, resposta interativa de voz e automações de processos de negócios ajudaram a tornar o VoIP uma indústria de 20 bilhões de dólares.

Você deve mudar para a telefonia virtual? Descubra as principais vantagens e desvantagens do VoIP abaixo.

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• Vantagens VoIP
• Desvantagens VoIP
• Você deve fazer uma mudança para VoIP?
• Visão geral dos melhores provedores de VoIP
• perguntas frequentes

Vantagens VoIP

Vamos começar com as vantagens do VoIP:

• Custos mais baixos
• Portabilidade
• Melhor qualidade de voz
• Características avançadas
• Maior acessibilidade
• Maior segurança
• Facilmente Escalável
• Suporta vários canais de comunicação

Custos mais baixos

Custos operacionais significativamente mais baixos são um dos maiores e mais comentados benefícios do VoIP.

Os sistemas telefônicos legados exigem hardware e equipamentos caros, manutenção e atualizações constantes, um processo demorado de configuração e instalação e muitas taxas ocultas.

Qualquer empresa que mude para VoIP economizará 49-69% nos custos mensais de comunicação.

Como?

Primeiro, as linhas telefônicas herdadas (PSTN) custam cerca de US$ 40 por linha, enquanto uma linha VoIP comercial custa cerca de metade disso.

Além disso, os sistemas telefônicos tradicionais geralmente adicionam cobranças por minuto para chamadas de longa distância.

Com sistemas VoIP, chamadas gratuitas ilimitadas nos EUA e Canadá são padrão. Além disso, as chamadas internacionais geralmente estão disponíveis em minutos empacotados de acordo com o uso ou planos mensais empacotados ilimitados. As empresas que fazem chamadas internacionais regulares poderão economizar ainda mais ao mudar para VoIP.

Enquanto os sistemas telefônicos tradicionais exigem que o usuário final pague pela manutenção interna cara, os provedores de VoIP são responsáveis ​​por atualizar, monitorar e manter o software fora do local na nuvem. Isso significa que o VoIP tem pouco ou nenhum custo de manutenção – e funciona com seu desktop e equipamento móvel existente.

Embora algumas empresas optem por comprar hardware VoIP, como fones de ouvido, telefones de mesa IP ou alto-falantes, tudo o que você realmente precisa para operar um sistema de telefonia VoIP é uma conexão com a Internet com largura de banda suficiente, um cabo Ethernet e/ou uma conexão sem fio.

Finalmente, os sistemas telefônicos PBX tradicionais vêm com muito poucos recursos (correio de voz, identificador de chamadas, chamada em espera, chamada de três vias) exigindo que as empresas adquiram software separado para acessar mensagens de texto comerciais, conferência na web e URA.

Por outro lado, as soluções Business VoIP e UCaaS fornecem uma infinidade de recursos avançados de comunicação sem custo extra.

Portabilidade

A portabilidade é outra vantagem do VoIP, especialmente para equipes remotas, híbridas ou altamente móveis.

Como o VoIP opera on-line, os usuários podem acessar seus sistemas telefônicos de qualquer lugar com uma conexão de Internet funcionando – negócios ideais com funcionários em fusos horários e locais diferentes. O VoIP também funciona com qualquer desktop ou dispositivo móvel habilitado para Internet, oferecendo aplicativos iOS ou Android, chamadas baseadas em navegador da Web e uma interface de softphone.

O VoIP mantém equipes, executivos e clientes conectados onde quer que estejam, permitindo acesso instantâneo 24 horas por dia, 7 dias por semana a contatos, arquivos e recursos.

Muitos provedores de VoIP também incluem espaços robustos de colaboração em equipe para bate-papo por vídeo, mensagens instantâneas, compartilhamento e coedição de arquivos e ferramentas de quadro branco para uma idealização perfeita.

A mudança para VoIP ajuda a atender às necessidades da força de trabalho remota e em trânsito de hoje – reduzindo ainda mais os custos operacionais sem sacrificar a comunicação.

Melhor qualidade de voz

Nos primórdios do VoIP, os telefones fixos analógicos ainda ofereciam uma qualidade de chamada mais alta e um serviço telefônico mais confiável.

Nos últimos dez anos, no entanto, a qualidade das chamadas VoIP avançou graças à voz HD, pontos de presença globais, parcerias com operadoras de nível 1 e ajuste automático de largura de banda.

Agora, a tecnologia VoIP oferece chamadas mais consistentes e de maior qualidade do que linhas fixas com um tempo de atividade garantido por SLA de pelo menos 99,9%.

A qualidade de voz e outros problemas comuns de VoIP geralmente são causados ​​por uma conexão ruim com a Internet. Problemas como áudio quebrado, instabilidade e latência geralmente são causados ​​por largura de banda sobrecarregada e podem ser corrigidos por uma atualização para Internet de velocidade mais alta de pelo menos 5 a 25 Mbps.

Características avançadas

Novos e impressionantes recursos VoIP projetados para otimizar fluxos de trabalho e melhorar a experiência do cliente estão sempre em desenvolvimento – com inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina assumindo a liderança nos últimos anos.

Por exemplo, a análise de sentimento de chamada ao vivo usa reconhecimento de fala e processamento de linguagem natural (NLP) para verificar todas as chamadas de entrada e saída em busca de palavras-chave e frases que indicam um sentimento positivo, negativo ou neutro do cliente. Os gerentes podem revisar todas as atividades do call center em tempo real, avaliando filas de chamadas, eficiência do agente, índices de satisfação do cliente para otimizar ainda mais as estratégias de comunicação empresarial. Provedores de VoIP e CCaaS empresariais, como Dialpad e Nextiva, oferecem esse recurso.

Outro grande exemplo é o Vonage AI Virtual Assistant, que atua como recepcionista digital. O Assistente Virtual pode atender todas as chamadas recebidas, conversar com os chamadores usando IA conversacional, oferecer soluções relevantes, fornecer opções de menu e encaminhar chamadas – tudo sem envolver um agente ao vivo.

Estes são apenas dois exemplos de muitos recursos VoIP de ponta projetados para tornar as empresas mais eficientes e produtivas. Sem mencionar os recursos VoIP padrão que raramente (ou nunca) estão disponíveis com telefones fixos, como menus IVR, roteamento de chamadas, encaminhamento de chamadas, bate-papo por vídeo, mensagens de texto SMS/MMS, efax, chamada em conferência e muitos outros. O acesso a recursos avançados não é apenas algo bom de se ter – é algo que os clientes esperam, estimula o crescimento dos negócios e economiza tempo e dinheiro da sua equipe.

Maior acessibilidade

Como o VoIP é sem fio e portátil, é muito mais acessível do que a telefonia empresarial tradicional.

Isso permite que os gerentes expandam seu pool de contratação fora do local físico da empresa e se conectem com funcionários remotos, independentemente da localização. Esse nível de diversidade geográfica torna o atendimento e suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, viável e acessível – e mantém os funcionários satisfeitos. Muitos provedores de VoIP também oferecem recursos de tradução ao vivo e suporte multilíngue para que os colegas possam se comunicar através das barreiras linguísticas.

Maior segurança

Embora a segurança VoIP tenha tido um começo difícil, os provedores de hoje oferecem monitoramento remoto de alto nível com alertas de segurança em tempo real e controle de acesso.

O VoIP tornou-se tão – se não mais – seguro do que os telefones fixos tradicionais devido a recursos de segurança como:

• Autenticação de dois fatores (2FA)
• Bloqueio de spam
• Prevenção de fraudes
• Monitoramento de rede 24/7/265
• HIPAA, GDPR, SOC 3 Tipo 3, HITECH, conformidade com PCI
• Criptografia de ponta a ponta (E2EE)
• Backups de dados automatizados
• Salas de espera de reunião, controles de host de reunião
• Bloqueio de chamadas
• Notificações e relatórios de segurança ao vivo

Facilmente Escalável

Os sistemas telefônicos PBX tradicionais são difíceis e caros de dimensionar. Adicionar uma nova linha telefônica herdada ou local de escritório requer a compra não apenas de linhas adicionais de seu provedor de rede telefônica, mas também de novo hardware, fiação e até tomadas telefônicas.

VoIP, por outro lado, é conhecido por sua escalabilidade rápida e fácil. Linhas adicionais – e assentos de usuário – podem ser adicionadas on-line instantaneamente comprando apenas o novo número de telefone – sem necessidade de configuração ou fiação complexa.

Além disso, os usuários podem escolher entre vários números de telefone virtual VoIP, incluindo opções locais, internacionais, gratuitas e personalizadas.

Recursos adicionais como espaço de armazenamento extra, novos canais de comunicação, saudações gravadas profissionalmente e muito mais podem ser adicionados ao expandir para um plano de nível superior ou adquiridos individualmente conforme necessário, à la carte.

Esse nível de escalabilidade é especialmente ideal para empresas ou equipes mais novas que precisam de um sistema telefônico comercial altamente personalizado.

Suporta vários canais de comunicação

Embora a comunicação de voz ainda seja uma maneira popular de se comunicar com empresas, os clientes da geração Y e da geração Z estão cada vez mais optando por se comunicar com empresas por meio de texto, e-mail, bate-papo ao vivo e mídia social – nenhuma das quais é suportada por sistemas telefônicos tradicionais. Os consumidores de hoje esperam poder se conectar com empresas em pelo menos 3 canais.

Com as plataformas Business VoIP e omnichannel, os usuários podem se comunicar com clientes em vários canais, alternar canais no meio de uma conversa e acessar informações do cliente e histórico de comunicação a qualquer momento. Isso evita que os clientes se repitam e acelera as taxas de resolução.

Desvantagens VoIP

Agora vamos dar uma olhada nas desvantagens dos sistemas VoIP:

• Requer uma boa conexão com a Internet
• Precisa de fonte de alimentação contínua
• Latência e Jitter
• Não suporta chamadas de emergência

Requer uma boa conexão com a Internet

A maior desvantagem da telefonia virtual é que ela requer um roteador VoIP de alta qualidade e uma conexão confiável com a Internet. Recomenda-se pelo menos 5-25 Mbps para chamadas VoIP, bem como outros recursos, como videoconferência. Felizmente, o custo do serviço de Internet vem diminuindo à medida que as velocidades de conexão de banda larga aumentam. Os custos iniciais de configuração do serviço de Internet também são muito menores do que os de um sistema PBX baseado em linha fixa.

Precisa de fonte de alimentação contínua

Como o VoIP opera via Internet, é necessária uma fonte de alimentação contínua e ininterrupta.

Enquanto os telefones fixos, que funcionam com fios de cobre, permanecerão estáveis ​​durante uma queda de energia ou emergência, os telefones VoIP não. Os usuários de VoIP precisam escolher entre ter seus negócios completamente interrompidos até que a energia seja restaurada ou investir em uma fonte de alimentação reserva cara e um tanto volumosa.

Latência e Jitter

O VoIP funciona enviando pequenos pacotes de dados pela Internet e, em seguida, reagrupando esses pacotes em seu endereço IP de destino/destinatário.

A perda de pacotes ocorre quando esses pacotes de dados não chegam ao seu destino, resultando em chamadas perdidas. O jitter ocorre quando os pacotes chegam ao seu destino, mas chegam na ordem errada, resultando em chamadas ininteligíveis.

O jitter e a perda de pacotes geralmente são resultado do congestionamento da rede. Recursos de qualidade de serviço (QoS) para proteger fluxos de pacotes que transportam dados VoIP.

A latência é um atraso no tempo entre o momento em que você fala e a pessoa do outro lado da linha ouve o que você diz. A latência geralmente pode ser corrigida garantindo que os dispositivos tenham as atualizações mais recentes instaladas e que o hardware usado (fones de ouvido, telefones IP etc.) seja recomendado e suportado pelo provedor de VoIP.

Não suporta chamadas de emergência

O sistema de emergência 911 foi criado quando os telefones fixos eram a única opção, e o sistema é construído para sistemas de telefonia tradicionais.

Os números de telefone fixo estão associados a um endereço físico e os dispositivos não são portáteis, por isso é fácil para os serviços de emergência saber a localização de uma pessoa que liga para o 911 de um telefone fixo, mesmo que não consiga comunicar sua localização.

O serviço VoIP, por outro lado, é projetado para ser móvel e portátil, de modo que o chamador não estará necessariamente localizado em seu “endereço de cobrança” no momento de uma chamada de emergência. Quando você adiciona o fato de que o VoIP fica inoperante em uma queda de energia, a conexão com os serviços em uma emergência se torna complicada. Mesmo com telefones celulares, os serviços de emergência tiveram que usar o GPS para localizar as ligações.

Muitas empresas VoIP fornecem um serviço chamado Enhanced 911, ou E911, que permite aos usuários fornecer um endereço físico para serviços de emergência para cada número VoIP.

Embora isso não resolva os problemas de locais múltiplos/incorretos ou perda de energia, é melhor que nada.

Next Generation 911 (NG911) é um plano de serviços de emergência baseado em IP que está sendo implementado em algumas partes dos EUA e Canadá. O NG911 usa WiFi, bluetooth e outros sistemas de informações geográficas para localizar os chamadores, permitindo que o público envie informações por voz, texto e vídeo.

Você deve fazer uma mudança para VoIP?

Se você leu até aqui e ainda não está convencido a fazer a troca, considere que os sistemas de telefonia com fio de cobre logo se tornarão obsoletos.

VoIP tem poucas desvantagens – e aquelas que permanecem estão sendo rapidamente corrigidas – enquanto seus benefícios continuam a crescer e evoluir com as necessidades dos clientes e negócios.

Para indivíduos, startups, pequenas empresas, empresas, call centers e, na verdade, qualquer empresa que faça chamadas telefônicas ou tenha comunicação comercial, o VoIP é o caminho a percorrer. É apenas uma questão de qual provedor de serviços VoIP atenderá melhor às suas necessidades de negócios.

Visão geral dos melhores provedores de VoIP

Aqui está uma rápida visão geral dos principais provedores de VoIP.

Perguntas frequentes

Abaixo, respondemos algumas perguntas sobre as vantagens e desvantagens do VoIP.