Os 5 principais recursos de zoom que aumentam a produtividade

De acordo com a empresa de inteligência de carreira Zippa, que entrevistou 2.000 funcionários – mais da metade (67% dos funcionários) relata ter se sentido distraído durante reuniões virtuais. Na verdade, durante as reuniões virtuais, as pessoas estão fazendo um monte de outras coisas, multitarefas, se você preferir.

Os funcionários estão fazendo todo o resto, inclusive jogando videogame, em vez de prestar atenção durante as reuniões virtuais. E faz sentido, manter-se produtivo em reuniões virtuais é uma tarefa cada vez mais difícil – principalmente quando parece que toda distração que pode acontecer; ocorre durante as reuniões virtuais.

Com a Lei de Murphy em pleno vigor, cães latindo, crianças gritando e até cortadores de grama cortando – isso pode muito bem levar a uma reunião improdutiva. Nesse caso, saber como aproveitar melhor o Zoom para manter as reuniões focadas e no caminho certo, além de garantir que as anotações sejam feitas e esses itens de ação sejam acompanhados, é fundamental na era do Zoom.

Também existem várias maneiras de se manter produtivo via Zoom.

Se a organização para a qual você trabalha usa a plataforma de comunicações unificadas/videoconferência do Zoom, é provável que você tenha se sentido sobrecarregado com o número de ferramentas disponíveis à sua disposição. Queremos ajudá-lo a analisar esses recursos para encontrar os melhores, criados para aumentar a produtividade no local de trabalho.

Então, como usar melhor as ferramentas disponíveis para garantir as reuniões mais produtivas? Explorarei muitas das joias ocultas do software na forma de recursos de produtividade, que são os seguintes:

Aplicativos de zoom

Os Aplicativos Zoom são integrações no produto que dão aos usuários acesso a mais de 50 aplicativos que eles podem usar – antes e depois das reuniões. Aplicativos de terceiros permitem que os usuários aprimorem qualquer experiência de reunião do Zoom. Como tal, há uma infinidade de aplicativos criados para whiteboard, anotações, gerenciamento de projetos e até jogos quando você precisa relaxar.

Se você estiver em uma reunião e um participante não tiver acesso ao (Zoom App) que você está usando – você pode simplesmente enviar/compartilhar o aplicativo desejado diretamente do Zoom, facilitando a colaboração no local de trabalho em tempo real.

Você pode aplicar o Zoom Apps em praticamente qualquer situação, e aqueles que fazem cursos virtuais podem até aproveitar os mais de 50 Apps Zoom disponíveis, incluindo Asana, Dropbox Spaces, Dot Collector, Survey Monkey Enterprise e Wellness That Works.

Salas temáticas

Se você faz parte de uma equipe – é provável que esteja acostumado a se dividir em grupos de discussão menores e mais focados – semelhante a uma experiência de reunião pessoal.

Zoom Breakout Rooms estende uma funcionalidade semelhante e é um dos recursos mais populares em Zoom Meetings. Os anfitriões da reunião podem pré-atribuir grupos de discussão e, agora, os participantes da reunião podem selecionar automaticamente em qual sala de reunião de vídeo eles gostariam de participar também.

Localizado na barra de ferramentas da reunião; os anfitriões ou co-anfitriões da reunião podem clicar no ícone Salas de reunião e acessar as seguintes opções para gerenciar as Salas de reunião:

• A criação de salas automática versus manual cria automaticamente uma sala de sessão de grupo – colocando os participantes nas salas de forma arbitrária.
• A seleção da opção de criação manual de sala permite que os usuários criem cada sala e atribuam participantes a cada sala individualmente.
• Mover participantes
• Excluir sala

Para manter as coisas nos trilhos nas reuniões do Zoom, o UC Giant criou algumas outras opções – garantindo que os anfitriões da reunião mantenham um senso de ordem. Assim, eles podem fazer o seguinte:

• Mova todos os participantes para as salas temáticas, uma opção que move automaticamente todos os participantes para as salas temáticas quando você seleciona a opção abrir todas as salas.
• Defina um cronômetro, que permite garantir que as coisas permaneçam nos trilhos e não passem do tempo – uma opção confiável para sessões de brainstorming.
• A contagem regressiva após o fechamento das salas temáticas oferece aos participantes uma representação visual de quando eles precisam retornar à sessão principal.
• Permitir que os participantes retornem à sessão principal a qualquer momento é um recurso simples.

Beta público da Fase da Galeria Inteligente

Agora disponível na fase um de sua versão beta pública - Zoom' Smart Gallery, aproveita o poder da inteligência artificial para obter uma visão de câmera única de várias pessoas e transmiti-la em uma visão abrangente. Até agora, o recurso é suportado pela Neat e Poly, com as soluções Logitech e DTEN D7 programadas para lançamento ainda este ano.

Pesquisas de reunião e webinar

Outro elemento da produtividade da reunião se resume ao tipo de insights que se pode obter com as reuniões – insights que podem ser obtidos e transformados em ação. Após uma reunião do Zoom – os anfitriões podem adicionar opções de resposta de múltipla escolha, escolha única e formato longo na forma de uma pesquisa, para que saibam como melhorar as experiências de reunião no futuro.

Durante os webinars, você tem a chance de envolver e garantir um tempo produtivo para os participantes por meio de sessões de perguntas e respostas, bate-papos, levantamento de mãos, enquetes etc.

Modo de fóco

Lançado originalmente para usuários educacionais do Zoom - esse recurso serve a propósitos duplos. Com ele, os anfitriões e coanfitriões podem ver o vídeo de cada participante sem que eles se vejam. Além disso, esse recurso se estende ao compartilhamento de tela – dando aos hosts a capacidade de visualizar e alternar entre as telas compartilhadas dos participantes, enquanto os participantes só podem visualizar seu conteúdo.

Se os organizadores da reunião virem conteúdo no espaço de um participante da reunião que desejam compartilhar; eles podem fazer isso com outros participantes da reunião aproveitando o recurso. Os anfitriões da reunião, coanfitriões e participantes apresentados pelo organizador no modo de foco ainda podem ver seus vídeos enquanto veem apenas os nomes dos outros participantes.

Explore o Zoom por conta própria

Com um pouco de pesquisa, você descobrirá rapidamente que há uma tonelada de ferramentas disponíveis na plataforma de videoconferência Zoom que podem ajudá-lo a ter reuniões mais focadas. Também existem muitos complementos disponíveis, incluindo aqueles criados para maior produtividade por e-mail, como o do Microsoft Outlook, disponível para usuários de desktop.

O Zoom pode exigir que você tenha uma assinatura paga para acessar alguns recursos, por isso é sempre importante verificar que tipo de plano Zoom você possui e o que ele inclui como resultado. Um brinde às inúmeras reuniões produtivas que estão por vir – se você puder aproveitar as ferramentas à sua disposição, mas gratuitas e pagas.