Por que a contabilidade é essencial para startups: principais benefícios e práticas recomendadas

O que é contabilidade?

Introdução à Escrituração Contábil

Manter contas é a etapa mais básica que envolve documentar todas as compras, vendas, recebimentos e pagamentos de uma empresa de maneira consistente. É semelhante a ter um registro diário de cada centavo que entra ou sai do negócio, isso inclui vendas, compras, despesas entre outros. Isso inclui organizar os dados e apresentá-los de forma apropriada. Isso pode ser feito por meios manuais ou aplicativos de computador. A escrituração contábil permite registros precisos e atualizados, que são essenciais para a conformidade e ajudam uma startup a avaliar sua saúde financeira.

Compreendendo a contabilidade

O registro e a manutenção de informações comerciais são conhecidos como escrituração contábil. Por outro lado, a contabilidade trata da análise e interpretação desses registros para compreender a saúde financeira de uma organização. Por outras palavras, ajuda a avaliar o quadro total das actividades empresariais utilizando todos os registos contidos nos livros de actividades, o que é muito significativo para o planeamento, previsão e outras medidas de controlo empresarial. A imagem resultante é utilizada pelos contabilistas para a preparação de relatórios financeiros e auditorias, para orçamentação e para aconselhar sobre como os custos podem ser reduzidos.

Escrituração contábil manual vs. automatizada

Para uma pequena empresa, fazer a contabilidade por conta própria pode funcionar, mas apresenta o risco de erros humanos e consome muito tempo. Esta é uma das limitações da escrituração manual quando se considera software para sistemas contábeis, pois garante que haja poucos ou nenhum erro de entrada de dados, que as informações sejam atualizadas e que as leis não sejam violadas. De referir ainda que estes sistemas são capazes de fornecer informação instantaneamente, o que significa que as decisões são tomadas com base em dados reais no menor tempo possível.

Importância de uma boa contabilidade para startups

A maioria das novas empresas em fase inicial considera as práticas de contabilidade não apenas como uma necessidade, mas como uma arma estratégica que ajuda a impulsioná-las para os seus objectivos. Aqui estão as razões pelas quais a contabilidade é significativa para empresas emergentes:

Clareza Financeira para Tomada de Decisões

A contabilidade eficaz apresenta aos fundadores o estado das finanças da sua empresa, o que torna possível fazer escolhas razoáveis. Startups com bons livros são capazes de medir como os resultados reais se comparam aos orçamentos, prever e controlar o fluxo de caixa e os custos. Por exemplo, um esforço mais realista de medir o fluxo de caixa permite aos fundadores tomar uma decisão sobre quando devolver os lucros ou quando salvá-los em tempos difíceis.

Confiança do Investidor e Due Diligence

Uma coisa é ter fé nos sistemas financeiros que operam numa start-up e outra é ter confiança nos sistemas financeiros que operam numa start-up. Numa ronda de financiamento, as restrições de economias limpas e desordenadas no livro de ações assinado nas nuvens fornecem a prova de que a start-up é operada de forma ordenada, o que é importante na angariação de fundos.

Os investidores realizam a devida diligência na compilação das demonstrações financeiras e declarações fiscais e todas as projeções associadas do negócio. Startups que mantêm registros consistentes, estratégicos e detalhados têm maiores chances de conseguir investidores, pois retratam o respeito pelos recursos dos investidores e a consideração pelo futuro.

Cumprimento dos Requisitos Legais e Fiscais

Sem dúvida, as empresas emergentes têm uma série de obrigações legais e fiscais que devem cumprir. A contabilidade adequada garante que todos os registros estejam em ordem e completos, simplificando assim o processo de declaração de impostos, reduzindo assim quaisquer penalidades.

Por exemplo, ao fornecer recibos suficientes e outros documentos necessários, as startups estão em posição de obter certas deduções permitidas, optimizando assim a sua posição fiscal, o que leva a benefícios de custos, mantendo-se saudáveis ​​em termos das leis fiscais do IRS.

Identificando oportunidades de crescimento

Quando as startups tiverem registros financeiros bem organizados, elas estarão em posição de identificar áreas potenciais de crescimento. Eles avaliariam suas vendas, custos e lucros ao longo do tempo e determinariam em qual produto ou serviço enfatizar e em qual reduzir. Quais produtos vendem mais, quais incorrem em mais custos ou qual é a tendência do mercado. Os números contábeis falam sobre as vendas e seus custos, bem como os princípios de crescimento potencial do mercado varejista, e isso permite planejar o crescimento.

Registros financeiros essenciais para startups

Em consonância com tal fato, manter registros financeiros básicos também é importante para os novos empreendimentos, pois é para operações, procedimentos de conformidade legal e até mesmo eventos futuros. Em outras palavras, deixe isto explicar os documentos básicos que toda nova empresa deve possuir:

1. Extratos bancários

Um extrato bancário ilustra todas as negociações que ocorreram em torno de uma conta bancária específica durante um determinado período, que geralmente é de um mês. Estratégias de prevenção são empregadas por meio do acesso regular a extratos bancários para que as startups possam monitorar receitas, identificar transações redundantes e controlar eficazmente a saída de dinheiro. Por exemplo, a reconciliação mensal garante que as transações nos registos correspondem aos valores provisionados pelo Banco para elas. Isto é fundamental para a orçamentação e a gestão financeira em geral.

2. Extratos de cartão de crédito

Os usuários de cartão de crédito empresarial recebem extratos de cartão de crédito para enumerar o uso do cartão para compras. A análise destas declarações ajuda as jovens empresas a não gastarem demasiado em custos operacionais e também a observarem o fluxo de caixa e quaisquer potenciais atividades fraudulentas. Avaliar a utilização do cartão de crédito, por exemplo, permite identificar tendências nas despesas, o que ajuda no planeamento orçamental e na redução de custos de forma mais eficaz.

3. Contas e faturas

Todas as faturas e contas referem-se a dinheiro devido ou recebido pela empresa. As faturas são enviadas aos clientes da empresa solicitando dinheiro, enquanto as contas são enviadas à empresa solicitando o pagamento. Todas as pequenas empresas são obrigadas a realizar o agrupamento desses documentos para ter controle das entradas e saídas de caixa, da gestão de fornecedores, bem como da devida escrituração para fins de cumprimento fiscal.

4. Recibos

Os recibos desempenham um papel fundamental na documentação das despesas no decorrer da operação empresarial. Navegar na confusão de recibos, tanto físicos como eletrónicos, pode ajudar as jovens empresas a auditar as suas deduções e a proteger-se contra perdas resultantes de despesas que de outra forma não seriam reclamadas. Por exemplo, os recebimentos de despesas significativas também podem ser úteis nos casos em que a empresa pretende reclamar uma garantia para o artigo ou devolver o próprio artigo aos fornecedores, protegendo assim a empresa de incorrer em custos adicionais que não foram planeados.

5. Demonstrações Financeiras

As demonstrações financeiras detalham o desempenho financeiro do negócio durante um período especificado e são cruciais para determinar a saúde financeira. Estas consistem nas seguintes declarações principais;

• Demonstração de resultados: No período definido, declara as receitas geradas pela operação do negócio, as despesas incorridas e o lucro ou prejuízo resultante auferido nesse período.
• Balanço Patrimonial: Fornece um resumo dos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa em um determinado momento, a fim de indicar sua posição financeira.
• Demonstração do Fluxo de Caixa: É o registro que indica as entradas e saídas de caixa da organização e também é muito importante para a gestão da liquidez e para garantir que as atividades do dia a dia da organização estejam em andamento.

6. Formulários fiscais e documentos comprovativos

Os formulários fiscais incluem quaisquer documentos apresentados ao IRS para relatar receitas, deduções e passivos. Documentos de apoio como recibos, faturas e extratos verificam os dados relatados. A documentação fiscal adequada garante a conformidade, permite deduções e constrói credibilidade junto aos investidores e partes interessadas.

7. Registros de contas a pagar e a receber

Refere-se ao registro de saldos pendentes e dinheiro devido pelos clientes. A gestão eficiente de contas a pagar e contas a receber fortalece o fluxo de caixa e permite a gestão adequada de fornecedores e pagamentos pontuais, levando à eficiência nas atividades financeiras. Esses registos são úteis no dia a dia nas atividades financeiras e, mais importante ainda, servem para criar uma base para um maior crescimento, bem como para a adesão regulamentar no futuro.

Benefícios da contabilidade em uma startup

A implementação de práticas contábeis sólidas traz inúmeros benefícios que vão além da simples manutenção de registros. Veja como uma contabilidade eficaz pode impulsionar as startups ao sucesso:

1. Eficiência Organizacional

Um dos principais benefícios que a manutenção de contas traz para uma empresa iniciante é que ela ajuda a manter todos os registros financeiros bem organizados. Quando houver alguma informação pertinente que precise ser recuperada; Essa organização auxilia na preparação de relatórios, orçamentos e no cumprimento de todas as obrigações fiscais e legais. Por exemplo, se os registros forem mantidos adequadamente, é fácil para uma startup recuperar rapidamente certas informações sobre suas finanças e, assim, voltar a tomar decisões, bem como criar relatórios novamente sem mais atrasos.

2. Orçamento e previsão simplificados

Ao utilizar a manutenção precisa de registros, as empresas orientadas para o crescimento, como as startups, são capazes de desenvolver orçamentos precisos e definir objetivos alinhados com suas estratégias de crescimento. Eles analisam os seus históricos de despesas e receitas para ajudá-los a definir metas realistas e otimizar recursos, a fim de evitar quaisquer défices. Por exemplo, uma empresa iniciante na área tecnológica pode ser capaz de planejar os orçamentos estimados e quanto mais recursos buscará para investimentos adicionais, rastreando os custos, um processo conhecido como controle de despesas.

3. Clareza financeira para due diligence

A contabilidade cria a infraestrutura para a transparência nos dados primários, o que começa a ser muito importante para um negócio iniciante quando há necessidade de captar um investimento externo. Na maioria dos casos, os controladores internos e externos exigirão este nível de detalhe operacional mesmo durante a fase inicial de investimento. Relatórios sobre o aspecto financeiro aos potenciais investidores tendem a conquistá-los e, como resultado, construir profissionalismo e confiança, melhorando seu valor.

4. Conformidade e mitigação de riscos

Para continuarem a existir, as novas empresas têm de aderir a diversas leis fiscais e outras regulamentações. Boas práticas contábeis ajudam a reduzir as chances de ocorrência de erros nas declarações fiscais e auxiliam na minimização das penalidades. Por exemplo, a manutenção adequada de registos de recibos e faturas para vários fins comerciais ajuda as empresas no processo de avaliação fiscal, permitindo-lhes demonstrar despesas fiscais, reduzindo assim a sua exposição fiscal sem violar qualquer legislação fiscal.

5. Escalabilidade e configuração de sistemas

Ótimas práticas de contabilidade dão às startups a oportunidade de criar processos que sejam flexíveis o suficiente para acomodar as operações em expansão da empresa. Por exemplo, as startups podem personalizar aplicativos de contabilidade para fins específicos e combiná-los com sistemas de gerenciamento de estoque e relacionamento com o cliente. À medida que crescem, esses sistemas se adaptam, permitindo um acompanhamento financeiro eficiente sem a necessidade de revisões significativas.

6. Tomada de decisão baseada em dados

É por meio da análise financeira que a contabilidade permite que as startups tomem decisões sobre processos de dados. A análise das tendências de receitas, despesas e lucratividade ajuda as jovens empresas a saber quais áreas precisam ser melhoradas, onde investir e como utilizar os recursos de forma eficaz. Por exemplo, uma startup com um modelo de assinatura pode avaliar os dados de desgaste do cliente para melhorar os esforços de marketing.

7. Atrair e reter investidores

Uma contabilidade bem estruturada exige controles internos que ajudem a atrair investidores e também a mantê-los. Isto cria um ciclo positivo onde os fundadores, depois de prepararem relatórios financeiros de forma consistente, oportuna e precisa, começam e são capazes de liberar capital adicional dentro e fora da empresa, ganhando assim a confiança dos fornecedores de capital.

8. Saúde financeira a longo prazo

Continuando com os procedimentos contábeis de rotina, as empresas podem projetar suas entradas e saídas de caixa, gerenciar suas obrigações e evitar a tomada de decisões de negócios erradas. O acompanhamento regular do desempenho financeiro ajuda-os a preparar-se para choques externos, a gerir o seu runway (o período que têm antes de ficarem sem fundos) e a tomar medidas corretivas para garantir que permanecem solventes.

Contratação vs. terceirização de contadores

No decorrer do desenvolvimento de uma startup, seus aspectos contábeis mudam. A seleção de contadores internos ou empresas externas depende do estágio do negócio, do orçamento e da complexidade das necessidades financeiras.

Terceirização nos estágios iniciais

No novo ambiente de empreendimento, geralmente é mais fácil e menos dispendioso realizar a terceirização do que contratar funcionários em tempo integral. Essas startups podem utilizar profissionais externos para determinadas áreas de tarefas, como contabilidade, sem incorrer no custo de contratação de uma pessoa em tempo integral. Como a terceirização é mais flexível, é mais fácil para a startup contratar recursos “sob demanda” para habilidades específicas, como trabalho fiscal ou de compliance.

Benefícios da terceirização:

• Economia de Custos: Torna a contabilidade um custo variável, uma vez que incidem cobranças apenas pelo serviço utilizado.
• Acesso à experiência: contadores externos têm experiência em vários setores, fornecendo informações valiosas.
• Escalabilidade: As empresas terceirizadas podem ajustar os serviços com base nas necessidades do negócio, apoiando o crescimento sem um custo fixo.

Quando contratar contadores internos

À medida que a procura por serviços de contabilidade aumenta, torna-se apropriado que as start-ups contratem um contabilista interno, ou provavelmente uma pequena equipa. Geralmente, as start-ups olham para isto quando atingem limites de receitas substanciais, estão à procura de rondas de investidores ou a gestão financeira precisa de recursos para as atividades do dia-a-dia.

Benefícios da contratação interna:

• Foco Dedicado: Os contadores internos estarão atentos e auxiliarão nas necessidades da startup e mais ainda serão úteis para as atividades financeiras diárias.
• Envolvimento Estratégico: Startups com essas equipes têm suas habilidades de análise de dados financeiros aprimoradas, promovendo assim uma tomada de decisão rápida e eficiente.

Contabilidade Fracionária

Neste modelo denominado contabilidade fracionária, as startups podem contratar cargos profissionais de alto nível de COO, controladores, etc. em caráter temporário. Pode funcionar para empresas que precisam de orientação na situação estratégica financeira, mas não conseguem contratar pessoas em tempo integral.

Principais métricas de contabilidade de inicialização a serem conhecidas

Compreender métricas contábeis específicas ajuda as startups a monitorar a saúde financeira, definir metas realistas e atrair investidores. Aqui estão as métricas essenciais para cada startup:

1. Taxa de queima

A taxa de consumo é definida como a taxa de utilização do dinheiro todos os meses, principalmente no caso de negócios em desenvolvimento. Uma taxa de consumo excessiva pode sinalizar aos investidores que a Empresa terá de garantir financiamento adicional muito em breve. Por exemplo, se um novo empreendimento tem uma taxa de pára-quedas de US$ 50.000 e tem US$ 500.000 no banco, suas vulnerabilidades de caixa são líquidas de dez meses. Isso significa que o negócio fechará dentro de dez meses devido ao esgotamento do caixa se a taxa de consumo for consistente em US$ 50.000 por mês.

2. Receita Diferida

A receita diferida é o pagamento recebido por bens e serviços ainda não prestados. As startups que possuem um modelo de assinatura frequentemente mantêm um registro da receita diferida, pois é um passivo até a entrega do serviço. Por ser bem monitorado, auxilia na elaboração de previsões corretas e na gestão dos fluxos de caixa.

3. Métricas de Contas a Pagar (AP) e Contas a Receber (AR)

As métricas de AP se concentram na eficácia e rapidez com que uma startup paga seus fornecedores, enquanto as métricas de AR mostram a eficácia com que a startup obtém o dinheiro de seus clientes. Dias de vendas pendentes (DSO) e período médio de pagamento são exemplos de métricas que mostram a eficácia da visualização de um fluxo de caixa. Ao otimizar os processos de AP e AR, as startups sempre desfrutam de um fluxo de caixa mais tranquilo e de melhores relacionamentos com fornecedores e clientes.

4. Taxa de crescimento da receita

Este índice mede o aumento da receita durante um período de tempo escolhido. Estas taxas de crescimento atraem a atenção de potenciais investidores, pois significam procura e capacidade de expansão. O crescimento da receita é medido para determinar até que ponto as práticas comerciais eficazes foram implementadas e como será provável o desempenho no futuro em relação a tais práticas.

Melhores práticas de contabilidade para startups

A aplicação das melhores práticas ajuda as startups a manter registros financeiros precisos e a tomar melhores decisões de negócios.

1. Siga os padrões GAAP

O uso dos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) ajuda qualquer empresa a ter relatórios financeiros sólidos e transparentes. A adesão às práticas compatíveis com GAAP ajuda a ganhar a confiança dos investidores e a cumprir as obrigações legais.

2. Implemente um sistema de contabilidade antecipadamente

O uso de um sistema de contabilidade, por exemplo, QuickBooks ou Xero, facilita o fluxo de trabalho e o gerenciamento financeiro, oferecendo um centro único para rastreamento de despesas, relatórios e gerenciamento de faturamento. Estas ferramentas de gestão permitem fazer uma análise informada por parte destas startups para qualquer expansão que prevejam.

3. Escolha entre caixa e contabilidade de exercício

Com a contabilidade de caixa, as transações são registradas à medida que o dinheiro é recebido ou desembolsado. Pelo contrário, no caso da contabilidade de exercício, as despesas e as receitas são registadas no momento em que são incorridas e auferidas, respetivamente. Em comparação com a contabilidade baseada em caixa, esta última segue os princípios do GAAP e fornece uma imagem melhor dos lucros de uma nova empresa a longo prazo, favorecendo assim o surgimento de novos negócios.

4. Use ferramentas automatizadas para eficiência

A automatização dos processos contabilísticos reduz a incidência de erros e evita a necessidade de entradas manuais excessivas, permitindo mais tempo aos proprietários para se concentrarem em atividades que promovam o seu crescimento. As conexões com outras empresas (como folha de pagamento ou CRM) também facilitam a eficiência no rastreamento e relatórios de transações.

Melhor software de contabilidade para startups

Na escolha do software a ser utilizado, devem ser considerados as necessidades, o orçamento e a projeção de crescimento da startup. Aqui estão alguns dos mais frequentes:

• QuickBooks Online: um dos softwares de contabilidade online mais populares, desenvolvido para pequenas e médias empresas. Ajuda os usuários a gerenciar suas finanças, fornecendo ferramentas para acompanhamento de receitas e despesas, gerenciamento de folha de pagamento e geração de relatórios financeiros.
• Xero: O Xero possui uma interface amigável ao mercado e se conecta a mais de 800 aplicativos de negócios. Isso o torna ótimo para start-ups que desejam trabalhar com outros contadores sem medo de distância.
• FreshBooks: Melhor para startups baseadas em serviços, FreshBooks simplifica o faturamento, o controle de despesas e o controle de tempo, tornando mais fácil para as startups gerenciar o faturamento do cliente.
• Zoho Books: Uma solução de contabilidade completa, porém básica, adequada a todas as pequenas empresas que não desejam gastar muito em tecnologia contábil pode ser facilmente encontrada no Zoho Books. Esses aplicativos simplificam a tarefa de estender os sistemas de gerenciamento financeiro, automatizando as atividades de rastreamento finanças, gerando relatórios financeiros e ligando os sistemas aos bancos para obter informações financeiras em tempo real.

Essas plataformas automatizam o rastreamento financeiro, geram relatórios e sincronizam com contas bancárias, fornecendo às startups insights financeiros precisos e atualizados.

A contabilidade automatizada é uma opção para startups?

Recomenda-se que esse esforço seja aliado à contabilidade automatizada para empresas iniciantes. A automação em Startups, a exemplo do que é oferecido por soluções baseadas em nuvem como QuickBooks e Docyt, permite estimativas para acompanhamento de despesas, gerenciamento de contas a pagar e receber e avaliação de informações financeiras em tempo real. Além de mais eficiente, a automação minimiza o risco de erros na gestão dos elementos financeiros. Ajuda a garantir a conformidade, a gestão de caixa e ajuda a empresa a se concentrar no que é mais importante.

Conculsão

Em resumo, uma contabilidade eficaz é vital para o crescimento das startups, oferecendo clareza financeira, conformidade e confiança dos investidores. Registros organizados e ferramentas automatizadas simplificam o gerenciamento, ajudando os fundadores a tomar decisões informadas e a se concentrar na expansão. Uma contabilidade sólida não envolve apenas números – é um ativo estratégico para o sucesso a longo prazo.

Biografia do autor:
Sajjad Hussain é um escritor habilidoso e especialista em SEO off-page com experiência em contabilidade. Com paixão por criar conteúdo envolvente e otimizar a visibilidade online, Sajjad ajuda marcas a fortalecer sua presença digital por meio de SEO estratégico e redação criativa.