8 deduções fiscais WFH que os trabalhadores remotos têm direito em 2025

Se você é um dos cerca de 22,5 milhões de trabalhadores norte-americanos que atualmente trabalham em casa, provavelmente está se sentindo muito satisfeito por economizar dinheiro em deslocamentos para o escritório e almoços na cidade.

No entanto, desde investir em cadeiras de escritório ergonómicas até cobrir os custos de viagens de negócios, trabalhar a partir de casa não é uma viagem gratuita. Felizmente, certos trabalhadores podem aliviar esta carga financeira reivindicando deduções fiscais sobre despesas relacionadas com o trabalho remoto – desde custos de escritório em casa até taxas de licença de software.

Se você estiver interessado em reivindicar dinheiro de volta nesta temporada de impostos, descrevemos algumas deduções fiscais importantes para trabalho remoto que você deve conhecer, antes de oferecer alguns conselhos práticos para ajudá-lo a registrar sua reclamação.

Quais trabalhadores remotos podem solicitar deduções fiscais?

Em 2025, a maioria dos trabalhadores independentes , incluindo freelancers, proprietários de pequenas empresas e prestadores de serviços independentes, poderão reclamar deduções fiscais para despesas relacionadas com o trabalho.

No entanto, a maioria dos funcionários W-2 formalmente empregados não são elegíveis para deduções de impostos federais , a menos que estejam empregados nos seguintes estados ou cidades: Califórnia, Illinois, Iowa, Massachusetts, Minnesota, Montana, New Hampshire, Nova York, Dakota do Norte, Pensilvânia , Dakota do Sul, Distrito de Columbia e Seattle.

Existem algumas exceções, no entanto. Os reservistas militares podem reivindicar o reembolso de impostos sobre despesas de viagem se viajarem mais de 160 quilômetros de casa para atividades de serviço, mesmo que sejam funcionários W-2. O Fair Labor Standard Act também declara que todos os funcionários dos EUA têm direito a reduções de impostos se os custos associados ao trabalho a partir de casa fizerem com que os seus rendimentos caiam abaixo do salário mínimo federal .

A quais deduções fiscais os trabalhadores remotos têm direito?

Se você está planejando reivindicar deduções fiscais, primeiro você precisa estar ciente das estipulações. Aqui estão algumas reduções de impostos comuns para as quais funcionários remotos são elegíveis:

1. Custos de escritório doméstico
2. Equipamento comercial
3. Despesas de viagem
4. Quilometragem do veículo
5. Refeições de negócios
6. Taxas de licença
7. Prêmios de seguro saúde
8. Contribuições de aposentadoria

1. Deduções de escritório doméstico

Você trabalha em home office? Nesse caso, você poderá deduzir uma parte das despesas de sua casa em sua declaração de imposto de renda. Essa redução fiscal é oferecida pelo governo para ajudar os trabalhadores remotos a compensar as despesas de manutenção do escritório em casa.

A redução de impostos é elegível para proprietários e locatários (desde que atendam aos requisitos do IRS) e pode ajudar a aliviar os custos de juros hipotecários, seguro residencial, aluguel, serviços públicos, impostos sobre a propriedade e muito mais.

Para ter direito à dedução fiscal do escritório em casa, os trabalhadores precisam usar o espaço do escritório em casa exclusiva e regularmente para fins comerciais. Isso significa que se você trabalha em uma sala com múltiplas finalidades – como um quarto, sala de jantar ou sala de estar – provavelmente não será elegível.

Seu escritório doméstico também precisará ser seu local de trabalho principal. Portanto, se você trabalha em casa apenas ocasionalmente, pode não se qualificar.

2. Equipamento comercial

Funcionários autônomos e elegíveis para W-2 também podem reivindicar deduções fiscais de até US$ 1.050.000 para equipamentos comerciais qualificados.

Os itens elegíveis incluem hardware como computadores, monitores e impressoras, móveis de escritório como mesas, cadeiras e suportes para laptop e produtos de papelaria como papel, organizadores de mesa e tinta para impressora.

No entanto, de acordo com o IRS, para ter direito ao incentivo fiscal você deve possuir todos os bens e poder usá-los por mais de um ano. A propriedade também deve ser usada para ganhar dinheiro ou contribuir para sua função, e você precisará explicar como isso é feito como parte de sua inscrição.

3. Despesas de viagem

Se o seu trabalho remoto exige que você viaje para locais diferentes e você não possui um veículo, você também poderá solicitar deduções fiscais sobre despesas de viagem. Dependendo do seu método de viagem, as despesas de viagem dedutíveis podem incluir taxas de transporte, como passagens de trem, ônibus ou avião.

No entanto, como acontece com todas as deduções fiscais, aplicam-se certas estipulações. A viagem que você solicita deve ser “fora de sua residência fiscal”, também conhecida como onde você realiza negócios, e requer pernoite. Você também precisará manter registros detalhados de suas viagens, incluindo informações sobre o propósito da viagem e os recibos de suas passagens.

4. Quilometragem do veículo

Se você viajar usando seu próprio veículo para viagens de negócios, também poderá solicitar o reembolso do imposto sobre a quilometragem do seu veículo. Esse benefício se aplica quer você esteja fazendo uma longa viagem entre estados ou cobrindo distâncias curtas dentro de sua própria cidade.

Você pode reivindicar usando a despesa real ocorrida ou usando a taxa de milhagem padrão do IRS. Para reivindicar durante o último, você precisará manter um registro das milhas percorridas e separar as distâncias pessoais e comerciais. A partir de 2025, a taxa padrão do IRS é de 70 centavos por milha para trabalhadores elegíveis.

No entanto, além das taxas de quilometragem, você também poderá reivindicar o reembolso de impostos sobre outros custos relacionados ao veículo, incluindo seguro, registro do veículo, manutenção, custos de estacionamento e taxas de pedágio.

5. Refeições de negócios

Seu trabalho exige que você coma regularmente fora de casa? Nesse caso, os trabalhadores remotos também têm direito a reclamar deduções fiscais nas refeições de negócios, em circunstâncias específicas.

De acordo com as diretrizes atuais do IRS, 50% do custo da refeição é dedutível . Mas para se qualificar, a refeição deverá ocorrer com clientes, clientes ou outros parceiros de negócios, ser consumida durante uma pernoite para fins comerciais ou ser fornecida durante reuniões de negócios ou eventos diretamente relacionados ao trabalho.

No entanto, as refeições para consumo pessoal ou de conveniência não estão abrangidas por esta dedução fiscal. Isso significa que se você fizer uma refeição no DoorDash em sua casa durante o horário de trabalho, infelizmente, você mesmo terá que cobrir o custo total.

6. Taxas de licença

Se estiver pagando por licenças diretamente relacionadas ao seu trabalho remoto, você poderá reivindicar deduções fiscais sobre essas taxas.

As licenças dedutíveis incluem licenças profissionais necessárias para trabalhar em profissões como medicina, direito ou contabilidade, licenças que as empresas precisam para operar e assinaturas de software necessárias para atividades de trabalho diárias, como Microsoft Office 365 ou Adobe Creative Cloud, por exemplo.

Resumindo, para que a licença seja dedutível fiscalmente, ela precisará estar diretamente relacionada ao seu trabalho remoto. Isto significa que licenças e assinaturas para uso pessoal, como assinaturas de revistas de estilo de vida ou atividades sociais e recreativas, não serão cobertas.

7. Prêmios de seguro saúde

O seguro saúde pode ser uma despesa enorme para os trabalhadores autônomos. Portanto, você provavelmente ficará aliviado ao saber que também poderá reivindicar descontos fiscais sobre prêmios de seguro saúde.

Se você for um trabalhador autônomo e usar um seguro saúde adquirido sob seu nome ou de sua empresa, poderá deduzir o custo dos prêmios de seguro saúde para você, seu cônjuge e seus filhos menores de 27 anos. , você não poderá reivindicar essa dedução se você ou seu cônjuge forem elegíveis para seguro saúde subsidiado pelo empregador, mesmo que optem por não se inscrever no plano da sua empresa.

Em 2025, o seguro saúde qualificado inclui seguro médico, certas coberturas qualificadas de cuidados de longo prazo e todos os prêmios do Medicare (partes A, B, C e D).

8. Contribuições para aposentadoria

Planejar o futuro é necessário, mas pode custar caro. Felizmente, certos trabalhadores podem reivindicar reduções de impostos sobre as contribuições para a reforma, para ajudar a aliviar o fardo financeiro do preenchimento do fundo de pensões.

Vários planos de aposentadoria são cobertos por essas deduções, incluindo o plano IRA de Pensão Simplificada de Funcionário (SEP), o plano Solo 401 (k) e o plano SIMPLE IRA. Os dois primeiros planos têm limites de contribuição de até US$ 66.000, enquanto o SIMPLE IRA é substancialmente menor, de US$ 15.000, ou US$ 19.000 se você tiver mais de 50 anos.

Se você é um funcionário que contribui para um plano de aposentadoria patrocinado pelo empregador, o dinheiro colocado nessas contas normalmente é pré-tributado, o que significa que reduz o lucro tributável automaticamente.

Como os trabalhadores remotos devem reivindicar deduções fiscais?

Se você acha que é elegível para algumas dessas isenções fiscais, mas ainda não solicitou uma, fique tranquilo. O processo é relativamente simples e não deve demorar muito, desde que você mantenha registros detalhados de suas despesas.

Primeiro, recomendamos o uso de um software fiscal dedicado para ajudá-lo a controlar dados importantes e garantir que você reivindique todas as suas deduções. Você também pode contratar um contador para gerenciar o processo se quiser garantir que todas as bases sejam cobertas.

Então, se você for um trabalhador autônomo, terá que reivindicar deduções fiscais na maioria das despesas comerciais com formulários fiscais do Anexo C (Lucro ou Perda de Negócios) e incluir impostos de trabalho autônomo no formulário do Anexo SE .

O processo será um pouco diferente para os funcionários tradicionais do W-2. Se você se enquadrar nesta categoria, terá que usar um formulário Anexo A (Deduções Itemizadas) para quaisquer deduções elegíveis, além de preencher declarações de impostos estaduais se o seu estado permitir deduções adicionais.

Quando os trabalhadores remotos devem reivindicar deduções fiscais?

Você deve tentar reivindicar essas deduções fiscais ao declarar seus impostos . Nos EUA, a temporada fiscal vai de 1º de janeiro a 15 de abril . Se você não conseguir cumprir o prazo de abril, também poderá solicitar uma prorrogação do pedido usando o Formulário 4868 . Se sua solicitação for aprovada, você terá até 15 de outubro para registrar suas deduções fiscais.

No entanto, os trabalhadores autônomos são obrigados a pagar impostos trimestralmente, com prazos para 15 de abril , 15 de junho , 15 de setembro e 15 de janeiro , por isso é importante estar ciente das datas antes de começar a preparar sua reivindicação.

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