VoIP vs. Telefone Fixo – Compare Recursos, Custos, Prós, Contras

Mais de 60% das empresas com telefones fixos mudam para um sistema de telefonia VoIP assim que o contrato de telefone fixo tradicional chega ao fim.

Dado que estudos recentes mostram que a telefonia pela Internet pode reduzir os custos de inicialização de pequenas empresas em 90% e economizar mais de 30 minutos de chamadas diárias, não é de admirar que o mercado global de VoIP tenha uma taxa de crescimento anual composta estimada de 3,1% de 2021 a 2026.

Com mais de 204,8 bilhões de assinantes VoIP, é praticamente garantido que você encontrará uma solução que se adapta perfeitamente às suas necessidades de comunicação empresarial.

Embora esses números falem por si mesmos, vamos examinar mais de perto por que o VoIP é uma alternativa válida para telefones fixos – e se a telefonia virtual é ou não a escolha certa para você.

Índice

1. Como telefones fixos e telefones VoIP fazem chamadas?
2. Características de VoIP vs. Telefones Fixos
3. Hardware de telefone para VoIP e telefones fixos
4. Comparando os custos de chamadas VoIP versus serviços de telefonia fixa
5. Quem ainda deve usar uma conexão fixa?
6. Quem se beneficia mais com os serviços VoIP?
7. Como encontrar o melhor provedor de VoIP para negócios

Como telefones fixos e telefones VoIP fazem chamadas?

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Telefones fixos analógicos contam com uma rede telefônica PSTN de cabos de fibra ótica e fios de cobre para fazer e receber chamadas. Voice Over Internet Protocol, (VoIP), como o nome sugere, faz chamadas telefônicas pela Internet.

Em um sistema telefônico virtual, os troncos SIP servem como linhas telefônicas digitais que podem fazer chamadas locais, de longa distância e internacionais por Wi-Fi e roteadores.

Por isso, você precisará garantir uma conexão de Internet confiável com largura de banda para poder lidar com chamadas VoIP. A velocidade necessária depende do número de chamadas virtuais simultâneas que você deseja fazer, mas geralmente 10 KBPS é um bom ponto de partida.

Entre em contato com seu provedor de serviços de Internet para obter mais detalhes sobre sua conexão atual.

Características de VoIP vs. Telefones Fixos

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Em 2004, mais de 90% dos lares americanos tinham telefone fixo. Mas em 2020, apenas cerca de 40% das famílias ainda têm telefone fixo – e apenas 6,5% usam apenas um telefone fixo para chamadas telefônicas.

Os telefones fixos também estão se tornando obsoletos no local de trabalho, especialmente porque cerca de 79% das empresas usam software VoIP em pelo menos um de seus locais.

Uma das maiores razões pelas quais tantos estão abandonando os telefones fixos em favor do VoIP?

A clara vantagem que o VoIP oferece sobre os telefones analógicos quando se trata de conveniência e recursos de chamada. A tabela abaixo ilustra apenas alguns dos principais recursos de VoIP que inclinam a balança a favor da telefonia virtual.

Mobilidade

Ao fazer chamadas de um serviço de telefone fixo, você só pode se deslocar até onde o fio ou o alcance de chamadas de um telefone sem fio o levar.

Então, se você está esperando uma ligação no telefone da mesa do seu escritório, você tem que decidir entre perdê-la, dar seu número de celular pessoal ou ficar sentado depois do expediente esperando que um cliente ligue de volta.

Nenhuma dessas opções é particularmente atraente.

Uma das maiores vantagens dos sistemas de telefonia VoIP é que você pode fazer/receber chamadas de qualquer local — e de qualquer dispositivo — com conexão à Internet, incluindo seu telefone celular.

Faça chamadas de negócios do seu smartphone enquanto espera na fila do supermercado, no ônibus para o trabalho usando seu tablet ou do seu computador de mesa ou telefone VoIP dedicado no escritório.

A telefonia virtual permite que você mantenha seus números de telefone pessoais privados seguindo regras personalizáveis ​​de encaminhamento de chamadas que roteiam as chamadas feitas para seu número de telefone comercial para outros dispositivos.

Embora o encaminhamento de chamadas seja possível com um telefone fixo, ele tem um custo adicional e geralmente requer várias etapas.

Recursos de correio de voz

Embora os telefones fixos e VoIP tenham uma caixa de correio de voz, as maneiras pelas quais você pode acessar suas mensagens de voz diferem muito.

Você precisará esperar até retornar ao escritório para verificar o correio de voz do telefone tradicional ou seguir várias etapas confusas para discar para o correio de voz do escritório para acessar suas mensagens.

O correio de voz virtual envia uma notificação imediata quando você tem um novo correio de voz e oferece a opção de encaminhar esse correio de voz para outro dispositivo. Um recurso virtual de voz para e-mail envia um arquivo de áudio da mensagem de voz para sua caixa de entrada, enquanto o correio de voz para texto envia uma transcrição de texto da mensagem.

Recursos IVR, ACD e Autoatendimento

Os sistemas Interactive Voice Response (IVR) nas soluções VoIP ajudam os clientes a obter as informações de que precisam sem precisar se conectar diretamente a um agente ao vivo.

O sistema IVR usa análise de voz para ajudar os clientes a fazer reservas, verificar o status do pedido ou responder a perguntas que fornecerão respostas gravadas úteis ou conectá-los a um representante se ainda precisarem de assistência.

Diferentes configurações de ACD (Distribuição Automática de Chamadas) também podem ajudar a rotear chamadas para o agente mais qualificado para ajudar com um atendimento ao cliente específico ou um problema de vendas.

Embora certamente não haja nada de errado com uma recepcionista de escritório, os atendentes automáticos virtuais são uma excelente maneira de liberar seus agentes para estarem disponíveis para problemas mais urgentes e permitir um nível mais alto de autoatendimento ao cliente.

Esses atendentes automáticos guiarão seus chamadores recebidos pelas opções do menu, os enviarão aos departamentos e até aceitarão pagamentos.

E se você ainda decidir que prefere ir com um agente de suporte ao vivo? A maioria dos provedores de VoIP oferece recursos de recepcionista virtual que conectam os chamadores a pessoas reais que podem responder às suas perguntas ou anotar mensagens detalhadas.

Análise de chamadas

Os telefones fixos podem armazenar informações limitadas de registro de chamadas, como a duração total das chamadas, números de telefone e informações disponíveis por meio de registros telefônicos básicos.

Mas a telefonia VoIP oferece insights de chamadas que podem ajudá-lo a otimizar seu atendimento ao cliente, melhorar os scripts de chamadas, avaliar a produtividade dos funcionários e identificar exatamente onde os agentes estão com dificuldades.

Os usuários podem escolher entre diferentes tipos de modelos de relatório ou criar seus próprios relatórios de chamadas personalizados com base em seus KPIs mais importantes.

A análise de chamadas VoIP de hoje pode rastrear:

• Volume médio diário/semanal/mensal de chamadas
• Duração média da chamada
• Número de chamadas feitas/recebidas por agentes individuais
• Tempo médio de espera
• Registros de chamadas em tempo real e status do agente
• Taxas de resolução na primeira chamada
• Taxas de abandono de chamadas
• Satisfação do cliente

Recursos avançados de chamada VoIP

Os telefones fixos oferecem recursos básicos de chamada, como identificador de chamadas, chamada em espera, bloqueio de chamadas, discagem rápida e recursos básicos de conferência de áudio.

No entanto, além dos recursos acima, o VoIP oferece opções avançadas de chamadas que facilitam a vida de seus funcionários e clientes.

Esses incluem:

• Gravação de chamadas
• Estacionamento de chamadas
• Fila de chamadas
• Opções avançadas de roteamento de chamadas
• Mesa quente
• Encontre-me/Siga-me
• Sussurro de chamadas, monitoramento de chamadas e interrupção de chamadas

Hardware de telefone para VoIP e telefones fixos

A tabela abaixo fornece uma visão geral básica do hardware essencial necessário para operar telefones padrão e telefones físicos VoIP.

Se você quiser fazer chamadas com a tecnologia VOIP em caso de falta de energia, compre também uma fonte de alimentação reserva.

Hardware Fixo

O hardware de linha fixa é mais acessível e menos complexo de configurar do que os telefones fixos e acessórios VoIP.

Na maioria dos casos, os usuários de telefones fixos precisam do próprio telefone, de uma tomada telefônica e de fones de ouvido potencialmente com fio para uma experiência de viva-voz.

A maioria dos telefones de escritório padrão custa US$ 40,00, mais um adicional mensal de US$ 20,00 a US$ 30,00 por linha telefônica. Telefones analógicos mais avançados com recursos como identificador de chamadas, botões de recursos fixos, um sistema de intercomunicação e uma tela LCD fixa também estão disponíveis.

Hardware VoIP

O hardware necessário para um sistema de telefonia VoIP depende muito dos dispositivos dos quais você deseja fazer chamadas.

Graças aos aplicativos de softphone, você pode acessar chamadas VoIP de seus dispositivos móveis e computadores existentes, o que significa que você não precisará comprar novos hard phones VoIP. No entanto, a maioria dos proprietários de empresas de médio a grande porte acaba comprando telefones IP, geralmente do mesmo provedor do qual compram serviços VoIP. Embora estes possam ser caros, lembre-se de que eles não são necessários.

No entanto, os telefones IP vêm com recursos que melhoram a experiência geral de chamada, como telas sensíveis ao toque, áudio HD/alto-falantes superiores para melhor qualidade de chamada, longo alcance interno, portas USB e RJ9 e conectividade Bluetooth.

Nossa lista dos principais telefones IP tem opções que variam de US$ 75,00 a US$ 719,00.

Além do próprio telefone, outras necessidades de hardware VoIP podem incluir:

• Cabos Ethernet e roteador
• Fone de ouvido
• Microfone/alto-falantes
• Uma webcam, se os recursos de chamada de vídeo forem necessários
• Telefone de conferência IP
• placas PCI
• Fontes de energia de backup (UPS)
• Adaptadores ou gateways de telefone analógico

Custos de chamadas VoIP versus serviços de telefonia fixa

Estudos recentes sobre economia de custos com VoIP indicam que a telefonia virtual salva as empresas:

• 90% em ligações internacionais
• 75% nos custos operacionais
• 40% em ligações locais

Como isso é possível? Vamos dar uma olhada nos números.

Custo da assinatura

Os planos médios de telefonia fixa geralmente custam em média $ 42,00 por linha telefônica por mês, com cada linha custando $ 25,00 mensais adicionais. Esses planos geralmente incluem apenas chamadas locais ilimitadas.

As chamadas de longa distância e internacionais não estão incluídas nos planos de telefone fixo padrão e podem custar US$ 0,12/minuto adicionais para chamadas de longa distância e até US$ 0,39/minuto para chamadas internacionais.

Embora algumas operadoras de telefonia VoIP possam fornecer um determinado número de minutos por mês em cada plano, a grande maioria oferece chamadas gratuitas ilimitadas dentro dos Estados Unidos e Canadá como parte de seus planos mensais.

Isso significa que os clientes VoIP evitam os custos de chamadas telefônicas locais, de longa distância e interestaduais e devem pagar mais apenas pelos minutos internacionais. Os custos de chamadas internacionais variam de acordo com o país, mas muitos provedores de VoIP permitem que os assinantes comprem um número mensal definido de minutos internacionais por uma taxa fixa.

Em geral, as assinaturas de VoIP custam entre US$ 20,00 e US$ 40,00 por usuário todos os meses, geralmente com extensões telefônicas ilimitadas incluídas. Esses planos são altamente escaláveis, portanto, quanto mais usuários você adicionar, menor será seu custo médio mensal. Alguns planos cobram uma taxa mensal fixa para vários usuários em blocos de 5 a 10.

Observe que os clientes que optam por assinar um plano VoIP anual em vez de uma opção mensal podem obter uma economia significativa de custos, geralmente entre 10 e 20%.

Lembre-se de que alguns fornecedores de VoIP podem cobrar taxas de serviço regulatórias para recuperar os custos que devem pagar ao Universal Service Fund, TRS Fund e FCC.

Certifique-se de revisar nosso detalhamento de impostos e taxas de VoIP para evitar ser enganado por uma empresa de má reputação.

Custo de Hardware

Os custos de hardware para sistemas VoIP variam muito dependendo de você optar ou não por comprar um telefone VoIP ou se deseja fazer chamadas de um computador ou dispositivo móvel existente.

O preço de um telefone VoIP começa em cerca de US$ 75,00, enquanto os telefones analógicos padrão podem ser adquiridos a partir de US$ 40,00

Os roteadores para telefones VoIP geralmente custam a partir de US$ 25,00, enquanto os fones de ouvido para telefones fixos e digitais variam de US$ 25,00 a US$ 200,00. Adaptadores de telefone analógicos podem ser adquiridos por apenas US$ 27,00.

Taxas de instalação/configuração

Estudos mostram que a instalação de tomadas de telefone fixo e fiação pode custar de $ 150,00 a $ 300,00.

Se você já tiver uma conexão de Internet em funcionamento, seus custos de configuração de VoIP serão significativamente menores do que se você precisar atualizar/instalar o serviço de Internet do seu escritório. A configuração da Internet geralmente custa entre US$ 100,00 e US$ 200,00, já que a maioria dos provedores cobra uma taxa fixa. Eletricistas, se necessário, custarão cerca de US$ 40 a US$ 120/hora.

Os provedores de VoIP e telefones fixos também podem cobrar uma taxa de configuração única que começa em cerca de US$ 50,00. As empresas VoIP de qualidade, no entanto, geralmente dispensam essa taxa.

Custo de atualizações

Para atualizar um telefone fixo, você precisará adquirir um telefone totalmente novo ou adquirir recursos de chamada adicionais.

O telefone físico pode custar de US$ 40,00 a mais de US$ 200,00, enquanto o custo de adicionar recursos como identificador de chamadas vem com uma taxa de iniciação mais uma taxa mensal de US$ 3,00 a US$ 10,00.

Os serviços VoIP executam upgrades/atualizações automáticas e gratuitas, geralmente semanalmente.

Embora os recursos mais recentes, como recursos de videochamada, possam ser adquiridos à la carte, a maioria dos provedores de VoIP inclui recursos como identificação de chamadas e roteamento avançado de chamadas em seus planos padrão - para que você não precise pagar uma taxa adicional por eles como faria com um telefone fixo telefone.

Taxa de manutenção

As taxas de manutenção para sistemas telefônicos comerciais variam de acordo com:

• O número de usuários
• Se você tem ou não uma equipe interna de TI
• A qualidade/garantia do seu hardware
• Qualquer treinamento de equipe necessário
• Se você hospedou ou localizou o Private Branch Exchange (PBX)
• O nível de manutenção do sistema, reparos de hardware e serviço incluído no seu plano/contrato VoIP

Estudos mostram que as taxas médias de manutenção de um telefone fixo são de US$ 145,00 por reparo, com a manutenção de VoIP custando US$ 75,00 por reparo.

A tabela abaixo fornece uma comparação lado a lado dos custos operacionais médios de VoIP versus fixo.

Como a tabela mostra, os serviços VoIP economizam aos clientes uma média de US$ 525,00 por usuário, por ano.

Quem ainda deve usar uma conexão fixa?

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Embora muitos especialistas acreditem que os telefones fixos estarão obsoletos até 2025, até então, eles ainda podem ser úteis para determinados modelos de negócios.

As empresas que não dependem de comunicações telefônicas para obter novos negócios e aquelas que oferecem apenas atendimento ao cliente on-line ou na loja provavelmente conseguirão sobreviver com um telefone fixo. O serviço de telefone comercial tradicional também pode funcionar para empresas individuais ou microempresas que não recebem chamadas de voz frequentes de clientes e não precisam de recursos telefônicos avançados.

Se você optar por manter seu telefone fixo, verifique outras soluções de comunicação comercial, como software de marketing por e-mail ou ferramentas de gerenciamento de mídia social.

Quem se beneficia mais com os serviços VoIP?

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Os serviços de VoIP beneficiarão empresas de qualquer tamanho em vários setores, mas são especialmente impactantes para empresas de nível médio a corporativo que fazem a maior parte de seu marketing, vendas e atendimento ao cliente por telefone.

O software VoIP também é ideal para call centers que têm vários agentes fazendo chamadas simultâneas ao longo do dia, bem como para aqueles que usam uma solução de comunicação comercial, como videochamadas e softwares de CRM, que precisam ser integrados ao sistema telefônico comercial.

Startups ou empresas em fase de crescimento atual que precisam de planos de telefonia escaláveis, bem como equipes principalmente remotas, se beneficiarão das vantagens que o serviço de telefonia VoIP oferece.

Acima de tudo, o VoIP é adequado para qualquer empresa que precise de recursos avançados de chamadas, como autoatendimento ao cliente IVR, enfileiramento de chamadas e análise de chamadas.

Como encontrar o melhor provedor de VoIP

Se este post o convenceu a abandonar seu telefone fixo por um sistema de telefonia VoIP, agora você precisa pesquisar qual provedor é o mais adequado para sua empresa.

Considere fatores como preços e planos disponíveis, recursos padrão e complementares, tempo de atividade garantido e mobilidade.

Nossa tabela dos provedores de VoIP corporativo e VoIP residencial mais populares e com melhor classificação é um excelente ponto de partida. Compare os preços dos fornecedores, leia as avaliações dos usuários e aprenda as perguntas certas para fazer a um fornecedor em potencial antes de se comprometer com seus serviços telefônicos e plataforma de comunicações unificadas.