10 moduri de a organiza documente în Google Docs

Organizarea eficientă a documentelor, în special a celor lungi, poate fi o provocare. Cu funcțiile încorporate în Google Docs, aveți mai multe modalități de a compune rapoarte, articole, eseuri, propuneri, documente de echipă și multe altele într-un mod eficient.

Trebuie să structurați documentul astfel încât să fie ușor să afișați informații și să scanați pentru detalii. Deci, să ne uităm la câteva funcții cheie pentru organizarea următorului dvs. Google Doc.

1. Scanați documentul cu un rezumat și o schiță

Una dintre cele mai simple moduri de a crea o prezentare generală a detaliilor documentului este cu funcțiile de rezumat și schiță. Aceste instrumente la îndemână stau în afara conținutului, astfel încât să nu distragă atenția și pot fi afișate sau ascunse cu un clic.

Aceste caracteristici organizatorice vă permit să rezumați conținutul documentului și să treceți la secțiunea de care aveți nevoie cu schița generată automat.

Afișați și închideți rezumatul și schița

Pentru a afișa rezumatul și schița, mergeți la fila Vizualizare și selectați Afișare contur .

Veți vedea apoi pictograma Afișați conturul documentului în partea din stânga sus a spațiului documentului. Selectați-l pentru a o extinde.

Când terminați cu rezumatul și schița, utilizați săgeata Închidere contur document pentru a-l ascunde și afișa din nou pictograma Afișare contur document .

Adăugați un rezumat și o schiță

Pentru a adăuga un rezumat, utilizați semnul plus pentru a deschide caseta și a introduce textul.

Pentru a o schimba mai târziu, trebuie doar să selectați pictograma Editare (creion).

Pentru a utiliza schița, adăugați titluri în document (explicat mai jos), iar acestea vor apărea automat în schiță. Puteți selecta apoi un titlu pentru a trece la acea secțiune a documentului.

Puteți elimina un anumit titlu din contur dacă este necesar, selectând X din dreapta acestuia în contur.

2. Includeți și personalizați un cuprins

Dacă doriți ceva în conținut pe care cititorii dvs. îl pot folosi pentru a naviga în documentul dvs., puteți insera un cuprins în Google Docs. Această funcție a fost de bază, dar Google a îmbunătățit-o de-a lungul timpului pentru a o face personalizabilă și atractivă.

Introduceți un cuprins

Pentru a crea un cuprins, structurați secțiunea documentului cu titluri. Introduceți text pentru un titlu, selectați-l și apoi alegeți un nivel de titlu din caseta derulantă Stiluri din bara de instrumente. Aceste titluri apar automat în tabel pentru dvs.

Când sunteți gata să introduceți tabelul, plasați cursorul în documentul unde doriți. Apoi, deschideți meniul Inserare , treceți la Cuprins și alegeți un stil din Text simplu, Punct și Legat.

Alegeți designul pe care doriți să-l utilizați și veți vedea apariția tabelului.

Personalizați un cuprins

Puteți ajusta modul în care arată și funcționează cuprinsul în Google Docs, care este o caracteristică bună.

Pentru a deschide instrumentele de editare, selectați tabelul pentru a afișa mica bară de instrumente. Apoi, utilizați cele trei puncte de pe bara de instrumente pentru a alege Mai multe opțiuni .

Când se deschide bara laterală, veți vedea două secțiuni pentru formatare și niveluri de titlu.

• Formatare : alegeți un stil diferit de tabel, afișați sau ascundeți numerele paginii și, opțional, utilizați un lider de file, cum ar fi puncte, liniuțe sau linii.
• Niveluri de antet : alegeți titlurile pe care doriți să le afișați în tabel și, opțional, ajustați indentările.

Ar trebui să vedeți actualizarea ajustărilor în timp real.

3. Lucrați eficient cu titluri pliabile

Google a adăugat o funcție super utilă în Documente la începutul anului 2023, care vă permite să lucrați mai ușor cu documente lungi. Puteți restrânge și extinde titlurile. Acest lucru este excelent pentru a vă concentra asupra secțiunilor documentului pe care le utilizați în timp ce restrângeți pe cele pe care nu le folosiți.

În momentul scrierii acestui articol, titlurile pliabile funcționează numai atunci când utilizați aspectul fără pagină. Nu este clar dacă caracteristica se va transfera în cele din urmă la aspectul Pagini.

Pentru a utiliza aspectul fără pagină într-un document nou sau existent, accesați Fișier și selectați Configurare pagină . Apoi, alegeți Fără pagină în partea de sus și OK în partea de jos.

Ar trebui să vedeți săgeți în stânga titlurilor din documentul dvs. Pur și simplu utilizați acele săgeți sau faceți clic dreapta pentru a restrânge și extinde titlurile.

4. Urmăriți informațiile cu ușurință cu blocuri de construcție

Elementele de bază din Google Docs vă oferă modalități rapide și convenabile de a afișa informații folosind tabele, intrări de text și liste derulante. Pur și simplu introduceți unul dintre aceste blocuri preambalate și introduceți detaliile dvs. într-un singur loc.

În prezent, puteți alege dintre patru blocuri prefabricate, inclusiv o foaie de parcurs pentru produse, un instrument de urmărire a recenziilor, elemente ale proiectului și un instrument de urmărire a conținutului de lansare. Puteți utiliza Building Block așa cum este sau îl puteți personaliza în funcție de nevoile dvs.

Pentru a insera un bloc de construcție, selectați o locație în document și accesați Inserare > Blocuri de construcție . Alegeți tipul pe care doriți să îl utilizați din meniul pop-out.

Veți vedea blocul iese în document, gata pentru utilizare. Dacă doriți să modificați titlurile pentru a se potrivi cu conținutul dvs., le puteți edita ca orice alt text.

5. Creați și reutilizați blocuri personalizate

Dacă aveți un cont Google acceptat pentru serviciu sau școală, puteți configura blocuri personalizate în Documente. Acest lucru vă permite să creați un bloc, să îl salvați și să îl reutilizați. Blocul este salvat în Google Drive ca tip de fișier Google Docs, astfel încât să îl puteți utiliza și în documente noi de pe viitor.

1. Accesați Inserare > Blocuri de construcție și alegeți Bloc de construcție personalizat din meniul pop-out.

2. Când mesajul pop-up apare în documentul dvs., alegeți Bloc de construcție personalizat nou .

3. Selectați conținutul pe care doriți să îl utilizați ca bloc personalizat și alegeți Salvare în bara albastră din partea de sus.

4. Introduceți numele blocului dvs. și, opțional, o descriere. Apoi, selectați Creare . Veți primi o confirmare că blocarea dvs. a fost salvată.

Pentru a utiliza noul bloc, tastați simbolul @ (At) urmat de numele blocului și alegeți-l din lista care apare.

6. Introduceți fragmente de programare cu blocuri de cod

Dacă documentul dvs. conține cod de programare precum Java, JavaScript sau Python, puteți profita de codul Building Block. Acest lucru vă permite să vă structurați corect codul în document.

Accesați Inserare > Blocuri de construcție , treceți la Bloc cod și alegeți limba în meniul pop-out.

Când apare blocarea, introduceți pur și simplu fragmentul dvs. Dacă doriți să schimbați limbajul de programare, utilizați caseta derulantă din stânga sus. Pentru a actualiza culorile, utilizați pictograma Reîmprospătare din dreapta sus.

7. Colaborați la e-mailuri, invitații în calendar și note de întâlnire

Un alt instrument grozav de organizare a articolelor în Google Docs este un bloc de șabloane încorporat. Acestea sunt utile în special dacă lucrați împreună la e-mailuri, invitații din calendar și note de întâlnire.

Pentru e-mailuri, puteți completa destinatarii, subiectul și mesajul. Apoi, selectați pictograma Gmail pentru a crea schița direct în Gmail.

Pentru invitațiile din calendar, introduceți titlul, invitații, orele de începere și de sfârșit, locația și descrierea. Utilizați pictograma Calendar pentru a deschide evenimentul în Google Calendar.

Pentru notele întâlnirii, alegeți un eveniment din lista derulantă și veți primi un bloc cu titlul, data și participanții cu marcatori pentru note și casete de selectare pentru elementele de acțiune. Utilizați pictograma E-mail pentru a crea o schiță cu notele întâlnirii în Gmail.

IMAGINEA LIPARĂ

Pentru a utiliza unul dintre aceste șabloane, accesați Inserare > Blocuri de construcție și alegeți o opțiune din meniul pop-out.

8. Introduceți detalii folosind o listă derulantă

Folosind elementele de bază de mai sus pentru urmărirea informațiilor, puteți profita de listele drop-down prefabricate ale Google Docs. Cu toate acestea, puteți crea o listă derulantă proprie, la fel ca în Foi de calcul Google. Acest lucru este la îndemână pentru dvs., cititorii sau colaboratorii dvs. pentru a introduce cu ușurință detaliile de care aveți nevoie.

Plasați cursorul acolo unde doriți lista, deschideți meniul Inserare și alegeți Meniu derulant .

Pentru a utiliza o listă derulantă prefabricată, alegeți una din secțiunea de jos.

Pentru a crea propriul dvs., alegeți meniul drop-down Nou . Apoi, introduceți numele și lista de opțiuni. Puteți alege o culoare lângă fiecare element din listă, puteți adăuga mai multe articole și puteți rearanja ordinea utilizând drag-and-drop. Când ați terminat, selectați Salvare .

Veți vedea apoi noua listă derulantă, pe care o puteți reutiliza în mod repetat. Pur și simplu selectați-l din meniul Inserare > derulant .

Pentru a face modificări mai târziu, deschideți lista derulantă și alegeți Adăugare/Editare opțiuni .

9. Introduceți informații cu cipuri inteligente

Pentru a enumera și vizualiza în mod clar contactele, evenimentele, fișierele, locațiile și datele, puteți introduce Smart Chips-uri în documente. Aceste instrumente ingenioase rămân condensate, dar se extind pentru a afișa detaliile și vă permit să efectuați acțiuni cu un clic.

Puteți insera un cip inteligent tastând simbolul @ urmat de numele articolului sau mergând la Inserare > cipuri inteligente și alegând unul din meniul pop-out.

După ce ați introdus cip, treceți cursorul peste el sau selectați-l pentru a vizualiza o previzualizare. Fiecare cip conține detalii și acțiuni diferite în funcție de tipul de cip. De exemplu, cu un File Smart Chip, puteți previzualiza fișierul, puteți copia un link către el sau îl puteți deschide.

Dacă aveți un cont Google Workspace acceptat, aveți acces la cipuri inteligente suplimentare, inclusiv un cronometru, un cronometru și variabile reutilizabile.

Profitați de aceste cipuri inteligente pentru a include informațiile de care aveți nevoie, păstrând conținutul scurt și dulce.

10. Inserați ecuații cu ușurință

Un alt instrument bun oferit de Google Docs este pentru ecuații. Indiferent dacă sunteți student sau profesor, puteți opri căutarea simbolurilor corecte și apoi le puteți formata pentru a se potrivi documentului dvs. Folosește doar editorul de ecuații.

Pentru a deschide editorul, accesați Vizualizare > Afișare bara de instrumente pentru ecuații . De asemenea, puteți selecta Inserare > Ecuație . Veți vedea bara de instrumente de editare care va apărea în partea de sus a documentului.

Utilizați casetele derulante din bara de instrumente pentru a adăuga simbolurile. Puteți folosi litere grecești, operatori matematici, simboluri de relații și săgeți.

Veți vedea apoi că ecuația dvs. apare într-o casetă de text frumoasă și îngrijită din documentul dvs.

De la un rezumat la un tabel de urmărire la o listă derulantă și la un cip detaliat, vă puteți organiza documentele Google într-o varietate de moduri pentru a vă satisface nevoile. Care dintre aceste caracteristici va deveni rapid preferata ta?

Pentru tutoriale similare despre alte aplicații Google, vedeți cum să setați o dată de expirare pentru fișierele dvs. Google Drive.