3 Noi dezvoltări în spațiul software de management de proiect

Există un citat celebru al autoarei Joy Gumz despre managementul proiectelor care poate fi o sursă de inspirație. Gumz vorbește despre modul în care „operațiunile țin luminile aprinse” și „strategia oferă lumină la capătul tunelului”. Managementul de proiect, însă, „este motorul de tren care duce organizația înainte”.

Realizarea zicerii lui Gumz pare să se desfășoare în timp real pe măsură ce managementul de proiect în sine se schimbă. Organizațiile, managerii de proiect și echipele se confruntă acum cu dinamica de lucru în schimbare rapidă și cu instrumente și capabilități tehnologice. Din fericire, software-ul de management de proiect oferă capacitățile de care au nevoie managerii de proiect pentru a menține trenul pe șine.

Multe dezvoltări noi în spațiul software de management de proiect se adresează schimbărilor de metodologie și rolul practicii. Cu toate acestea, aceste evoluții conduc, de asemenea, simultan acele schimbări. Acest articol discută trei dintre cele mai proeminente și de impact progrese.

1. Resurse și caracteristici robuste

Software-ul de management al proiectelor nu se mai limitează la funcțiile de urmărire a foilor de calcul și a tablei albe. Aplicațiile de astăzi pot gestiona orice, de la proiecte simple care implică echipe apropiate până la întreprinderi complexe cu angajați repartizați pe fusuri orare. Pe lângă faptul că găzduiește diferite domenii, software-ul de management de proiect poate fi orientat către anumite funcții și discipline.

De exemplu, un instrument de management al proiectelor de dezvoltare software poate fi centrat pe dezvoltator sau pe inginer software. Funcții precum urmărirea erorilor ajută echipele de ingineri software să identifice și să rezolve problemele cu aplicațiile pe care le creează. Aceste capabilități de urmărire permit dezvoltatorilor să facă referințe încrucișate la probleme similare care au apărut în trecut.

În plus, toți membrii echipei pot vedea detaliile și documentația unei probleme și pot interveni cu expertiza lor. Echipele de inginerie pot rezolva erorile mai rapid și pot avea un depozit central la care să se refere. Managerii și cei însărcinați cu următoarea etapă a unui proiect vor ști imediat de ce o aplicație este suspendată.

Unele instrumente de management de proiect sunt, de asemenea, orientate către industrii precum construcțiile sau sunt concepute pentru utilizare interfuncțională. Aplicațiile de management de proiect urmăresc datele de care beneficiază întregi organizații, indiferent de industrie sau disciplină cu care se aliniază caracteristicile unui instrument. Aceasta include timpul petrecut pe sarcini și proiecte individuale în ansamblu, cheltuieli și alocări bugetare și disponibilitatea resurselor interne.

2. Automatizare prin inteligență artificială

Inteligența artificială și capabilitățile de automatizare sunt integrate în mai multe aplicații software și procese de lucru. Aplicațiile de management de proiect nu fac excepție, managerii și organizațiile devenind din ce în ce mai dependente de AI pentru a gestiona sarcini repetitive. Managerii de proiect depind, de asemenea, de AI pentru a îmbunătăți rezultatele livrabile și pentru a lua decizii strategice.

Într-un studiu Project Management Institute, 81% dintre profesioniștii chestionați au spus că organizațiile lor sunt influențate de inteligența artificială. Adoptarea tehnologiilor AI este o prioritate ridicată pentru 37% dintre organizațiile respondenților. Și așteptarea profesioniștilor este ca mai multe proiecte să folosească inteligența artificială.

Pe lângă automatizarea de către AI a sarcinilor de rutină, are capacitatea de a prezice rezultate și de a efectua estimări. Folosind date istorice și actuale, tehnologia poate evalua rapid dacă un proiect va fi finalizat la timp și la buget. AI poate dezvălui dacă are sens ca o organizație să preia un anumit proiect sau să treacă.

Pentru proiectele pe care o companie se angajează, inteligența artificială va arăta cum să optimizeze resursele. Aceasta poate include identificarea angajaților și a contractanților cu seturile de abilități adecvate, pe lângă resursele non-umane, cum ar fi materialele. Managerii de proiect și conducerea executivă văd, de asemenea, analize de risc și rapoarte de date de performanță în aplicație. Nu mai este nevoie să culegeți și să sincronizați informații de la mai mulți șefi de departament.

3. Cazare pentru lucrătorii de la distanță și de lucru

Creșterea numărului de contracte de muncă la distanță și independentă afectează atât organizațiile, cât și echipele de management de proiect. Chiar înainte de COVID-19, cercetările Gallup au arătat că 36% dintre lucrătorii americani au participat la economia gig, fie ca loc de muncă principal, fie ca o agitație secundară. Odată cu venirea pandemiei, aceste cifre au crescut. În consecință, există o probabilitate crescută ca un membru al echipei de proiect să lucreze pentru mai multe organizații.

O echipă de proiect poate conține doar câțiva angajați cu normă întreagă din compania care conduce proiectul. Independenții și antreprenorii independenți nu sunt supuși acelorași condiții de muncă ca angajații cu normă întreagă. Ei lucrează adesea de la distanță sau din locații diferite decât membrii personalului W-2 ai unei firme. Contractorii independenți au, de asemenea, mai multă flexibilitate în ceea ce privește modul și momentul în care produc livrabile convenite.

Deși este posibil ca managerii de proiect să lucreze cu aceiași liber profesioniști în mai multe proiecte, contractorii s-ar putea schimba și între sarcini. Managerii pot avea echipe parțial de la distanță de angajați cu normă întreagă pe lângă contractori independenți. Diferențele dintre fusurile orare, locațiile fizice de lucru și orele de lucru fac ca soluțiile bazate pe cloud și funcțiile de comunicare să fie o necesitate.

Software-ul de management de proiect devine din ce în ce mai colaborativ pentru a face față creșterii echipelor de la distanță. Acest lucru și interdependența dintre lucrătorii interni și externi au mutat aplicațiile către un model software ca serviciu. Contractorii și angajații interni se pot conecta la aceeași aplicație de oriunde cu o conexiune la internet. Au acces la aceleași informații și instrumente și au mai multe modalități de a comunica cu alți membri ai echipei.

Lucrătorii nu trebuie să aștepte să contacteze cu mesaje text, apeluri video sau e-mailuri. Ei pot face note în cadrul sarcinilor atribuite și pot încărca machete și alte documente care reprezintă repere în cronologia unui proiect. Toți cei investiți în proiect văd ce se întâmplă într-un instrument centralizat și sunt conștienți de următorii pași pe care trebuie să-i facă. Ca rezultat, echipele se confruntă cu mai puține cazuri de lanțuri de e-mail dezorganizate și silozuri de date.

Concluzie

Progresele în tehnologie și capacitățile software-ului de management de proiect au schimbat rolurile managerilor și echipelor. Amploarea caracteristicilor aplicațiilor nu mai este înclinată către echipe mici care lucrează ore similare din aceeași locație. Software-ul de management al proiectelor este acum creat pentru a gestiona sarcini specializate și interfuncționale, pentru a automatiza munca repetitivă și pentru a găzdui echipele de la distanță.

Cel mai important, aceste noi dezvoltări ajută companiile să-și evalueze mai bine resursele și procesele de luare a deciziilor. Pe scurt, ele ghidează îmbunătățirile pe care organizațiile le pot face pentru a rămâne relevante și agile.