O que é uma fatura pró-forma e como gerá-la?

Uma fatura pró-forma funciona como uma cotação ou estimativa, permitindo que você descreva os detalhes do pedido e garanta o pagamento adiantado antes de assumir o risco do envio. Mas se criada de forma inadequada, uma fatura pró-forma pode causar enormes dores de cabeça, atrasos e lucros cessantes.

Neste artigo, você aprenderá tudo sobre faturas pró-forma, desde o que são até como criá-las passo a passo. Você descobrirá os detalhes essenciais a serem incluídos, evitará erros amadores e usará faturas pró-forma para processar pedidos sem problemas sempre.

Quer você seja um pequeno vendedor de comércio eletrônico atendendo seus primeiros pedidos ou um gerente de exportação experiente, este guia tem o que você precisa. No final, você criará faturas pró-forma com confiança que impressionarão os compradores e acelerarão o comércio. Então vamos começar!

TLDR; O que é uma fatura pró-forma e como gerá-la?

• As faturas pró-forma são faturas preliminares que descrevem os detalhes do pedido proposto antes do envio
• Eles são usados ​​no comércio para definir termos, garantir pagamentos e agilizar a alfândega
• As pró-formas funcionam como cotações, enquanto as faturas finais cobram as mercadorias após a entrega
• As pró-formas exigem detalhes como quantidades, preços, método de entrega, taxas e condições de pagamento
• Os vendedores usam faturas pró-forma para reduzir o risco em pedidos de exportação e receber o pagamento adiantado
• Os compradores podem revisar e confirmar os custos antes de finalizar a compra
• As pró-formas tornam-se faturas finais assim que a remessa é enviada

Faturas pró-forma versus faturas padrão

As faturas pró-forma funcionam como cotações de preços, enquanto as faturas finais documentam a entrega real e exigem o pagamento. Legalmente, as pró-formas representam uma oferta contratual sujeita à aprovação do comprador, enquanto as faturas padrão funcionam como prova de venda das mercadorias recebidas.

As pró-formas fornecem estimativas pré-embarque para garantir pagamentos antecipados através dos termos acordados. As faturas padrão exigem pagamento pós-embarque para mercadorias que o comprador já recebeu de acordo com esses termos.

As pró-formas reduzem o risco através de termos acordados, mas carecem de recurso se não forem pagas. As faturas padrão comprovam o cumprimento dos termos pré-acordados com recurso legal caso não sejam pagas.

Juntas, as faturas pró-forma e padrão documentam formalmente o início ao fim das vendas, ao mesmo tempo que protegem o comprador e o vendedor. Você pode encontrar vários modelos de faturas pró-forma disponíveis online. Já ferramentas como o gerador de faturas gratuito do Freshbooks ajudam a criar facilmente faturas padrão.

O que é uma fatura pró-forma?

Uma fatura pró-forma é uma fatura preliminar enviada aos compradores antes do envio de mercadorias ou serviços. Ao contrário de uma fatura normal que exige pagamento, uma fatura pró-forma descreve os detalhes de um pedido para dar ao comprador tempo para confirmar e providenciar o pagamento antes do pedido ser enviado.

As faturas pró-forma são comumente usadas em pedidos comerciais e de exportação. Eles permitem que os exportadores definam os detalhes comerciais com o comprador e garantam o pagamento antecipado antes de assumir os riscos e a logística do envio.

Embora uma fatura normal seja uma fatura solicitando o pagamento de itens já entregues, uma fatura pró-forma é mais uma cotação ou estimativa detalhando o que o vendedor pretende enviar e os custos propostos, se o comprador concordar. Pense nisso como um formulário de pedido negociado antes da produção ou entrega.

Assim que o comprador aprovar a fatura proforma e fizer as alterações desejadas, ele enviará o pagamento com base nos detalhes proforma. O vendedor converterá então a pró-forma em uma fatura comercial final e enviará a mercadoria.

As faturas pró-forma acrescentam clareza antecipada aos pedidos e proteção aos vendedores que exigem depósitos. Também agilizam o processo aduaneiro, uma vez que os detalhes comerciais são estabelecidos antecipadamente. Por estas razões, as faturas pró-forma são uma prática padrão para exportações.

Detalhes principais em uma fatura pró-forma

Uma fatura pró-forma inclui todos os detalhes relevantes do pedido, do comprador e comerciais para documentar adequadamente a transação de exportação. Os principais detalhes incluem:

• Número/ID da fatura para rastreamento interno
• Nome do fornecedor, endereço, informações de contato
• Nome do comprador, endereço, informações de contato
• Descrições mais completas dos produtos
• Quantidades exatas sendo enviadas
• Preço unitário de cada item
• Lista detalhada exibindo custos
• Condições de pagamento e datas de vencimento
• Moeda da transação
• Incoterms declarando as responsabilidades do comprador/vendedor
• Método de envio e prazo de entrega
• Custos de seguro e frete
• Impostos e taxas aplicáveis
• Valor total devido pelo comprador
• Data de expiração da cotação
• Assinaturas do comprador e do vendedor

As faturas pró-forma ajudam a evitar surpresas no futuro, capturando todos os aspectos comerciais antecipadamente em uma cotação formal. Eles permitem que ambas as partes confirmem a logística, como custos de envio, impostos e entrega prevista, antes do pagamento.

Garantir detalhes precisos no pró-forma também acelera o faturamento final e o processo alfandegário posterior. O comprador ganha confiança ao saber exatamente o que está pagando e quando. Definir essas especificidades antecipadamente é fundamental.

Usos e benefícios das faturas pró-forma

As faturas pró-forma oferecem vários benefícios importantes:

Para comércio: As faturas pró-forma permitem que os exportadores definam transações, custos, termos e responsabilidades por escrito com antecedência. Isso reduz falhas de comunicação ou surpresas durante o envio.

Para cotação/estimativa: As pró-formas fornecem uma cotação formal descrevendo os preços e detalhes propostos. Os compradores podem confirmar o escopo e os custos por escrito, em vez de depender de discussões informais.

Para garantir o pagamento: Os vendedores podem exigir um depósito ou pré-pagamento com base na pró-forma antes da produção. Isso garante que eles não assumam custos até que o pagamento seja acertado.

Para desembaraço aduaneiro: Faturas pró-forma detalhadas aceleram o processamento alfandegário no país do comprador. Quando os funcionários aduaneiros conhecem antecipadamente os valores e detalhes, evitam atrasos nas remessas associados a valores subdeclarados.

Para gestão de propriedades: as faturas pró-forma permitem que os gestores de propriedades forneçam aos inquilinos uma estimativa detalhada dos custos antes de iniciar o trabalho. Isso permite que o inquilino revise e aprove despesas projetadas para manutenção, reparos ou reformas. Assim que o inquilino assinar a fatura pró-forma, o administrador da propriedade terá o compromisso de pagamento e poderá agendar a obra com segurança. As faturas pró-forma reduzem a confusão, estabelecendo um registro escrito claro do escopo e do custo dos serviços de gestão de propriedade . Eles também dão aos inquilinos visibilidade sobre as despesas projetadas para fins orçamentários

As faturas pró-forma também apoiam os compradores através da clareza sobre os custos, da flexibilidade para fazer alterações antes da finalização e da capacidade de providenciar financiamento ou abrir cartas de crédito com antecedência. No geral, as faturas pró-forma reduzem riscos e atrasos em cada etapa.

Criando uma fatura pró-forma

A criação de uma fatura pró-forma envolve:

Reunindo os detalhes necessários – Compile detalhes sobre o comprador, produtos/serviços, quantidades, custos, condições de venda, método de envio, data de entrega e impostos ou taxas.

Usando um modelo de fatura – Aproveite um modelo pró-forma para garantir a captura de todos os campos obrigatórios e linguagem jurídica. Muitos programas de contabilidade ou ferramentas de faturamento online fornecem modelos.

Personalização de campos do modelo – Preencha o modelo com detalhes da transação, termos comerciais, cálculos e totais. Descreva os produtos com clareza e defina quantidades, taxas e custos.

Revisão antes de finalizar – Verifique todos os detalhes comerciais, especificações, taxas e totais antes de enviar ao comprador. Peça a outra pessoa que revise também para detectar quaisquer erros.

Considere numerar as faturas e incluir limites de prazo – Numerar as faturas sequencialmente e incluir uma data de vencimento evita confusão e mantém as propostas organizadas.

No geral, as faturas pró-forma seguem um processo simples. O objetivo é garantir detalhes completos e precisos, formato profissional e pronta entrega ao comprador para análise e aprovação antecipada. Com uma abordagem organizada e revisão cuidadosa, as faturas pró-forma agilizam o processo de vendas de exportação.

Envio e recebimento de pagamento

Assim que a fatura pró-forma for finalizada, envie-a imediatamente ao comprador. Deixe claro que a próxima etapa é revisar todos os detalhes e providenciar o pagamento de acordo com os termos indicados.

Depois que o comprador aprovar a pró-forma, ele enviará o pagamento do depósito ou do valor total descrito. Somente após o recebimento do pagamento o vendedor deverá produzir ou enviar o pedido.

Ao enviar a mercadoria, o vendedor envia a fatura comercial final dos itens entregues com base no contrato pró-forma. A fatura final funciona como nota fiscal após a entrega.

Conversão de uma fatura pró-forma em fatura final

Ao converter uma fatura pró-forma em uma fatura final, verifique se há ajustes necessários:

• Se os custos reais de envio forem diferentes, atualize os custos de frete/seguro
• Se os impostos ou taxas forem mais altos, ajuste os totais de acordo
• Se as quantidades forem alteradas devido à produção, modifique os itens de linha
• Se o comprador solicitou alterações, aplique quaisquer créditos/alterações

Após incorporar quaisquer alterações aprovadas, converta a pró-forma em uma fatura comercial final:

• Atualize o título para “Fatura”
• Marque-o como cópia original, não duplicada
• Atualize quaisquer totais ou taxas, se ajustados
• Adicione a data da fatura e a data de vencimento do pagamento
• Nota “Fatura” substitui o pró-forma

Com essas etapas, o pró-forma se torna perfeitamente o documento de faturamento final.

Principais vantagens: o que é uma fatura pró-forma e como gerá-la?

Com grande risco vem uma grande recompensa. Para os exportadores, as faturas pró-forma são a chave para desbloquear essas recompensas globais com segurança.

Esses “formulários de proposta” preliminares reduzem o risco antecipadamente, alinhando-se com os compradores sobre custos, logística e pagamento antes de atender pedidos grandes. Chega de surpresas de última hora ou atrasos alfandegários!

Agora você está equipado com um guia completo para criar faturas pró-forma impressionantes que posicionam sua empresa como um exportador especializado. Você sabe quais detalhes definir, erros a evitar e etapas para executar com perfeição. Mais importante ainda, você entende exatamente como as faturas pró-forma protegem os lucros e aceleram as vendas.

O mundo espera. Os clientes dos seus sonhos em cantos distantes do globo o aguardam. Capture essas oportunidades munido de sua experiência em faturas pró-forma. Finalize cotações sem problemas, estabeleça depósitos, agilize a alfândega e gerencie clientes com confiança usando essas ferramentas comerciais essenciais. Apenas lembre-se: primeiro as pró-formas, depois os lucros. Agora vá prosperar nesses mercados! O que você está esperando?