7 beneficii ale utilizării mementourilor de întâlnire prin e-mail
Publicat: 2021-05-28Poate că a fost un moment în viața ta când ai uitat să participi la una dintre întâlnirile tale pur și simplu pentru că ai uitat că ai avut acea întâlnire. La urma urmei, unele zile sunt mai aglomerate decât altele și pot exista situații în care ai uitat să iei notițe ale unor întâlniri la care te-ai programat. Când ești client și ai ratat o întâlnire, nu este mare lucru.
Cu toate acestea, dacă sunteți manager sau proprietar de afaceri și clientul dvs. a lipsit la una sau mai multe dintre întâlnirile dvs., nu ar trebui să luați asta cu ușurință. Lipsa întâlnirilor înseamnă că tocmai ai ratat oportunități de a avea clienți noi sau repeți sau de a stabili noi parteneriate cu alte mărci. Rețineți că întâlnirile au fost programate în primul rând ca o modalitate de a stabili un timp pentru a întâlni oficial alți manageri, colegi de muncă sau clienți. Acest timp este folosit pentru a discuta în continuare câteva lucruri legate de creșterea afacerii, a produsului sau a relației cu clienții.
Consecința clienților care lipsesc programărilor
Atunci când clienții dvs. tind să rateze una sau mai multe dintre întâlnirile programate, fie intenționat, fie în alt mod, acest lucru poate aduce un efect negativ asupra afacerii dvs. Acest lucru ar putea însemna pierderi de profit pentru ziua respectivă și ar putea ruina fluxul operațiunilor afacerii tale. Numirile ratate de către clienți ar putea însemna, de asemenea, că aceștia încep să-și piardă implicarea față de afacerea dvs. Astfel, este esențial să ai grijă de clienții tăi, în special de cei care tind să nu apară mai des la întâlnirile programate.
O modalitate de a-ți îmbunătăți relațiile cu clienții și de a-ți ajuta clienții să fie pe drumul cel bun cu programările lor este prin e-mail-uri de memento pentru întâlniri. Astfel, le poți reaminti clienților și te asiguri că nu pierd nicio întâlnire și să-ți întărești comunicarea cu ei în speranța de a avea mai multe întâlniri cu ei în viitor.
Cunoașteți beneficiile mementoului de programare prin e-mail și de ce trebuie să începeți să faceți acest lucru pentru clienții și afacerea dvs.
- Bifează lista ta de verificare zilnică
Când conduci o afacere, se înțelege că ai multe responsabilități în mâinile tale. Lista ta de verificare zilnică este întotdeauna plină și uneori se poate simți nesfârșită. Dacă lista dvs. de verificare include contactarea fiecărui client din lista de programări, vă puteți aștepta să rămâneți cu mult în urmă cu restul responsabilităților zilei.
Cu toate acestea, dacă utilizați un memento de întâlnire prin e-mail pentru fiecare dintre clienții dvs., vă puteți economisi mult timp. Puteți bifa această sarcină din lista dvs. de verificare și lăsați software-ul online să facă treaba de a reaminti clienților dvs. întâlnirile viitoare.
- Utilizare mai mică a telefonului
Să presupunem că trebuie să contactați manual fiecare client pentru a-i reaminti programările. Deși aceasta este o modalitate eficientă de a le seta un memento și de a vă asigura că apar, aceasta ar putea însemna și că va trebui să investiți o cantitate semnificativă de timp pe telefon. Și, uneori, timpul petrecut la telefon cu clienții dvs. poate fi imprevizibil, mai ales dacă unii sunt în conversații lungi, prin urmare, vă legați cea mai mare parte a timpului cu ei și mai puțin timp pentru celelalte sarcini.
Trimițându-le un memento de întâlnire prin e-mail, le puteți reaminti în continuare clienților despre întâlnirile lor, fără a vă ocupa prea mult timp. Veți avea apoi suficient timp să vă concentrați pe celelalte sarcini pe lângă utilizarea telefonului.
- Mai puțin timp pierdut înseamnă mai mulți bani
Când vorbiți în mod constant la telefon, mai puțin timp este alocat altor sarcini vitale, care sunt cruciale pentru conducerea afacerii dvs. Acest lucru poate afecta mai devreme sau mai târziu operațiunile, vânzările și profitul companiei dvs. În special pentru companiile care sunt mai interesate de furnizarea de servicii, cum ar fi saloanele, spa-urile sau magazinele de automobile, investirea mai mult timp cu telefonul înseamnă că veți avea mai puțin timp să vă concentrați pe clienții care sunt deja alături de dvs. pentru a beneficia de serviciile dvs.
Folosind mementouri de întâlnire prin e-mail, puteți în continuare să vă informați clienții despre întâlnirile lor, fără a compromite timpul dvs. cu clienții actuali. Îți va fi mai ușor să te concentrezi asupra clienților tăi și asupra altor sarcini care fac bani.
- Reduceți posibilele întreruperi
Să presupunem că vă aflați în mijlocul service-ului pentru clientul dvs., cum ar fi să-i curățați părul sau să-i reparați mașina, când dintr-o dată a sunat telefonul companiei dvs. Întreruperea serviciului pentru a prelua apelul este o formă negativă de serviciu pentru clienți. Numărul de apeluri pe care le primiți va crește dacă aveți tendința de a reaminti clienților programările lor prin apeluri telefonice, deoarece majoritatea dintre aceștia vor reveni probabil la apel.
Dacă doriți să vă asigurați că oferiți cel mai bun serviciu pentru clienți și să evitați orice întrerupere a activității dvs., cel mai bine este să le amintiți clienților dvs. prin e-mail, mai degrabă decât prin SMS sau apel.
- Preveniți clienții neprezentați
Este obișnuit ca majoritatea companiilor să își bazeze personalul și programul săptămânal pe numărul de clienți numiți pentru o anumită săptămână. Cu cât aveți mai multe întâlniri programate pentru acea săptămână, cu atât este nevoie de mai mult personal. Cu toate acestea, atunci când clienții uită de întâlnirile lor, sunt șanse să nu apară în biroul tău așa cum era de așteptat. Prin urmare, o parte din personalul desemnat pentru ziua respectivă sau săptămâna respectivă nu va putea efectua niciun serviciu, rezultând niciun profit.
Amintirea clienților despre programările lor este crucială pentru ca afacerea dvs. să continue să câștige bani. Ca să nu mai vorbim de faptul că supraîncărcarea de personal poate cauza și probleme financiare, deoarece va trebui să cheltuiți pentru salariile angajaților dvs., în ciuda faptului că aveți clienți neprezentați. Așadar, folosiți mementourile de întâlnire prin e-mail în avantajul dvs. și preveniți oportunitățile pierdute doar din cauza uitarii de programare a unui client.
- Anulări în loc de neprezentări
Trimiterea mementourilor de întâlnire prin e-mail nu numai că îi va anunța pe clienții dvs., dar le va oferi și șansa de a anula atunci când este necesar. Anulările sunt mult mai ușor de gestionat decât neprezentările. Când clienții anulează cu zile înainte de programare, puteți avea în continuare suficient timp sau zile pentru a căuta un alt client pentru a completa intervalul de timp liber. Între timp, atunci când un client nu apare așa cum se aștepta, va fi deja considerat o pierdere pentru ziua respectivă lucrătoare.
În afară de anulări, clienții dvs. vor avea, de asemenea, șansa de a reprograma dacă este necesar. La urma urmei, unii clienți au motive întemeiate pentru care nu pot ajunge la programul inițial, așa că, pe măsură ce le reprogramezi programarea, mai poți avea timp să faci loc unui alt client pentru a-și completa programul.
- Mementourile de programare prin e-mail sunt prietenoase cu clienții
Dacă nu doriți să fiți deranjat de apelurile clienților în timpul orelor de lucru, același lucru este valabil și pentru clienții dvs. Este posibil să nu știi niciodată dacă clienții tăi sunt disponibili pentru a primi apeluri de afaceri, așa cum pot fi la serviciu, la școală sau la o întâlnire. Folosirea mementourilor de întâlnire prin e-mail nu va aduce beneficii numai afacerii dvs., ci și clienților dvs.
Concluzia
Mai multe companii folosesc acum mementouri de numire prin e-mail pentru a-și îmbunătăți serviciile pentru clienți și pentru a menține o comunicare sănătoasă cu clienții lor. Dacă doriți să rămâneți la curent cu serviciile dvs. și să fiți la un nivel competitiv cu concurenții dvs. de afaceri, utilizați acest instrument în avantajul dvs. și mențineți clienții implicați și amintiți-vă de programările lor pentru a vă asigura că vânzările vor continua să vină.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.