O que é ERP? Planejamento de recursos empresariais explicado

Graças à crescente popularidade das soluções de negócios fornecidas na nuvem, mesmo as menores organizações podem obter acesso a soluções caras e esmagadoras que antes eram relegadas apenas às maiores empresas corporativas. A computação em nuvem transformou essas soluções caras e repletas de recursos de soluções volumosas que exigem hardware e gerenciamento no local, em ferramentas de negócios leves, fáceis de usar e acessíveis.

Juntamente com o VoIP empresarial e outras soluções, provavelmente a ferramenta mais importante para a transição para um modelo de Software como Serviço tem sido os aplicativos de Planejamento de Recursos Empresariais. No passado, as soluções de ERP eram caras e principalmente no local, em oposição a uma nuvem ou mesmo implantação híbrida, e exigiam uma equipe de TI para gerenciar tudo. Mas a nuvem tornou o ERP uma solução acessível até mesmo para as menores empresas, permitindo que equipes de todos os tamanhos aproveitem os insights fornecidos pelas ferramentas de ERP, revolucionando a maneira como as empresas operam.

Mas o que é ERP e sua empresa realmente precisa de outra assinatura de nuvem pairando sobre sua cabeça? Analisaremos de perto o que exatamente compõe uma solução de ERP, os benefícios que ela traz e tudo o que sua empresa precisa saber antes de ir para o fundo do poço.

O que é ERP?

Embora o nome em si possa parecer um pouco autoexplicativo, Enterprise Resource Planning, ele certamente não conta toda a história do ERP. Para tirar o básico do caminho: As soluções de Planejamento de Recursos Empresariais combinam todos os aspectos necessários para administrar um negócio em um único banco de dados centralizado. Dessa forma, sua empresa tem controle sobre todas as informações que compõem seus processos de negócios.

Mas, para realmente entender o que é uma solução de ERP, como ela funciona e como ela beneficiará seu negócio, primeiro precisamos nos familiarizar com os diferentes aspectos que se juntam ao administrar um negócio:

• Finanças
• Processamento de pedido
• Vendas e Marketing
• Recursos Humanos
• Fabricação
• Gestão da cadeia de abastecimento
• Gestão de relacionamento com o cliente
• Inteligência de negócios

Todas as informações que sua empresa precisará rastrear serão cobertas por uma solução ERP Se sua empresa estiver vendendo produtos diretamente aos clientes, é importante ter uma ferramenta para rastrear todas as informações relevantes sobre cada venda individual o processo de fabricação de seus produtos, uma ferramenta para rastrear esforços de marketing, processamento de pedidos, essencialmente tudo o que já listei acima.

Mas, em vez de tentar agrupar soluções diferentes, como um aplicativo para CRM e outro para rastrear esforços de marketing, sua empresa pode utilizar uma ferramenta de gerenciamento de recursos empresariais para combinar todos esses aspectos em uma plataforma única, integrada e perfeita.

Os Princípios Chave de uma Solução ERP

As soluções de Planejamento de Recursos Empresariais, obviamente, funcionarão de várias maneiras, dependendo do provedor e da solução específicos que sua empresa escolher. No entanto, existem alguns princípios básicos que se aplicam a praticamente todas as soluções de ERP existentes no mercado.

1. Um único banco de dados centralizado

No geral, o principal princípio abrangente das soluções de ERP é que elas coletam dados em um banco de dados centralizado. Não importa o que sua ferramenta de ERP esteja rastreando, ela sempre armazenará informações nesse banco de dados centralizado, que geralmente é acessível por várias equipes diferentes dentro de sua empresa.

A ideia é que, com todas as informações de que você precisa ao seu alcance, sua empresa agora possa desenvolver novas estratégias que aproveitem esse novo insight profundo. E com todos os departamentos utilizando o mesmo banco de dados central, você pode garantir que as informações sejam consistentes em todos os departamentos e campos — o banco de dados usado por vendas e marketing será exatamente o mesmo banco de dados utilizado pelo departamento financeiro.

2. Personalize com módulos

Além de um banco de dados centralizado, sua empresa ganha muita flexibilidade sobre como deseja configurar sua solução de ERP. Veja, os aplicativos ERP usam diferentes “módulos”, que permitem que sua empresa personalize a solução para atender às suas necessidades diretas.

Um módulo abrangerá um aspecto específico do negócio, por exemplo, finanças do seu negócio ou esforços de vendas e marketing. Dependendo do que sua empresa faz, existem diferentes módulos que podem ser incluídos para construir a solução perfeita. Os módulos geralmente serão vendidos como opções individuais ou até mesmo como pacotes para indústrias específicas.

3. Flexibilidade para atender às suas necessidades

Voltando ao meu exemplo de vendas, se sua empresa vende produtos para clientes, seus módulos de ERP incluem vendas, marketing, fabricação, gerenciamento da cadeia de suprimentos e gerenciamento de relacionamento com o cliente. Mas se sua empresa estiver no setor de reparos, isso exigiria módulos como tíquetes de helpdesk, processamento de pedidos e não tanto gerenciamento de vendas ou cadeia de suprimentos.

Isso fornece à sua empresa a flexibilidade de adaptar a solução às suas necessidades exclusivas, permitindo que sua empresa faça alterações rapidamente à medida que as coisas se desenvolvem. E como essas soluções se enquadram no guarda-chuva SaaS (não confundir com UcaaS ou CpaaS), você pode esperar um aplicativo leve, mobilidade, flexibilidade, integrações e um ambiente livre de manutenção. Combine isso com a flexibilidade dos módulos e sua empresa pode mudar o foco de forma rápida e fácil para a mudança.

Módulos para procurar

Portanto, como foco central de uma solução de ERP, é importante entender os diferentes módulos mais comumente incluídos nessas ferramentas e que tipo de informação eles rastreiam e exibem. Às vezes, os módulos são vendidos individualmente e, às vezes, você pode encontrá-los empacotados, como Vendas e Marketing podem vir juntos.

Dependendo do provedor que você escolher, sua milhagem pode variar. Mas, queríamos dar uma olhada em alguns dos módulos mais comuns incluídos nas ferramentas de ERP e identificar os tipos de informações que eles rastrearão e disponibilizarão.

• Finanças e Contabilidade

Bastante auto-explicativo, um módulo de contabilidade ajudará sua empresa a gerenciar todas as suas finanças e transações. Esses módulos geralmente terão contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e uma contabilidade geral do negócio. Isso ajuda todos os departamentos de sua empresa a obter uma visão mais profunda dos aspectos financeiros da empresa para orientar decisões mais fundamentadas quando se trata de gastos ou economias.

• processamento de pedido

Para empresas que lidam com pedidos, as soluções de ERP ajudarão as equipes a obter uma visão mais profunda de todo o processo de atendimento de pedidos. Este módulo geralmente rastreará a entrada de pedidos, verificação de crédito, preços, estoque, remessa, análise de vendas e relatórios relacionados. Acompanhe todo o processo e reconheça onde melhorias podem ser feitas.

• Vendas e Marketing

Se sua empresa vende produtos diretamente aos clientes, um módulo que rastreia os esforços de vendas e marketing pode ser enorme. Acompanhe todo o processo, incluindo consultas de clientes, cotações existentes, bem como diferentes pedidos, faturas, campanhas de e-mail, campanhas por telefone ou qualquer outra forma que sua empresa esteja alcançando os clientes. Não deve ser confundido com um módulo de CRM, mas os dois funcionam em conjunto.

• Recursos Humanos

Qualquer empresa com um departamento de Recursos Humanos se beneficiaria muito de um módulo de RH em sua solução de ERP. Este módulo ajudará sua empresa a rastrear qualquer coisa relacionada a recrutamento, integração, folha de pagamento, benefícios, aposentadoria, gerenciamento de diversidade, rescisão, bem como históricos pessoais de funcionários, habilidades e capacidades, bem como salários.

• Fabricação

Claro, para qualquer negócio que lida com a fabricação de produtos ou mercadorias, é imperativo estar atento a todo o processo. Com um módulo de fabricação, as soluções de ERP podem rastrear e monitorar todas as etapas do desenvolvimento do produto, incluindo ordens de serviço, programação, capacidade, controle de qualidade, materiais, além de gerenciar o fluxo de trabalho geral.

• Gestão da cadeia de abastecimento

De maneira semelhante a um módulo de fabricação, as soluções de ERP podem rastrear e gerenciar todos os aspectos da cadeia de suprimentos. Separados em diferentes subprocessos, esses módulos rastrearão a presença do cliente, entrada e atendimento de pedidos, distribuição de pedidos, pagamentos e faturamento de clientes, bem como aplicações em dinheiro, deduções, cobranças e até mesmo configuração e armazenamento de produtos.

• Gestão de Relacionamento com o Cliente

Embora existam soluções de CRM independentes, a grande maioria das soluções de ERP incluirá um portal de gerenciamento de relacionamento com o cliente para integrar perfeitamente todos os aspectos do seu negócio sob o mesmo teto. Esses módulos se concentrarão principalmente em vendas, marketing e atendimento ao cliente. O benefício é a integração direta com os outros aspectos de sua solução ERP, como manufatura e cadeia de suprimentos, para entender verdadeiramente cada etapa do processo e fornecer o melhor suporte possível. Você pode conferir nosso blog de CRM para saber mais sobre a relação entre soluções de CRM e ERP.

• Gerenciamento de projetos

Entenda como utilizar melhor as diferentes equipes e especialidades dentro do seu negócio por meio de módulos de gerenciamento de projetos integrados à sua solução ERP. As ferramentas de gerenciamento de projetos permitirão que sua empresa identifique melhor as equipes e departamentos equipados para lidar com problemas ou projetos específicos e acompanhe o progresso ao longo do caminho para garantir que tudo esteja funcionando sem problemas. Novamente, aproveite outras informações de ERP para uma decisão mais fundamentada.

Recursos e capacidades a serem procurados

Assim como qualquer outro aplicativo em nuvem, nem todas as soluções de ERP serão feitas da mesma forma. Embora possa ser difícil obter informações sem falar com um representante de vendas, geralmente há um bom número de recursos que sua empresa deseja observar ao comprar uma solução de ERP.

Além dos módulos, é claro, esses recursos podem ajudar uma solução a se adequar melhor às necessidades específicas do seu negócio e vale a pena considerar antes mesmo de se aprofundar nos módulos fornecidos e oferecidos com cada solução.

• Mobilidade e acesso remoto

A mobilidade é uma chave absoluta na era moderna da computação em nuvem. Funcionários e equipes estão sempre em movimento, e agora temos dispositivos sempre conosco, telefones e tablets, que permitem que os usuários acessem suas ferramentas e soluções de negócios mesmo quando não estão no escritório.

O mesmo deve ser dito para uma solução de ERP – seus funcionários devem poder acessar as informações valiosas fornecidas por essa solução mesmo quando não estiverem no escritório. Seja por meio de aplicativos de celular e smartphone, ou acesso remoto por meio de um laptop ou outro computador, é importante buscar uma solução de ERP que permita que sua empresa se mantenha informada, mesmo em trânsito.

• Integrações de terceiros

Assim como a mobilidade, as integrações de terceiros rapidamente se tornaram um padrão para serviços fornecidos em nuvem. As integrações, alimentadas por APIs, nos permitem conectar soluções e ferramentas separadas, permitindo que as equipes obtenham ainda mais informações ao conectar bancos de dados e informações anteriormente isolados. As integrações ajudam a preencher as lacunas, pois as soluções de ERP combinam informações sob o mesmo teto.

A capacidade de integrar outras ferramentas ao seu ERP apenas reforça o poder dessas ferramentas. As integrações também nos ajudam a economizar tempo, em vez de ter que passar de janela em janela para encontrar as informações certas, tudo estará localizado diretamente no mesmo banco de dados do ERP.

• Segurança

Como as soluções de ERP foram originalmente destinadas a grandes empresas que precisam controlar suas enormes quantidades de dados e informações, naturalmente as soluções foram criadas com a mais alta segurança em mente. Uma solução de ERP pode percorrer um longo caminho para fornecer informações que sua empresa nunca poderia ter recebido antes, mas se esse banco de dados for quebrado, isso pode significar a ruína para seus negócios.

Garanta sempre que qualquer solução em nuvem, muito menos um sistema ERP, tenha a melhor segurança e criptografia, bem como conformidade com HIPAA, possível para garantir que suas informações permaneçam protegidas.

• Costumização

Um benefício quase garantido das soluções de ERP é a simples personalização possibilitada, graças à forma como os sistemas ERP operam. Ao escolher diferentes módulos, sua empresa pode personalizar sua plataforma para melhor atender às suas necessidades. Se sua empresa não fabrica nenhum produto, por que se preocupar com um módulo de fabricação?

Mas indo ainda mais longe, algumas soluções de ERP permitem que sua empresa personalize módulos com recursos e recursos específicos para rastrear e registrar informações de várias maneiras diferentes, os usuários podem às vezes personalizar fluxos de trabalho e alavancar automações para simplificar seu trabalho. Quanto mais personalização, mais poder sua empresa ganha sobre seus dados.

• Relatórios e painéis

É claro que as soluções de ERP são projetadas para exibir seus dados em um local centralizado, portanto, naturalmente, relatórios e painéis seriam fornecidos para essas plataformas. No entanto, isso não necessariamente conta toda a história. Algumas soluções de ERP vão além das exportações padrão de PDF e planilhas do Excel para representar dados e, em vez disso, utilizam ferramentas avançadas de relatórios, geralmente incluindo recursos visuais como gráficos e tabelas.

Algumas soluções possibilitam a geração de demonstrativos e relatórios financeiros com base na região geográfica e localização. Você deseja procurar painéis que forneçam informações detalhadas em diferentes níveis, incluindo todo o negócio, todo o departamento ou específico do funcionário.

• Capacidades Sociais

A mídia social é praticamente um grampo de nossas vidas neste momento, a maioria de nós está constantemente em pelo menos uma ou mais plataformas de mídia social. E isso não é diferente para as empresas. Clientes e clientes estão entrando em contato com os canais de mídia social para obter assistência, e as marcas devem aproveitar as mídias sociais não apenas para suporte, mas também para marketing.

Os recursos sociais em uma solução de ERP permitirão que sua empresa crie um banco de dados e rastreie quaisquer interações sociais que possa ter com clientes e clientes - isso pode ser tanto no lado do marketing quanto do CRM. métricas como o envolvimento do cliente, incluindo curtidas, compartilhamentos e rede de amigos, menções à marca on-line e praticamente todas as interações sociais com o público.

Os benefícios de uma solução ERP

Se você ainda não descobriu, há uma lista bastante considerável dos benefícios que uma solução de ERP trará ao seu negócio. Com um local centralizado para armazenar e acompanhar as enormes quantidades de dados de sua empresa, toda a sua equipe pode obter uma visão muito mais profunda de toda a empresa.

As informações coletadas pelo seu ERP podem ajudar sua empresa a gerenciar departamentos de forma mais eficaz, entender e acompanhar todo o processo de fabricação, reconhecer onde podem estar falhas no departamento de atendimento ao cliente ou entender como otimizar melhor os diferentes fluxos de trabalho e processos. Mas isso não é tudo. Em poucas palavras, esses são alguns dos maiores benefícios que uma solução ERP pode proporcionar ao seu negócio.

• Percepção e compreensão de negócios bastante aprimoradas com informações em tempo real de toda a empresa a partir de relatórios gerados. Cubra todos os aspectos da sua empresa desde o momento em que um cliente entra em contato com sua empresa até o momento em que o produto é enviado do seu depósito. Semelhante à análise preditiva, as soluções de ERP ajudam sua empresa a obter uma compreensão profunda de diferentes processos de negócios, gastos e orçamentos e muito mais, todos localizados em um aplicativo.
• Reduza os custos operacionais da sua empresa com essa visão abrangente de toda a empresa. Reconheça e identifique diferentes aspectos do seu negócio que podem ser melhorados, reduzidos ou simplesmente alterados para maximizar melhor os lucros e reduzir custos. No geral, obtenha uma compreensão profunda de onde e como melhorar seus negócios com conhecimento avançado em todas as etapas do processo. Um único banco de dados também reduz a necessidade de treinamento adicional e integração em mais de uma solução.
• Promova a colaboração dentro e entre os departamentos . Com uma solução de ERP instalada, equipes e departamentos podem trabalhar em conjunto com locais de dados integrados. Em vez de ter equipes e departamentos operando de forma independente, as soluções de ERP permitem a colaboração removendo esses limites entre as equipes, permitindo que elas façam referência cruzada e colaborem juntas.
• Melhore a eficiência e a produtividade dos negócios não apenas com um local centralizado para todas as informações relevantes, mas também com a simplicidade e facilidade de uso que as soluções SaaS geralmente oferecem. Máquinas individuais não exigem mais licenças individuais, sua empresa não precisa mais de um departamento de TI para manter e configurar a solução, e uma experiência de usuário perfeita em todos os departamentos garante facilidade de uso e menos treinamento necessário.
• Reduza o risco de negócios e melhore a segurança com uma solução de ERP. Com todos os seus dados trancados atrás de uma porta, as soluções de ERP podem ajudar a manter tudo seguro, pois geralmente são equipadas com firewalls, controles de restrição, controles de conformidade e outros padrões de processos regulatórios. A maioria das soluções de ERP também fornecerá permissões de usuário, gerenciáveis ​​pelos administradores, para ajudar a manter olhos indesejados longe de determinados conjuntos de dados ou módulos. No geral, as soluções de ERP serão bem fechadas e seguras, com as ferramentas para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar os dados mais confidenciais.
• Capacite sua empresa para fazer previsões precisas e previsões futuras. A grande quantidade e profundidade das informações coletadas por uma solução de ERP permitirão que seu negócio forme novas estratégias, previsões precisas e previsões futuras. Com uma visão aprofundada de cada aspecto e processo do seu negócio, as decisões podem ser tomadas com uma ideia muito mais forte de como o futuro pode se desenrolar.

As desvantagens e armadilhas

No geral, alavancar um sistema ERP permite que sua organização obtenha uma compreensão total de todas as informações e dados necessários para rastrear e gerenciar praticamente todos os aspectos do negócio. O poder dessas soluções não é algo garantido, e há uma razão pela qual muitas, muitas empresas e pequenas empresas confiam e tiram proveito de uma solução de ERP.

No entanto, isso não quer dizer que os sistemas ERP não tenham suas próprias falhas. Assim como qualquer solução em nuvem, existem erros que podem ser cometidos facilmente. A grande quantidade de informações coletadas por si só pode facilmente ser esmagadora para equipes menores, sem mencionar o quão caras essas soluções podem ser e quanto tempo o processo de integração levará. Felizmente, as soluções fornecidas na nuvem ajudam a reduzir esses pontos problemáticos, mas eles ainda existem até certo ponto.

1. A personalização pode ser limitada em determinados cenários, como a falta de recursos dentro de um módulo ou até mesmo a falta de módulos específicos para um processo de negócios específico — isso dificultaria a adaptação da solução às necessidades de sua empresa. Por outro lado, muita personalização também pode ser uma desvantagem, com equipes menores ficando sobrecarregadas com a grande quantidade de opções e módulos disponíveis. Sem uma forte compreensão da personalização, sua empresa não terá uma forte compreensão da solução e das informações que ela pode fornecer, levando a mais dores de cabeça e problemas.
2. O custo pode ser um fator importante que limita a acessibilidade do ERP. Embora as soluções fornecidas na nuvem estejam disponíveis e as soluções geralmente possam ser personalizadas para atender às necessidades e ao orçamento do seu negócio, a realidade é que as soluções de ERP podem ser caras, com soluções a partir de alguns milhares de dólares, faturadas anualmente. Se sua equipe for pequena ou limitada em escopo, o investimento pode não valer a pena.
3. A implantação e a integração podem levar muito tempo, mesmo com soluções fornecidas na nuvem. O tempo que sua empresa leva para integrar completamente a solução de ERP, treinar a equipe, integrar todos os departamentos e processos e para que os funcionários se familiarizem com a solução pode facilmente superar os benefícios e o investimento inicial necessários. Tempo é dinheiro e, às vezes, o tempo gasto em uma nova solução não vale o custo.
4. Equipes e departamentos independentes que desejam permanecer independentes podem, em geral, reduzir a eficácia da solução ERP da sua empresa. Se as equipes hesitarem em compartilhar informações e utilizar a solução ERP para rastrear e gerenciar seus processos de negócios, haverá um buraco no sistema geral da empresa, levando a mais problemas potenciais. Seus departamentos precisam querer usar a solução ERP para que ela seja realmente eficaz.
5. Um potencial pesadelo de segurança pode ocorrer se a solução ERP da sua empresa não estiver devidamente protegida. Com todas as informações e gerenciamento de negócios localizados sob o mesmo teto, isso adiciona muita conveniência, mas também pode levar a uma violação maciça se o sistema for atacado. Se sua solução não estiver atualizada com os patches e atualizações mais recentes, estiver mal configurada e protegida ou as permissões do usuário não estiverem configuradas corretamente, sua solução de ERP pode ser um gateway para informações críticas de sua empresa. Caramba, até mesmo os serviços VoIP podem ser atacados, então é imperativo que sua empresa mantenha tudo, especialmente o ERP, atualizado.

A linha inferior

Anteriormente limitada apenas às maiores empresas corporativas, as soluções de ERP agora se tornaram muito mais acessíveis e acessíveis até mesmo para as equipes de pequenas e médias empresas, graças ao benefício dos serviços fornecidos na nuvem. Como uma solução SaaS, os aplicativos ERP estão se tornando muito mais flexíveis e simples de adotar, trazendo ainda novos benefícios de mobilidade e flexibilidade.

No final do dia, os benefícios da utilização de um sistema ERP podem superar drasticamente o custo inicial e o tempo necessário para estabelecer uma solução, desde que sua empresa reserve o tempo adequado para aprender o sistema. As soluções de ERP simplesmente oferecem uma visão aprofundada de cada informação e gerenciam cada parte de cada processo de sua empresa, permitindo que sua equipe otimize sempre que necessário.