Dicas cruciais para impedir que trolls usem Zoombombing em suas reuniões

Graças à disseminação do Coronavírus, trabalhar em casa se tornou o novo normal – assim como o uso de ferramentas de comunicação como o software de videoconferência Zoom.

Para colocar a nova popularidade do Zoom em perspectiva, os downloads do software aumentaram 90% em comparação com 2019. Em março, os downloads do Zoom atingiram surpreendentes 62 milhões em uma única semana.

Distanciamento social e pedidos de permanência em casa significam que empresas e funcionários não são os únicos a usar o Zoom para se conectar. O uso pessoal do Zoom para conversar cara a cara com amigos e familiares também é comum.

Mas o Zoom, projetado principalmente como uma ferramenta de negócios, está realmente pronto para lidar com todos os seus novos usuários e usos?

Se a ameaça constante do Zoombombing e as crescentes preocupações em torno da privacidade do usuário e da coleta de dados são alguma indicação, talvez não.

Exatamente o que é zoombombing e o que você pode fazer para parar a trollagem? Você está informado sobre a política de privacidade do Zoom ao usar o software para comunicação pessoal e profissional?

O que é Zoombombing?

“Zoombombing” é o ato de compartilhar imagens, vídeos e mensagens gráficas, ofensivas e indesejadas em reuniões públicas do Zoom. Os trolls usam a opção de compartilhamento de tela do Zoom para transmitir uma variedade de materiais indesejados aos participantes da reunião.

Isso significa que enquanto você e sua equipe estão editando documentos, participando de um webinar matador ou mesmo se você estiver curtindo um happy hour virtual com amigos, sua reunião do Zoom estará vulnerável a esses trolls, hackers e assediadores – e se livrar deles é mais difícil do que você pensa.

Como esses trolls podem mudar para novas contas de usuário se banidos da videochamada, o abuso geralmente continua até que os anfitriões sejam forçados a encerrar completamente suas reuniões ou aulas.

Mensagens ofensivas, imagens e vídeos gráficos, ataques abusivos e até comentários destinados a acionar os vulneráveis ​​foram todos relatados.

Zoombombing não é apenas embaraçoso. Também pode prejudicar a reputação da sua empresa, custar-lhe receita e deixar os participantes da reunião nervosos para se conectar com você ou sua empresa pelo Zoom no futuro.

Em um momento em que tantas empresas estão lutando para manter suas portas abertas, o Zoombombing pode se transformar rapidamente de um revés em uma catástrofe corporativa.

Vítimas recentes de Zoombombing

Grupos de meditação matinal, cultos virtuais e reuniões do governo sofreram incidentes horríveis de Zoombombing nas últimas semanas.

Mesmo as grandes corporações não estão imunes.

As reuniões de Zoom “Chipotle Together” da popular cadeia de restaurantes mexicanos Chipotle foram projetadas para reunir mais de 3.000 fãs de Chipotle e convidados famosos – e para garantir que os clientes mantenham o nome da marca em mente enquanto o mundo muda de jantar para apenas para viagem.

Depois que os Zoombombers interromperam a reunião com um ataque de imagens gráficas e vídeos ofensivos, Chipotle foi forçado a encerrar abruptamente a reunião.

Os professores também relataram vários incidentes de Zoombombing em sala de aula virtual, que potencialmente expõe menores a imagens explícitas e torna quase impossível restaurar a ordem em um espaço digital cheio de jovens estudantes.

Como evitar o Zoombombing

Especialmente se Zoombombers e penetras de festas estiverem visando suas reuniões devido à sua religião, raça ou status socioeconômico, você deve denunciá-lo imediatamente ao Centro de Reclamações de Crimes na Internet (IC3) do FBI.

Você também deve registrar uma reclamação no Zoom e incluir capturas de tela ou gravações de vídeo/áudio documentando o abuso.

Mas ser proativo contra os Zoombombers antes mesmo que eles tenham a chance de entrar em suas reuniões é sua melhor linha de defesa.

Se você é um anfitrião de reunião do Zoom

• Permitir que os usuários concordem com a gravação em vez de informar que serão gravados
• Desative ou limite o recurso de compartilhamento de tela para os participantes da reunião
• Garanta que suas reuniões sejam somente para convidados e protegidas por senha
• Não desative o recurso padrão da Sala de espera, que permite selecionar os participantes da reunião
• Adicione um coanfitrião para ajudá-lo a gerenciar quaisquer interrupções e acesso a reuniões
• Desativar a opção do usuário para ingressar em uma reunião antes da chegada do organizador
• Desative o recurso "Permitir que participantes removidos voltem a participar" do Zoom
• Desative o recurso Transferência de arquivos para evitar malware/vírus
• Nunca hospede um evento Zoom com seu ID de reunião pessoal, gere um aleatório em vez disso
• Bloqueie sua reunião imediatamente após o início para impedir que novos usuários entrem
• Desative o recurso de anotação para evitar que trolls escrevam mensagens de ódio ao usar o compartilhamento de tela

Se você é um usuário do Zoom

• Use uma foto de fundo para manter sua casa/estúdio privado
• Atualize suas preferências de cookies na parte inferior de qualquer página da Web do Zoom para apenas "Cookies obrigatórios"
• Não compartilhe publicamente links de reuniões do Zoom em sua página de mídia social, envie mensagens privadas para as pessoas
• Desligue o microfone e a câmera quando outra pessoa estiver falando

Problemas adicionais com privacidade e segurança do Zoom

Infelizmente, o Zoombombing não é o único problema que atualmente assola a ferramenta de videoconferência.

O Zoom também foi criticado por sua vaga Política de Privacidade e pelas brechas que parece permitir em relação à coleta e venda de dados pessoais e gravações de reuniões.

Definição solta do Zoom de criptografia de ponta a ponta

Surpreendentemente, relatórios recentes descobriram que, apesar de suas alegações em contrário, o Zoom não criptografa áudio e vídeo de ponta a ponta.

Em vez disso, o Zoom só pode fornecer criptografia de transporte.

Sim, o Zoom oferece proteção contra aqueles que podem tentar invadir sua reunião.

No entanto, o próprio Zoom ainda pode acessar o áudio e o vídeo de suas reuniões a qualquer momento.

Preocupações com a venda e compartilhamento de dados do usuário do Zoom

Uma das maiores preocupações de privacidade do Zoom é que o idioma da política de privacidade da empresa dificulta que os usuários entendam que o Zoom pode compartilhar “Conteúdo do Cliente” com anunciantes. (Isso além do próprio Zoom armazenar esse conteúdo para uso futuro.)

O “Conteúdo do Cliente” pode incluir coisas como:

• Gravações de vídeo
• Mensagens de bate-papo
• Transcrições de reuniões
• arquivos
• Quadros brancos

Além de compartilhar esses dados com os anunciantes, o aplicativo do Zoom estava enviando informações sobre o uso individual do aplicativo, localização do usuário e muito mais para o Facebook.

Fácil para os trolls compartilharem momentos privados ou embaraçosos

Quando solicitado, o Zoom enviará automaticamente transcrições e gravações para todos os participantes da reunião e para aqueles que perderam a reunião – mesmo os maliciosos.

Basta uma pessoa mal intencionada para compartilhar os documentos privados da sua empresa, sessões de brainstorming e até mesmo mensagens de bate-papo sobre esses clientes irritantes. Esses trolls também podem compartilhar aquele momento embaraçoso em que você não percebeu que a câmera estava gravando ou informações confidenciais sobre sua vida pessoal com o mundo.

Já aconteceu mais vezes do que você imagina.

Certifique-se de que seu organizador desabilite o compartilhamento de transcrições/gravações com os participantes ou compartilhe as gravações de tela apenas com pessoas confiáveis.

Sentindo-se “espionado” pelo recurso de rastreamento de atenção do Zoom

O recurso de rastreamento de atenção do Zoom é outro aspecto problemático da ferramenta de videoconferência.

Embora a atenção do funcionário seja importante, o recurso não é capaz de diferenciar entre um usuário que está lendo um artigo do Buzzfeed e fez check-out claramente e um usuário que está olhando para um arquivo relacionado ao trabalho ou fazendo suas próprias anotações - e deve clicar fora a janela Zoom para fazer isso.

Em vez disso, tudo o que o Zoom informa aos hosts é que um participante clicou fora da janela do Zoom por mais de 30 segundos.

Isso não ajuda muito no moral dos funcionários, nem oferece informações precisas sobre a atenção dos participantes.

Como o Zoom está abordando esses problemas de privacidade?

Em 29 de março de 2020, o diretor jurídico da Zoom emitiu uma declaração oficial em resposta às preocupações de segurança mencionadas acima.

A Zoom agora diz que não vende dados de usuários, independentemente de a ferramenta ser usada para comunicação profissional ou pessoal.

O Zoom disse aos usuários que eles armazenam e gravam reuniões apenas quando os usuários solicitam especificamente e enfatizou que os participantes da reunião são sempre informados quando uma reunião está sendo gravada. O anfitrião da reunião, não o Zoom, decide se armazenará os dados da reunião na nuvem do Zoom ou em seus próprios dispositivos. Zoom também afirma que eles têm fortes controles de acesso para garantir que trolls e outros usuários não convidados não possam entrar em reuniões – mas não entrou em detalhes sobre quais eram esses controles de acesso.

A nova política afirma que, embora o Zoom colete alguns dados do usuário, o que ele coleta se refere apenas a como um usuário específico operará o Zoom. Isso significa que o Zoom coleta endereços IP, detalhes sobre sistemas operacionais, câmera e microfone e informações sobre os dispositivos específicos que você está usando para acessar o Zoom. Sua localização é rastreada apenas como a cidade mais próxima ao usar o Zoom. Os dados sobre as preferências e configurações do usuário são armazenados para economizar seu tempo, assim como metadados como nome, hora, data, duração de uma reunião e os nomes/endereços de e-mail dos participantes.

A Zoom também refutou as alegações de que está usando transcrições e gravações (referidas como “Serviços Zoom” ou “Conteúdo do Cliente”) para fins publicitários. No entanto, a empresa disse que o Zoom coleta dados do usuário de seus sites de marketing.

O Zoom também está atualizando seu aplicativo para limitar e melhorar a transparência em torno dos dados que o Zoom compartilha com o Facebook.

Além disso, em resposta às reclamações dos usuários, o Zoom tornou o recurso Sala de espera e a proteção por senha de reunião a configuração padrão para conferências. Verifique se essas configurações estão sempre habilitadas ao hospedar uma reunião.

Você deve parar de usar o zoom?

Quando você combina o fato de que o Zoombombing parece estar aumentando em vez de desacelerar com a política de privacidade sem brilho do Zoom, é natural que você considere mudar para outra ferramenta como videoconferência BlueJeans ou um plano GoToMeeting.

Mas é mesmo necessário?

Se você seguir as diretrizes acima para evitar o Zoombombing e garantir que atualizou suas configurações de privacidade, provavelmente não.

Com tantos tendo que mudar abruptamente de trabalhar no escritório para trabalhar em casa cercado por animais de estimação, crianças e inúmeras outras distrações, seus funcionários não ficarão especialmente entusiasmados em ter que aprender a operar uma ferramenta totalmente nova para videoconferências. Isso é duplamente verdadeiro quando eles já estão lidando com o impacto do COVID-19.

Dito isto, dependendo dos requisitos de conformidade da empresa e do seu nível de conforto pessoal, você pode conferir nossa comparação do Zoom vs Webex para ver como ele se compara a outras ferramentas de videoconferência.

Recursos de segurança de videoconferência a serem procurados

Ao avaliar o software de colaboração em equipe e as ferramentas de videoconferência, você precisa garantir que eles ofereçam um alto nível de segurança e privacidade.

Alguns dos recursos de segurança de videoconferência mais importantes incluem:

• Proteções por senha para criar reuniões privadas
• Host robusto e controle de administrador
• Bloquear entrada da reunião
• Remoções/banimentos de participantes
• Configurações padrão de privacidade mais altas
• Criptografia de ponta a ponta
• Salas de espera virtuais
• Autenticação multifator
• Números de ID de reunião gerados aleatoriamente
• Controles de compartilhamento de tela
• Opções avançadas de compartilhamento e transferência de arquivos
• Capacidade de limitar/encerrar o acesso a gravações/transcrições de reuniões

Explorar ferramentas adicionais de videoconferência

Independentemente de você decidir ou não ficar com o Zoom, é útil saber mais sobre o software adicional de videoconferência disponível para você.

Na GetVoIP, reunimos uma comparação de algumas das ferramentas de webconferência mais populares para você explorar e compartilhar com o restante de sua equipe. Leia avaliações reais de usuários, obtenha informações detalhadas sobre recursos de software e saiba mais sobre preços, segurança e compatibilidade de software.