5 aspecte cheie ale managementului schimbărilor de reglementare pe care trebuie să le cunoașteți la compania dvs

În managementul financiar și al investițiilor, conformitatea este o parte esențială a conducerii oricărui tip de organizație. Pe măsură ce reglementările se schimbă și evoluează, este esențial pentru fiecare companie să fie la curent cu respectarea necesară. Pentru a atinge acest obiectiv, companiile trebuie să aibă sisteme puternice de management al schimbărilor de reglementare înființate ca parte a operațiunii lor generale. Este o componentă integrantă a eforturilor de conformitate ale oricărei companii și asigură că compania este pregătită pentru orice potențiale noi reglementări stabilite de agenții guvernamentale (sau de alte agenții). De asemenea, ajută organizațiile să se adapteze rapid atunci când reglementările se schimbă. Mai mult, vă ajută să rămâneți în conformitate cu reglementările existente și vă împiedică să vă aflați într-o stare de nerespectare. Iată cinci elemente cheie pe care fiecare companie ar trebui să le aibă pentru a face față provocărilor de reglementare cu care se poate confrunta astăzi.

Înțelegerea reglementărilor din industria dvs

Primul pas în gestionarea modificărilor de reglementare este să înțelegeți ce reglementări se aplică companiei dvs. în ansamblu. Majoritatea industriilor nu se autoreglează și necesită cunoașterea dezavantajelor cum ar trebui să funcționeze lucrurile în cadrul lor operațional. Aceasta înseamnă să înțelegeți modul în care reglementările vă afectează industria, cum să le aplicați pe scară largă organizației dvs. și să cunoașteți ce reglementări vor avea un impact asupra companiei dvs. în viitor. Indiferent de locul în care lucrați, reglementările și conformitatea vor arăta puțin diferit de la industrie la industrie. Reglementările în domeniul telecomunicațiilor vor fi destul de diferite de reglementările industriei financiare, de exemplu. Încercați să înțelegeți ce legi și reglementări se aplică direct clienților, organizației și părților interesate. Aflați ce legi federale și internaționale specifice se aplică direct sau indirect afacerii dvs. În cele din urmă, trebuie să știți ce reglementări ar putea avea impact asupra companiei dvs. în viitor. Consultați orice legislație în curs care ar putea afecta modul în care funcționează afacerea dvs., astfel încât să vă puteți pregăti și să nu fiți orbit de potențialele schimbări. Ultimul lucru pe care orice organizație de succes dorește să-l facă este să fie reactivă atunci când puțină proactivitate și înțelegere poate contribui în mare măsură la păstrarea conformității în întreaga companie.

Conformitate

Dacă îți conduci afacerea de ceva timp sau lucrezi în industria ta de ceva vreme, atunci înțelegi importanța conformității. În esență, conformitatea este doar procesul prin care se asigură că politicile și procedurile sunt urmate în mod corespunzător și utilizate în mod consecvent în întreaga organizație. Regulile nu sunt neapărat puse în piatră fără nicio maleabilitate. Sunt doar un ghid și o reglementare consecventă care trebuie urmată, adesea într-un mod care poate rezista controlului juridic sau urmăririi unei agenții de reglementare. Conformitatea este destul de importantă în general. Conformitatea vă ajută să vă protejați de procese sau sancțiuni guvernamentale dacă ceva nu merge bine. De asemenea, permite unei organizații să funcționeze eficient. Există mai puține cazuri de pierdere de timp, energie sau încercări de a înțelege cum ar trebui să funcționeze lucrurile. De asemenea, încurajează clienții sau acționarii să investească într-o companie care rămâne în conformitate în orice moment. Rămânând conformă și urmând procedurile adecvate, o companie poate avea mai mult succes și poate face pe toți fericiți în timp ce face totul în mod corect.

Monitorizarea

Monitorizarea este un aspect esențial al managementului schimbărilor de reglementare, care vă ajută să identificați cât de bine vă descurcați, ce ar putea trebui schimbat și să identificați ce funcționează (și ce nu). Monitorizarea vă permite să urmăriți progresul și să detectați orice probleme pe parcurs. Monitorizarea poate include revizuirea rapoartelor de stare de conformitate, monitorizarea alertelor, verificarea notificărilor de la autorități de reglementare/furnizori sau revizuirea datelor pe care le obțineți de la instrumente terțe. Monitorizarea este simplificată prin utilizarea unor tipuri de instrumente, inclusiv a resurselor bazate pe inteligență artificială, care vă pot ajuta să urmați toate protocoalele relevante de gestionare a schimbărilor de reglementare pentru industria dvs. Scopul monitorizării este de a determina dacă organizația dumneavoastră respectă sau nu toate reglementările, în orice moment. Așadar, fă-ți timp pentru a te asigura că monitorizarea este la egalitate și vei putea menține conformitatea fără prea multe dificultăți în timp.

Auditul

Auditul implică efectuarea de revizuiri regulate a cât de bine funcționează până acum procesul de management al schimbărilor de reglementare al companiei dvs. (sau nu, ceea ce poate fi uneori cazul). Auditul poate implica evaluarea documentației sau a modificărilor în timp real care au fost aduse diferitelor politici și proceduri de-a lungul perioadelor. Poate însemna, de asemenea, să vă luați ceva timp pentru a examina în detaliu procesele interne ale companiei. Căutarea eficienței programelor de formare a angajaților ar putea intra în această categorie sau verificarea cât de rentabile sunt procedurile de modificare a reglementărilor pentru compania dvs. Indiferent dacă studiați cu atenție rapoarte, efectuați sondaje sau vă implicați în diferite protocoale de gestionare a riscurilor. Auditurile îmbunătățesc puterea eforturilor de conformitate, făcându-le un instrument de neprețuit pentru misiunea organizației dvs. de a fi conform constant în orice moment.

Raportare

Importanța conformității efective este incontestabilă, dar nu este întotdeauna ușor de configurat sau întreținut. De aceea aveți nevoie de rapoarte care să creeze dovezi ale standardelor dvs. de conformitate. O parte a planului dvs. de management al schimbărilor de reglementare ar trebui să implice proceduri solide de raportare și un pic de instruire suplimentară pentru angajații dvs. Raportarea financiară și înțelegerea rapoartelor dvs. sunt esențiale pentru o conformitate adecvată. Stabiliți programe de conformitate care includ monitorizare, auditare și procese extinse de raportare. Este, de asemenea, o politică generală bună să abordați protecția avertizorilor, instruirea necesară în materie de etică sau orice alte bune practici care vă pot ajuta compania să reușească acolo unde contează cel mai mult. În cele din urmă, este important să vă asigurați că toți angajații sunt la curent cu reglementările actuale din industrie și fac tot posibilul pentru a se asigura că standardele de conformitate cu reglementările sunt stabilite, verificate și funcționează 100% din timp la organizația dvs.