O Guia do Iniciante para o PABX Virtual

Os sistemas de telefonia comercial não precisam ser tão caros quanto você já pode supor. Também não precisa ser tão inacessível quanto possa parecer. Existem várias opções para escolher, mas você deseja aproveitar ao máximo seu sistema de PBX virtual ou hospedado.

Eles são mais baratos do que os sistemas telefônicos PBX no local, são mais fáceis de funcionar e fazem automaticamente o trabalho para o qual você normalmente precisaria de uma equipe de TI. Para garantir que você entenda como eles funcionam, reunimos este guia.

O que é VoIP?

A tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) é usada para possibilitar a comunicação empresarial pela Internet. VoIP, também conhecido como Internet Telephony, converte vibrações de voz em sinais digitais comprimidos que se traduzem em pacotes de dados. Simplificando, você está usando a Internet para fazer e receber chamadas, chamadas de vídeo e textos. Poderíamos continuar falando sobre VoIP, mas isso exigiria um artigo inteiro – para mais informações, confira nosso glossário VoIP!

O que é PABX Hospedado?

Hosted PBX é um sistema de telefonia poderoso que utiliza uma conexão com a Internet em oposição ao serviço telefônico padrão. Um PBX IP padrão é usado para transferir chamadas da Internet (IP) para a rede telefônica pública comutada (PSTN). Uma troca de agência privada virtual pode ser considerada uma versão mais econômica; como não há nenhum hardware envolvido, é tudo virtual e hospedado pelo provedor de serviços.

Por que é tão difícil encontrar informações no PBX hospedado?

Se você é um novo empresário, esta pode ser a primeira vez que você ouve falar de PABX Virtual. Se você está no jogo há algum tempo e precisa cortar custos ou está interessado em um sistema mais amigável, isso fornecerá informações suficientes para tomar uma decisão com base no que melhor se adequa à sua empresa.

Você deve ter notado, após muitas pesquisas extensas no Google, que as empresas estão mais interessadas em vender seus produtos e destacar seus recursos de assinatura, em vez de fornecer uma visão geral de como os sistemas de PABX virtual funcionam.

Vamos detalhar o que você precisa saber sobre sistemas de PABX Virtual, por que eles são importantes, principais recursos e provedores de serviços respeitáveis.

NOTA: Você encontrará muitos nomes diferentes para sistemas de PABX virtual enquanto pesquisa. Não deixe que isso o confunda. Você verá termos como “Cloud PBX” e “Hosted PBX”. Os três estão falando da mesma coisa!

PABX virtual x PABX local

O que você costuma nos encontrar dizendo é que não existe um sistema completo e completo que faça o que você quiser e que você precisa escolher o que é melhor para o seu negócio. Para pintar a imagem mais clara possível, vamos detalhar os prós e contras dos sistemas PBX virtual e local.

Como você pode ver, as soluções de PBX no local atendem a organizações maiores que podem pagar o hardware e a equipe de TI. Mas para uma equipe pequena, um PBX virtual oferece aproximadamente os mesmos recursos por uma fração do custo. Se você ainda não tiver certeza ou quiser uma análise mais aprofundada sobre qual sistema PBX é melhor para você, aqui está uma análise detalhada do PBX local versus VoIP hospedado.

Benefícios dos sistemas de PABX virtual

Agora vamos nos aprofundar um pouco mais nas vantagens dos sistemas telefônicos PBX virtuais. Tudo isso se resume a cortar custos; no entanto, existem alguns recursos muito interessantes de integração, automação e personalização que fazem com que os sistemas de PBX virtuais valham o investimento.

• Os PABXs virtuais fazem todo o trabalho para você, simplificando a operação de empresas de qualquer tamanho com a sensação profissional até mesmo dos maiores players.
• Os PBXs virtuais permitem que até mesmo o gerente de negócios com menos conhecimentos técnicos personalize seu sistema telefônico.
• As empresas podem ativar e desativar facilmente qualquer recurso de PBX por meio de um aplicativo em seu smartphone ou portais de gerenciamento online.
• As baixas taxas mensais ajudam a reduzir significativamente os custos, eliminando a necessidade de um grande investimento em custos de hardware, cabeamento do escritório e uma equipe de TI.
• Como os sistemas de telefonia virtual não exigem um processo de instalação de hardware caro para adicionar novas linhas telefônicas, as empresas podem atualizar a plataforma de maneira rápida e fácil.

Ferramentas e recursos de automação

Aqui você encontrará alguns dos muitos recursos que os sistemas PBX virtuais oferecem. Sim, todos são importantes e, sim, você deve considerar o que faz mais sentido para sua empresa ao escolher um provedor.

Recurso de correio de voz para e-mail

Se você é o tipo de chefe que está sempre em movimento, deseja um sistema que lhe dê a opção de enviar mensagens de voz automaticamente para seu telefone ou outros dispositivos móveis. Por quê? Se você estiver em uma reunião com alguém e estiver esperando uma ligação importante, poderá verificar discretamente suas mensagens sem interromper ninguém.

Menus de telefone

Você quer que seus clientes/clientes não tenham medo de ligar para você, pensando que serão colocados em espera ou serão constantemente direcionados para o departamento errado. Com menus simples, você pode direcionar qualquer pessoa que ligue para onde precisa estar.

Atendentes automáticos

E se ninguém estiver por perto para atender o telefone? Você quer que seu cliente/cliente fique esperando? Você sabe que quando atende o telefone não ouve nada além de reclamações sobre o tempo de espera.

Os atendentes automáticos podem direcionar os clientes/clientes para as secretárias eletrônicas ou fornecer as informações necessárias para ligar de volta ou resolver problemas específicos por conta própria.

Fila de chamadas, encaminhamento, gravação

A fila de chamadas permite que os usuários permaneçam na linha enquanto você está ocupado com outra pessoa, em vez de fazê-los desligar e ligar de volta, potencialmente esquecendo que ligaram em primeiro lugar. O encaminhamento de chamadas permite direcionar clientes/clientes para outro número de telefone, portanto, se você estiver fora do escritório, poderá permanecer em contato constante.

A gravação de chamadas é bastante autoexplicativa. Permite gravar chamadas e armazená-las como arquivos digitais. Combine isso com o software de CRM e você poderá criar bancos de dados de clientes/clientes mais desenvolvidos.

Ponte de Conferência

Uma chamada em ponte de conferência permite que um grande grupo de pessoas participe de chamadas telefônicas. Os serviços telefônicos tradicionais não permitem mais do que três pessoas em uma linha a qualquer momento. Ao contrário do PABX tradicional, essas chamadas podem atender centenas de pessoas ao mesmo tempo.

Esta é uma opção de conferência mais prática para grandes empresas, mas certamente ser capaz de falar com mais de duas pessoas ao mesmo tempo é um luxo para a maioria de nós.

Como escolher um provedor

Há toneladas de opiniões sobre qual provedor é o melhor. Já disse e repito: você precisa saber o que é certo para o seu negócio para tirar o máximo proveito do seu sistema de PABX virtual. Aqui estão alguns critérios gerais a serem observados ao explorar suas opções:

Custos envolvidos

Os custos geralmente são baratos porque a rede usada pelo sistema telefônico já está instalada. Você pode esperar uma taxa inicial menor em oposição a um sistema PBX local e, em seguida, taxas mensais adicionais.

Os complementos naturalmente aumentarão o preço, mas em comparação com a contratação de uma equipe de TI e os custos de hardware, você pode esperar algumas economias. Mesmo que você seja uma grande empresa estabelecida e precise reconectar o escritório para oferecer suporte a um sistema VoIP, os custos devem permanecer mais baixos.

Alguns sites dizem que o custo médio de um sistema PBX local é de cerca de US$ 1.000 por usuário. Esse número aumentará ou diminuirá dependendo do tamanho do seu negócio. Os grandes são mais propensos a obter um acordo, enquanto os menores podem pagar mais.

Os sistemas de PBX virtuais ganham vantagem a longo prazo. Os custos iniciais podem ser altos dependendo do tamanho do seu negócio. Se você for grande, precisará de ferramentas caras de roteamento de chamadas que possam dar suporte ao sistema sem problemas. Se você estiver no lado menor, os custos serão mínimos.

Quando você está pronto, todo o trabalho duro não está mais em suas mãos; ele é transferido para o seu provedor de internet. Isso significa que não há taxas de manutenção ou contratação de uma nova equipe.

Qualidade e confiabilidade da rede

A confiabilidade da rede é extremamente importante por vários motivos. Seu sistema de PBX virtual depende inteiramente de quão bem sua rede funciona. Se o seu roteador não puder lidar com a carga de trabalho que um sistema de PBX virtual colocará nele, talvez você não aproveite ao máximo o serviço.

Se sua rede falhar, você perderá o acesso aos seus telefones. Independentemente do tamanho, a confiabilidade da rede deve ser uma prioridade.

Recursos incluídos

Como dito anteriormente, os sistemas PBX virtuais virão com vários recursos, todos relacionados ao que você pode fazer com seus telefones. Você deve conhecer sua empresa antes de pagar por recursos que talvez não precise. Isso ajudará você a evitar esses erros comuns de migração para a nuvem.

Se você é uma pequena empresa, as teleconferências podem não ser a sua praia. Se você acordar com toneladas de mensagens de voz, procure um sistema que as organize e as torne facilmente acessíveis. Não compre uma Ferrari pelo consumo de combustível.

Opções de suporte

Você quer que seu provedor se orgulhe de seu suporte ao cliente. Muitos lugares oferecem ótimas opções, mas você quer alguém determinado a resolver qualquer problema que surja na primeira chamada – quando e onde quer que seja.

Um lugar que salta para fora é Nextiva. Sua equipe de suporte está disponível por telefone, e-mail e chat. Em seu site, eles se gabam de que 95% de suas chamadas de suporte são atendidas no segundo toque com pouco ou nenhum tempo de espera. Procure empresas que tenham todas essas opções. Nesse caso, mais é mais – não menos.

Confira essas seis histórias de suporte ao cliente indo além.

Integrações disponíveis

As integrações de terceiros também devem ser consideradas muito ao escolher um provedor. Se o seu escritório for executado no Google ou Microsoft Office, encontre um provedor que faça o mesmo.

Aqui está um exemplo: VoIP pode se integrar com soluções de CRM. Quando um agente de suporte atende a uma chamada telefônica, seu sistema VoIP empresarial integrado automaticamente puxa a entrada de CRM relacionada para aquele chamador. Com a ajuda do seu sistema IVR, os agentes não terão que percorrer janelas e tentar encontrar as informações corretas, perdendo tempo ao telefone.

Isso resolve as chamadas com menos problemas, custos mais baixos e maior satisfação do cliente.

O PABX Virtual tem recursos valiosos

Nosso guia apenas arranha a superfície quando se trata de serviços de PBX virtual. O preço e os recursos variam de acordo com o tipo de negócio que você está operando. Falar diretamente com os provedores pode fornecer mais informações sobre como o PABX virtual pode atender às suas necessidades de negócios e uma conversa direta pode levar os provedores a tentarem se sobrepor para chamar sua atenção.

Confira nosso gráfico de comparação interativo para obter informações mais detalhadas sobre qual provedor de PBX hospedado é ideal para você.