10 benefícios do VoIP para empresas em 2023

Embora muitas empresas ainda dependam de linhas telefônicas tradicionais, um número crescente está usando sistemas de Voice Over Internet Protocol (VoIP) para se comunicar devido à sua flexibilidade aprimorada, recursos de chamada poderosos e tarifas favoráveis ​​de chamadas nacionais e internacionais. Esses são apenas alguns dos muitos benefícios do VoIP que exploraremos neste guia.

Por exemplo, as empresas que fazem chamadas internacionais acumulariam uma enorme conta telefónica utilizando linhas telefónicas tradicionais. Por utilizarem conexão à internet, os melhores sistemas VoIP também podem ser utilizados em qualquer lugar, ajudando a conectar equipes remotas e híbridas.

Os benefícios do VoIP são tão claros que atualmente são usados ​​por quase um terço das empresas dos EUA, de acordo com as últimas estatísticas de VoIP . A mudança é ainda mais dramática na sociedade em geral, com dados recentes do Centro Nacional de Saúde revelando que impressionantes 73% dos adultos americanos já não têm telefone fixo em casa!

Os sistemas VoIP têm algumas pequenas desvantagens, mas os seus benefícios superam em muito as suas desvantagens, especialmente para as empresas modernas. Se você ainda não explorou os ricos recursos e vantagens do VoIP, vamos examinar mais de perto por que o VoIP é essencial para os negócios hoje e como escolher o provedor certo.

O que é VoIP? Uma definição simples

Voice Over Internet Protocol (VoIP) é uma tecnologia de comunicação que permite fazer chamadas pela Internet. Ao comparar VoIP com telefones fixos , você vê que, embora o último dependa de uma rede física de fios de cobre, os sistemas VoIP baseados em nuvem podem ser usados ​​em qualquer lugar com conexões de Internet estáveis. Eles também são compatíveis com uma ampla gama de outros sistemas empresariais, como conferências pela Web e software de CRM para pequenas empresas .

A tecnologia VoIP vem em duas formas principais: telefones fixos e softphones. Os telefones fixos VoIP são telefones físicos de aparência tradicional que se conectam ao software VoIP, e os softphones são aplicativos de software que podem ser executados em vários dispositivos, como telefones celulares, tablets, computadores desktop e laptops.

Benefícios do VoIP: 10 vantagens para o seu negócio

Abaixo, exploramos as 10 principais vantagens que os sistemas VoIP podem trazer para as empresas em 2023.

1. Organizar teleconferências

As linhas telefônicas tradicionais são bastante limitadas quando se trata de teleconferências e isso pode ser um problema para muitos proprietários de empresas. Ao usar serviços VoIP você pode incluir quantas pessoas quiser em sua teleconferência, desde que a velocidade da sua Internet seja suficiente para transferir todos os dados de voz. A tecnologia VoIP está em constante desenvolvimento e aprimoramento, de modo que todos os pacotes de voz são compactados e transferidos de forma eficiente para melhorar a conexão e a qualidade das chamadas.

2. Corte seus custos

Se você não usa VoIP no momento, provavelmente está usando linhas telefônicas tradicionais que já existem há décadas. Nessa situação você acaba pagando por cada minuto gasto falando ao telefone, o que significa que sua fatura mensal pode ser muito alta, principalmente se você faz ligações internacionais regularmente. A situação com o VoIP é completamente diferente e os seus custos serão reduzidos significativamente. As centrais telefônicas modernas são baseadas na nuvem e muito mais baratas de operar.

Para usufruir dos serviços VoIP basta ter uma ligação à Internet de alta qualidade, de preferência ADSL. Desta forma você poderá desfrutar de excelente qualidade de voz, confiabilidade nas chamadas e seu custo mensal será fixo. Segundo as estatísticas, as pequenas empresas que mudam para VoIP reduzem o custo dos seus custos locais em até 40% e economizam até 90% em chamadas internacionais.

3. Utilização de largura de banda

Otimizar o seu plano VoIP de acordo com as suas necessidades pode ser um pouco complicado no início, mas se o seu provedor fornecer estatísticas detalhadas sobre o uso mensal de dados, o processo será muito mais fácil. O que é ótimo nos serviços VoIP é que você pode ver cada pequeno detalhe que pode ajudá-lo a otimizar as chamadas de entrada/saída para obter a melhor relação custo-benefício.

4. Software e hardware acessíveis

O VoIP elimina completamente a necessidade de linhas telefônicas caras, aparelhos telefônicos e outros hardwares subjacentes que podem aumentar o custo inicial da comunicação da sua empresa para milhares de dólares.

Além do software VoIP, tudo que você precisa é de uma boa conexão com a Internet, um computador, placa de som, microfone e alto-falantes ou fones de ouvido – coisas que são bastante comuns em todos os escritórios ao redor do mundo. A maioria dos pacotes VoIP também são muito razoáveis, com preços variando entre US$ 10 e US$ 30 por usuário, por mês , dependendo das necessidades e circunstâncias do seu negócio.

Saiba mais sobre quanto custam os sistemas VoIP.

5. Uma ampla gama de ótimos recursos

Os recursos que acompanham os serviços VoIP são muito melhores do que os oferecidos pelas linhas telefônicas tradicionais. Você terá mais flexibilidade em termos de gerenciamento de chamadas, além de aproveitar vantagens extras, como correio de voz, números extra-virtuais, listas de contatos, identificadores de chamadas, etc. a oportunidade de aproveitar ao usar soluções VoIP para o seu negócio:

Roteamento de chamadas VoIP

Se você costuma atender chamadas importantes, por que correr o risco de perdê-las? Graças ao “Find Me Call Routing” oferecido pela maioria dos provedores de serviços VoIP, o chamador será transferido através de vários números antes de ser enviado para o correio de voz. Por exemplo, ele tocará duas vezes no seu celular, duas vezes no telefone do escritório e, finalmente, duas vezes no telefone residencial antes de ser enviado para o correio de voz.

Música de espera personalizada

Outro ótimo recurso que muitas empresas aproveitam é “Música em espera”. Esperar que sua chamada seja atendida pode ser muito tedioso e chato, então por que não apimentar esse processo com um pouco de música? Os sistemas VoIP modernos permitem adicionar melodias exclusivas e relaxantes a cada chamada colocada em espera.

6. Comunicação eficaz entre trabalhadores remotos

Ao contrário dos telefones fixos, o sistema VoIP permite que os funcionários trabalhem em qualquer lugar com uma conexão estável à Internet. Essa flexibilidade torna a tecnologia a escolha perfeita para empresas que gerenciam equipes remotas e híbridas. Além das funções básicas de chamada, a maioria dos sistemas VoIP também oferece recursos versáteis de colaboração, como compartilhamento de documentos e gerenciamento de tarefas, proporcionando aos funcionários diversas maneiras de se comunicar e retransmitir informações.

Os sistemas VoIP também criam insights baseados em dados em tempo real, permitindo que os gerentes monitorem a produtividade dos trabalhadores à distância. Isso ajuda as empresas a superar obstáculos de produtividade com muito mais facilidade do que se dependessem de sistemas telefônicos legados com menos conhecimento tecnológico.

7. Escalabilidade de negócios

Se o seu negócio espera se expandir no futuro, os sistemas VoIP estão perfeitamente equipados para escalar junto com o seu negócio. A maioria dos provedores oferece pacotes modulares e personalizáveis ​​que podem ser ajustados para atender às suas necessidades específicas. Além disso, se sua equipe se expandir e você precisar de serviços diferentes no futuro, você também poderá atualizar para um plano com uma seleção maior de recursos e limites de usuários mais generosos.

Isso dá aos softphones VoIP uma enorme vantagem sobre os sistemas telefônicos fixos para empresas em crescimento, pois é mais caro expandir dispositivos de hardware e pode haver um limite de quantos cabos telefônicos suas instalações podem instalar.

8. Qualidade de voz

Embora os telefones fixos ofereçam qualidade de chamada ligeiramente superior aos sistemas VoIP, não há quase nada neles. A qualidade da voz VoIP depende da força da sua conexão com a Internet; portanto, desde que sua rede seja confiável, você não terá nada com que se preocupar.

Alguns provedores de VoIP são melhores do que outros no que diz respeito a esse aspecto; portanto, se você deseja uma qualidade de som cristalina, recomendamos escolher um sistema líder como RingCentral ou GoTo Connect.

9. Portabilidade

Outra vantagem importante dos sistemas VoIP é a sua flexibilidade. Em comparação com telefones fixos restritos a um local específico, a tecnologia VoIP é totalmente portátil, pois pode ser usada em diversos dispositivos empresariais.

Isso permite que os funcionários transportem a tecnologia para qualquer lugar que escolherem, seja no escritório, em casa ou em outro local de trabalho flexível. Isso não é apenas um claro benefício para equipes remotas e híbridas, mas também uma vitória para trabalhadores que viajam muito e realizam reuniões de negócios em vários locais.

10. Segurança

À medida que os ataques cibernéticos, como violações de dados e malware, se tornam mais comuns, a segurança se torna uma prioridade para as empresas que buscam escapar das ameaças. Embora a Internet seja mais propensa a riscos de segurança do que as linhas fixas, os serviços VoIP podem ser tão seguros quanto os sistemas legados, desde que você escolha um provedor com medidas de segurança adequadas.

Por exemplo, a maioria dos provedores de VoIP implanta uma série de mecanismos de segurança, como autenticação multifator, permissões de usuário e criptografia de chamadas. Se você deseja ir além, recomendamos provedores como Google Voice e 8×8, pois eles oferecem proteções avançadas, como regras rígidas de senha e certificações de conformidade. Ao escolher um provedor seguro, você poderá colher os benefícios dos sistemas VoIP e ter total tranquilidade.

Confira nosso guia completo sobre segurança VoIP para saber mais.

Como escolher um provedor de VoIP para sua empresa

Se você deseja experimentar as vantagens do VoIP, há uma abundância de provedores de qualidade para escolher. No entanto, aqui estão algumas considerações a serem feitas antes de se comprometer com um serviço:

• Qual é o meu orçamento? Os sistemas VoIP são muito mais acessíveis do que os sistemas legados, mas alguns são mais econômicos do que outros. Antes de avançar com uma solução, certifique-se de que ela complementa o orçamento da sua empresa. Não considere apenas os preços mensais. Esteja atento aos custos ocultos, taxas iniciais e custos de instalação, para obter uma visão completa de quanto isso pode custar aos seus negócios.
• Qual é o tamanho da minha equipe? Diferentes planos VoIP terão diferentes limites de usuários. Portanto, você precisará selecionar planos adequados ao tamanho do seu negócio. Além do mais, se for provável que sua equipe se expanda com o tempo, também recomendamos optar por pacotes escalonáveis ​​e com fortes recursos de integração e treinamento.
• De quais recursos VoIP eu preciso? Embora a maioria dos provedores de VoIP ofereça recursos semelhantes, os conjuntos de recursos variam de acordo com cada sistema. Por exemplo, embora alguns possam priorizar recursos de comunicação de entrada, como fila de chamadas e grupos de toque, outros podem oferecer ferramentas de colaboração mais fortes. Trabalhe de trás para frente, estabelecendo quais recursos sua empresa exige antes de escolher um fornecedor que reflita essas necessidades.
• Eu preciso de hardware? Os softphones VoIP não serão suficientes para todas as empresas. Se sua empresa lida com grandes volumes de chamadas e exige qualidade de chamada superior, pode ser uma ideia melhor optar por um dos melhores telefones VoIP . Para as demais empresas – especialmente aquelas com políticas flexíveis – os aplicativos de softphone VoIP provavelmente serão mais adequados.