5 Avantaje și dezavantaje ale tehnologiei informației și comunicațiilor în afaceri

Tehnologia informației este adesea apreciată în sectorul de afaceri datorită recompenselor imediate pe care le oferă utilizatorilor. Este frumos să cauți sensul unui cuvânt sau al unei expresii și să obții răspunsul la întrebarea ta în câteva secunde. Este la fel de împlinitor să ai capacitatea de a te conecta cu atât de mulți oameni simultan, indiferent de locul în care te afli în lume. Totuși, IT-ul are mai multe beneficii decât ceea ce se poate vedea la nivel de suprafață.

Avantajele tehnologiei informației și comunicațiilor sunt numeroase și de natură revoluționară, mai ales când vine vorba de creșterea afacerilor și a companiei.

5 Avantaje și dezavantaje ale tehnologiei informației și comunicațiilor în afaceri

Citiți mai departe pentru a afla despre cele 5 avantaje ale tehnologiei informației și comunicațiilor în afaceri!

1. IT îmbunătățește comunicarea

   E-mailurile au schimbat modul în care angajații interacționau între ei în anii 90. Mulți au venit la America Online pentru a transmite mesaje și au descoperit că răspunsurile la comunicarea digitală au fost mult mai rapide decât cele de a trimite cuiva o scrisoare. Singurul lucru care a depășit vechile vremuri ale comunicării prin e-mail a fost acela al unui apel telefonic.

   Acum, datorită smartphone-urilor și rețelelor sociale, un angajat poate obține un răspuns de la colegi în câteva secunde dacă folosesc mijloacele potrivite. Tehnologia informației a dat naștere și cloud computing-ului, care le permite angajaților să acceseze informații importante atunci când nu se află la birou. Nu este nevoie să vă conectați la un hard disk atunci când utilizați stocarea în cloud. Lumea IT, prin urmare, trece prin pașii suplimentari pentru a face comunicarea mai rapidă.

   Comunicarea eficientă este cheia succesului unei companii, iar IT ajută la eficientizarea comunicării. Într-un peisaj de afaceri vast și rapid conectat, angajarea, valorificarea și păstrarea angajaților necesită o comunicare continuă și eforturi de colaborare. Un beneficiu crucial al IT-ului este capacitatea sa de a eficientiza comunicarea atât externă, cât și internă.

   De exemplu, platformele de videoconferință și întâlniri online, cum ar fi GoToMeeting, Zoom și Skype, oferă companiilor să lucreze de la distanță în timp real, reducând considerabil costurile legate de a avea clienți la fața locului sau de a interacționa cu angajații care lucrează de la distanță. Datorită IT, companiile sunt capabile să se conecteze și să comunice aproape fără efort cu consumatorii și furnizorii internaționali.

2. IT reduce costurile

   Desigur, atunci când vorbești despre eliminarea pașilor în afaceri, există posibilitatea de a economisi bani. Unul dintre cele 5 avantaje majore ale tehnologiei informației este capacitatea sa de a păstra bani în contul bancar al companiei tale. Unii oameni sunt speriați de noțiunea de IT din cauza costurilor inițiale care uneori par copleșitoare. Adevărul este însă că un sistem actualizat se amortizează singur în câteva săptămâni. Doar o comunicare îmbunătățită duce la o productivitate mai mare și, prin urmare, la creșterea câștigurilor. Tehnologia informației este o investiție pe care ar trebui să o urmărească toți proprietarii de afaceri.

   În timp ce implementarea IT poate părea inițial costisitoare, pe termen lung, va deveni totuși semnificativ din punct de vedere al costurilor prin eficientizarea proceselor manageriale și operaționale ale unei organizații. Practic, implementarea tehnologiei informației și comunicațiilor în afaceri permite afacerilor să obțină mai mult cu mai puțin, fără a compromite valoarea sau calitatea.

3. IT încurajează gândirea strategică

   O mai bună comunicare duce la o gândire mai critică. Angajații sunt mai puțin preocupați de cum să intre în contact cu colegii de muncă atunci când știu că pot transmite informații prin cloud. Astfel, cu stresul de a afla cum să comunice, lucrătorii pot prelua informațiile partajate și pot crea strategii mai bune de îmbunătățire. Unul dintre avantajele comunicării datelor este, prin urmare, mai mult timp, ceea ce duce la o planificare mai eficientă.

   IT poate ajuta o organizație să-și sporească avantajul competitiv pe piață, încurajând transferul de cunoștințe și gândirea strategică. De exemplu, prin folosirea bazelor de date cu abonament și a rețelelor sociale, companiile sunt capabile să organizeze, să interpreteze și să transmită date ca niciodată. Acest lucru a oferit întreprinderilor un acces de neegalat la consumatori și clienți, ajutând companiile să livreze produse mai bune și inovatoare.

   

4. IT protejează informațiile

   Va exista întotdeauna un loc pentru fișierele tradiționale în sectorul corporativ. Lăsarea unei urme de hârtie, totuși, poate să nu fie cea mai bună idee când vine vorba de informații sensibile. Hoții de identitate au o modalitate de a lua cele mai simple informații, cum ar fi un nume sau data de naștere și de a le transforma într-o armă care victimizează indivizi nebănuiți. Cel mai bine este atunci să investești în tehnologia informației cu criptări și alte măsuri de securitate care împiedică ochii neautorizați să vizualizeze informații clasificate.

   În protejarea informațiilor clasificate, tehnologia informației lucrează pentru a îndepărta procesele. Victimele furtului de identitate urmăresc adesea sursa de unde hoții au putut să fure informații. Nu este neobișnuit ca astfel de persoane să dea în judecată companiile responsabile pentru daunele aferente infracțiunii. Decizia ta de a fi la curent cu cele mai recente tehnologii poate ține, în esență, taxele legale pentru neglijență la distanță.

5. IT trece prin barierele culturale

   Diversitatea este ceva pentru care corporațiile continuă să depună eforturi, în ciuda legilor din Statele Unite care interzic discriminarea bazată pe rasă, gen, orientare sexuală, vârstă și alți factori care fac o persoană diferită. Lucrul bun la lumea IT este inteligența artificială, care nu vine automat cu aceleași filtre cu care oamenii sunt obișnuiți.

   Un computer nu-i pasă dacă o persoană este bărbat sau femeie dacă CV-ul potențialului candidat îndeplinește calificările predeterminate pentru post. Prin urmare, tehnologia informației poate contribui la diversitate prin proiectarea sistemelor de operare.

Dezavantajele tehnologiei informației și comunicațiilor în afaceri

1. Reducerea oportunităților de muncă disponibile pentru oameni

   Organizațiile consideră tehnologia un „angajat” mai bun atunci când este utilizată în procesele de producție ale afacerii. Nu numai că lucrarea poate fi terminată la timp, dar și anumite procese pot fi automatizate pentru ușurință în operare. Prin urmare, instrumentele software au capacitatea de a îndeplini sarcini care sunt destinate angajaților umani. Implicația acestui lucru este că au devenit o competiție pentru oameni, deoarece companiile nu văd nevoia de a angaja atât de mulți oameni pentru locuri de muncă care pot fi îndeplinite de mai puțini angajați și un software inteligent.

   

   Deși această scădere a cererii de forță de muncă umană poate fi o veste bună pentru angajatorii de afaceri, ea nu este totuși avantajoasă pentru lucrătorii umani. Când tehnologia este folosită în locul oamenilor, întreprinderile de afaceri nu văd esența angajării acestora. În consecință, rata șomajului crește, iar societatea are mai mulți oameni care se luptă să-și hrănească gospodăria și să-și plătească facturile. Prin urmare, este important ca companiile să înțeleagă cum să angajeze lucrători umani în loc să-i concedieze pur și simplu ca urmare a progreselor tehnologice.

   De exemplu , este mai bine dacă întreprinderile comerciale își pot recalifica lucrătorii, iar după instruire, angajații ar trebui să fie redistribuiți pentru a îndeplini alte roluri și să ocupe noi poziții pe care mașinile nu le pot. Mai mult, este pertinent să ne amintim că dispozitivele tehnologice vor funcționa optim numai atunci când sunt operate de angajați umani calificați.

2. Progresul în tehnologie i-a făcut pe angajați să fie antisociali

   Tehnologia a introdus canale pentru ca indivizii să comunice între ei fără a fi neapărat să fie în aceeași regiune. Acest lucru este posibil datorită mai multor instrumente de comunicare, cum ar fi Skype. Drept urmare, colegii de afaceri pot organiza întâlniri de conferință din diferite părți ale lumii.

   Oricât de minunat este aceasta, problema este că cea mai mare parte a comunicării umane s-a mutat online. Între timp, angajații care au adoptat utilizarea dispozitivelor tehnologice pentru marea majoritate a comunicațiilor lor se confruntă cu o deteriorare a abilităților sociale. S-a produs o schimbare în comportamentele individuale, deoarece sunt obișnuiți să-și petreacă cea mai mare parte a timpului folosind dispozitive tehnologice precum laptopuri și telefoane mobile.

   Dar există ceva ce companiile pot face pentru a rezolva problema. Nu toate conferințele și comunicările ar trebui să fie efectuate online. Proprietarii de afaceri ar trebui să organizeze anumite perioade în an în care angajații lor se pot întâlni fizic și interacționa.

3. Dependență excesivă de dispozitivele tehnologice

   După cum știm cu toții, dispozitivele tehnologice sunt utile în automatizarea proceselor complicate ale întreprinderii. Acest lucru este grozav pentru compania dvs. Cu toate acestea, toate mașinile se pot defecta în orice moment din cauza mai multor factori. Când se întâmplă acest lucru, operațiunile de producție sunt oprite brusc și acest lucru vă poate arunca afacerea într-o stare de panică.

   Când munca este automatizată, oamenii tind să depindă prea mult de dispozitivele tehnologice. În consecință, ei consideră că nu este necesar să înțeleagă cum aceste procese pot fi efectuate manual. Întreaga operațiune de afaceri se oprește ori de câte ori există o problemă cu dispozitivele tehnologice. Acesta este motivul pentru care, în calitate de proprietar de afaceri, nu ar trebui să permiteți ca operațiunile dvs. să fie dependente exclusiv de aplicațiile tehnologice.

   Instruiți-vă angajații astfel încât aceștia să știe ce să facă ori de câte ori aplicațiile tehnologice funcționează defectuos. În plus, ar trebui să aveți manuale complete care să specifice ce ar trebui făcut pentru a distruge compania și operațiunile de afaceri în cazul neprevăzut al unei defecțiuni a dispozitivului.

4. Costurile implementării și conformității cu reglementările

   Este nevoie de timp și bani pentru a implementa noi soluții. De obicei, serviciile de afaceri devin întrerupte pe măsură ce sunt implementate noi faze ale operațiunilor. Este necesară instruirea suplimentară a angajaților și este posibil ca clienții să fie nevoiți să suporte o scădere a calității serviciilor în timpul procesului de implementare.

   De obicei, organizațiile angajează contractori externi pentru a executa implementarea de noi soluții hardware și software. În timp ce soluțiile de tehnologia informației au devenit mai puțin costisitoare odată cu îmbunătățirile aduse tehnologiei, organizațiile care au cerințe extinse de conformitate trebuie să se asigure că respectă toate reglementările, altfel vor suporta riscul unor acțiuni și penalități legale.

5. Din ce în ce mai multe reglementări privind datele

   În lumea modernă, informația este o afacere uriașă. Acesta este motivul pentru care protecția datelor și utilizarea etică a acestora sunt de o importanță capitală pentru autoritățile de reglementare și legiuitori. Proprietarii de întreprinderi nu își pot permite să ignore ceea ce este implicat în protecția datelor clienților. Unele sectoare au reglementări mult mai înalte decât altele, cum ar fi industria serviciilor financiare și a asistenței medicale, deoarece în operațiunile lor de afaceri de zi cu zi, aceste afaceri acumulează informații private și sensibile de la pacienți și clienți.

   Cu toate acestea, doar pentru că deții un magazin de modă nu înseamnă că ești liber de reglementări. Modul în care gestionați listele de e-mail; procesul de confirmare a vârstei persoanelor despre care adunați informații; și modul în care gestionați datele cardului de credit este reglementat. Pregătirea și adoptarea unui protocol standard este cheia pentru a vă proteja compania și clienții.

Gânduri finale

Explicațiile de mai sus sunt doar câteva dintre avantajele și dezavantajele utilizării TIC în afaceri . Vestea bună este că există proceduri și politici pe care le puteți implementa în calitate de proprietar de afaceri pentru a remedia dezavantajele. În general, deoarece compania dvs. îmbrățișează utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor în afaceri, pregătiți-vă să abordați și efectele negative.