10 sfaturi pentru un eveniment de succes: Cum să faci următorul tău eveniment să se desfășoare fără probleme
Publicat: 2022-01-31Evenimentele sunt parte integrantă a strategiei oricărei companii. Acestea contribuie la generarea de zgomot, la creșterea vânzărilor și la crearea de oportunități excelente de creare de rețele.
Dar știi prea bine că nu totul merge așa cum a fost planificat. De aceea este esențial să fii pregătit pentru orice. Următoarele sfaturi vă vor ajuta să vă planificați următorul eveniment, astfel încât să se desfășoare fără probleme.
Definiți scopul evenimentului
Proprietarii de afaceri pot folosi evenimente pentru a genera zgomot în jurul companiei dvs., pentru a crește vânzările sau pentru a crea oportunități de creare de rețele.
Primul pas în planificarea unui eveniment este să vă identificați obiectivele pentru eveniment. Odată ce ați decis care sunt obiectivele dvs. pentru eveniment, le puteți folosi ca ghid pentru a vă ajuta să planificați restul evenimentului.
La ce rezultate te astepti?
Înainte de a începe să vă planificați evenimentul, este esențial să decideți prezența dorită. Acest lucru vă va ajuta să vă planificați în consecință și să știți la ce vă puteți aștepta.
De exemplu, dacă obiectivul tău este să ai o mică adunare la care participă 50 de persoane, acest lucru nu va necesita atât de multă mâncare și băutură ca un eveniment la care sunt așteptate 200 de persoane.
Stabiliți un buget
Primul pas pentru a vă pregăti pentru următorul eveniment este stabilirea unui buget. Acesta este procesul prin care se stabilește cât de mult te aștepți să cheltuiești cu ocazia.
Aceasta include atât costurile fixe, cât și costurile variabile. Cheltuielile fixe sunt mai previzibile, în timp ce costurile variabile pot fi mai imprevizibile.
Indiferent de bugetul tău, este important să nu ajungi să cheltuiești mai mult decât s-a anticipat pentru evenimentul tău.
Indiferent de ce se întâmplă la evenimentul tău, ar trebui să știi întotdeauna cât va costa în prealabil.
Bugetarea vă ajută, de asemenea, să decideți cât ar trebui să cheltuiți pentru anumite componente ale evenimentului, cum ar fi mâncarea sau decorațiunile, ceea ce vă ajută să vă asigurați că rămâneți în limita bugetului.
O modalitate de a economisi bani este negocierea cu furnizorii din timp. Puteți negocia cu furnizorii comparând prețurile și negociind oferte înainte ca data petrecerii să se apropie.
Și dacă sunteți în căutarea unor sfaturi despre cum să obțineți oferte de succes, consultați acest articol al Revistei Antreprenorii .
Luați în considerare cu atenție locurile și locațiile .
În primul rând, trebuie să vă gândiți la locul dvs. Vrei o zonă vizibilă și suficient de mare pentru toate persoanele care vor participa la eveniment. De asemenea, este important să luați în considerare în prealabil orice cerințe de accesibilitate.
În al doilea rând, trebuie să vă gândiți la locație. Luați în considerare ce fel de vizitatori vor participa la eveniment și cum pot ajunge rapid acolo.
De exemplu, să presupunem că evenimentul tău are loc într-o locație rurală. În acest caz, s-ar putea să doriți să oferiți servicii de transfer sau oportunități de carpool, astfel încât oamenii să se poată distra fără a-și face griji pentru naveta acasă.
În cele din urmă, este important să luați în considerare calendarul - asigurați-vă că evenimentul dvs. nu se încadrează într-o sărbătoare sau într-o altă zi în care mulți oameni călătoresc sau lucrează ore suplimentare.
Dacă acest lucru este inevitabil, atunci ar trebui să oferiți stimulente participanților care călătoresc pe distanțe lungi.
Persoană, hibrid sau virtual?
Trebuie să determinați ce tip de eveniment desfășurați. Va fi totul în persoană? Toate virtuale? Sau o combinație a celor două?
Dacă găzduiești un eveniment în persoană, există câteva lucruri pe care ar trebui să le faci mai întâi. Asigurați-vă că spațiul dvs. pentru evenimente este configurat corect.
Creați o agendă care să se alinieze cu obiectivele dvs. pentru întâlnire sau conferință. Asigurați-vă că aveți suficiente băuturi răcoritoare și gustări disponibile pentru oaspeții dvs.
Și oferă indicații către locație pe site-ul tău web și materiale promoționale, astfel încât oamenii să o găsească cu ușurință.
Dacă desfășurați un eveniment hibrid, asigurați-vă că utilizați instrumente precum Skype sau Google Hangouts pentru a crea o experiență combinată.
Puteți începe prin a găzdui sesiunea de deschidere ca o discuție live și apoi treceți la sesiuni înregistrate pentru mai multe conversații unu-la-unu. Vrei să te asiguri că toți participanții primesc aceeași valoare de pe urma întâlnirii, indiferent unde participă.
În cele din urmă, dacă desfășurați un eveniment virtual, asigurați-vă că are o componentă interactivă, astfel încât oamenii să se simtă conectați cu colegii lor, chiar dacă nu sunt fizic împreună.
Puteți începe cu o prezentare educațională prin înregistrare video înainte de a începe o conversație obișnuită între participanți prin Skype sau Google Hangouts.
Rezervați în cea mai bună tehnologie
Tehnologia potrivită poate face diferența între un eveniment mediu și unul uimitor. Nu doriți să vă dezamăgiți participanții cu o calitate slabă a sunetului sau cu ecrane care nu funcționează corect.
Vestea bună este că aveți o mulțime de opțiuni pentru tehnologia evenimentelor, ceea ce face procesul de decizie mult mai ușor de gestionat. Când vine vorba de montaj, ar trebui să luați în considerare închirierea de proiectoare și ecrane, precum și ecrane care sunt instalate în pereți pentru semnalizare digitală.
Pentru iluminat, în funcție de tipul de eveniment pe care îl organizați, veți avea nevoie de ceva diferit – de la iluminare pentru nunți până la lumini LED pentru evenimente corporative – pentru a crea o stare de spirit perfectă pentru oaspeții dvs.
De asemenea, veți dori să investiți în sisteme de difuzoare care oferă un sunet clar, chiar dacă locația dvs. este aglomerată. Acest lucru va ajuta să vă asigurați că participanții pot auzi totul clar, astfel încât să nu rateze nimic important.
Și, desigur, există și problema conectării în rețea – asigură-te că toți oaspeții tăi au Wi-Fi de încredere. Închirierea unui hotspot este ideală pentru această situație, astfel încât nu vor avea probleme în utilizarea telefoanelor sau tabletelor.
Luați în considerare accesibilitatea
Este esențial să rețineți că nu toți participanții pot avea același acces ca și alții. Acestea includ persoanele cu dizabilități, cu deficiențe de auz, nevăzători sau cei care folosesc un animal de serviciu. ]
Luați în considerare orice posibilități de acomodare pe care le puteți face pentru aceste persoane și cum le veți informa despre orice acomodare specifică.
Mulți organizatori de evenimente plănuiesc acest lucru cumpărând servicii speciale sau furnizând informații pe site-ul evenimentului.
De exemplu, dacă un participant are nevoie de un interpret în limbajul semnelor, ați dori să accesați un flux video al evenimentului printr-un flux live. De asemenea, puteți oferi o opțiune de subtitrare la distanță pentru persoanele surde sau puteți oferi un interpret ASL la evenimentul în sine.
Aveți planuri de rezervă
Trebuie să aveți un plan de rezervă în vigoare pentru orice ar putea merge prost. De exemplu, dacă veți avea un difuzor la evenimentul dvs., este o idee bună să aveți un difuzor de rezervă aliniat.
Nu știi niciodată când cineva ar putea anula în ultimul moment sau dacă difuzorul pe care l-ai rezervat va fi întârziat din cauza vremii sau a unui alt eveniment neprevăzut. De asemenea, este esențial să vă asigurați că aveți o mulțime de alimente și băuturi la îndemână în cazul în care oamenilor le este foame sau sete.
Ar fi prudent ca companiile să investească într-o aplicație pentru evenimente pentru a vedea rapid ce evenimente au loc la locația evenimentului. În acest fel, ei nu pierd nicio ocazie acolo.
Marketing
Comercializarea evenimentului tău asigură că oamenii știu despre el și participă. Când comercializați un eveniment, doriți să creați entuziasm și entuziasm. Totuși, nu uitați să menționați beneficiile pentru participanți.
De ce ar trebui să vină? Ce vor invata? Ce vor scoate din asta? Comercializarea evenimentului dvs. este importantă deoarece vă ajută să vă asigurați că oamenii știu despre el și participă.
Puteți folosi postări de pe rețelele sociale, cărți de vizită, fluturași sau pagini de evenimente de pe un site web pentru a genera noutăți și entuziasm.
De exemplu, să presupunem că găzduiești un atelier despre cum să-ți dezvolți conținutul pe Facebook în mod organic. În acest caz, ați putea posta o fotografie a unui tânăr cu păr grozav folosind telefonul la o cafenea cu legenda:
„Învață cum să-ți crești conținutul pe Facebook în mod organic de la experții Steph & John în doar o oră! Înregistrează-te gratuit aici. #growfacebookfollowers #eveniment”
Asigurați-vă că toată lumea este pe aceeași pagină cu privire la îndatoririle lor .
Înainte de eveniment, asigurați-vă că toată lumea își cunoaște îndatoririle și responsabilitățile. Sarcinile lor ar trebui să fie clar conturate și atribuite.
Apoi, setați o persoană punctuală pentru fiecare loc de muncă, pentru ca lucrurile să funcționeze fără probleme pe tot parcursul evenimentului. Acest lucru vă va ajuta să evitați orice accident sau neînțelegere.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.