5 pași pentru implementarea cu succes a automatizării în organizația dvs
Publicat: 2021-06-1740% dintre companiile mari automatizează complet cel puțin un proces de afaceri și ar trebui și tu. Afacerile moderne caută în permanență modalități de a îmbunătăți performanța și de a obține un avantaj competitiv. Vor să profite la maximum de resursele lor.
Automatizarea face toată diferența.
Permite companiilor să valorifice puterea tehnologiei. De aceea, tot mai multe organizații își automatizează procesele de afaceri. Automatizarea reduce costurile, scade spațiul pentru erorile umane, face afacerile mai productive, permite angajaților să fie mai creativi și eficientizează fluxurile de lucru.
Lumea afacerilor a parcurs un drum lung. Acum există modalități mai bune de a face afaceri și de a le face mai eficient. Un sistem de management al proceselor de afaceri a devenit unul dintre factorii care permit agilitatea, productivitatea, profitabilitatea și controlul afacerii. Dacă vă gândiți să adoptați automatizarea, urmați acești 5 pași pentru a o implementa eficient.
- Identificați sarcinile și procesele care trebuie automatizate
Automatizarea proceselor de afaceri este vitală în afacerile moderne, deoarece duce la creșterea eficienței și a productivității. De asemenea, ajută organizațiile să servească clienții într-un mod rapid și organizat. Clienții adoră serviciile excelente, aceasta este ceea ce determină dacă fac afaceri cu o companie.
Software-ul de automatizare a afacerilor permite organizațiilor să reducă costul proceselor automate de muncă cu 30-40% și să își îmbunătățească eficiența. Dar dacă doriți să îmbrățișați automatizarea și să o faceți să funcționeze, trebuie să automatizați sarcinile și procesele potrivite.
Unele procese de afaceri care pot fi automatizate includ:
- Proces de angajare
- Integrarea angajaților
- Analiza și reținerea angajaților
- Auditul
- Tichete de suport IT
- Solicitări și procesare de transcrieri (în colegii și universități)
- Procesarea cererilor
- Creanțe de încasat
- Ordine de achiziție
- Relații Clienți
- Logistica și managementul lanțului de aprovizionare
- De gestionare a operațiunilor
Pebble și-a automatizat sistemul de facturare pentru că dorea să economisească bani. Compania economisește acum peste 8.000 USD pe hârtie în fiecare an, deoarece aproape toate facturile sunt gestionate electronic. Aflați ce automatizați și de ce îl automatizați.
- Definiți-vă obiectivele de afaceri
Stabilirea obiectivelor de afaceri este importantă din multe motive. Oferă o modalitate de a măsura succesul și asigură că toți angajații sunt pe aceeași pagină. Majoritatea afacerilor au aceste obiective comune.
- Pentru a oferi un serviciu excelent pentru clienți
- Pentru a vă asigura că angajații și resursele sunt productive
- Pentru a angaja talentul de top și a-l păstra
- Pentru a avea valori de bază bazate pe misiuni
- Pentru a vă bucura de o creștere durabilă
Obiectivele definesc ceea ce compania ta vrea cu adevărat să realizeze. Conturându-le, te asiguri că compania este pe calea cea bună și te concentrezi pe pașii care te vor ajuta să atingi obiectivele.
Priviți obiectivele actuale ale companiei și aflați cum vă poate ajuta automatizarea. Ele trebuie să se alinieze cu blocajele pe care organizația încearcă să le elimine. De asemenea, trebuie să veniți cu o metodă de măsurare a succesului pentru a vedea dacă obiectivele au fost atinse.
- Găsiți software-ul de automatizare potrivit
Fiecare companie are multe fluxuri de lucru operaționale care necesită prea mult timp sau implică multe persoane: procesarea facturilor, trimiterea de e-mailuri de marketing, actualizarea conturilor clienților și lansarea de operațiuni interne în departamente. Aceste sarcini repetitive sunt epuizante pentru angajați și nu necesită abilități tehnice avansate.
Software-ul de automatizare a afacerilor ajută la simplificarea progresului sarcinilor complicate. Face transferul de informații mai ușor, eficientizează diferite procese și monitorizează progresul sarcinilor în timp real. De asemenea, reduce costurile prin alocarea eficientă a resurselor. Cu software-ul potrivit, posibilitatea de erori este eliminată sau redusă la minimum. Automatizarea le permite angajaților să fie mai creativi și să analizeze analiza de afaceri pentru a crește veniturile afacerii.
Mașinile pot funcționa mai repede și mai mult decât oamenii, iar acest lucru crește rata de producție. Software-ul de automatizare îmbunătățește calitatea produsului și fiabilitatea muncii. Toate produsele sunt fabricate cu aceleași specificații, iar reparațiile sunt puține.
Atunci când organizațiile folosesc resursele în mod eficient, rezultatul este o productivitate mai mare – o calitate mai bună a produsului, o siguranță îmbunătățită a lucrătorilor, utilizarea eficientă a materialelor, timpii de livrare redusi din fabrică și săptămâni de lucru mai scurte pentru muncă. Operațiunile industriale automate măresc siguranța lucrătorilor. Siguranța lucrătorilor este bună pentru afaceri, deoarece lucrătorii fericiți au rezultate mai bune.
- Pregătiți-vă angajații și cultura companiei
Există un lucru pe care companiile nu îl înțeleg adesea când vine vorba de automatizare: este ușor să faci o schimbare în afaceri, dar este greu să-i faci pe angajați să accepte schimbarea și să o implementeze. Amintiți-vă, angajații dvs. sunt cei care vor stabili dacă automatizarea funcționează sau nu
O organizație nu poate adopta automatizarea fără a-și lua echipa la bord. După ce ați obținut un sistem de management al proceselor de afaceri, testați-l și implementați-l, apoi instruiți-vă angajații. Pentru ca automatizarea să aibă succes, toată lumea trebuie să îmbrățișeze procesul, iar organizația trebuie să aibă o cultură a comunicării
De asemenea, merită menționat că automatizarea eșuează uneori din cauza lipsei de supraveghere. Unele companii pierd controlul asupra proceselor lor automatizate deoarece cred că software-ul de automatizare va face toată munca. Dar această greșeală poate face ca ceea ce ar fi fost un avantaj competitiv să fie cel mai mare eșec al afacerii tale.
După adoptarea automatizării, nu concediați angajații. Antrenați-i să supravegheze și să controleze instrumentele de automatizare. În acest fel, vor putea repara instrumentul atunci când funcționează defectuos.
- Ai grijă la sughiț
Un lucru greșit pe care unele companii îl fac este automatizarea sarcinilor și proceselor independente mari. Când multe procese independente sunt automatizate, ele devin prea greu de integrat într-o etapă ulterioară. Da, Amazon și Domino's își permit să-și automatizeze întregul serviciu de livrare, dar companiile mari au multe resurse la dispoziție. Nu încercați să le copiați.
Ceea ce ar trebui să faceți este să automatizați mai întâi micile sarcini repetitive, cele care nu sunt esențiale pentru operațiunile dvs. de afaceri, cum ar fi marketingul prin e-mail. Puteți să automatizați marketingul prin e-mail și să vă controlați în continuare strategia de marketing.
De asemenea, puteți decide să automatizați un proces la un moment dat. De exemplu, puteți începe cu marketingul prin e-mail, apoi puteți trece la facturare, apoi la procesul de angajare și așa mai departe. Rezolvați o problemă specifică înainte de a trece la următoarea. De asemenea, pot apărea sughițuri atunci când începeți să implementați automatizarea. Ai grijă de ele și fii pregătit să le faci față.
Începeți să vă automatizați procesele de afaceri
Potrivit cercetărilor, 74% dintre organizații caută noi cazuri de utilizare pentru automatizare. Vor să sporească eficiența, să reducă costurile și să își eficientizeze procesele. Automatizarea eficientizează procesele și fluxurile de lucru redundante și complexe. Are un impact mare asupra operațiunilor de afaceri și asupra vitezei de livrare. Sarcinile monotone, de nivel scăzut, consumă timp și efort excesiv. Obțineți software de automatizare și faceți-vă compania mai profitabilă.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.