Top software de întâlnire online de știut

În timp ce întreprinderile din era digitală au folosit întotdeauna mijloace pentru a se conecta și a comunica cu angajații și clienții de la distanță, pandemia de Covid-19 a fost un mare catalizator pentru creșterea utilizării platformelor de întâlniri virtuale. Într-o perioadă de distanțare socială, companiile se bazează pe aceste platforme pentru a rămâne conectate, pentru a face schimb de informații și pentru a lucra împreună pentru a menține operațiunile să funcționeze fără probleme și constant în această perioadă incertă.

• Definiția întâlnirii online
• Lista celor mai bune platforme de întâlnire virtuală
• Cum să selectați software-ul potrivit pentru întâlniri online
• Avantaje și dezavantaje
• Sfaturi pentru desfășurarea de succes a unei întâlniri online

Ce este o întâlnire online?

O întâlnire online, numită și conferință virtuală, este o metodă de comunicare care permite mai multor părți să se întâlnească și să interacționeze în același spațiu fără a fi prezente fizic. Prin intermediul canalelor de dispozitive electronice, cum ar fi serviciul de internet, proiectoare (pentru echipe mari), surse de încredere de sunet, laptopuri, tablete, camere web etc., angajații din afaceri și cei mai înalți pot comunica între ei folosind diverse platforme de întâlnire virtuală.

Cele mai bune platforme virtuale de întâlnire

1. Skype

   O aplicație ușor de utilizat care vă permite să vă conectați cu o singură persoană sau cu un grup de persoane. Este o platformă binecunoscută pe care mulți participanți la întâlnire au, cel mai probabil, deja conturi personale pentru utilizarea serviciilor. Aplicația Skype nu are costuri pe distanțe lungi, dar este predispusă la probleme de afișare audio și vizuală, întârzieri de stocare în tampon și apeluri oprite.

2. Slack

   Slack ajută la conectarea membrilor echipei între ei prin instrumente de mesagerie, notificări ajustabile și este optimizat cu o multitudine de funcții de birou. Cu funcțiile sale fiabile de mesagerie destinate angajaților, traficul de e-mail între lucrători este redus. Utilizarea acestui serviciu costă 8 USD de persoană sau 15 USD pe lună.

3. Google Hangouts

   O platformă fără costuri care oferă instrumente pentru a efectua apeluri telefonice, a utiliza mesageria instantanee care conectează până la 10 persoane și conferințe video. Dacă utilizați Google, care este practic toată lumea, această platformă este deja instalată în instrumente Google precum Gmail. O altă caracteristică interesantă a Google Hangouts este că apelurile video pot fi transmise în timp real pe YouTube.

4. Întâlnire cu zoom

   Companiile nu numai că pot organiza întâlniri virtuale pe această platformă, dar pot organiza și seminarii de instruire, seminarii web etc. În timpul întâlnirilor Zoom, utilizatorii pot partaja simultan mesaje și documente între ei prin intermediul instrumentului de chat Zoom. Un plan de bază cu o întâlnire Zoom este folosit gratuit pentru timp nelimitat și oferă întâlniri nelimitate cu o limită de timp de 40 de minute pentru fiecare.

5. Mergi la sedinta

   Această platformă oferă instrumente care includ mesaje între membrii echipei, transcripții de dialog pentru videoclipuri și setări reglabile ale echipei. Folosind GoToMeeting, companiile pot organiza întâlniri cu până la 100 de persoane, inclusiv participarea și desfășurarea de întâlniri folosind un smartphone. Această platformă este oferită utilizatorilor printr-o încercare gratuită de 14 zile, cu planuri care pornesc de la 12 USD pe lună.

6. Microsoft Teams

   Microsoft Teams este o subfuncție a platformei Microsoft Office 365. Această subfuncție poate organiza întâlniri cu până la 300 de participanți, alături de acces pentru oaspeți, video de la persoană la persoană și de echipă, apeluri telefonice, fișiere care pot fi partajate cu 2 gigaocteți de persoană și 10 gigaocteți per grup, partajare desktop pentru o colaborare ușoară și organizarea fisierelor prin colorare. Acest serviciu este gratuit cu înregistrarea folosind o adresă de e-mail.

7. Facetime

   Această platformă binecunoscută nu este folosită doar pentru a intra în legătură cu prietenii și familia, ci poate fi folosită și în scopuri de afaceri. Deși Facetime este compatibil doar cu dispozitivele Apple, funcțiile includ chat-uri de grup care pot ține până la 32 de participanți, instrumente pentru a vă anunța cine vorbește în prezent și posibilitatea de a alege pe cine doriți să vedeți pe ecran. Acest serviciu este gratuit de utilizat.

8. Google Meet

   Această versiune actualizată și îmbunătățită a Google Hangout este simplificată în serviciul de productivitate de birou G Suite. Google Meet oferă utilizatorului un număr de apel atribuit, astfel încât întâlnirile virtuale să rămână private în cadrul echipei, o linie de acces clară, fără apeluri întrerupte și compatibilitate cu dispozitivele Apple și Android. Acest serviciu oferă 3 planuri: G suite Basic (6 USD pe lună), G Suite Business (12 USD pe lună) și G Suite Enterprise (25 USD pe lună).

9. ConferenceCall gratuit

   După cum se menționează în numele său, acest serviciu este complet gratuit. FreeConferenceCall oferă instrumente pentru colaborarea și apelurile cu membrii grupului pentru partajarea desktopului, desenarea și mesajele pentru uz public și privat. Nu numai că este gratuit, dar este și simplu de utilizat.

10. Intermediar

    Numit inițial AnyMeeting, Intermedia sincronizează instrumentele de videoconferință, mesagerie și partajare desktop pe un serviciu bazat în cloud. Vine în 2 planuri de plată pentru servicii: Lite (10 USD pe lună) și Pro (13 USD pe lună). Dacă faceți upgrade la Planul Pro, puteți transcrie și înregistra întâlniri în timp real și puteți primi o cantitate infinită de spațiu în cloud.

11. Adobe Connect

    Adobe Connect merge mai presus și dincolo când vine vorba de a fi o platformă de întâlnire virtuală. Acest serviciu nu numai că oferă funcții de partajare desktop, mesagerie și chat video, dar puteți crea site-uri mai mici, organiza e-mailuri, personalizabile săli digitale pentru a se potrivi cu marca companiei. Pentru a organiza întâlniri pe această platformă, vă va costa un preț de pornire de 50 USD pe lună, în timp ce webinarii merg la prețul de pornire de 130 USD pe lună.

12. Amazon Chime

    Deloc surprinzător, acest serviciu se sincronizează cu Alexa, un serviciu de asistent AI creat de Amazon, pentru întâlniri de afaceri virtuale. Amazon Chime oferă apeluri, mesaje, întâlniri digitale și conferințe video. Costul acestui serviciu este gratuit dacă utilizați doar caracteristicile de bază ale platformei, dar prețurile pentru funcțiile pro variază de la 3 USD de persoană/zi până la 15 USD de persoană/lună, în funcție de caracteristicile utilizate.

13. Alătură-te mie

    Costul utilizării acestei platforme de întâlnire virtuală este de 0,00 USD. Join.Me are instrumente care permit utilizatorilor să schimbe link-urile URL după bunul lor plac și posibilitatea de a alege orice fundal doresc pentru afișarea care este afișată în timpul întâlnirilor virtuale. De asemenea, se sincronizează cu alte instrumente de lucru precum Outlook, Office 365 și Google Calendar.

14. În mărime naturală

    Lifesize oferă videoclipuri 4k de înaltă rezoluție pentru imagini clare, interfață interactivă cu ecran tactil pentru telefoanele din sala de conferințe și instrumente de partajare video stocate în cloud. Lifesize Go, o versiune de browser a acestei platforme, este gratuită pentru toți utilizatorii. Lifesize Standard pentru grupuri mici este de 16,95 USD pe gazdă/pe lună, Lifesize Plus pentru întreprinderile mici/medii este de 14,95 USD pe gazdă/pe lună, iar Lifesize Enterprise este de 12,95 USD pe lună, cu capacitatea de a transporta minim 50 de gazde.

15. Întâlniri RingCentral

    Această platformă de întâlnire virtuală are un plan gratuit pentru utilizatori, asistență pentru clienți pentru toate celelalte planuri de plată, inclusiv planul gratuit și poate funcționa pe toate platformele majore. Cu toate acestea, RingCentral Meetings nu are capabilități de partajare cu utilizatori externi și oferă doar înregistrări locale. Planul de plăți pentru acest serviciu are un preț de pornire de până la 14,99 USD pe lună.

16. Bate palma

    O caracteristică unică pe care HighFive o are pe platforma sa este că nu necesită parole sau numere PIN pentru a accesa întâlniri. Utilizatorii trebuie să aștepte într-o sală de ședințe digitale până când li se permite să participe la o întâlnire de către un manager sau gazdă. Conferința video pentru sala de ședințe costă 99 USD pe lună/per cameră pe o bază anuală.

17. ON24

    ON24 oferă specialiștilor de marketing oportunitatea de a crea webinarii interactive, bazate pe informații, de învățare a conținutului și de a interpreta comportamentul publicului prin sondaje, sondaje, monitorizarea angajamentului și conversațiilor și analizând resurse. Puteți, de asemenea, să înregistrați webinarii sau întâlniri în mai multe variante și să alternați între prezentări în timp real și prezentări deja înregistrate. Acest serviciu oferă o perioadă de probă gratuită de până la 30 de zile.

18. BigBlueButton

    Această platformă este destinată instructorilor care predau copiii online, dar poate fi folosită și de companii ca seminarii de învățare și webinarii. BigBlueButton oferă posibilitatea de a partaja facilitarea, desktopul, video și audio în timp ce lucrează simultan cu alți utilizatori prin mesaje, note și sondaje. Deși greu de configurat, platforma este gratuită și are interfața unui software costisitor pentru întâlniri virtuale de învățare digitală.

19. Întâlnire Zoho

    Această platformă de întâlnire virtuală binecunoscută permite utilizatorilor să conducă și să participe la întâlniri online de oriunde. Partajarea desktopului și instrumentele de afișare asigură faptul că grupurile pot colabora eficient între ele. Întâlnirile virtuale bazate pe cameră ale întâlnirii Zoho asigură că apelurile online rulează fără probleme. Există o versiune gratuită și planuri de plată care variază de la 12 USD la 980 USD, în funcție de numărul de gazde și de participanți.

20. Faceți clic pe Întâlnire

    ClickMeeting este o platformă simplu de utilizat, care oferă diverse funcții. Sălile de întâlnire personalizabile și o varietate de instrumente de colaborare (partajare desktop și facilitare) sunt caracteristici cheie ale acestei platforme. Planurile de plată variază de la 25 USD pe lună pentru 25 de participanți la 165 USD pe lună pentru până la 5.000 de participanți.

21. Intrado

    Această platformă de prestigiu desfășoară anual peste 40.000 de evenimente digitale și transmisiuni web folosind tehnologie bazată pe cloud și parteneriate globale. Intrado oferă servicii în țări precum America de Sud, America Latină, Asia Pacific, Orientul Mijlociu, Canada și, bineînțeles, Statele Unite. Intrado oferă un serviciu de probă gratuit care durează 30 de zile.

22. Pexip

    Considerată una dintre cele mai mari platforme de întâlnire virtuală în prezent din industrie, Pexip permite utilizatorilor să conducă întâlniri online individual. Pexip, de asemenea, permite utilizatorilor să organizeze întâlniri pe diverse servicii cloud, cum ar fi Google Cloud, Amazon Web Services și Microsoft Azure, cu posibilitatea de a ajusta dimensiunea și caracteristicile serviciului pentru a se sincroniza cu operațiunile video tradiționale. Costul utilizării acestui serviciu depinde de dimensiunea întâlnirilor pe care doriți să le organizați, dar este disponibilă o opțiune de probă gratuită.

23. Centrul de întâlniri Cisco WebEx

    Ca și în cazul majorității platformelor de întâlniri virtuale, Cisco WebEx Meeting Center oferă utilizatorilor săi o opțiune gratuită de a utiliza serviciul său. Caracteristicile acestei platforme includ tehnologie îmbunătățită pentru întârzierea audio și video și poate afișa 25 de fluxuri în același timp. Cu toate acestea, serviciul permite doar o gazdă pe licență, iar planul „Apelați-mă” are costuri suplimentare.

24. Digitell

    Această organizație de clădire multimedia digitală se adresează companiilor care au nevoie de ajutor pentru a-și valorifica conținutul digital. Digitell oferă, de asemenea, servicii pentru a capta atenția utilizatorilor săi cu interfețe digitale îmbunătățite care le permit accesul la fluxuri live, facilitarea educațională și seminarii web. Dacă conferința sau întâlnirea dvs. trebuie să fie digitalizată, aceasta este platforma pentru dvs. Costul utilizării acestui serviciu nu este menționat pe site-ul principal. Contactați vânzătorul pentru mai multe detalii.

25. Conferință infinită

    Infinite Conferencing este o platformă de întâlnire virtuală care urmărește să simplifice procesul de desfășurare a întâlnirilor virtuale. Utilizarea acestui serviciu oferă utilizatorilor instrumente de rezolvare a problemelor pentru conferințe web și telefonice, plus, Infinite Conferencing se bazează pe browser. Costul utilizării acestui serviciu este de 100 USD.

26. EzTalks Cloud Meeting

    Utilizarea acestui serviciu este gratuită pentru până la 100 de utilizatori. ezTalks Cloud Meeting este specializată în instrumente de mesagerie, video și audio. Cu funcții de partajare pe desktop și documente, această platformă oferă utilizatorilor și o funcție de tablă albă care poate partaja elemente evidențiate, scrieri, desene și capturi de ecran cu alți membri ai grupului. ezTalks Cloud Meeting este compatibil cu toate dispozitivele mobile și desktop.

27. LiveWebinar

    Deși „webinarul” face parte din numele LiveWebinar, această platformă versatilă este excelentă și pentru găzduirea de întâlniri, summit-uri virtuale, cursuri online și multe altele. Fără descărcări sau pluginuri necesare, puteți începe imediat cu evenimentul dvs.! Bucurați-vă de peste 50 de funcții, de la table albe până la săli de lucru, sondaje și teste până la partajarea ecranului, chiar și personalizați sala de ședințe cu culorile și logo-ul dvs. Începeți cu o probă gratuită de două săptămâni, de acolo puteți selecta unul dintre cele trei pachete sau puteți alege o opțiune de întreprindere complet personalizabilă.

Când ar trebui să țin o întâlnire virtuală?

Atunci când desfășurați întâlniri de afaceri, sincronizarea este esențială. Deși întâlnirile virtuale sunt foarte convenabile de folosit oricând și oriunde, asta nu înseamnă că vor fi bune pentru productivitate. Potrivit CNBC, marți după-amiaza în jurul orei 14:30 este momentul perfect pentru a avea o conferință/întâlnire virtuală. Nu este prea devreme sau prea târziu în timpul zilei. În plus, ziua de marți nu este prea departe de săptămâna anterioară de lucru pentru scurte recenzii și pentru a trece peste ceea ce se așteaptă pentru săptămâna curentă de lucru.

Ce să cauți în software-ul pentru întâlniri online?

• Perspectivă : asigurați-vă că platforma de întâlnire virtuală pe care alegeți să o utilizați are caracteristici care pot satisface nevoile viitoare

• Fiabil și superior : servicii de calitate constantă și imagini de înaltă rezoluție asigură ca întâlnirile online să se desfășoare fără probleme, ceea ce poate duce la creșterea productivității unei afaceri

• Partajare desktop : un aspect important al colaborării în echipă nu este doar posibilitatea de a-i vedea pe ceilalți membri ai echipei lucrând, ci și capacitatea de a interacționa și edita munca în timp real.

• Videoconferință : Aceasta este caracteristica principală pe care trebuie să o aibă o platformă de întâlnire virtuală pentru ca întâlnirile online să aibă loc

• Mesagerie instantanee optimizată : instrumentele de comunicare între membrii echipei trebuie să fie ușor de utilizat, să poată fi utilizate pe diverse platforme și să poată fi sincronizate cu dispozitive populare

• Butonul de conectare : Este ușor pentru un utilizator nou să creeze un cont și să se conecteze din nou pentru a utiliza serviciul?

Beneficiile platformelor virtuale de întâlnire

• Fără pierdere de timp : pentru a menține membrii echipei implicați, este încurajat ca gazdele să aibă întâlniri virtuale care să nu dureze mai mult de 30 de minute. Caracteristicile platformelor virtuale de întâlnire ajută la atenuarea potențialului timp care ar putea fi pierdut

• Comunicații îmbunătățite : interacțiunile față în față ajută la îmbunătățirea modului în care mesajele sunt transmise, preluate și interpretate, chiar dacă se află în spatele ecranului computerului

• Reduce costurile și timpul de călătorie : nu este nevoie să călătorești prin oraș, stat sau chiar linii de țară atunci când un utilizator poate vorbi cu oricine din oriunde în lume prin atingerea unui buton

• Eficiență sporită : productivitatea crește atunci când comunicarea este clară, obiectivele sunt cunoscute și toată lumea are voce

• Răspândiți cunoștințele : software-ul pentru întâlniri virtuale ajută o companie (atât angajații, cât și cei mai înalți) să știe ce se întâmplă cu operațiunile atunci când toată lumea lucrează de la distanță

• Oferirea de invitații infinite : Indiferent de câți membri are afacerea, atâta timp cât gazda are capacitatea de a oferi acces la întâlniri virtuale prin funcțiile sale

• Programe diferite de întâlnire : în ciuda sfaturilor anterioare de a avea întâlniri virtuale marți după-amiaza, actualizările de ultimă oră și situațiile de urgență ar putea necesita întâlniri pop-up care pot fi programate și desfășurate folosind diverse funcții ale platformei

• Interfață ușor de utilizat : nivelul de utilizare al unei platforme de întâlnire virtuală este esențial dacă o întâlnire a fost productivă sau neorganizată.

• Întâlnire înregistrată în direct : deși luarea de note este utilă în timpul unei întâlniri, a putea înregistra nu numai exact ceea ce s-a spus, ci și cine a spus-o și cum a spus că este o mană cerească pentru angajații și supraveghetorii care sunt deja incredibil de ocupați.

• Creșterea productivității generale : întâlniri scurte, posibilitatea de a rămâne într-un singur loc, înregistrarea a tot ceea ce se întâmplă și colaborarea ușoară între angajați și supraveghetori asigură o creștere garantată a muncii care poate fi realizată

Dezavantajele platformelor virtuale de întâlnire

• Interacțiune mai puțin directă : deși platformele virtuale de întâlnire permit utilizatorilor să fie față în față din punct de vedere tehnic, mediul fizic de lucru nu poate fi replicat

• Conexiune instabilă : Indiferent cât de avansată este o platformă tehnologică, există totuși posibilitatea să apară dificultăți tehnice

• Contact mai puțin uman : angajații care interacționează între ei online nu se compară cu relațiile personale care se pot forma prin prezența fizică într-un singur spațiu

• Hacking : Trolii nu sunt doar pe platformele de socializare. Zoom a avut loc recent un incident în care oamenii au piratat sesiunile de învățare online și au aruncat comentarii insensibile din punct de vedere rasial către utilizatorii săi, dintre care mulți erau copii.

Cum să organizați o întâlnire online de succes

• Distribuiți link-uri URL către participanți cu o zi înainte de data oficială a întâlnirii pentru a le oferi oportunitatea de a se familiariza cu interfața și funcțiile platformei

• Începeți și fiți la timp. Politețea nu se termină doar pentru că acum se lucrează de acasă

• Comunicați participanților ce comportamente se vor aștepta de la ei în timpul întâlnirii

• Încurajează participarea folosind funcții care permit persoanelor să fie evidențiate atunci când vorbesc

• Asigurați-vă că toată lumea este atentă la ceea ce se întâmplă. A fi acasă poate permite utilizatorilor să se distragă ușor

• Revizuirea și urmărirea obiectivelor și obiectivelor principale care au fost discutate în timpul întâlnirii pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină

Gânduri finale

Platformele de întâlnire virtuale au reprezentat un har salvator pentru multe companii în această perioadă de distanțare socială. Comunicarea, participarea și implicarea sunt pilonii conducerii cu succes a operațiunilor unei afaceri. Aceste vremuri tulburătoare au dat lumină asupra diferitelor modalități prin care companiile pot rămâne conectate cu angajații și managerii.

***

Kierra Benson este un absolvent al Universității din North Texas din Dallas, cu o diplomă de licență în Comunicare și Tehnologie. Ea a efectuat anterior un stagiu la un ziar local și a lucrat ca creator de conținut pentru o mică afacere online. Scopul ei este să lucreze în industria media în scriere/editare și publicitate. Ea a fost întotdeauna fascinată de modul în care mesajele sunt comercializate în mass-media pentru a influența masele și a vinde produse. Conectează-te cu ea pe LinkedIn.

Articole similare:

GoToMeeting: 5 beneficii majore pentru afacerea dvs

Construirea unei culturi de succes de la distanță