8 caracteristici de căutat într-un sistem de management al angajaților

Companiile obișnuiau să se bazeze pe foi de calcul greoaie pentru a gestiona datele și procesele angajaților. Dar nu mai este cazul. Piața talentelor a devenit foarte competitivă, iar organizațiile nu au de ales decât să eficientizeze resursele umane sau fluxurile de lucru de HR. Iată unde sistemele de management al angajaților (EMS) vin în ajutor, oferind asistență.

Tehnologia HR a evoluat enorm, iar aplicațiile de gestionare a angajaților pot automat automat sarcini obositoare și pot oferi informații valoroase. Aceste caracteristici eficientizează procesele de HR, sporind eficiența.

Software-ul de management al angajaților crește implicarea angajaților, precum și satisfacția angajaților, ceea ce face deloc surprinzător faptul că cel puțin trei milioane de companii folosesc acum software de management al personalului. (1)

Avantajele utilizării sistemelor de resurse umane față de foile de calcul

Foile de calcul și-au îndeplinit scopul pentru gestionarea datelor. Dar pur și simplu nu pot concura cu funcționalitățile robuste ale unui sistem eficient de management al angajaților. Există mai multe domenii cheie în care EMS depășește foile de calcul în eficientizarea managementului resurselor umane. Să explorăm aceste avantaje.

Gestionarea și recuperarea datelor mai eficiente

Foile de calcul devin rapid greoaie pe măsură ce forța de muncă crește. Găsirea unor informații specifice consumă timp. Necesită sortare și filtrare manuală.

Software-ul HRIS oferă o bază de date centralizată, permițând accesul rapid și ușor la informațiile angajaților prin funcționalități intuitive de căutare.

Precizie îmbunătățită și eroare umană redusă

Introducerea manuală a datelor în foile de calcul este, de asemenea, predispusă la greșeli de scriere și inconsecvențe. Cu toate acestea, software-ul de management al angajaților automatizează multe sarcini de introducere a datelor. Acestea reduc erorile și asigură acuratețea bazei de date a angajaților dvs. Acest lucru economisește timpul petrecut pentru corectarea greșelilor, iar nerespectarea reglementărilor devine, de asemenea, mai puțin o îngrijorare.

Funcții de securitate îmbunătățite pentru datele sensibile

Încălcările de date au expus peste opt milioane de înregistrări la nivel mondial în al patrulea trimestru al anului 2023. Problema este că foilor de calcul le lipsesc adesea măsuri de securitate robuste. Lasă datele sensibile ale angajaților vulnerabile la încălcări. Așadar, un alt beneficiu al unui sistem de management al forței de muncă este prioritizarea securității datelor cu funcții precum controlul accesului, criptarea și traseele de audit. Îți oferă liniște sufletească. Asta pentru că știi că informațiile angajaților tăi sunt protejate. (2)

Scalabilitate mai ușoară și analiză în timp real

Recunoaste; foile de calcul devin greoaie pe măsură ce compania dvs. se extinde. O aplicație de gestionare a angajaților este concepută pentru a se adapta la afacerea dvs. Poate găzdui forța de muncă în creștere și nevoile în evoluție.

În plus, software-ul de management al forței de muncă oferă date și analize în timp real. Imaginați-vă că aveți toate informațiile de care aveți nevoie despre membrii personalului dvs. la îndemână. Nu te-ar ajuta să faci cele mai bune alegeri pentru angajații tăi? Nu ar menține lucrurile să meargă fără probleme? Cu organizațiile care investesc trilioane doar pentru a deveni mai bazate pe date, răspunsul la aceste întrebări ar trebui să fie clar de cristal. (3)

Înlocuirea foilor de calcul cu cel mai bun software de management al angajaților oferă, într-adevăr, o multitudine de avantaje. Luați-le în considerare pe măsură ce avansați în căutarea soluției potrivite de management al resurselor umane.

Caracteristicile de bază ale unui sistem de management al angajaților

Screensaver cu multe profiluri de oameni diverse. Grup de oameni multirasi și generații multiple care folosesc aplicația pentru întâlniri video online, brainstorming, mulți angajați au apeluri video împreună

Alegerea aplicației potrivite de management al angajaților depinde de înțelegerea caracteristicilor cheie pe care le oferă. Acestea ar trebui să se alinieze nevoilor dumneavoastră specifice de resurse umane. Iată o detaliere a unor funcționalități esențiale, clasificate pentru confortul dvs.:

Utilizabilitate

1. Interfață intuitivă

O interfață prietenoasă cu utilizatorul va ajuta atât administratorii de resurse umane, cât și angajații. Căutați un sistem cu aspect curat și navigare clară. De asemenea, ar trebui să aibă cerințe minime de pregătire. Acest lucru asigură adoptarea fără probleme și eficientizează fluxurile de lucru de HR.

2. Accesibilitate mobilă

Capacitatea de a accesa sistemul de la distanță le permite angajaților să gestioneze sarcinile din mers. Căutați un EMS cu o aplicație mobilă care oferă funcționalități de bază, cum ar fi depunerea cererilor de concediu, vizualizarea taloanelor de plată sau accesarea politicilor companiei.

Capabilitati de integrare

3. Integrare perfectă a salariilor

Integrarea sistemului dumneavoastră de resurse umane cu software-ul de salarizare elimină introducerea manuală a datelor și asigură procesarea corectă și la timp a salariilor. Acest lucru economisește timp și resurse HR, reducând în același timp erorile.

4. Integrarea aplicațiilor de la terțe părți

Folosești software de contabilitate? Ce zici de instrumentele de management al performanței? Luați în considerare un EMS care permite integrarea cu alte aplicații de afaceri pe care le utilizați. Acest lucru promovează un ecosistem de date unificat și simplifică schimbul de date între departamente.

Analiză și raportare

5. Date și raportare în timp real

Funcțiile robuste de raportare deblochează informații valoroase despre forța de muncă. Căutați un sistem care să ofere rapoarte personalizabile privind valorile cheie, cum ar fi fluctuația angajaților, tendințele de pauză și datele de performanță. Datele în timp real fac posibile decizii bazate pe date. De asemenea, duce la strategii proactive de resurse umane care beneficiază forța de muncă.

Self-service angajat

6. Portal de autoservire

Un portal de autoservire a angajaților le permite membrilor personalului să-și gestioneze propriile informații de HR, să solicite timp liber, să actualizeze detaliile personale și să acceseze documentele companiei. Ușurează volumul de muncă de resurse umane, încurajând în același timp un sentiment de proprietate în rândul angajaților.

Considerații suplimentare

7. Flexibilitatea prețurilor

Sistemele de resurse umane vin în diferite modele de prețuri. Explorați opțiunile care se potrivesc dimensiunii și bugetului companiei dvs. Căutați soluții scalabile care se pot dezvolta odată cu nevoile afacerii dvs.

8. Măsuri de securitate a datelor

Asigurați-vă că sistemul acordă prioritate securității datelor cu funcții precum controale de acces, criptare și backup-uri regulate. Respectarea reglementărilor relevante privind confidențialitatea datelor este, de asemenea, crucială.

Amintiți-vă, aceasta nu este o listă exhaustivă. De asemenea, cele mai importante caracteristici vor varia în funcție de nevoile unice ale organizației dumneavoastră. Cu toate acestea, luați în considerare aceste funcționalități de bază și modul în care vă abordează punctele dureroase. Acest lucru ar trebui să vă ajute să luați o decizie informată atunci când alegeți EMS-ul potrivit pentru afacerea dvs.

Concluzie

EMS sunt soluții software puternice care simplifică procesele de resurse umane, stimulează implicarea angajaților și generează informații valoroase pentru a vă ajuta să construiți o forță de muncă mai puternică.

Rețineți că găsirea celui mai bun instrument de management al angajaților pentru afacerea dvs. este ca și cum ați găsi ținuta potrivită - trebuie să se potrivească nevoilor dvs.! Da, caracteristicile sunt importante. Dar nu uitați să vă gândiți dacă sistemul poate crește odată cu dvs.

Vă va ajuta compania din spatele instrumentului să configurați sistemul? Cât de ușor vă poate muta datele existente? Răspunde și la aceste întrebări.

Cântărește toate aceste aspecte alături de nevoile tale specifice și planurile de creștere viitoare. Așa puteți alege un EMS care oferă o rentabilitate pozitivă a investiției.

Referinte :

1. „Raport de piață a sistemelor de management al resurselor umane pentru întreprinderile mici”, Sursa: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. „Numărul de conturi de utilizatori expuse la nivel mondial de la primul trimestru 2020 până la trimestrul 4 2023 (în milioane)”, Sursa: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. „5 moduri de a crește valoarea afacerii prin analiză”, Sursa: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9