5 moduri eficiente de a delega sarcini în managementul proiectelor

„CEO cu talent de delegare mare au generat venituri cu 33% mai mari, adică 8 milioane USD, decât cei cu niveluri scăzute sau limitate de talent”. – Gallup

Statistica de mai sus indică cât de vitală este delegarea pentru firme pentru a obține rezultate pozitive în afaceri. Atunci când un manager deleagă sarcini membrilor echipei, aceștia sunt responsabili și responsabili pentru menținerea calității proiectului. Îi insuflă un sentiment de proprietate și îi inspiră să muncească mai mult și mai sincer, reducând posibilitatea erorilor.

În plus, delegarea muncii eliberează volumul de muncă al managerului pentru activități mai strategice, oferind în același timp oportunități de creștere și învățare pentru membrii echipei. Prin urmare, stăpânirea artei delegării este necesitatea momentului, deoarece va pune bazele unui leadership eficient și o mai bună eficiență organizațională.

Acest blog discută strategiile eficiente de delegare a sarcinilor și modul în care soluția SAVIOM de gestionare a resurselor poate ajuta la implementarea acesteia.

Dar mai întâi, să începem cu elementele de bază.

1. Ce este delegarea și diferitele ei elemente?

Delegarea se referă la transferul de responsabilități sau atribuirea de sarcini unor membri calificați ai echipei sau subordonați apți să le îndeplinească. Acest lucru le crește productivitatea și eficiența, ceea ce la rândul său va asigura livrarea la timp a proiectelor.
Există trei elemente principale care încapsulează delegarea:

1.1. Autoritate – Autoritatea se referă la puterea unui manager de a instrui angajații să îndeplinească sarcini specifice în sfera lor de responsabilități. Aceasta include puteri de luare a deciziilor, alocarea resurselor și asumarea responsabilității pentru rezultatele sarcinilor delegate.

1.2. Responsabilitate – Angajații cărora li s-a dat sarcina au „responsabilitatea” să o îndeplinească în termenul limită și în calitate. Aceasta include responsabilitatea pentru succesul sau eșecul sarcinii.

1.3. Încredere: Încrederea este un element critic al delegării. Delegatorul trebuie să aibă încredere că resursa poate îndeplini sarcina în mod responsabil și fiabil.

1.4 Comunicare: Managerul trebuie să comunice sarcina, inclusiv obiectivele, calendarul și așteptările acesteia, pentru a asigura livrarea cu succes.

Luând în considerare aceste elemente de delegare, indivizii și organizațiile pot delega în mod eficient sarcini și responsabilități altora, ceea ce duce la îmbunătățirea performanței și la creșterea productivității.

Acum că cunoaștem esențialul delegării, să înțelegem diferitele modalități de a delega eficient munca angajaților.

2. Modalități de a delega responsabilitatea forței de muncă

Potrivit unei statistici, „doar 30% dintre manageri cred că sunt buni la delegare”.
Cu toate acestea, prin implementarea strategiilor menționate mai jos, managerii își pot îmbunătăți abilitățile de delegare și pot obține rezultate mai bune.

2.1. Înscrieți sarcinile/subsarcinile într-un proiect

Înainte de a începe procesul de delegare, managerii ar trebui să creeze mai întâi un plan de proiect bine definit și să includă sarcinile/subsarcinile care trebuie îndeplinite. Această foaie de parcurs le permite managerilor să identifice sarcinile potrivite care pot fi delegate între resurse.

De exemplu, activitățile strategice pot fi delegate unor experți calificați care pot livra proiecte fără a compromite calitatea, în timp ce sarcinile de administrare pot fi atribuite resurselor junior. Pe de altă parte, sarcinile urgente care necesită o atenție imediată pot fi acordate resurselor cu capacitate suplimentară. Această defalcare clară face ca procesul de delegare să fie mai organizat, ceea ce duce la o mai mare eficiență și succes.

2.2. Identificați și alocați resurse competente

Atunci când managerii nu reușesc să delege sarcina potrivită oamenilor potriviți, aceasta poate duce la dezangajare, productivitate scăzută și împiedică livrarea proiectelor. Prin urmare, devine imperativ pentru manageri să identifice resursele pe baza atributelor lor, cum ar fi setul de abilități, cunoștințe, experiență etc., și apoi să facă alocarea resurselor.

Cu toate acestea, dacă resursele necesare nu sunt disponibile, organizațiile pot face mai mulți pași pentru a dobândi abilitățile și competențele necesare. În primul rând, pot folosi canalele interne, cum ar fi desfășurarea de programe de formare/perfecționare. Alternativ, firmele pot opta și pentru angajări planificate. Astfel, resursele potrivite vor fi disponibile înainte de debutul proiectului, asigurând livrarea cu succes a proiectelor.

2.3. Descrieți nivelul de autoritate pentru toți membrii echipei

Definirea nivelului de autoritate pentru toți membrii echipei este o parte integrantă a procesului de delegare. Ajută pe toată lumea să-și înțeleagă responsabilitățile și amploarea și limitele autorității lor. Prin delegarea autorității și puterii legate direct de locul de muncă, managerii își pot împuternici subordonații să își îndeplinească sarcinile cu o mai mare independență.

De exemplu, într-un proiect AEC, supervizorul deleagă un arhitect senior să examineze proiectele prezentate de arhitecții juniori înainte de aprobarea finală. Acest lucru nu numai că simplifică procesul de revizuire, ci și împuternicește arhitectul senior să își asume un rol mai activ în procesul de luare a deciziilor. De asemenea, deoarece au autonomie, îi face să se simtă motivați să lucreze și le oferă un sentiment de scop în firmă.

2.4. Oferiți îndrumări și sprijin clar atunci când este necesar

În timpul delegării sarcinilor, este vital pentru manageri să transmită sfera proiectului, obiectivele și livrabilele membrilor echipei. Acest lucru îi ajută pe subordonați să înțeleagă interdependențele proiectelor și responsabilitățile lor respective. În plus, managerii trebuie să ofere instruirea și instrumentele necesare pentru a sprijini membrii echipei în timpul execuției.

De asemenea, trebuie să promoveze un canal de comunicare transparent pentru o colaborare eficientă. Acest lucru va ajuta la rezolvarea riscurilor neașteptate și la obținerea actualizărilor în timp real despre progresul proiectului. Mai mult, aceștia pot crea o politică cu ușile deschise pentru a aborda orice idei sau probleme legate de locul de muncă. Acest lucru va consolida relațiile angajat-angajator, va încuraja discuțiile sănătoase și va face locul de muncă mai productiv.

2.5. Monitorizați performanța forței de muncă și oferiți feedback constructiv

Managerii de proiect joacă un rol crucial în a se asigura că obiectivul final al proiectului îndeplinește așteptările clientului. Pentru a realiza acest lucru, chiar și după delegare, ei trebuie să monitorizeze progresul proiectului și să urmărească nivelurile de utilizare a angajaților pentru a se asigura că nu sunt nici sub sau suprautilizați.

În plus, ei trebuie să ofere în mod regulat feedback constructiv angajaților. Acest lucru îi va ajuta pe membrii echipei să identifice zonele de îmbunătățire și să dezvolte strategii pentru a-și îmbunătăți performanța. Astfel, asigurând finalizarea cu succes a proiectului și satisfacția clientului.

Acum, să înțelegem cum un instrument de management al resurselor poate fi util în implementarea strategiilor de mai sus.

3. Cum poate un software avansat de gestionare a resurselor ajuta la delegarea sarcinilor?

Odată cu adoptarea organizațiilor matriciale și creșterea complexității proiectelor datorită progreselor tehnologice, a devenit o provocare pentru manageri să delege sarcinile în mod corespunzător. Aici intervine un software ERM modern.

• Caracteristica de vizibilitate la 360 de grade a instrumentului și filtrele avansate ajută organizațiile să obțină o perspectivă generală asupra abilităților, locației, disponibilității și altor atribute ale forței de muncă, permițând managerilor să identifice cele mai potrivite resurse și să delege munca în consecință.
• În plus, capabilitățile de prognoză ale software-ului și raportul capacitate vs cerere îi ajută pe manageri să identifice decalajul cererii și să ia măsurile necesare în avans pentru a le atenua.
• În plus, raportul de prognoză versus real și rapoartele de utilizare procurate în timp real ajută la optimizarea procesului de delegare, oferind informații valoroase asupra nivelurilor de utilizare a forței de muncă.
• În afară de aceasta, scenariul ce se întâmplă dacă le permite managerilor să creeze și să compare diferite scenarii de proiect și să determine planul de resurse cel mai potrivit. Acest lucru le permite managerilor să selecteze planul de resurse ideal și să ia decizii informate legate de delegare.

Concluzie

Delegarea eficientă este cheia unei operațiuni bune într-o afacere. Cu practicile menționate mai sus cuplate cu instrumentul potrivit de gestionare a resurselor, managerii pot delega în mod eficient responsabilități în rândul angajaților. Acest lucru va ajuta, de asemenea, la îndeplinirea sarcinilor cu succes, fără blocaje, crescând profitabilitatea și sustenabilitatea firmei.