7 moduri sigure de a vă gestiona mai bine debitorii

Când gestionați fluxurile de numerar pentru întreprinderile mici și mijlocii, este important să aveți un sistem de management simplu, dar cuprinzător, pentru a urmări debitorii dvs. De fapt, pentru companiile individuale, este posibil unul dintre cele mai importante lucruri pe care le poate face o afacere pentru a evita plățile nepreluate, datele financiare prost întreținute și nenumărate alte probleme viitoare.

De la creditul comercial (întreprinderile care împrumută fonduri între ele) și verificări complete ale antecedentelor până la plățile prost monitorizate ale clienților, păstrarea la curent cu datoriile externe și interne ale afacerii vă poate ajuta la reducerea sarcinilor financiare, la creșterea conturilor de încasat și la ajutarea companiei să vă ramburseze propriile tale. creditorilor într-o manieră mai oportună.

1 Implementarea clarității în haosul facturilor

Sună ușor în principiu. La urma urmei, ce afacere nu începe cu un plan de a-și gestiona tranzacțiile financiare cu grijă? Dar când vă aflați în plin și mai multe taxe, împrumuturi și facturi se grăbesc să intre și să iasă din departamentul dvs. de contabilitate, cum vă veți asigura că eviți problemele inutile?

Ei bine, totul este o chestiune de pregătire, comunicare și auto-reflecție care poate fi rezumată în 7 pași eficienți. Respectați aceste sfaturi pentru a vă asigura că IMM-ul dvs. rămâne cu un pas înaintea plăților și primește fondurile necesare la timp.

2 Îmbrățișați beneficiile facturilor electronice

Facturile electronice sunt o modalitate simplă și durabilă de a vă asigura că un client sau un debitor primește o factură cu promptitudine, cu o mai bună urmărire și pentru afacerea dvs. Facturarea digitală a devenit populară de-a lungul anilor, iar cu actualizări automate și mementouri pentru clienți să plătească în intervalul de timp convenit, nu este greu de înțeles de ce.

În general, o factură electronică poate fi transmisă în următoarele moduri:

• Un e-mail direct de la o platformă software de conturi
• O factură trimisă direct către un portal pentru clienți
• O factură care se integrează cu sistemul dvs. de contabilitate

În orice caz, platforma de contabilitate trimite notificări către client în numele afacerii tale, care îți oferă actualizări constante cu privire la starea unei facturi și mai multe detalii despre istoricul plăților clienților obișnuiți.

3 Oferiți o reducere pentru plata anticipată?

Ca o modalitate de a convinge oamenii să-și folosească din nou serviciile și să plătească la timp, multe companii vor oferi acum un fel de stimulent pentru a ajuta la primirea mai rapidă a plății de la un client. În special, reducerile la o factură sau la bunuri în schimbul plății până la o anumită dată anticipată s-au dovedit a fi extrem de eficiente.

Cu toate acestea, acest stimulent depinde în întregime de mulți factori diferiți, inclusiv tipul de industrie în care operați, nevoia companiei dvs. de plată promptă și dorința dvs. de a reduce prețurile de dragul unei rezoluții mai rapide.

4 Confirmați termenii de plată înainte de a continua

Dacă un nou client sau client are impresia că este perfect să dureze mai mult decât limita standard de 30 de zile pentru a-și plăti facturile, atunci sunt șanse să o facă. Pentru a evita această problemă, acceptarea termenilor de plată înainte de a merge mai departe este o modalitate excelentă de a reduce problemele inutile mai târziu.

Compania dvs. nu ar trebui să se îngrijoreze să reușească să rămână pe linia de plutire până la plata unei facturi. Este important să rețineți că furnizați bunuri sau servicii înțelegând plata promptă pentru acestea. Simpla asumare a unui nou client sau a unei noi sarcini și a nu stabili anumite date de plată nu va duce niciodată la un rezultat reciproc satisfăcător.

5 Urmăriți-l și amintiți-le de datele convenite

După ce ați trimis factura, așteptați câteva zile și contactați-vă pentru a întreba politicos despre starea acesteia. Chiar dacă aveți actualizări digitale, nu este nimic în neregulă cu un apel telefonic de modă veche pentru a confirma că l-au primit și că sunt la curent cu termenul limită de plată.

Dacă nu ești confortabil să fii atât de direct, poți folosi o actualizare ca scuză pentru a suna clientul în cauză. De fapt, poți chiar să suni pentru a-i anunța că se află în portalul lor de factură ca un memento politicos, în loc să întrebi când vei fi plătit.

Pentru fiecare dintre aceste scenarii, ceea ce contează cel mai mult este să notezi și să înregistrezi următoarele aspecte ale apelului tău:

• Ora la care ai sunat
• Persoana cu care ai vorbit
• Ce s-a spus în timpul apelului
• Ce ți-au confirmat cu privire la plată

Sperăm că nu va ajunge într-o situație în care trebuie să-i contactați din nou și să vă plângeți sau să cereți continuu actualizări. Cu toate acestea, dacă acesta este cazul, informațiile de mai sus vă vor ajuta să vă întăriți cazul pentru ca un client să-și susțină finalul tranzacției și să vă ofere informațiile necesare pentru a escalada reclamația dvs.

Aveți dreptul legal de a insista asupra plății în termen de 60 de zile de la o tranzacție comercială, așa că, dacă nu a fost convenită anterior o perioadă mai lungă de rambursare, informați-i cu privire la consecințele potențiale și la dobânda suplimentară pentru suma pe care o pot suporta.

Efectuați verificări amănunțite de credit

Nimeni nu vrea să simtă că nu poate avea încredere în cuvântul unui client, dar pentru o afacere mică sau mijlocie, uneori, acel lux pur și simplu nu este viabil. Dacă se întâmplă ca un debitor să se confrunte cu insolvență, emiterea unei note de credit pentru luni de muncă grea nu va fi îndeplinită, iar finanțele dvs. vor provoca furia unei probleme care ar fi putut fi ușor evitată printr-o simplă verificare a antecedentelor.

Lecția aici? Un mic administrator la începutul unei potențiale relații de afaceri vă poate scuti de multe luni de bătăi de cap pe drum. Protejezi doar interesele afacerii tale, așa că nu-ți fie teamă să verifici antecedentele înainte de a lua o decizie finală cu privire la un client.

6 Analizați flexibilitatea plăților și compatibilitatea sistemului

Analiza flexibilității de plată pe care o oferiți poate avea două forme principale – flexibilitate digitală și flexibilitate în afaceri. Ambele ajută la definirea a ceea ce poate și nu poate permite compania dumneavoastră atunci când se ocupă de plățile de la clienți.

Pe de o parte, este important să aveți un sistem care să fie compatibil cu alte sisteme și să se poată integra perfect pentru a vă asigura că afacerea dvs. primește acele fonduri la timp. La urma urmei, nu are rost să oferi o reducere pe factură electronică pentru plata rapidă doar pentru un client nou, pentru a descoperi că portalurile tale de plată nu sunt capabile să le accepte!

Pe de altă parte, este, de asemenea, vital să fiți clar și deschis cu privire la modul în care puteți primi plăți înainte de a accepta un contract. Dacă nu puteți oferi un plan de plată care să ofere clienților șansa de a efectua plăți lunare mai mici sau dacă compania dvs. trăiește și moare într-o fereastră de 60 de zile între livrarea serviciilor și plată, este esențial să comunicați acest lucru la început.

7 Faceți-vă partea pentru a asigura plata promptă

A avea această capacitate de a vă contesta propriile procese interne este vitală pentru metoda finală de a vă gestiona mai bine debitorii – să vă faceți partea pentru a facilita plăți mai rapide. Nerespectarea acestui lucru poate determina clienții să primească și să proceseze alte facturi care au sosit la timp și să le pună pe ale tale pe plan secundar.

Așteptați până la sfârșitul lunii pentru a vă trimite toate facturile este o rețetă pentru dezastru. În schimb, faceți o rutină ridicarea facturilor într-un interval de timp strict de finalizare a lucrărilor. Asigurați-vă că păstrați facturile exacte și verificați fiecare detaliu înainte de a le trimite.

Dacă le puteți arăta clienților că sunteți o mașină financiară rapidă, meticuloasă și bine unsă, le oferă motivația să răspundă în natură și să plătească cât mai curând posibil. Ca companie, faci prima mișcare prin livrarea unei facturi, dai tonul pentru modul în care se vor desfășura restul relațiilor.