7 sfaturi pentru o mai bună gestionare a contractelor

Managementul contractelor este un proces important pentru orice afacere. Vă poate ajuta să urmăriți contractele și să vă asigurați că vă respectați toate obligațiile. Cu toate acestea, dacă procesul nu este gestionat corespunzător, poate fi dificil să se asigure conformitatea și să gestioneze riscul. Gestionarea contractelor Microsoft Dynamics CRM vă poate ajuta să vă îmbunătățiți procesul de gestionare a contractelor. A avea un sistem de urmărire a contractelor poate fi foarte util în acest sens.

Indiferent dacă utilizați gestionarea contractelor Microsoft Dynamics CRM sau un alt pachet software, asigurați-vă că aveți un sistem de urmărire a contractelor. Acest sistem ar trebui să includă un istoric al contractului, informații despre contract și termenii contractului. Aceste informații vă pot ajuta să identificați din timp orice probleme și să vă asigurați că vă respectați obligațiile. Acest blog explică sfaturi pentru gestionarea de succes a contractelor:

1. Utilizați software-ul pentru a vă ajuta să urmăriți termenele limită, progresul și costurile:

Software-ul de gestionare a contractelor poate ajuta la urmărirea termenelor limită, a progresului și a costurilor asociate unui contract. Urmărind aceste variabile, antreprenorii se pot asigura că munca lor îndeplinește standardele convenite. În plus, software-ul de gestionare a contractelor poate ajuta contractanții să evite potențialele depășiri ale costurilor prin urmărirea tuturor aspectelor unui contract, de la achiziție până la finalizare. Acest lucru permite contractorilor să-și gestioneze mai bine bugetele și să urmărească progresul față de etapele de referință, asigurându-se că costurile sunt în conformitate cu așteptările.

2. Asigurați-vă că toți membrii echipei sunt la curent cu modificările proiectului:

Când vine vorba de managementul contractelor, este esențial ca toți membrii echipei să fie la curent cu modificările aduse proiectului. În acest fel, toată lumea își cunoaște rolul și responsabilitățile, iar eventualele conflicte pot fi rezolvate înainte de lansare. În plus, menținerea tuturor la curent va ajuta la evitarea oricăror surprize odată ce proiectul este în derulare. De asemenea, asigurați-vă că toată lumea cunoaște calendarul și termenele limită ale proiectului. Acest lucru va ajuta la evitarea oricăror surprize mai târziu și se va asigura că toate părțile lucrează pentru același obiectiv. Trebuie să aveți un sistem perfect de gestionare a contractelor pentru a documenta toate acordurile și modificările. Acest lucru va ajuta la evitarea oricăror dispute potențiale și vă va asigura că toată lumea este conștientă de ceea ce se înscrie.

3. Configurați întâlniri săptămânale sau lunare pentru a analiza progresul și a discuta provocările

O modalitate cheie de îmbunătățire a managementului contractelor este de a avea întâlniri regulate pentru a analiza progresul și a discuta provocările. Acest lucru se poate face săptămânal sau lunar, în funcție de amploarea proiectului. Având un format de întâlnire consistent, toți cei implicați vor ști la ce să se aștepte și vor exista mai puține șanse de confuzie sau neînțelegere. În plus, poate ajuta la clarificarea obiectivelor și așteptărilor, ceea ce poate duce la contracte de succes. Întâlnirile regulate se pot face săptămânal sau lunar, în funcție de complexitatea procesului dumneavoastră de gestionare a contractelor. Având aceste întâlniri, veți putea identifica orice probleme din timp și le veți rezolva înainte ca acestea să devină probleme mai mari.

4. Rămâneți organizat și urmăriți îndeaproape cheltuielile pentru a rămâne în limitele bugetului

Când vine vorba de gestionarea contractelor, menținerea lucrurilor organizate și urmărirea îndeaproape a cheltuielilor este esențială. Pentru a rămâne în limitele bugetului pentru gestionarea cu succes a contractelor, trebuie să rămâneți organizat și să vă urmăriți îndeaproape cheltuielile. Poate părea o treabă ușor de făcut, dar nu este. Trebuie să te asiguri că cheltuielile tale sunt legitime și, rămânând organizat, poți să te asiguri că nu cheltuiești bani în mod inutil. Menținerea contractelor organizate nu este ușoară, mai ales când ai multe contracte de gestionat. Este ușor să pierdeți din vedere care contracte expiră și care sunt cele mai critice. Totuși, nu este vorba doar despre expirarea contractelor. Este vorba și despre gestionarea contractelor care sunt în curs de desfășurare în diferite stadii de finalizare. Utilizarea unui software specific de gestionare a contractelor vă poate ajuta în acest sens. Având înregistrări exacte cu ceea ce a fost cheltuit pentru fiecare contract, vă va ajuta să rămâneți în limitele bugetului alocat și să luați decizii informate cu privire la contractele viitoare.

5. Automatizați cât mai multe documente financiare posibil pentru a face viața mai ușoară:

Există câteva moduri de a face viața mai ușoară când vine vorba de gestionarea contractelor. În primul rând, încercați să automatizați cât mai multe documente financiare posibil. Acest lucru vă va economisi timp și bătăi de cap mai târziu. În plus, urmăriți în mod regulat angajamentele contractuale și valorile de performanță pentru a vă asigura că vă îndepliniți toate obligațiile. În cele din urmă, asigurați-vă că toate părțile implicate într-un acord contractual își înțeleg cu atenție obligațiile și drepturile înainte de a semna ceva. De asemenea, asigurați-vă că aveți un sistem de urmărire a conformității contractului. Acest lucru va ajuta să vă asigurați că toate părțile respectă termenii contractului.

6. Faceți față oricăror conflicte care pot apărea înainte ca acestea să devină probleme mai mari:

Conflictele pot apărea în orice moment și apar adesea atunci când diferite părți au așteptări sau nevoi diferite. În calitate de manager de contract, fiți pregătit să abordați direct eventualele conflicte. Crearea unui birou de tranzacții este o modalitate eficientă de a face acest lucru, deoarece invită toate părțile relevante să discute riscurile și preocupările asociate cu o anumită tranzacție.

De asemenea, ar trebui să aveți un plan pentru a le rezolva rapid și echitabil și asigurați-vă că țineți toate părțile informate cu privire la progresul dvs. În calitate de manager de contract, este, de asemenea, important să fii la curent cu schimbările în situație, conflicte și mediul din jurul proiectului tău. Dacă se schimbă ceva care ar putea afecta fezabilitatea sau costul proiectului dvs., asigurați-vă că comunicați aceste informații tuturor părților implicate cât mai curând posibil, astfel încât acestea să își poată ajusta planurile în consecință.

7. Sărbătorește reperele de-a lungul drumului pentru a-i menține pe toți motivați:

Este necesar să sărbătorim reperele pe parcurs pentru a menține pe toți motivați. Acest lucru se poate face prin acordarea de bonusuri sau alte stimulente bazate pe obiectivele specifice îndeplinite. De asemenea, o face mai personală pentru angajați și îi ajută să-i mențină concentrați asupra obiectivului vizat. Sărbătorirea reperelor de-a lungul drumului poate fi, de asemenea, orice, de la atingerea unei anumite cote de vânzări, finalizarea unui proiect la timp sau chiar atingerea unui obiectiv personal. Sărbătorind fiecare mică victorie pe parcurs, toată lumea va fi mai motivată să muncească din greu și să își atingă obiectivele finale.

Gânduri finale:

Contractele pot fi o parte necesară a afacerii, dar pot fi, de asemenea, consumatoare de timp și dificil de gestionat. Urmând aceste șapte sfaturi, vă puteți îmbunătăți procesul de gestionare a contractelor și vă puteți asigura că vă respectați toate obligațiile. Urmând aceste sfaturi, vă puteți îmbunătăți procesul de gestionare a contractelor și vă puteți asigura că vă respectați toate obligațiile.