Un ghid de pornire pentru lucrul la distanță

Epidemia de COVID-19 și perioadele ulterioare de carantină au forțat companiile care lucrează în birouri să adopte un stil de lucru la distanță. Cu toate acestea, startup-urile nu au simțit acest lucru, deoarece în cea mai mare parte au optat deja pentru o cultură de la distanță.

Lucrul de la distanță, totuși, este mult mai larg decât sensul obișnuit în care este descris – părăsirea biroului pentru a lucra din confortul casei tale.

Lucrul de la distanță presupune, de asemenea, mutarea tuturor proceselor și operațiunilor fizice în cele digitale sau la distanță. Din păcate, acest lucru poate nu numai să rupă câteva fluxuri de lucru, ci și să vă deschidă afacerea către scurgeri financiare, lipsă de vizibilitate și comunicare și mai multe astfel de probleme. Astfel, proprietarii de startup-uri trebuie să ia în considerare crearea unui plan antiglonț pentru a aborda munca la distanță în ansamblu.

Dar de unde începe? Am creat acest articol pentru a vă ajuta să găsiți noi modalități de abordare și de a face ca munca la distanță să reușească pentru startup-ul dvs. Deci sa începem!

Cum poate startup-ul dvs. să adopte o abordare mai bună a muncii de la distanță?

1. Încurajați managerii și echipele să efectueze zilnic unu-la-unu și standup-uri

Asigurați-vă că echipele își actualizează în mod regulat progresul muncii, termenele limită și obstacolele cu care s-ar putea confrunta.

Comunicarea excesivă este necesară cu munca de la distanță pentru a se asigura că toată lumea are clar responsabilitățile și obiectivele sale. Este întotdeauna mai bine să le reamintești angajaților de mai multe ori ceea ce știu deja, decât să dezvolți neînțelegeri care duc la pierderea de timp.

Cuvânt de precauție, pe măsură ce încercați să impuneți acest lucru, spuneți managerilor că nu trebuie să meargă până la măsura de a distrage atenția angajaților pentru aceste standup-uri zilnice. În schimb, lăsați-i să se mențină la sesiunile zilnice de standup sau de sincronizare pentru a vă asigura că angajații sunt pe drumul cel bun și concentrați pe atingerea obiectivelor lor.

2. Profitați de avantajele video-conferințelor

Nu se poate nega faptul că fiecare companie trebuie să folosească instrumente de videoconferință pentru a se deplasa la locul de muncă astăzi.

Încurajați angajații să-și pornească întotdeauna camerele în timpul întâlnirilor ca regulă generală. Dacă aveți videoclipuri, vă va asigura că înțelegeți toți factorii de comunicare non-verbală, cum ar fi mișcările faciale, emoțiile și alte gesturi. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți dacă sunt de acord cu planul dvs., dacă au îndoieli sau dacă par nervoși în legătură cu acesta. În plus, acest lucru vă va aduce echipele mai aproape una de cealaltă, oferindu-le aspectul și senzația de a lucra de la birou.

Recomandați instrumente pentru conferințe video:

• Google Meet
• Zoom
• prin care
• Faceți clic pe Întâlnire

3. Asigurați-vă că toată lumea știe ce trebuie făcut

Munca la distanță este eficientă numai atunci când toată lumea din echipă este conștientă de responsabilitățile lor specifice.

Pentru a facilita acest lucru, asigurați-vă că managerii dvs. stabilesc obiective cheie și repere cu echipele lor. Dacă un obiectiv pare prea mare pentru a fi abordat, împărțiți-l în ținte mai mici și mai accesibile - pietre de treaptă care devin pașii esențiali pentru planul mai mare.

Există instrumente de management de proiect pentru a vă ajuta să stabiliți aceste mici etape pentru a vă atinge obiectivele.

Recomandați instrumente de management de proiect:

• Trello
• Asana

4. Documentați în detaliu orice lucrare efectuată

În timp ce trimiterea de mesaje text sau e-mailuri ar fi o modalitate de a informa toți membrii echipei despre cele mai recente evoluții în muncă, notarea lucrurilor pe un document partajat poate asigura că toată lumea din organizație poate fi informată despre progres. În plus, acest lucru construiește o cultură a incluziunii în cadrul companiei dvs.

Instrumente recomandate pentru documentare:

• documente Google
• Noţiune

5. Protejați-vă finanțele prin automatizarea gestionării cheltuielilor

„Atenție la micile cheltuieli; o mică scurgere poate scufunda o navă grozavă” – Benjamin Franklin.

Nu este surprinzător faptul că o echipă eficientă de finanțe este prezentă în centrul oricărui startup de succes. Cu toate acestea, munca la distanță a lăsat finanțele startup-urilor într-o stare vulnerabilă prin adăugarea distanțelor fizice între angajați, ceea ce a dus la procese întrerupte. Acest lucru a făcut ca echipele de Finanțe să lucreze ore nesfârșite pentru a obține o imagine completă a cheltuielilor de afaceri.

Lucrarea de la distanță întrerupe gestionarea manuală a cheltuielilor și vă lasă organizația vulnerabilă la numeroase scurgeri financiare prin înregistrări sparte, fraude de cheltuieli și multe altele. Drept urmare, companiile din întreaga lume au început încet să adopte un software de management al cheltuielilor pentru a asigura o situație financiară solidă.

Software-ul de rambursare a cheltuielilor blochează fără efort toate scurgerile dvs. financiare și eliberează timp pentru sarcini mai sensibile la timp. Se asigură că numai cheltuielile conforme sunt transmise prin automatizarea verificărilor prealabile; astfel, ținând frauda la distanță. În plus, un software de raportare a cheltuielilor vine cu tehnologie OCR care extrage automat datele din chitanțe și completează automat toate coloanele esențiale ale unui raport de cheltuieli. Acest lucru asigură nicio dependență de munca manuală și previne erorile de introducere a datelor, păstrând în același timp finanțele companiei dumneavoastră în siguranță.

6. Angajează oamenii potriviți

În timpul angajării, căutați semne care vă vor arăta dacă candidatul se va potrivi în cultura de lucru la distanță a organizației dvs. Pune întrebări precum „Ai mai lucrat de la distanță?” sau „Ați lucrat vreodată independent?” Oamenii cu astfel de experiențe au de obicei o disciplină mai bună și sunt motivați să „facă lucruri” prin natura lor.

În același timp, petreceți timp înțelegând cum vă puteți echipa angajații deja existenți pentru care această schimbare ar putea fi nouă. Oferiți-le resursele și instrumentele potrivite pentru a-i ajuta să compenseze decalajul și să folosească cât mai bine lucrul de la distanță, lucrul în mod și în alt mod.

7. Aveți încredere în angajații dvs

Adesea mai ușor de spus decât de făcut, managerii au îndoieli iminente cu privire la faptul că membrii echipei lor lucrează cu adevărat. Deci, o regulă generală aici este că, dacă doriți ca munca de la distanță să reușească, încrederea trebuie să fie o stradă cu două sensuri. Începe primul!

Microgestionarea și controlul excesiv nu merg bine într-un mediu îndepărtat. Oferându-le oamenilor libertatea de care au nevoie, veți observa că aceștia încep să preia mai multă proprietate asupra proiectelor lor. Stabiliți orientări clare cu privire la tipul de performanță așteptat și mecanisme de raportare.

PS – Ceva care ar fi văzut ca o dictatură limită este să le ceri echipelor să înregistreze ecranele în timp ce lucrează sau să facă capturi de ecran pentru a le raporta în mod regulat. Acest lucru le distruge moralul pe termen lung.

8. Aveți conversații virtuale cu apă rece

Creați canale separate unde angajații dvs. pot socializa și pot lua pauze atât de necesare de la muncă. Angajații pot folosi aceste spații pentru a împărtăși interese personale și momente amuzante pentru a râde cu membrii echipei. Nu aveți prea multe dintre aceste canale, deoarece vă pot aglomera spațiul de lucru și vă pot distra atenția.

În plus, puteți menține aceste canale pe sunet și puteți dedica o anumită perioadă de timp în fiecare zi pentru a le verifica atunci când aveți nevoie de o distragere a atenției. În acest fel, ei nu vă vor întrerupe angajații în timp ce încearcă să se concentreze pe muncă.

Gânduri de despărțire

Instrumentele și strategiile menționate aici vă pot ajuta să treceți eficient la un mod de lucru 100% la distanță, ușurând procesul. Cu revenirea noastră la un spațiu de birouri care arată mai departe, este momentul potrivit pentru a ne asigura că startup-ul dvs. este pregătit pentru o perioadă lungă.