Zoho WorkDrive: uma solução colaborativa de gerenciamento de arquivos para simplificar seus dados

Todas as empresas — não importa quão pequenas ou grandes sejam — precisam de armazenamento confiável e plataformas de colaboração para operar com eficiência. Embora você tenha muitas boas opções para ambos, é difícil encontrar uma plataforma que ofereça ambas as funcionalidades sob o mesmo teto.

Entre no Zoho WorkDrive, uma plataforma de armazenamento e colaboração em nuvem que simplifica seus dados, oferecendo-lhes armazenamento seguro em nuvem e ferramentas de colaboração em um só lugar.

Vamos explorar o Zoho WorkDrive em detalhes e descobrir o que o torna uma ótima plataforma de colaboração e armazenamento de arquivos.

O que é o Zoho WorkDrive?

O Zoho WorkDrive é uma plataforma de colaboração e armazenamento de arquivos baseada em nuvem que permite que as equipes armazenem, compartilhem e trabalhem juntas facilmente em arquivos em tempo real.

Ele foi lançado como substituto do Zoho Docs há alguns anos para servir como plataforma de armazenamento subjacente para seu conjunto de aplicativos de escritório e produtividade. E durante esse tempo, várias mudanças foram feitas na plataforma.

A última parcela vem na forma de WorkDrive 4.0. O WorkDrive 4.0 traz uma série de novos recursos em diferentes facetas, incluindo interface do usuário, administração de dados, integração de terceiros e muito mais, para acompanhar as crescentes necessidades de um ambiente de trabalho híbrido.

O Zoho WorkDrive está disponível para dispositivos móveis e computadores.

Em que o Zoho WorkDrive pode ajudá-lo?

Sendo uma plataforma de colaboração e gerenciamento de arquivos, o Zoho WorkDrive permite que você faça muito mais do que armazenar arquivos. Isso é possível graças ao seu conjunto diversificado de recursos, que inclui o seguinte:

Colaboração em equipe

Uma das melhores coisas do WorkDrive é a colaboração em equipe. O WorkDrive faz isso usando Pastas de equipe, que permite que os membros de uma equipe carreguem documentos em uma única pasta para disponibilizá-los a todos na equipe ao mesmo tempo. Dessa forma, os usuários não precisam enviar arquivos por e-mail individualmente e acompanhar as pessoas posteriormente.

Da mesma forma, se alguém da equipe fizer alterações em qualquer arquivo em uma pasta da equipe, o WorkDrive alertará todos sobre o mesmo por meio de notificações, para que estejam sempre atualizados com as alterações e não precisem verificar o espaço de vez em quando então eles mesmos ativamente.

Como forma de manter todos os arquivos e documentos do projeto organizados, o WorkDrive permite que os administradores do espaço de trabalho criem subpastas dentro de uma pasta da equipe. É algo que grandes organizações podem usar para categorizar arquivos por departamento. Os administradores também podem definir permissões de acesso para cada membro da equipe para limitar seu acesso ao conteúdo da pasta.

Por fim, todo espaço de trabalho do WorkDrive possui uma Lixeira na pasta da equipe para manter todos os arquivos e documentos seguros. Dessa forma, sempre que alguém da equipe apaga um arquivo ou pasta, ele vai para a Lixeira. Dessa forma, existe a opção de recuperá-lo se for necessário posteriormente ou quando alguém da equipe o excluir acidentalmente.

Acesso ao poderoso pacote Office da Zoho

Quando as equipes se inscrevem no WorkDrive, elas também obtêm acesso ao Zoho Office Suite. O Zoho Office Suite é um conjunto de ferramentas para ajudar as equipes no trabalho de escritório. Inclui três ferramentas: Writer, Sheet e Show. Todos os três oferecem uma interface limpa e fácil de usar e fornecem uma variedade de modelos para acelerar o trabalho e trabalhar mesmo quando você estiver offline.

Além disso, cada ferramenta oferece várias outras funções úteis, como o modo de escrita focada no Zoho Writer, funções predefinidas e personalizadas no Zoho Sheet e várias opções de design e animação no Zoho Show.

Combinado com o WorkDrive, isso não apenas auxilia as equipes nas tarefas de escritório, mas também as ajuda a manter seus arquivos em cada uma delas em um único local. Como resultado, fica mais fácil para os membros da equipe colaborar em tempo real, coletar feedback e publicar seu trabalho para que todos possam ver.

Espaço de trabalho colaborativo

WorkDrive leva a experiência de colaboração para o próximo nível. Ele oferece a capacidade de criar um espaço de trabalho colaborativo onde você pode trabalhar com colegas sem convidá-los para uma pasta de equipe. Da mesma forma, também simplifica o compartilhamento de arquivos com indivíduos ou outras equipes na plataforma, o que, por sua vez, torna a colaboração mais eficiente.

Como várias pessoas podem trabalhar em um arquivo ao mesmo tempo, isso pode resultar em várias cópias do mesmo arquivo. Isso pode tornar a identificação do arquivo original um processo desafiador e tedioso. Mas, felizmente, o WorkDrive oferece suporte ao histórico de versões, para que os membros da equipe possam acessar todas as diferentes versões de um arquivo, compará-las e reverter para uma versão anterior quando necessário, sem problemas.

Em linha com isso, outro recurso útil que melhora a experiência de colaboração na plataforma é o monitoramento de atividades. Usando isso, os líderes de equipe podem facilmente auditar tudo o que acontece em seu espaço de trabalho para acompanhar o progresso. Além disso, as atividades podem ser verificadas em detalhes por meio de filtros para obter insights mais valiosos.

Quando os membros da equipe precisam discutir algo ou compartilhar feedback sobre um arquivo ou documento, o recurso de feedback do WorkDrive (chamado de Anotações de arquivo) pode ser útil. Com isso, os usuários podem facilmente compartilhar suas ideias sobre uma ideia ou deixar comentários em arquivos ou documentos por meio de comentários contextuais.

Ferramentas de gerenciamento de dados

Zoho WorkDrive suporta mais de 220 formatos de arquivo. Como isso abrange um amplo espectro de formatos de arquivo, garante que não haja problemas de compatibilidade na plataforma, para que as equipes possam visualizar arquivos diretamente no espaço de trabalho ou fazer upload dos que desejam sem precisar convertê-los primeiro.

Para facilitar a descoberta e pesquisa de arquivos na plataforma, o WorkDrive oferece a opção de pesquisar arquivos por nome, criador ou palavra-chave no documento. Da mesma forma, ele também suporta OCR e detecção de objetos, o que permite localizar imagens e documentos digitalizados na área de trabalho simplesmente digitando uma palavra-chave neles.

Além disso, existe a opção de categorizar os arquivos na Pasta da Equipe. Isso permite que você mantenha seus arquivos e documentos organizados para facilitar a localização deles por qualquer pessoa da equipe.

Trabalhe com pessoas fora de sua equipe

Se sua equipe trabalha com outras empresas, você pode querer mostrar aos clientes seu progresso para mantê-los atualizados ou receber sua opinião sobre algo.

O WorkDrive torna isso muito fácil. A plataforma permite que você crie rapidamente um link externo para um arquivo que deseja compartilhar. Para tornar esse esforço de colaboração seguro e manter seus dados protegidos, a ferramenta permite que você proteja cada link enviado com permissões de acesso independentes, datas de expiração e senhas. Basicamente, ele oferece controle total sobre seus links e permite que você decida o que os usuários que ingressam em seu espaço de trabalho podem ou não acessar ou fazer.

Da mesma forma, os “Usuários Clientes” do WorkDrive podem permitir que você convide seu cliente externo ou um parceiro para sua equipe. Isso pode ser útil quando você deseja que as partes interessadas observem ou colaborem em um projeto por um breve período de tempo.

Análise avançada

Quando você trabalha com equipes grandes, deseja saber algumas estatísticas sobre seu espaço de trabalho. No WorkDrive, você obtém acesso a todas essas estatísticas, além de relatórios sobre tudo o que acontece em seu espaço de trabalho em um só lugar.

Assim, por exemplo, se você for um administrador de espaço de trabalho, poderá verificar facilmente quando um arquivo é atualizado, quanto espaço de armazenamento um projeto está ocupando e a quantidade de espaço livre disponível.

Acesso ininterrupto a arquivos

O Zoho WorkDrive está disponível para dispositivos móveis e computadores e mantém todos os seus arquivos e pastas em seus dispositivos sincronizados. Isso permite que você trabalhe em um dispositivo e continue de onde parou em outro.

Além disso, a plataforma também sincroniza seus arquivos e pastas com sua área de trabalho, para que você possa trabalhar mesmo quando estiver offline e sincronizar as alterações quando estiver online.

Planos e preços do Zoho WorkDrive

O Zoho WorkDrive oferece três planos: Starter, Team e Business.

• Iniciante: $ 2,5 (Rs 140) por usuário por mês; o armazenamento começa em 1 TB por equipe com limite de upload de arquivo de 1 GB
• Equipe: $ 4,5 (Rs 275) por usuário por mês; 3 TB por equipe de espaço de armazenamento e limite de upload de arquivo de 5 GB
• Negócios: $ 9 (Rs 550) por usuário por mês; espaço de armazenamento de 5 TB por equipe com limite de upload de arquivo de 50 GB

Cada plano oferece todos os recursos básicos de armazenamento e gerenciamento de arquivos. Mas conforme você vai para o nível mais alto, ele desbloqueia o acesso a alguns adicionais. Confira os planos WorkDrive para uma visão abrangente da diferença entre os três planos e escolha o certo para sua organização.

Além disso, quando o espaço de armazenamento oferecido não é suficiente, o Zoho tem opções de armazenamento adicionais, que podem ser adquiridas separadamente.

O Zoho oferece aos novos usuários um período de teste gratuito de 15 dias com acesso total a todos os recursos do WorkDrive. Com este teste, indivíduos e equipes podem testar e explorar o serviço para determinar se ele atende aos seus requisitos e, em seguida, assinar um plano adequado.

Conheça o Zoho WorkDrive