O que é um SIRH (Sistema de Informação de Recursos Humanos)?

Se você já se perguntouo que é um HRIS, você está no lugar certo.

HRIS, ou Sistema de Informação de Recursos Humanos, é crucial no gerenciamento de departamentos de RH modernos.

É uma solução de software projetada para agilizar os processos de RH, reduzir a papelada e melhorar as operações diárias.

Pela minha experiência, as empresas que implementam o HRIS frequentemente observam aumento de produtividade, fluxos de trabalho mais tranquilos e melhor tomada de decisões.

As equipes de RH podem mudar seu foco de tarefas demoradas para iniciativas mais estratégicas. Interessado em como funciona e por que é uma virada de jogo?

Vamos nos aprofundar na compreensão do HRIS, seus tipos e como ele pode transformar sua organização.

O que é um SIRH (Sistema de Informação de Recursos Humanos)?

O Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) é um software que ajuda as empresas a centralizar e automatizar seus processos de RH.

Ele lida com tudo, desde dados de funcionários até folha de pagamento, conformidade, recrutamento e muito mais, reduzindo a necessidade de tarefas manuais de RH .

Quer você seja uma pequena empresa ou uma grande corporação, o HRIS pode ajudar a agilizar as operações e melhorar a eficiência.

Um HRIS é um banco de dados abrangente que armazena informações essenciais dos funcionários, facilita as tarefas de RH e garante que os dados estejam sempre acessíveis ao pessoal autorizado.

Essa abordagem centralizada de gerenciamento de RH permite um ambiente mais organizado, estruturado e orientado por dados.

A maioria dos sistemas HRIS pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de uma empresa, oferecendo recursos que vão desde manutenção de registros essenciais até análises avançadas.

Com um HRIS implementado, os dias de gerenciamento de RH por meio de planilhas e papelada interminável já se foram.

O sistema permite que as empresas automatizem tarefas repetitivas e minimizem erros humanos, aumentando a precisão e a eficiência nas operações do dia a dia.

Principais recursos de um HRIS

Um HRIS compreende funcionalidades que simplificam a gestão de RH e a tornam mais eficiente e melhor organizada. Aqui estão algumas das principais funcionalidades comumente encontradas em soluções HRIS:

• Gerenciamento de dados de funcionários:um HRIS armazena todas as informações relacionadas aos funcionários, como detalhes pessoais, histórico de trabalho, avaliações de desempenho e muito mais, em um local central. Isso torna o acesso e a atualização dos registros dos funcionários contínuos e eficientes.
• Integração da folha de pagamento:o software HRIS geralmente inclui funções de gerenciamento de folha de pagamento que automatizam cálculos de salários, deduções fiscais, bônus e outras formas de remuneração. Isso garante que os funcionários sejam pagos com precisão e dentro do prazo, reduzindo o risco de erros na folha de pagamento.
• Acompanhamento de conformidade:acompanhar as leis e regulamentações trabalhistas pode ser uma tarefa árdua. O software HRIS ajuda as empresas a permanecerem em conformidade, rastreando as mudanças regulatórias e garantindo que todos os dados necessários sejam registrados e armazenados adequadamente.
• Recrutamento e integração:os sistemas HRIS também agilizam o processo de contratação, permitindo que as equipes de RH publiquem vagas de emprego, rastreiem candidatos, agendem entrevistas e integrem novos contratados com eficiência. Isso garante uma transição tranquila para novos funcionários e permite que as equipes de RH gerenciem o processo de contratação do início ao fim dentro do sistema.
• Gestão de Desempenho:As soluções HRIS normalmente incluem ferramentas para monitorar e gerenciar o desempenho dos funcionários. Essas ferramentas permitem que o RH estabeleça metas, acompanhe o progresso e forneça avaliações de desempenho, tudo em um único sistema.
• Administração de benefícios:Outro recurso de um HRIS é o gerenciamento de benefícios dos funcionários, como seguro saúde, planos de aposentadoria e folga remunerada. O sistema garante que os benefícios sejam administrados corretamente e que os funcionários possam acessar as informações sobre os benefícios.
• Autoatendimento para funcionários:muitos sistemas HRIS oferecem portais de autoatendimento para funcionários, permitindo que eles acessem e atualizem suas informações pessoais, visualizem seus recibos de pagamento, solicitem folga e revisem opções de benefícios sem passar pelo RH.

Benefícios de usar um HRIS

Existem diversas vantagens em utilizar um SIRH na sua empresa. Estes incluem:

• Maior eficiência:automatizar tarefas repetitivas e centralizar o armazenamento de dados libera tempo para as equipes de RH se concentrarem em iniciativas mais estratégicas. Esta maior eficiência pode levar a poupanças de custos e a uma melhor alocação de recursos.
• Maior precisão dos dados:quando as informações de RH são gerenciadas manualmente, há sempre o risco de erros, como um erro de digitação no registro de um funcionário ou um contracheque mal calculado. Um HRIS minimiza esses erros ao automatizar a entrada de dados e cálculos, garantindo maior precisão.
• Melhor tomada de decisões:os recursos de análise de dados permitem que as equipes de RH gerem relatórios e insights a partir de métricas e tendências dos funcionários. Esses relatórios podem informar decisões sobre planejamento da força de trabalho, envolvimento dos funcionários e estratégias de retenção.
• Experiência aprimorada dos funcionários:com portais de autoatendimento e processos de RH simplificados, os funcionários podem acessar mais facilmente as informações necessárias, enviar solicitações e gerenciar seus dados. Isto leva a uma melhor experiência geral dos funcionários e reduz a carga da equipe de RH para gerenciar essas solicitações manualmente.
• Escalabilidade:quer você tenha dez ou 10.000 funcionários, as soluções HRIS são escaláveis ​​e podem crescer junto com o seu negócio. Eles oferecem flexibilidade para adicionar novas funcionalidades e se adaptar às novas necessidades da sua empresa.
• Risco de conformidade reduzido:Os sistemas HRIS ajudam as empresas a cumprir as leis e regulamentos trabalhistas em constante mudança, automatizando os relatórios e garantindo que toda a documentação necessária esteja atualizada.

Tipos de SIRH

Os sistemas HRIS podem variar amplamente em termos de escopo e funcionalidade.

Dependendo do tamanho e das necessidades específicas da sua empresa, você pode escolher entre diferentes tipos de sistemas HRIS.

Abaixo, detalharemos as três categorias principais de HRIS:

1. SIRH operacional

Os sistemas operacionais HRIS são projetados para lidar com tarefas administrativas, tais como:

• Manutenção de registros de funcionários
• Rastreamento de presença
• Monitoramento de tempo e presença
• Gestão de benefícios

Os sistemas operacionais HRIS concentram-se nos processos diários que mantêm um departamento de RH funcionando perfeitamente.

Eles são essenciais para manter as informações atualizadas dos funcionários e garantir que as funções essenciais de RH da empresa funcionem com eficiência.

2. HRIS tático

Os sistemas táticos HRIS são voltados para o gerenciamento de recrutamento, gerenciamento de desempenho e desenvolvimento de funcionários. Eles incluem ferramentas para:

• Recrutamento e acompanhamento de candidatos
• Gerenciando programas de treinamento
• Conduzindo avaliações de desempenho
• Planejamento de sucessão

Esses sistemas ajudam as equipes de RH a planejar e melhorar o desempenho dos funcionários.

Os sistemas táticos HRIS são preciosos para empresas que desejam construir um fluxo robusto de talentos e desenvolver sua força de trabalho por meio de treinamento e avaliação contínuos.

3. SIRH estratégico

Os sistemas estratégicos de HRIS concentram-se no planejamento de RH de longo prazo, como análise da força de trabalho e gestão de talentos. Os recursos geralmente incluem:

• Planejamento de sucessão
• Estratégias de retenção de funcionários
• Programas de desenvolvimento de liderança
• Análise da força de trabalho

As soluções estratégicas de HRIS beneficiam empresas que desejam alinhar seus objetivos de RH com sua estratégia de negócios de longo prazo.

Esses sistemas permitem que as empresas gerenciem proativamente sua força de trabalho, analisando tendências e planejando futuras necessidades de talentos.

Tabela de comparação de tipos de HRIS

Para ajudá-lo a entender como esses diferentes tipos de HRIS se comparam, aqui está um detalhamento de seus recursos e áreas de foco:

Como o HRIS pode transformar seu departamento de RH

A implementação de um HRIS pode mudar drasticamente a forma como o seu departamento de RH opera.

Desde a redução da papelada manual até a tomada de decisões baseadas em dados, um HRIS pode oferecer os seguintes benefícios:

• Processos automatizados:os departamentos de RH costumam ficar atolados em tarefas manuais e repetitivas. Um HRIS automatiza esses processos, liberando um tempo valioso para os profissionais de RH se concentrarem em iniciativas estratégicas.
• Dados centralizados:em vez de gerenciar informações em várias planilhas, um HRIS permite armazenar todos os dados relacionados aos funcionários em um sistema centralizado. Isso facilita o acesso às informações quando necessário e garante que os dados estejam sempre atualizados.
• Conformidade aprimorada:um HRIS rastreia requisitos regulatórios críticos e garante que sua empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas. Isso ajuda a evitar penalidades dispendiosas e questões legais.
• Maior envolvimento dos funcionários:Com acesso a portais de autoatendimento, os funcionários podem ter mais controle sobre suas informações, levando a maior satisfação e envolvimento no local de trabalho.
• Tomada de decisões baseada em dados:Os sistemas HRIS oferecem recursos poderosos de relatórios e análises que permitem que as equipes de RH rastreiem as principais métricas de desempenho e tomem decisões baseadas em dados. Isso pode ajudar a melhorar a retenção de funcionários, otimizar o planejamento da força de trabalho e melhorar o desempenho geral dos negócios.

Exemplo do mundo real: como um HRIS transformou nossos processos de RH

Por experiência própria, vi como a implementação de um HRIS pode transformar os processos de RH de uma empresa.

Em uma empresa anterior, tínhamos dificuldade em manter os registros dos funcionários atualizados e gerenciar a folha de pagamento com precisão.

Erros de cálculo eram comuns e o monitoramento da conformidade era uma dor de cabeça.

Após a implementação de um SIRH, vimos melhorias imediatas. A folha de pagamento foi automatizada, reduzindo erros e garantindo pagamentos pontuais.

Os registros dos funcionários foram centralizados, facilitando o acesso às informações aos gerentes.

O rastreamento da conformidade deixou de ser um problema, pois o sistema nos atualizava automaticamente sobre as mudanças regulatórias.

A equipe de RH tornou-se mais eficiente e os funcionários ficaram mais satisfeitos com a experiência.

Etapas para implementar um HRIS em sua empresa

Se você está pensando em adotar um HRIS para sua empresa, aqui estão as etapas para começar:

1. Identifique suas necessidades:determine quais processos de RH você deseja automatizar ou melhorar. Pode ser folha de pagamento, gerenciamento de dados de funcionários ou recrutamento.
2. Escolha o HRIS certo:pesquise diferentes sistemas HRIS e selecione aquele que atenda às suas necessidades e orçamento de negócios.
3. Prepare seus dados:reúna todos os seus dados atuais de RH, incluindo registros de funcionários, informações de folha de pagamento e documentos de conformidade.
4. Treine sua equipe:Garanta que sua equipe de RH e funcionários sejam treinados para usar o sistema HRIS de maneira eficaz.
5. Lançar e monitorar:após a implementação, monitore o desempenho do sistema e ajuste conforme necessário para garantir que ele atenda aos seus objetivos.

Conclusão

Se você está se perguntando o que é um HRISe como ele pode beneficiar sua empresa, agora você conhece seu impacto na simplificação dos processos de RH e na melhoria da eficiência geral.

Pela minha experiência, o uso de um HRIS transformou completamente a forma como lidamos com tudo, desde a folha de pagamento até o desenvolvimento dos funcionários.

É uma ferramenta que nenhum departamento de RH deveria prescindir, especialmente à medida que as empresas continuam a crescer e evoluir.

Perguntas frequentes

O que significa HRIS?

HRIS significa Sistema de Informação de Recursos Humanos. É uma plataforma de software que ajuda as empresas a gerenciar, organizar e agilizar suas funções relacionadas a RH.

Tradicionalmente, os departamentos de RH estavam sobrecarregados com papelada manual, planilhas e processos isolados, o que tornava o gerenciamento das informações dos funcionários complicado e propenso a erros.

Porém, com o advento do HRIS, todas essas funções podem ser tratadas digitalmente, tornando o processo mais eficiente e confiável.

Os sistemas HRIS armazenam todas as informações críticas dos funcionários em uma plataforma centralizada, garantindo que os dados sejam facilmente acessíveis e atualizados.

Essas plataformas podem gerenciar diversas tarefas de RH, desde integração de funcionários e avaliações de desempenho até administração de benefícios e monitoramento de conformidade.

Ao automatizar muitas tarefas repetitivas, um HRIS permite que os profissionais de RH se concentrem em iniciativas mais estratégicas e centradas nas pessoas, como o envolvimento e a retenção dos funcionários.

O sistema também garante a conformidade com as leis trabalhistas locais e nacionais, automatizando o rastreamento e a geração de relatórios, minimizando assim o risco de erro humano e possíveis problemas jurídicos.

O HRIS é vital para apoiar os departamentos de RH, fornecendo-lhes as ferramentas necessárias para desempenharem as suas funções de forma mais eficaz e eficiente.

Quais são os três tipos de HRIS?

Os sistemas HRIS podem ser amplamente categorizados em três tipos com base em sua funcionalidade e áreas de foco:

SIRH operacional

Os sistemas operacionais HRIS concentram-se nas operações diárias e nas tarefas administrativas que mantêm uma empresa funcionando perfeitamente.

Esses sistemas são usados ​​​​principalmente para registrar e rastrear dados de funcionários, frequência, folha de pagamento e gerenciamento de benefícios.

Um HRIS Operacional visa automatizar os processos básicos de RH para reduzir a carga administrativa do pessoal de RH.

Recursos de exemplo:manutenção de registros de funcionários, controle de tempo e presença, administração de benefícios.

Caso de uso:Um HRIS operacional pode ser usado em uma grande organização onde a equipe de RH precisa gerenciar centenas de funcionários e garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas.

HRIS tático

Os sistemas táticos HRIS são projetados para auxiliar as equipes de RH no recrutamento de funcionários, gerenciamento de desempenho e processos de desenvolvimento.

Estes sistemas beneficiam as empresas que procuram melhorar o envolvimento dos funcionários e desenvolver o seu conjunto de talentos através de avaliações de desempenho estruturadas, programas de formação e planeamento de sucessão.

Recursos de exemplo:recrutamento e rastreamento de candidatos, avaliações de desempenho, planejamento de sucessão e programas de treinamento de funcionários.

Caso de uso:Uma empresa focada no crescimento e desenvolvimento dos funcionários pode implementar um HRIS tático para monitorar o desempenho dos funcionários e criar oportunidades de avanço.

SIRH estratégico

Os sistemas estratégicos de HRIS apoiam o planeamento e a tomada de decisões de RH a longo prazo.

Eles fornecem ferramentas avançadas de análise e relatórios que ajudam as equipes de RH a alinhar sua força de trabalho com os objetivos estratégicos da empresa.

Esses sistemas permitem que as organizações prevejam suas necessidades futuras de RH, planejem a sucessão e implementem estratégias de gestão de talentos que impulsionam o sucesso dos negócios.

Recursos de exemplo: análise da força de trabalho, gestão de talentos, desenvolvimento de liderança e planejamento de sucessão.

Caso de uso:Uma empresa multinacional pode usar um HRIS estratégico para prever a demanda de mão de obra, identificar funcionários de alto potencial e planejar iniciativas de desenvolvimento de liderança para garantir o sucesso a longo prazo.

Cada tipo de HRIS aborda diferentes aspectos da gestão de recursos humanos, permitindo às empresas escolher a solução que melhor se adapta às suas necessidades e objetivos específicos.

O ADP é um sistema HRIS?

Sim, ADP (Automatic Data Processing) é um sistema HRIS. É uma das plataformas de software de RH mais conhecidas e amplamente utilizadas do mundo.

ADP fornece um conjunto abrangente de serviços que cobrem várias funções de RH, incluindo folha de pagamento, administração de benefícios, controle de tempo e presença, recrutamento e gerenciamento de conformidade.

O sistema HRIS da ADP é altamente personalizável, tornando-o adequado para empresas de todos os tamanhos, desde pequenas startups até grandes empresas.

Ele também se integra a outros sistemas empresariais, como software de contabilidade, permitindo o compartilhamento contínuo de dados e maior precisão entre departamentos.

A solução baseada em nuvem da ADP garante que os dados dos funcionários sejam acessíveis de qualquer lugar, o que é benéfico para empresas com equipes remotas ou distribuídas.

O sistema foi projetado para crescer junto com o seu negócio, fornecendo soluções escalonáveis ​​que podem se adaptar às mudanças nas suas necessidades de RH.

Os recursos críticos do ADP incluem:

• Processamento de folha de pagamento:automatiza os cálculos da folha de pagamento e garante a conformidade com as regulamentações fiscais.
• Monitoramento de tempo e presença:ajuda a monitorar as horas de trabalho dos funcionários e gerenciar agendas.
• Administração de Benefícios:Permite que os funcionários se inscrevam em programas de benefícios e gerenciem ofertas de benefícios.
• Gestão de conformidade:acompanha as mudanças regulatórias e garante que sua empresa cumpra as leis trabalhistas.

No geral, o ADP é um HRIS que pode agilizar muitos processos de RH, tornando-o uma solução ideal para muitas empresas.

HRIS é o mesmo que folha de pagamento?

Embora os sistemas HRIS e de folha de pagamento muitas vezes se sobreponham, eles não são iguais.

HRIS é um sistema mais amplo que abrange várias funções de RH. Ao mesmo tempo, a folha de pagamento é um componente específico do RH que trata exclusivamente do cálculo e distribuição dos salários e vencimentos dos funcionários.

Os sistemas HRIS gerenciam uma ampla gama de funções de RH, como:

• Gerenciamento de dados de funcionários:armazenamento e gerenciamento de registros de funcionários, como informações de contato, histórico de empregos e avaliações de desempenho.
• Recrutamento e Onboarding:Gerenciar o processo de contratação, desde a publicação de vagas de emprego até a integração de novos contratados.
• Acompanhamento de conformidade:Garantir que a empresa cumpra as leis e regulamentos trabalhistas.

Os sistemas de folha de pagamento, por outro lado, concentram-se especificamente em:

• Cálculo Salarial:Automatizando o cálculo do salário dos funcionários com base nas horas trabalhadas, horas extras, bônus e descontos.
• Retenção de impostos:Garantir que o valor correto do imposto seja retido dos contracheques dos funcionários.
• Depósitos Diretos:Distribuição de salários de funcionários por meio de depósito direto em suas contas bancárias.

Embora alguns sistemas HRIS incluam funcionalidade de folha de pagamento, nem todos os sistemas de folha de pagamento incluem recursos HRIS.

Por exemplo, uma empresa pode utilizar um fornecedor de folha de pagamento dedicado juntamente com um HRIS com foco no recrutamento e na gestão de desempenho.

Muitos sistemas HRIS modernos integram módulos de folha de pagamento para fornecer uma solução completa que abrange o gerenciamento de RH e o processamento da folha de pagamento, o que pode agilizar os fluxos de trabalho e reduzir as redundâncias.

HRIS é uma ferramenta abrangente que cobre múltiplas funções de RH, incluindo folha de pagamento, enquanto os sistemas de folha de pagamento são especializados em remuneração de funcionários.