3 Cele mai bune practici pentru automatizarea conturilor de încasat

O afacere de succes este una în care amploarea creșterii este holistică, în care toate părțile interesate contribuie conform așteptărilor și sunt recompensate în mod echivoc. Investitorii care contribuie cu capital la companie ar trebui să-și obțină dividendele la timp odată cu aprecierea capitalului acțiunii lor. De asemenea, vânzătorii trebuie să fie plătiți la timp, astfel încât să poată continua să furnizeze ori de câte ori există o cerință.

Clienții care sunt părțile interesate vedete care cumpără produsele unei mărci beneficiază de propuneri de valoare și reduceri pentru plățile lor prompte. Suma care este datorată de la clienți reprezintă creanțele cunoscute și sub denumirea de cotizații rămase. Aceasta este de obicei o sumă care rămâne după scăderea reducerii și returnează dacă există. Pe măsură ce compania crește și numărul vânzărilor crește, devine plictisitor să supraveghezi facturarea manuală și să verifici dacă toate taxele sunt primite sau nu. Există câteva alte probleme care întârzie procesul, care pot fi depășite dacă o afacere începe să folosească servicii gestionate de creanțe.

Clienții pot întârzia din diverse motive. Cele mai frecvente sunt uitarea termenelor scadente, lipsa de fonduri suficiente, primirea de facturi cu întârziere sau incorecte și nemulțumirea clienților față de un articol facturat. În ciuda câtorva greutăți reale, clienții trebuie încurajați să plătească. Dacă managerii nu sunt asertivi în obținerea cotizațiilor, compania va găsi un dezechilibru de numerar și nu vor mai rămâne suficienți bani în registru sau rezerve pentru a plăti vânzătorilor.

Într-o lume în care oamenii se confruntă cu provocări în gestionarea timpului, este posibilă uitarea termenelor și a termenelor limită. Dar abilitățile de gestionare a timpului ale clienților noștri nu ar trebui să afecteze fluxurile noastre. Trimiterea frecventă a memento-urilor de pe mai multe canale, cum ar fi e-mailul, apelurile telefonice automate cu mesaje înregistrate și mesajele scurte ca alerte, nu va implica doar clienții, ci va asigura că aceștia nu vor rata ceea ce ne datorează. Interesant este că nu este posibil să le reamintim tuturor clienților care datorează bani manual fără să lipsească unii. Aici intervine automatizarea conturilor de încasat pentru a prelua sarcina procesului de pe umerii umani și a-l sincroniza cu un sistem bazat pe inteligență artificială care corelează toate datele și trimite automat alertele.

Automatizarea conturilor de încasat: o schimbare de joc

Provocările cu care se confruntă procesarea manuală a AR sunt plictisitoare, consumatoare de muncă, consumatoare de timp și susceptibile la erori umane din cauza oboselii sau a supravegherii. Nu este posibil să finalizați facturi de mare volum fără a suferi un fel de erori sau inconsecvențe într-un proces manual. Automatizarea procesului va atenua provocările care cauzează întârzieri în primirea cotizațiilor de la clienți. Întregul ciclu este simplificat cu întreprinderea existentă, iar datele de la plasarea comenzii, detaliile de avans, datele stocurilor și livrările sunt corelate pentru a vedea că nu există nicio eroare în facturi. Iată o detaliere a modului în care RA automatizată poate rezolva problemele existente:

• Alerte în timp util

Automatizarea va prelua sarcina de a trimite mementouri prin e-mailuri și mesaje către clienți. Vor exista și mesaje de urmărire, astfel încât clienților să li se acorde suficient timp pentru a-și plăti cotizațiile. Este un fapt cunoscut că majoritatea clienților plătitori pierd o întâlnire din cauza lipsei de gestionare a timpului sau a uitarii. Un memento îi ajută să rămână la curent cu programul de plată.

• Facturare corectă

Automatizarea reduce erorile de facturare cu detalii referitoare la copia comenzii, retururi, avansuri plătite, informații despre client, cum ar fi numele și adresa, etc. Nu există nicio întârziere în procesarea unui număr mare de facturi, deoarece procesul se bazează pe munca de integrare a KPI-urilor și învățare automată cu semantică și procesare a limbajului neuronal.

• Recunoașterea modelelor

Clienții care plătesc la timp în mod regulat pot fi stimulați cu reduceri de fidelitate sau puncte brownie care pot fi răscumpărate ca premii în bani sau reduceri. Vor mai fi alții care plătesc de obicei cu întârziere, dar încearcă să-și păstreze angajamentul. Datele pot indica unele dificultăți financiare cu care se confruntă clientul. Oferirea unei structuri de plată pentru astfel de clienți îi va ajuta și afacerea câștigă încrederea clientului pe termen lung.

Cele mai bune practici pentru implementarea AR automatizată

După ce v-ați convins echipa financiară și de conturi despre beneficiile utilizării AR automatizate, este timpul să o implementați și să optimizați sistemul pentru rezultate mai bune. Iată indicații pentru a realiza acest lucru:

• Cerințe pentru ecartament

Automatizarea AR este BPA și este disponibilă în format de suită, cloud infra, model de abonament sau integrare în întreprindere. În funcție de nevoile afacerii, caracteristicile pachetului diferă. Instrumentele cuprinzătoare sunt mai scumpe decât versiunile de bază. Ar trebui să optați pentru AR specific în funcție de nevoile și bugetul lor. O companie ar trebui să investească într-o versiune superioară doar dacă se aliniază nevoilor afacerii, nu doar pentru că își poate permite.

• Integrare lină

Chiar dacă echipa ta este bună la bricolaj, apelează la ajutorul unui profesionist pentru a integra platforma AR cu sistemele actuale de întreprindere sau CRM. Lucrul în siloz va complica și mai mult problema în loc să rezolve o problemă existentă. Procesul se va desfășura fără probleme numai atunci când nu există silozuri de date, întreruperi ale fluxului de lucru, cerințe de introducere manuală și informații limitate. Integrarea fără probleme va avea grijă ca datele să fie curățate înainte de a le automatiza.

• Echipe antrenate

Automatizarea nu absolvă complet influența umană dintr-un proces. Instruirea echipelor pentru utilizarea instrumentelor de automatizare va ajuta la depanarea în timpul perioadelor de nefuncționare. De asemenea, echipele maximizează utilizarea unui instrument atunci când sunt instruiți să-l folosească. Orice decalaj poate fi identificat și raportat echipei de tehnologie pentru cursuri corective imediate atunci când personalul este instruit să utilizeze AR automat.

Concluzie:

Managementul banilor este o componentă critică a unui ciclu operațional. Dacă fondurile se usucă înainte ca fluxul de bani să vină, vor exista pierderi considerabile de timp, reputație și bani. Primul nu poate fi recâștigat, al doilea este zdruncinat pentru o perioadă lungă de timp, iar al treilea nu poate repara complet pierderea decât dacă al doilea este recâștigat. Deci, dacă un instrument vă ușurează sarcinile, este timpul să automatizați AR.