10 moduri în care puteți îmbunătăți experiența utilizatorului final Microsoft Teams

Pandemia a transformat enorm modul în care trăim și lucrăm. Pentru a facilita munca de la distanță și hibridă, companiile din întreaga lume au adoptat soluții precum Slack, Google Meet, Microsoft Teams etc. Aceasta înseamnă că companiile care folosesc cloud-uri tradiționale au trecut la cele avansate pentru a beneficia de funcțiile de colaborare pe care le oferă pentru a comunica între echipele de la distanță.

În urma călătoriei de lucru la distanță, multe companii au trecut între diferitele platforme de stocare și colaborare în cloud, adică au migrat de la Box la Google Drive , Dropbox la Google Drive și multe au migrat de la Slack la Microsoft Teams, în funcție de cerințele lor de afaceri.

De la sfârșitul anului 2019, Microsoft Teams a fost principalul instrument de colaborare al companiei. În fiecare zi, aproape 115 milioane de persoane folosesc Teams în munca lor de zi cu zi. Microsoft a adăugat câteva funcții noi pentru companiile care au început să-și îmbrățișeze platforma de colaborare de la începutul epidemiei de COVID-19, pe lângă migrarea de la Slack la Teams.

Acest articol vă va ajuta să explorați cele mai bune modalități de a profita la maximum de Microsoft Teams și de a îmbunătăți experiența utilizatorului final utilizând funcțiile sale în mod corespunzător.

1. Creați canale relevante

Canalele sunt o modalitate excelentă de a organiza conversații cu echipa ta. Creează canale pentru toate zonele echipei tale, apoi postează-ți comunicările pe acele canale. Le va fi ușor pentru toți membrii echipei dvs. să găsească informațiile de care au nevoie.

2. Colaborați la fișierele Office

Dacă tu și colegii tăi trebuie să colaborați la același document simultan, Microsoft Teams vă permite să faceți acest lucru. Multe companii au trecut de la Slack la Microsoft Teams pentru a face colaborarea mai eficientă și mai productivă, colaborând la fișiere de la distanță în timp real.

Deschideți fișierul în aplicația desktop și colaborați cu echipa după ce l-ați partajat pe canalul corespunzător sau prin chat în Microsoft Teams. Puteți urmări modificările aduse documentului de către colegii dvs. de echipă și puteți oferi comentarii pentru aceștia, dacă este necesar.

3. Gestionați sarcinile cu Microsoft Planner

Pentru a vă menține organizați pe dvs. și echipa de la distanță, utilizați Planificatorul în Microsoft Teams. Acesta este un instrument fantastic și îl puteți folosi zilnic pentru a vă urmări activitățile și performanța. Faceți o listă de activități, clasificați sarcinile, specificați un termen limită, acordați-le prioritate și atribuiți-le

membrii respectivi ai echipei tale. De asemenea, puteți atașa link-uri și documente la mesajul dvs. De asemenea, puteți utiliza comentariile pentru a colabora cu alți profesioniști.

Vezi și: Citate TeamWork

4. Rămâneți organizat cu Calendarele echipelor

Când o echipă este localizată pe tot globul și operează în mai multe fusuri orare, poate fi dificil să programați întâlniri convenabile pentru toată lumea. Folosind Asistentul de programare în echipe, puteți găsi cel mai bun moment convenabil pentru a aranja o întâlnire pentru fiecare membru al echipei dvs.

Dacă nu migrați la Microsoft 365 și în loc să treceți de la Box sau Dropbox la Google Drive pentru a utiliza Google Workspace, Google Calendar este o alternativă excelentă la Microsoft Scheduling Assistant. Folosind Google Calendar, puteți integra calendarele membrilor echipei dvs. pentru a ști când toată lumea va fi disponibilă și este simplu să planificați și să programați o întâlnire.

5. Partajați ecranul în timpul unei întâlniri

Prezentările și prezentarea rezultatelor muncii noastre sunt componente esențiale ale rutinei noastre zilnice. Și, deși o poți face la birou la o întâlnire sau discutând cu un coleg, va trebui să o faci online dacă lucrezi de la distanță. Există, totuși, o soluție și la acest lucru.

Puteți partaja ecranul sau puteți alege ce fereastră doriți să partajați cu alte persoane în întâlnirea cu Microsoft Teams. În acest fel, nimeni nu va vedea sau auzi notificările pe care le primiți de la alte aplicații.

6. Înregistrați-vă întâlnirile

Dacă aveți o întâlnire importantă la care doriți să reveniți și să analizați unele probleme cruciale, înregistrarea acesteia și chiar obținerea de rezumate de la întâlnire este o idee fantastică. Puteți apoi să le împărtășiți echipei dvs.

Această funcție este deosebit de valoroasă pentru persoanele care nu au putut participa la întâlnire, dar ar dori să rămână la curent cu agenda și acțiunile întreprinse.

7. Comutați cu ușurință între diferite dispozitive

Apar situații de urgență și pot apărea și în timpul unei conferințe video. Laptopul se poate defecta, s-ar putea ca internetul să fie întrerupt, camera s-ar putea să nu mai funcționeze sau s-ar putea să fie nevoie să pleci pentru o urgență. Astfel de situații îți pot afecta munca atunci când ești la un apel important.

Din fericire, Microsoft Teams vă permite să vă alăturați unui apel de pe mai multe dispozitive. Puteți rămâne în convorbire folosind telefonul, tableta și computerul simultan sau vă puteți muta de la un dispozitiv la altul după cum doriți.

8. Utilizați aplicațiile Microsoft Teams

Datorită conexiunii digitale și fizice bogate, echipele pot lucra fără probleme cu Outlook, Word, Excel, PowerPoint și alte aplicații. Înregistrările întâlnirilor dvs. sunt stocate pe SharePoint, datele sunt stocate pe OneDrive și calendarul dvs. Outlook este sincronizat în mod constant cu Teams.

Puteți conecta orice aplicație Microsoft sau terță parte în mediul dvs. Microsoft Teams, eliminând nevoia de a comuta între diferite platforme.

9. Adăugați file în canalele dvs

Companiile pot folosi interfața Teams pentru a integra aplicații ca o filă într-un canal. Ca rezultat, Teams poate servi ca o singură platformă pentru toate aplicațiile companiei, îmbunătățind experiența utilizatorului.

Pentru a adăuga o aplicație în file, faceți clic pe pictograma „+” într-un chat, grup sau canal și selectați aplicația de care aveți nevoie din fereastra aplicației.

10. Utilizați tabla virtuală

Puteți avea o experiență virtuală grozavă folosind Whiteboard în Teams, unde toți cei din întâlnire își pot contribui cu ideile și notele, la fel cum ar putea face într-o sesiune offline. Veți putea observa cum contribuie fiecare dintre colegii dvs., iar gândurile lor vă vor împuternici. După întâlnire, rezultatele muncii grupului pot fi pur și simplu împărtășite prin canalul corespunzător.

Concluzie

Aceste caracteristici Microsoft Team vă permit să lucrați de la distanță și să rămâneți conectat profesional cu colegii dvs. de oriunde și oricând, să interacționați cu echipele în mai multe sarcini în timp real și să mențineți un echilibru sănătos între muncă și viață.