13 moduri de a simplifica procesul de conturi de plată

Companiile caută mereu modalități de a-și simplifica operațiunile și de a economisi bani. Un domeniu în care acest lucru este deosebit de important este procesul de conturi de plătit .

Aceasta poate fi o sarcină complexă și consumatoare de timp, dar nu trebuie să fie! În acest articol, vom discuta mai multe modalități prin care vă puteți eficientiza procesul de conturi de plăți și îl puteți face mai eficient.

1. Limitați accesul și stabiliți controale stricte

Primul pas în optimizarea procesului de conturi de plăți este limitarea accesului. Aceasta înseamnă că numai personalul autorizat ar trebui să aibă capacitatea de a vizualiza sau de a face modificări la facturi și alte înregistrări.

De asemenea, ar trebui să stabiliți controale stricte asupra cine poate aproba facturile pentru plată. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toate plățile sunt autorizate și documentate în mod corespunzător.

2. Investește în software-ul de automatizare a conturi de plătibile

O altă modalitate de a simplifica procesul de conturi de plăți este să investești în software de automatizare. Acest tip de software poate automatiza multe dintre sarcinile asociate cu gestionarea facturilor și plăților, inclusiv introducerea datelor, aprobarea facturii și procesarea cecurilor.

Există multe opțiuni diferite disponibile pe piață astăzi, așa că asigurați-vă că faceți cercetări pentru a găsi cea mai bună soluție pentru afacerea dvs.

3. Externalizați Serviciile de Conturi de Plătibile

Dacă nu aveți resursele interne pentru a vă gestiona eficient procesul de conturi de plăți, vă recomandăm să luați în considerare externalizarea acestor servicii. Există multe companii care oferă servicii externalizate de conturi de plăți, care se pot ocupa de toate aspectele procesului pentru tine.

Aceasta poate fi o opțiune excelentă dacă doriți să vă eliberați personalul pentru a se concentra pe alte sarcini sau dacă nu aveți expertiza necesară în interior.

4. Acordați prioritate facturilor conform condițiilor dvs

Unul dintre lucrurile grozave despre existența unui sistem automat de conturi de plăți este că puteți prioritiza facturile în condițiile proprii. De exemplu, puteți configura reguli pentru a plăti automat facturile de la furnizorii dvs. preferați mai întâi sau pentru a oferi reduceri pentru plata anticipată.

De asemenea, puteți utiliza sistemul pentru a urmări plățile și performanța, astfel încât să puteți identifica rapid orice probleme și să luați măsuri corective, dacă este necesar.

5. Eliminați oportunitățile de fraudă

Este important să luați măsuri pentru a elimina oportunitățile de fraudă în procesul de conturi de plăți. Aceasta include asigurarea că toate facturile sunt autorizate și revizuite în mod corespunzător înainte de efectuarea plății.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare utilizarea plății pozitive sau un alt tip de serviciu de verificare a cecurilor pentru a preveni încasarea cecurilor neautorizate.

6. Renegociați termenii de plată cu furnizorii

Una dintre cele mai bune modalități de a simplifica procesul de conturi de plăți este să renegociezi termenii de plată cu furnizorii tăi. Dacă în prezent plătiți facturile în 30 de zile, vedeți dacă puteți obține o perioadă de plată extinsă.

De asemenea, puteți profita de reduceri de plată anticipată sau de alte stimulente. Lucrând cu furnizorii dvs., puteți dezvolta un program de plată care funcționează cel mai bine pentru ambele părți.

7. Reduceți responsabilitatea și verificarea semnăturii

O modalitate de a eficientiza procesul de conturi de plăți este de a reduce responsabilitatea și verificarea necesară pentru semnături.

Acest lucru se poate face prin autorizarea unei singure persoane să semneze cecuri sau prin utilizarea semnăturilor electronice ori de câte ori este posibil. Acest lucru va ajuta la reducerea timpului necesar pentru procesarea facturilor și efectuarea plăților.

8. Folosiți reducerile în mod inteligent

Dacă nu profitați de reduceri, probabil că plătiți în exces pentru facturile dvs. Mulți furnizori oferă reduceri de plată anticipată, așa că asigurați-vă că profitați de acestea ori de câte ori este posibil.

De asemenea, puteți negocia procente mai mari de reduceri cu furnizorii dvs. Aceasta este o modalitate excelentă de a economisi bani și de a simplifica procesul de conturi plătibile în același timp.

9. Luați în considerare alternative de plată

Există multe moduri diferite de a plăti facturile, iar unele pot fi mai avantajoase pentru afacerea dvs. decât altele. De exemplu, poate doriți să luați în considerare utilizarea unui card de credit pentru a plăti facturile în loc să scrieți cecuri.

Acest lucru vă poate ajuta să profitați de programele de recompense și să evitați taxele de întârziere. Ar trebui să explorați și alte opțiuni, cum ar fi plățile ACH și transferurile bancare .

10. Utilizați un portal pentru furnizori pentru a organiza datele furnizorului

Dacă lucrați cu mulți furnizori diferiți, poate fi util să folosiți un portal pentru furnizori pentru a vă organiza toate datele despre furnizor. Un portal de furnizori este o platformă online care vă permite să vă gestionați relațiile cu furnizorii într-o singură locație centrală.

Puteți utiliza portalul furnizorului pentru a stoca informații importante, cum ar fi detaliile de contact, termenii de plată și preferințele de facturare. Acest lucru vă va ajuta să vă simplificați procesul de conturi de plăți și să vă ușurați urmărirea relațiilor cu furnizorii.

11. Luați o abordare fără hârtie

Una dintre cele mai bune modalități de a simplifica procesul pentru conturile dvs. de plăți este să nu utilizați hârtie. Aceasta înseamnă că nu va mai fi nevoie să tipăriți și să depuneți facturile sau alte documente.

În schimb, puteți stoca toate datele dumneavoastră electronic și le puteți accesa oricând, de oriunde. Acest lucru vă va economisi mult timp și bani pe termen lung.

12. Atenție la plăți duplicate

Una dintre cele mai frecvente greșeli făcute în conturile de plăți este efectuarea de plăți duplicate. Acest lucru se poate întâmpla atunci când facturile sunt procesate manual și se fac mai multe copii ale aceluiași document.

Pentru a evita acest lucru, asigurați-vă că urmăriți toate facturile și plățile electronic. Acest lucru vă va ajuta să identificați și să corectați rapid orice dubluri care pot apărea.

13. Reconciliați conturile în fiecare zi

O altă modalitate de a simplifica procesul de conturi de plăți este să vă reconciliați conturile în fiecare zi. Aceasta înseamnă că vei compara facturile pe care le-ai primit cu plățile pe care le-ai efectuat.

Acest lucru vă va ajuta să identificați orice discrepanțe și să vă asigurați că plătiți doar pentru facturile pe care le-ați primit. Prin reconcilierea zilnică a conturilor, puteți evita efectuarea de plăți întârziate sau plata în exces a facturilor.

Concluzia

Există multe modalități diferite de a simplifica procesul de conturi de plăți. Profitând de reduceri, folosind un portal de furnizori și fără hârtie, puteți economisi mult timp și bani.

Asigurați-vă că aveți grijă, de asemenea, de plăți duplicate și reconciliați conturile în fiecare zi pentru a evita greșelile. Implementarea chiar și a câtorva dintre aceste sfaturi vă poate ajuta să vă simplificați procesul de conturi de plăți și să îl faceți mai eficient.