VoIP empresarial versus sistemas PBX tradicionais: tudo o que você precisa saber
Publicados: 2018-10-02A Comunicação Empresarial é um aspecto crítico de qualquer organização e tem sido desde a invenção do telefone. Se sua organização está procurando uma maneira de habilitar a comunicação interna ou tem a necessidade de abrir comunicações externas com clientes e clientes, um sistema de telefone comercial é absolutamente indispensável. Poucos vão argumentar contra isso. No entanto, haverá um debate interminável sobre qual pode ser a solução ou o sistema correto.
As soluções de Telefonia Empresarial passaram por diversas evoluções e mudanças ao longo das décadas, com os típicos serviços de telefonia fixa, cedendo lugar à telefonia empresarial mais avançada fornecida por um sistema de PBX Tradicional. A utilização de um PBX permitiria a uma organização obter acesso a ainda mais linhas telefônicas e ramais, juntamente com recursos avançados, como roteamento de chamadas, indo além da funcionalidade básica de fazer e receber chamadas.
Mas, mais recentemente, a telefonia empresarial mudou novamente. Desenvolvimentos mais modernos geraram sistemas de PBX virtuais e outros tipos de soluções VoIP empresariais completamente digitais. No entanto, com as necessidades e os requisitos exatos de cada negócio sendo diferentes, nem sempre é tão fácil quanto simplesmente abandonar uma solução tradicional ou legada para migrar tudo para o digital. Com as soluções PBX tradicionais ainda sendo uma opção popular para grandes organizações, queríamos oferecer uma análise detalhada comparando essas soluções legadas com as plataformas VoIP corporativas mais modernas.
Analisaremos detalhadamente as soluções de PBX tradicional e VoIP empresarial para ajudar sua empresa a fazer a compra certa.
Antes de nos aprofundarmos em uma comparação detalhada do que é exatamente cada solução e o que ela oferece a uma organização, é importante dar um passo atrás e oferecer uma comparação lado a lado facilmente digerível. Dentro deste gráfico abaixo, você pode entender rapidamente as principais diferenças entre uma solução de PBX analógico tradicional e uma plataforma de VoIP empresarial hospedada.
As soluções de PBX tradicionais têm sido utilizadas por organizações de médio e grande porte há décadas, e uma boa razão - a confiabilidade absoluta de uma conexão analógica padrão combinada com a funcionalidade de um PBX é difícil de superar. No entanto, com a introdução de soluções VoIP corporativas, às vezes chamadas de IP PBXs, as empresas agora têm uma solução comparável que oferece praticamente a mesma funcionalidade por uma fração do custo.
Aqui vamos detalhar uma visão geral de como o PBX tradicional e o VoIP hospedado contrastam um com o outro. Assim como em qualquer outra solução ou plataforma, existem compensações entre cada uma. Embora possa parecer que as soluções VoIP corporativas são imediatamente melhores devido à conta de telefone comercial muito mais baixa, a decisão será muito mais sutil e dependerá muito das necessidades específicas de uma organização.
| PABX tradicional | VoIP empresarial | |
| Custo de operação | Alto, não apenas sua organização precisa comprar hardware, mas o custo operacional por funcionário pode ser tão baixo quanto $ 100 ou alto quanto $ 1.000. As pequenas empresas com menos de 100 funcionários geralmente pagam menos, mas as organizações maiores que utilizam um PBX tradicional devem esperar pagar muito mais do que uma solução VoIP. | Baixo, US$ 25 a US$ 30 por usuário individual (para chamadas ilimitadas) |
| Custo de configuração inicial | Alta – Requer a compra de hardware de PBX local, bem como telefones proprietários e requer instalação e manutenção por uma equipe experiente. | Baixo – Não requer telefones de mesa dedicados ou hardware |
| Qualidade de áudio | Altamente considerado, não dependente de conexões de internet | Variável e dependente de conexões de internet. As velocidades modernas da Internet melhoraram o VoIP e, com as circunstâncias certas, o VoIP é comparável às soluções de PBX tradicionais |
| Escalabilidade | Difícil – Dimensionar uma solução de PBX pode ser difícil e caro, pois isso exigirá a instalação de um novo hardware. Se sua organização deseja expandir o serviço para novos locais, isso exige que um novo hardware seja instalado em cada local, geralmente por um técnico experiente. | Fácil – As organizações podem simplesmente adicionar usuários adicionais sem a necessidade de adquirir hardware ou linhas telefônicas adicionais. Às vezes, é necessária uma atualização do plano, o que pode aumentar o custo geral. |
| Costumização | Difícil – A personalização de um PABX requer um técnico experiente e experiente, e a adição de novos recursos ou funcionalidades geralmente requer a adição de novo hardware. | Fácil – Um dos maiores benefícios do VoIP é o nível de personalização disponível. Os usuários podem personalizar assinaturas para escolher serviços ou recursos específicos. Os usuários podem especificar saudações, horário comercial, ramais de usuários individuais, opções de chamada e muito mais. |
| Compatibilidade do telefone | Limitado – As soluções de PBX tradicionais normalmente exigem telefones proprietários que serão bloqueados pelo sistema ou pelo fornecedor e não podem ser utilizados com outras soluções. | Muitas opções – as soluções VoIP nem sempre exigem telefones fixos dedicados, pois os usuários podem utilizar o serviço em seu dispositivo móvel ou um softphone virtual em seu computador. Os telefones de mesa IP projetados para VoIP estão sendo continuamente introduzidos e os usuários podem até utilizar telefones de mesa fixos de estilo antigo com um adaptador. |
| Confiabilidade | Alto, mas variável – As soluções de PBX tradicionais não dependem especificamente de uma conexão com a Internet como VoIP, mas se conectam ao PSTN tradicional. No entanto, com o hardware PBX instalado no local e mantido pela organização, se ocorrer um problema, pode ser caro ou difícil restaurar o serviço. Devido a um único local no local, as soluções de PBX tradicionais também não possuem redundância em sua configuração. | Alta, mas variável – Apesar dos equívocos comuns, as soluções VoIP melhoraram sua confiabilidade ao longo do tempo. A introdução de serviços de Internet mais capazes permitiu que as organizações aproveitassem ao máximo o VoIP sem a preocupação de interrupções, instabilidade ou queda de chamadas. As operadoras também prometem 99,9% ou mais de tempo de atividade. No entanto, como o VoIP depende de uma conexão com a Internet, com uma conexão ruim, os usuários terão uma qualidade de chamada ruim. As soluções VoIP são baseadas na rede de data centers do fornecedor e tradicionalmente incluem redundância de data centers para garantir a consistência. |
| Acesso 911 | Incluído e disponível mesmo quando a internet/eletricidade caiu. | Incluído e pago por impostos. Alguns serviços podem até incluir a funcionalidade E911. |
| Segurança | Alto – Assim como os telefones fixos, os PBXs tradicionais são analógicos por natureza e transferem dados de voz através das linhas de cobre do PSTN. Isso evita hackers. A segurança também pode ser aprimorada com um Session Border Controller. | Dependente – Embora o VoIP possa parecer mais vulnerável, isso se resumirá às práticas de segurança do Provedor, bem como às organizações individuais. A criptografia tornou-se mais comum e os firewalls são essenciais para qualquer empresa. |
| Chamadas domésticas | Sempre incluído e geralmente ilimitado. | Sempre incluído e ilimitado. Alguns provedores podem oferecer um plano por minuto, mas chamadas ilimitadas se tornaram padrão para os planos mais básicos ou avançados que a maioria das empresas utiliza. |
| Chamadas Internacionais | Geralmente incluído, mas cobrado a uma taxa por minuto como uma solução de telefone fixo tradicional. | Barato – Alguns provedores oferecem planos de chamadas internacionais ilimitadas, enquanto outros cobram por minuto, tão baixo quanto $ 0,02 por minuto. |
| Dependência Elétrica | Independente da rede elétrica | Depende do Poder |
| Opções de correio de voz | Secretárias eletrônicas e correio de voz estão disponíveis e geralmente incluídos no hardware do PBX | Incluído e acessível online e remotamente. Muitos provedores ainda oferecem funcionalidade de correio de voz para e-mail |
| Seleção de fornecedores | Limitado dependendo da localização, pois os PABXs tradicionais estão caindo em popularidade devido ao aumento de um PABX IP | Geralmente não limitado por localização com muitas opções para escolher. |
| Funções multimídia | Um PBX tradicional expande a funcionalidade além de um telefone fixo básico e normalmente pode incluir:
| VoIP cresceu em Comunicações Unificadas e geralmente incluirá:
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| Contratos | Mais provavelmente, os provedores geralmente exigirão um contrato com termos e taxas anuais. | É menos provável que alguns provedores ofereçam planos de pagamento conforme o uso (por exemplo, confira a estrutura de preços do Amazon Connect) e a maioria não exige contratos para planos mensais. |
Embora as soluções de PBX tradicionais tenham se tornado um item básico para organizações corporativas de médio e grande porte, sua popularidade está diminuindo rapidamente. A abordagem analógica tradicional, combinada com o hardware local, ainda pode ser um forte argumento para as equipes que buscam confiabilidade e segurança absolutas sem sacrificar a funcionalidade (especialmente quando comparada a uma conexão fixa padrão).
No entanto, com o aumento da confiabilidade e acessibilidade das conexões de Internet e das soluções VoIP corporativas, os custos iniciais e gerais associados a um PABX tradicional são grandes fatores limitantes para a maioria das organizações que buscam obter a melhor solução, além de reduzir custos.
A confiabilidade e a segurança de uma solução PBX tradicional têm um custo e exigem que a manutenção e a instalação sejam operadas por uma equipe de profissionais experientes e conhecedores. Embora uma empresa de grande porte normalmente tenha seu próprio departamento de TI, isso pode ser outro grande obstáculo para organizações menores que desejam obter a funcionalidade anteriormente reservada para essas soluções complexas.
Como já mencionei, o tipo de solução que sua organização utilizará se resume a vários fatores que não podem ser facilmente resumidos em apenas uma discussão. Por exemplo, uma empresa de grande porte pode preferir o controle total obtido com um PBX tradicional, enquanto uma organização menor preferirá a simplicidade de uma solução de VoIP empresarial hospedada.
Por outro lado, até mesmo grandes organizações empresariais podem buscar a flexibilidade e a funcionalidade aprimoradas de uma solução VoIP empresarial. Aqui vamos detalhar as principais vantagens e desvantagens de cada solução para ajudar sua organização a entender melhor como cada uma delas beneficiará melhor o negócio.
| PABX tradicional | VoIP empresarial | |
| Vantagens |
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| Desvantagens |
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Uma das maiores desvantagens de um PBX tradicional é a complexidade da solução. Como os PABXs tradicionais são hardwares analógicos físicos, essas soluções precisam ser instaladas nas dependências da organização, exigindo o conhecimento de uma equipe experiente. Essas soluções são normalmente compostas pelo próprio PABX físico, juntamente com um computador dedicado para lidar com as chamadas de entrada e saída, troncos telefônicos que terminam no PABX, a rede de linhas do PABX, bem como um console ou central para um operador humano se a organização julgar necessário.
Todos esses equipamentos físicos devem ser instalados e configurados corretamente para garantir que a solução funcione sem falhas e exigirá manutenção por um departamento de TI com equipe completa. Isso por si só aumenta a complexidade e os custos associados à utilização de um PBX tradicional, posicionando a solução geralmente para organizações corporativas maiores. Agora, isso não quer dizer que um PBX tradicional seja de todo ruim - a natureza local da solução não exige que uma organização confie na rede ou no atendimento ao cliente de um provedor hospedado ou em nuvem como o VoIP empresarial.
As soluções de PBX tradicionais também incluirão mais recursos do que um telefone fixo típico, incluindo distribuição automática de chamadas, menus de resposta de voz interativa, roteamento de chamadas, correio de voz e a capacidade de criar saudações de correio de voz comercial, fax, conferência e até registros de chamadas detalhados. No entanto, esta lista é bastante pequena quando comparada diretamente com a funcionalidade fornecida por uma solução de VoIP empresarial hospedada e, como mencionado, a nova funcionalidade pode exigir a instalação de ainda mais hardware, aumentando ainda mais a complexidade da solução.
Quando analisamos anteriormente os serviços tradicionais de telefonia fixa em comparação com as soluções VoIP corporativas, uma das maiores lacunas entre os dois era a grande diferença de recursos e funcionalidades incluídos. No entanto, essa diferença não é transferida diretamente para a comparação tradicional de PBX e VoIP comercial. As soluções de PBX tradicionais foram originalmente desenvolvidas para permitir que as organizações criem e gerenciem várias chamadas de entrada e saída em linhas individuais enquanto utilizam o mesmo serviço de chamadas.
Para colocar isso em palavras mais simples: um PBX simplesmente segmenta diferentes números de telefone e linhas internamente enquanto utiliza apenas um pequeno número de linhas telefônicas externas. Em vez de comprar 1.000 linhas telefônicas individuais, o PBX permite que uma organização utilize apenas algumas linhas telefônicas externas enquanto fornece seus ramais aos funcionários e equipes. Junto com isso, as soluções de PBX tradicionais normalmente incluem recursos e funcionalidades adicionais não encontrados em conexões de linha fixa padrão.
Geralmente em torno do controle e roteamento de chamadas, as soluções de PBX tradicionais têm sido o padrão para organizações que precisam de mais do que apenas chamadas de entrada e saída. No entanto, com a introdução de soluções de VoIP empresarial alojadas, os recursos e funcionalidades disponíveis só continuaram a crescer, mantendo também um custo mais baixo. Vamos dar uma olhada para entender melhor essa divisão entre as soluções.
| Recursos | PABX tradicional | VoIP empresarial |
| Bloqueio de chamadas | sim | sim |
| Encaminhamento de chamadas | sim | sim |
| Retorno de chamada | sim | sim |
| Rastreamento de chamada | sim | sim |
| Chamada em espera | sim | sim |
| Bloqueio de identificador de chamadas | sim | sim |
| Gravação de chamadas | Sim* | sim |
| Grupos de chamadas | sim | sim |
| Não perturbe | Não | sim |
| Repetir discagem | sim | sim |
| Rediscar | sim | sim |
| Discagem rápida | sim | sim |
| Chamada de três vias | sim | sim |
| Chamada em conferência | Sim* | sim |
| Correio de voz | Sim* | sim |
| Correio de voz para e-mail | Sim* | sim |
| Encontre-me, siga-me (toque em qualquer lugar) | Não | sim |
| Aplicativos móveis e suporte | Não | sim |
| Atendentes automáticos | Sim* | sim |
| Análise de chamadas | Limitado | sim |
| Rejeição de chamada anônima | Não | sim |
| Recursos do softphone | Não | sim |
| Integrações com outros aplicativos e soluções de negócios | Limitado* | sim |
| Saudações personalizadas | sim | sim |
| Vídeo conferência | Não | sim |
| SMS empresarial | Não | sim |
| Música em espera | sim | sim |
| Clique para chamar | Não | sim |
| Diretório de discagem por nome | sim | sim |
| Pressione para falar | Não | sim |
| resposta de voz interativa | Sim* | sim |
| Extensões Departamentais e Individuais | sim | sim |
| Mensagens da equipe | Não | sim |
| Presença da equipe | Não | sim |
| Compartilhamento de arquivos | Não | sim |
| Funcionalidade do Contact Center | Não | Sim* |
* Esses recursos nem sempre serão incluídos diretamente no plano e podem exigir hardware adicional ou, no caso de VoIP hospedado, um custo maior.
Uma visão mais detalhada dos recursos de VoIP para negócios
Assim como mencionamos em nossa comparação anterior, esta lista de recursos e funções VoIP não é 100% abrangente. Diferentes provedores colocarão um foco diferente em suas plataformas e podem oferecer maior ou menor funcionalidade para cenários e casos de uso específicos. Muitos provedores diferentes terão diferentes recursos divididos em diferentes planos de pagamento, permitindo que as organizações escolham exatamente o que precisam, em vez de pagar por tudo e ter que eliminar os recursos desnecessários.
Alguns provedores até estenderão sua funcionalidade além desses controles de chamadas básicos e mais modernos. Por exemplo, a Vonage continua a expandir sua plataforma e recentemente incluiu APIs baseadas em vídeo com a aquisição do TokBox e agora funcionalidade avançada de Contact Center. Isso se deve à natureza das soluções hospedadas, pois não exigem hardware físico, seus recursos podem ser expandidos com atualizações simples pela Internet.
Este é, obviamente, um dos maiores benefícios por trás de uma solução hospedada como Business VoIP, sem a necessidade de hardware, os provedores podem incluir uma funcionalidade muito maior em um elenco menor. Essas soluções também avançaram para a era digital moderna com suporte móvel aprimorado, incluindo aplicativos móveis e recursos como "Encontre-me, siga-me", que permitem aos usuários receber chamadas telefônicas em mais de um dispositivo - não apenas em um telefone de mesa físico.
As soluções de VoIP de negócios hospedados podem ser vistas apropriadamente como a evolução moderna dos sistemas PBX tradicionais.
Um olhar mais atento aos recursos tradicionais de PBX
Eu notei isso durante a introdução deste detalhamento e quero voltar. As soluções de PBX tradicionais foram originalmente projetadas para empresas, com a ideia de aumentar a funcionalidade de um telefone fixo típico. Originalmente, um PBX era utilizado simplesmente para expandir o número de linhas telefônicas e ramais em uma empresa, e as horas extras eram capazes de adicionar funcionalidades e recursos mais avançados.
É por isso que você notará que uma solução de PBX tradicional inclui algumas funcionalidades avançadas, como conferência, ACD, IVR, ramais individuais e muito mais. Os principais pontos de venda de um PABX tradicional serão a inclusão de roteamento automático de chamadas, juntamente com um sistema IVR que permite que os chamadores encontrem o departamento ou ramal certo sem precisar discar várias vezes ou procurar o número de telefone em um diretório.
No geral, enquanto um PBX tradicional pode expandir a funcionalidade de um sistema de telefone analógico tradicional além daquelas apenas chamadas básicas, a principal desvantagem é o aumento de custo e complexidade para cada recurso adicionado. Novamente, o foco principal de um PBX é introduzir mais linhas telefônicas ou “ramificações” baseadas apenas em troncos telefônicos. A inclusão de novos recursos e funcionalidades, mesmo algo como um IVR ou ACD, geralmente exigirá a instalação de hardware adicional no local ou simplesmente um custo adicional além do serviço já caro.
Mais uma vez, as soluções VoIP corporativas hospedadas podem ser vistas como a evolução das soluções PBX tradicionais, simplesmente movendo a ideia para o reino digital.
Sem dúvida, a maior diferença entre um PBX tradicional e uma solução de VoIP empresarial hospedada serão os custos associados a cada um, respectivamente. Como já mencionado várias vezes, um PABX tradicional por si só será um sistema caro, exigindo a compra de um PABX físico e hardware associado, a compra de telefones proprietários compatíveis com o sistema, um aumento de custo para linhas telefônicas e usuários, bem como como a necessidade de um departamento de TI interno para manter e controlar a solução.
Por outro lado, as soluções VoIP corporativas representam esse pico absoluto de economia de custos, pois não exigem hardware caro e simplesmente oferecem muito mais por muito menos. No entanto, isso, é claro, não conta a história completa. Queríamos dar uma olhada mais de perto e oferecer alguns números aproximados para ajudar sua organização a entender melhor como essas duas soluções serão diferentes em custos iniciais e recorrentes.
Agora, vou começar dizendo que os custos de PBX tradicionais são difíceis de encontrar. Por isso, vamos oferecer estimativas aproximadas e fornecer fontes e exemplos sempre que possível para permitir que sua equipe analise mais detalhadamente.
Uma olhada no preço do PABX tradicional
Como já mencionado, o preço do PBX tradicional será baseado em mais do que apenas o número de linhas ou usuários pelos quais sua organização está pagando ou o número de minutos por mês que serão usados. Essas soluções exigirão a instalação de hardware nas instalações de sua organização, e esse é um custo adicional que não pode ser ignorado. Geralmente, uma solução de PBX tradicional exigirá:
- Um PBX de hardware físico
- Um computador dedicado para manter o sistema
- Aluguel de linha
- Um contrato dedicado com um provedor
- Manutenção associada à solução
- Custos adicionais para mais hardware necessário para recursos avançados
Geralmente, ao contrário de uma solução de VoIP empresarial hospedada, as plataformas PBX tradicionais cobram das organizações com base no número de chamadas feitas, juntamente com o número de linhas necessárias. O VirtualPBX oferece um ótimo detalhamento de alguns dos custos associados aos sistemas tradicionais de PBX e, como essas informações podem ser difíceis de obter, gostaríamos de utilizar esta pesquisa para ajudar sua equipe a entender melhor o que eles pagarão.
- Custos iniciais – Eles diferem dependendo do provedor e do hardware específicos que sua organização utiliza, mas podem chegar a US$ 10.000 ou mais. Isso normalmente inclui o próprio PBX físico, bem como a instalação do sistema. O Virtual PBX estima que um sistema de 5 usuários pode custar até US$ 60.000 para hardware e instalação, com esse número caindo para cerca de US$ 50.000 para um sistema de 40 usuários.
- Linhas telefônicas – Novamente, dependendo do provedor de soluções individuais, esse custo pode variar de US$ 50 a US$ 100 e até US$ 1.000 por cada linha necessária.
- Pagamento Mensal de Hardware – Os custos associados ao hardware necessário nem sempre desaparecem quando o sistema é estabelecido. Alguns provedores podem cobrar um custo mensal para manter e dar suporte ao hardware, que pode variar de US$ 500 a US$ 5.000, dependendo do tamanho do sistema.
- Minutos Gratuitos – Ao contrário das soluções de VoIP hospedadas, os provedores tradicionais de PBX geralmente cobram pelo uso de minutos gratuitos ou até mesmo internacionais, colocando um custo e limitação maiores no serviço da sua organização.
- Manutenção Mensal – Isso novamente será muito diferente dependendo da solução e da configuração exata do seu sistema, mas pode chegar à marca de US $ 1.000. Isso também pode diferir dependendo se sua organização está contando com o provedor para manutenção ou contratando seu próprio departamento de TI.
Embora esses números sejam estimativas muito, muito grosseiras, isso pode fornecer à sua organização uma ideia dos custos necessários associados. Ao contrário de um provedor de VoIP hospedado, que cobra apenas com base no número de usuários, as soluções de PBX tradicionais incluem uma lista muito maior de custos associados, precificando a solução fora do orçamento para a maioria das organizações SMB.
Uma olhada nos preços do VoIP empresarial
Oferecemos uma explicação muito semelhante em nossa comparação de telefonia fixa e comercial e, é claro, os números também podem ser transferidos aqui. Logo de cara, as soluções VoIP corporativas são muito mais baratas do que as opções comparáveis. Sem exigir que hardware caro seja instalado e mantido no local, você pode remover esses custos iniciais e recorrentes da equação.
Um dos maiores benefícios de uma solução VoIP empresarial é a acessibilidade e disponibilidade. Essas soluções geralmente não são bloqueadas por região, a menos que procurem fornecedores internacionais, e há um grande número de opções para escolher. Essas soluções geralmente são personalizáveis e simplesmente oferecem uma plataforma mais econômica. Os provedores de VoIP empresarial podem oferecer o mesmo serviço e ainda mais recursos do que um PBX tradicional por uma fração do custo hospedando a solução em seus próprios data centers e entregando a plataforma pela Internet.
Como há um número tão grande de opções quando se trata de telefonia IP empresarial, vamos oferecer uma estimativa mais generalizada de preços e funcionalidades incluídas. Dependendo das necessidades exatas de sua organização, os preços e os recursos necessários serão alterados.
Custo típico do serviço VoIP:
- Os planos básicos podem começar a partir de US$ 15,99 por mês, por usuário. O preço flutuará com base no número de usuários ou até mesmo no tempo de assinatura. Alguns provedores podem oferecer um desconto no preço anual em relação ao faturamento mensal.
- Sem taxas de instalação – É incomum que os provedores de VoIP comercial exijam ou cobrem uma taxa de instalação, pois nenhuma configuração de hardware físico é necessária no processo. O provedor gerará informações de conta e números de telefone (ou portará números existentes) e sua organização terá acesso à plataforma.
O que é importante reconhecer, no entanto, é como diferentes provedores de VoIP de negócios irão segmentar e escalonar suas ofertas de soluções. Não existe uma estrutura de preços universal acordada, e encontrar o ajuste certo exigirá um pouco de pesquisa. Geralmente, os provedores de VoIP diferenciam suas ofertas com base em:
- Contagem de usuários – Algumas soluções cobram uma taxa única para uma quantidade X de usuários. Por exemplo, 1-5 usuários por US$ 20 por mês. Alguns provedores cobram com base na contagem de usuários especificamente, o que significa US$ 15 por usuário, por mês.
- Limitações de recursos – Embora as soluções VoIP corporativas sejam capazes de fornecer recursos adicionais sem custo extra, muitos provedores segmentarão seus recursos e limitarão a funcionalidade avançada aos planos de níveis mais altos. No entanto, vale a pena notar que mesmo os planos mais básicos de VoIP empresarial incluirão mais funcionalidades do que um telefone fixo – basta olhar acima nas ofertas listadas da AT&T para ver quão limitadas elas são.
Portanto, embora os preços do VoIP variem de acordo com as necessidades de sua equipe, isso permite que as organizações paguem uma taxa muito mais baixa por um serviço muito mais repleto de recursos.
Olhando para o serviço da Nextiva, por exemplo, o provedor divide suas ofertas em três níveis:
- Office Pro – tão baixo quanto $ 19,95/mês
- Sem taxas de instalação
- PABX em nuvem
- Portabilidade de Números Gratuita
- Chamadas ilimitadas
- Fax Virtual Ilimitado
- Gerenciamento avançado de chamadas
- Número local e gratuito
- Correio de voz para e-mail
- Aparência de chamada compartilhada
- Barcaça
- Música HD em espera
- Office Pro Plus – tão baixo quanto $ 20,95/mês
- Todos os recursos do Office Pro, mais
- Uma saudação gravada profissionalmente
- Me ligue agora
- Ponte de Conferência
- Aplicativo móvel Nextiva
- Presença da equipe
- Office Enterprise – tão baixo quanto $ 27,95/mês
- Todos os recursos do Office Pro, mais
- Gravações de chamadas
- Três saudações gravadas profissionalmente
- Nextiva em qualquer lugar
Como outro exemplo, também podemos observar a estrutura de preços da RingCentral:
- Essentials – a partir de $ 19,99 mensais, por usuário
- Até 10 usuários
- Reuniões ilimitadas de vídeo e áudio com compartilhamento de tela – 4 usuários por reunião
- Telefonemas ilimitados
- 100 minutos gratuitos
- SMS Comercial Ilimitado
- Gerenciamento de chamadas e administração do sistema telefônico
- Opções de aluguel de telefone: telefones de mesa e de conferência
- Aplicativos móveis
- Voz HD
- Correio de voz visual e correio de voz para e-mail
- Colaboração em equipe
- Integrações com Microsoft, Google, Box e Okta
- Padrão – a partir de US$ 24,99 mensais, por usuário
- Todos os recursos do Essentials, mais
- Usuários ilimitados
- 1.000 minutos gratuitos
- Atendedor automático multinível
- Fax da Internet
- Relatórios de registro de chamadas
- Premium – a partir de $ 34,99 mensais, por usuário
- Usuários ilimitados
- Reuniões ilimitadas de vídeo e áudio com compartilhamento de tela – 100 usuários por reunião
- Todos os recursos padrão, mais
- 2.500 minutos gratuitos
- Gravação automática de chamadas
- Suporte a vários sites
- Desenvolvimento/implantação de aplicativos personalizados
- Integração com Salesforce, Zendesk e Desk.com
- Logon único
- Transcrição do correio de voz para texto
Como você pode ver, a disponibilidade do Business VoIP abrange uma grande área de acessibilidade. O preço começa baixo o suficiente para até mesmo as equipes menores pagarem por uma solução, fornecendo ainda mais recursos do que a maioria das empresas exige. No final das contas, as soluções VoIP corporativas conseguem permanecer econômicas, flexíveis para as necessidades do seu negócio e repletas de recursos. As soluções de PBX tradicionais estão lutando para competir, e isso está se tornando cada vez mais óbvio com o passar do tempo.
As soluções de PBX tradicionais estão saindo, assim como suas contrapartes de telefone fixo. Discutimos o inevitável desligamento do PSTN em nossa última comparação, e vale ressaltar que isso também afetará diretamente as soluções de PBX tradicionais. No entanto, isso não significa que não exista um caso de uso sólido para uma abordagem mais tradicional com soluções de PBX no local.
A natureza local de um PBX tradicional é um forte ponto de venda para muitas organizações, especialmente quando se trata de grandes empresas corporativas. Com hardware on-premise, o negócio ganha controle absoluto e total da solução. Isso vem com uma desvantagem, aumento de custo, mas também oferece alguns benefícios importantes. Em primeiro lugar, com o hardware no local, a organização não depende de outro fornecedor, utilizando os centros de dados e servidores desse fornecedor. This enables an organization to ensure the highest level of security, compatibility with existing systems, and even reliability in some cases.
When utilizing a hosted business VoIP solution, your organization is relying on the servers and customer service of that VoIP vendor — if their servers go down, then the business has to sit on its hands until service is eventually restored. This can be a major drawback for an organization that requires on their phone system, and cannot go without it even for a minute. This isn't to say that on-premise solutions can fail, but at least when they do it is in the hands of the organization itself to get it back up and running.
This enhanced control is a great need and benefit for large organizations that do not want to outsource something as critical as their communication system. While costly, the overall benefit might be worth it for an organization that requires this level of consistency and control in their solution.
At the end of the day, Business VoIP solutions can be seen as the modern evolution of a traditional PBX system. Many providers will consider their hosted Business VoIP platforms to be more like IP PBXs, offering the same functionality of a PBX just delivered over the internet. This includes multiple extensions and lines, advanced functionality beyond that of a typical landline, and the ability to fully control and customize the system. While VoIP solutions might have been a bit rough around the edges in the early days, these solutions grown greatly in reliability, availability, and accessibility.
Internet connections have grown in speed and reliability as well, further bolstering the success of a Business VoIP solution. Business VoIP is seen as a new paradigm for business communications, in that it has expanded beyond just the inclusion of incoming and outgoing calls, and the features many businesses have come to rely on from a Traditional PBX like ACD and IVR. Without a doubt, the cost savings behind a Business VoIP solution is one of the major benefits and draws convincing organizations of all sizes to transition.
VoIP has also introduced even more advanced functionalities beyond what a traditional PBX can offer, and has pushed business telephony into the modern digital age. Many Business VoIP solutions can now be seen as Unified Communications, and offer modern functions like mobile usage, ring anywhere, online faxing, video conferencing, file sharing, team messaging and a host of collaboration features that extend much further than just phone calls.
Business VoIP solutions are inherently mobile and flexible, which lend themselves to the new nature of constant on-the-go modern workers, who need to stay in touch no matter where they are. Traditional PBXs, on the other hand, are still tied down to physical desk phones and offer very little, if any at all, mobility. VoIP solutions can also directly integrate with many other modern business tools and software, like CRM solutions, to extend functionality even further.
At the end of the day, Business VoIP solutions are the cutting edge of business communication technology and offer everything an organization needs to step into the digital age.
Now, just because it seems like a Traditional PBX and Business VoIP are two sides of the same coin doesn't mean they are not compatible in some way. A very popular approach for many large organizations would be to utilize both the mobility and flexibility of a hosted solution, with the security, consistency, and control of an on-premise traditional PBX. This would be a hybrid approach, blending the two solutions to enable an organization to extend its overall communication footprint.
Hybrid approaches will differ vastly depending on the needs and set up a business utilizes, but the overall principles are roughly the same. A Hybrid approach will combine the on-premise, legacy hardware of a PBX with the hosted nature of a VoIP solution, enabling an organization to extend its service beyond one single location. This will enable an organization to spread its service to even more users and departments, enabling some teams to utilize more modern IP desk phones.
The biggest benefit with a hybrid approach is enabling remote locations to gain access to the same service that the organization's headquarters is utilizing — instead of having to install hardware on each individual location, the organization disperses its own existing PBX service through a hosted connection. The business still gains complete control of the solution associated with an on-premise traditional PBX, with the ability to spread the service all around the world.
A Hybrid approach is almost like the best of both worlds, enabling organizations to gain greater access and sometimes functionality, while still maintain the overall service in-house not having to rely on a third-party provider to maintain the service. We have a more in-depth discussion on hybrid solutions you can take a look at to learn more.
So, let's say your organization is currently using a traditional PBX solution, and has decided or is looking into switching over to a hosted IP platform. This in itself is a massive topic that will be covered on its own, but it is worth taking a brief look at. When it comes to establishing a VoIP solution, your organization does not require much overhead — especially if that is a cloud delivered VoIP solution.
Before your organization can jump straight into a VoIP solution, there are a few steps and precautions to take. Depending on your needs and installation method, these general guidelines will vary. For example, while VoIP does not necessarily require the use of a physical desk phone, many will recommend the use of at least one IP Desk phone.
Before You Start
The most important aspect to ensure before transiting to VoIP is an ample internet connection. VoIP relies solely on your organization's internet connection to make calls, as your voice is converted into data packets and then sent through the internet. Without a stable and capable internet connection, users will experience lag, jitters and even dropped packets. You can check your speed here for VoIP capabilities.
VoIP calls use about 100kbps for one individual device. So, this means if your organization is going to utilize 10 VoIP lines, your internet must be capable of supporting 1,000kbps, or 1 Megabit per second (Mbps) data transfer simultaneously. The best way to do so would be to utilize a Network Test to measure Download Speeds, Upload Speeds to determine the Bandwidth of your connection. You can test your network and learn more here.
Purchase Necessary Devices
Now, VoIP does not require the direct use of IP Desk phones. However, it is generally recommended to employ at least one phone as a base for your solution. Some organizations might also simply like the idea of utilizing desk phones and providing each employee with their own station.
Specific IP Desk Phones made for VoIP exist, and can even be had for under $150. Some phones have even expanded beyond basic calling functionality, like Mitel's Smartphone integrated devices. However, your organization can still utilize existing analog phones if that is what you have on hand. ATA adapters can be used to convert standard analog phones into VoIP compatible devices, enabling your organization to reuse existing hardware and further cut costs. Be sure to check out our Mitel reviews if you are interested in devices that offer that advanced smartphone integration.
Shopping for a Solution
Now when it comes to transition to VoIP, the most difficult aspect of the entire process will be choosing the right provider for your organization. Fortunately, a large number of options exist and depending on the specific requirements of your organization you will find some providers a better fit than others.
Thankfully, we have an extensive list and comparison of different VoIP providers throughout our website. You can check our simple Business VoIP break down, and when you want to narrow down even further specifics, you could check out our head to head series in which we dig deep compare two providers closely. Be careful of settling on the first provider you come across, and be prepared to do your homework. Individual user reviews are one of the best ways to understand the capability and reliability of a solution, and we have a collected database on each individual provider throughout our website.
It can be a bit difficult to declare one specific solution as a clear winner over another. This can absolutely be said for the debate between a Traditional PBX and a more modern Business VoIP solution. Modern-day VoIP solutions have evolved greatly beyond their early days, and now represent an incredibly stable and cost-effective solution that just about any business can take advantage of. However, that does not mean that a more analog approach with a Traditional PBX is completely obsolete just yet. This rings especially true for large scale Enterprise organizations, particularly those with multiple locations around the globe.
Traditional PBX solutions still have their place, and when utilized in a hybrid approach with a hosted solution, can represent the best of both worlds for a business that is looking to keep absolute control of their business communications platform completely in house. However, the overall costs and maintenance associated with a traditional PBX solution makes them less and less desirable to teams of all sizes as time goes on. Business VoIP solutions truly hit that sweet spot of cost and functionality provided, offering many more modern features without the need for additional hardware or costs.
However, depending on the specific needs of your organization, read our guide for a complete understanding of what cloud PBX is.