Avantajele sistemelor telefonice VoIP bazate pe date

Ați auzit zgomot despre sistemele de telefonie virtuală, dar înainte de a scăpa de telefonul tradițional de birou, doriți să vedeți datele din spatele de ce trecerea la VoIP este ideea potrivită.

VoIP (Voice Over Internet Protocol) poate fi cel mai cunoscut pentru reducerea drastică a costurilor de comunicare în afaceri, dar poate, de asemenea, să crească productivitatea angajaților, să ofere mai multă flexibilitate echipelor de la distanță, să ofere o calitate mai bună a apelurilor și multe altele.

Mai jos, vă vom arăta numerele care constituie un argument convingător pentru beneficiile VoIP și vă vom completa cu caracteristicile care reduc erorile de comunicare și îmbunătățesc experiența generală a clienților.

Costuri operaționale reduse

Trecerea la telefonia VoIP de la un telefon fix tradițional de afaceri economisește companiile cu o medie de 49-69% din costurile lunare de comunicare. (Sursă)

Având în vedere că tabelul de mai sus arată modul în care VoIP reduce costurile de comunicare, întreținere și hardware, nu este greu de crezut un studiu recent de la Microsoft care a demonstrat că 82% dintre companii au înregistrat o reducere semnificativă a costurilor atunci când au trecut la opțiunile low-cost ale VoIP. .

Comunicarea prin Internet, spre deosebire de sistemul telefonic tradițional, PSTN, vă poate salva și:

• Până la 40% din costurile lunare ale apelurilor telefonice locale și costurile reduse ale apelurilor la distanță lungă
• Până la 90% din costurile lunare ale apelurilor internaționale
• Până la 90% din costurile de comunicare la pornire pentru afaceri noi
• Până la 30% din costurile teleconferințelor (atunci când se utilizează atât capabilități vocale, cât și video)

Deși este posibil să doriți să achiziționați echipamente VoIP de bază, cum ar fi telefoane IP și căști, singurul lucru de care aveți nevoie pentru a opera cu succes un sistem de telefonie virtuală este o conexiune de încredere la Internet în bandă largă, care costă în medie 50-75 USD pe lună.

În plus, chiar dacă alegeți să achiziționați telefoane și echipamente VoIP compatibile, o afacere mică cu 30 de angajați sau mai puțin va economisi până la 1200 USD/lună prin trecerea la VoIP. Și dacă utilizați capabilitățile softphone VoIP cu echipamentul dvs. actual? Puteți vedea economii de până la 1727 USD/lună.

(Surse: Virtual PBX Whitepaper, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbour Networks)

Gamă largă de caracteristici și planuri

Funcțiile avansate VoIP pot economisi utilizatorului mediu 29 de minute de timp de apel în fiecare zi. (Sursă)

(Sursa imagine)

Telefoanele analogice și liniile telefonice tradiționale au caracteristici de bază precum mesageria vocală, identificarea apelantului și opțiuni limitate de redirecționare a apelurilor.

Dar funcțiile VoIP sunt mult mai avansate, permițând utilizatorilor să ducă comunicarea de afaceri la nivelul următor.

Caracteristicile de căutat includ:

• Înregistrare apel
• Distribuție automată a apelurilor și sisteme IVR
• Însoțitor automat
• Dirijarea apelurilor, transferul apelurilor, parcarea apelurilor și apelul în așteptare
• Găsește-mă/Follow Me
• Integrari CRM de la terte parti
• Videoconferinta
• Apeluri în coadă
• Mesaj vocal la text
• Grupuri de apeluri
• Monitorizarea apelurilor, barge de apeluri, șoaptă de apeluri
• Analiză avansată a apelurilor și date

Aceste caracteristici pot:

• Creșteți ratele de rezoluție a primului apel, ceea ce poate reduce rata de pierdere a clienților cu 80% și poate crește acceptarea vânzărilor încrucișate cu 20%
• Reduceți nevoia apelanților de a vorbi cu un agent live, bazându-se pe IVR cu autoservire (care costă de 100 de ori mai puțin decât un apel cu un agent live)
• Reduceți timpul de așteptare al clienților, ceea ce reduce rata de abandon a apelurilor, economisind până la 40% din veniturile pierdute
• Reduceți potențialul de comunicare greșită în afaceri, care poate costa anual companiile între 4000 USD și 6000 USD/angajat
• Creșteți ratele de reținere a apelurilor cu până la 98% datorită reținerii muzicii și a mesajelor

După cum vom discuta mai târziu în această postare, funcționalitățile VoIP cresc, de asemenea, productivitatea angajaților și oferă un nivel mai ridicat de flexibilitate pentru echipele de la distanță.

Acest lucru este valabil mai ales pentru funcțiile de videoconferință, care

Serviciile VoIP oferă, de asemenea, mai multe planuri diferite pentru fiecare produs, nu numai că vă este mult mai ușor să vă bucurați de scalabilitate cu serviciul dvs. de telefonie în viitor, dar ajutându-vă și să evitați să plătiți pentru funcții avansate de care este posibil să nu aveți nevoie.

În plus față de funcțiile incluse în planuri, mulți furnizori oferă funcții suplimentare, cum ar fi transcrierea înregistrării apelurilor, spațiu suplimentar de stocare în cloud și mesagerie vocală către e-mail. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, puteți adăuga canale de comunicare suplimentare și funcții noi pentru a ține pasul cu nevoile dvs. în creștere.

(Surse: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

Calitatea apelului îmbunătățită

Calitatea slabă a apelurilor costă companiile cu aproximativ 550 USD/angajat. (Sursă)

(Sursa imagine)

Probleme precum zgomotul de fundal al telefonului de birou, apelurile pierdute, notificările ratate din mesageria vocală și statica nu sunt doar enervante - ele costă, de asemenea, veniturile companiei dvs. în termeni de apeluri abandonate și scăderea productivității angajaților.

De fapt, angajatul mediu pierde aproximativ o jumătate de oră în fiecare săptămână din cauza problemelor cu calitatea sunetului apelurilor.

În plus, calitatea audio slabă este un coșmar atunci când vine vorba de o conferință audio de succes sau un apel video de grup. Peste 80% dintre echipe spun că sunetul de înaltă calitate este unul dintre cei mai importanți factori în care o conferință de grup este sau nu un succes.

Furnizorii de servicii VoIP sunt capabili să ofere apeluri HD de înaltă calitate, folosind funcții precum suprimarea zgomotului de fundal, codecuri audio în bandă largă și îmbunătățiri automate ale calității apelurilor prin optimizarea utilizării lățimii de bandă.

Pentru a afla mai multe despre cum să gestionați problemele comune de calitate a apelurilor, cum ar fi latența și pierderea pachetelor de date, consultați postarea noastră despre problemele și soluțiile VoIP.

(Surse: EPOS, UCToday)

Creșterea productivității echipei

Telefonia VoIP poate crește productivitatea echipei cu până la 20%. (Sursă)

(Sursa imagine)

Tehnologia VoIP nu mărește doar productivitatea echipei prin economisirea timpului pierdut anterior din cauza calității audio slabe și a funcțiilor avansate.

Funcții precum apelurile automate fac penetrarea listei de apeluri mult mai eficientă, deoarece formează numere pentru agenți, omit numerele care sunt ocupate sau deconectate și curățează automat listele de apeluri. De asemenea, ei transferă agenții la un apel numai atunci când apelantul este la telefon și gata să vorbească.

Agenții care formează manual numere au doar aproximativ 10-15 minute de timp de convorbire pe oră, în timp ce economiile de timp oferite de VoIP pot crește timpul de convorbire cu 200-300%.

În plus, capabilitățile IVR (Interactive Voice Response) permit un nivel înalt de autoservire pentru clienți, fără a fi nevoie să vorbiți cu un agent în direct. Acest lucru nu numai că îi eliberează pe agenții dvs. să se ocupe de probleme mai sensibile la timp, dar înseamnă și că compania dvs. este disponibilă 24/7.

În plus, niciun angajat nu dorește să repete aceleași răspunsuri la aceleași întrebări zi de zi. Lăsând sistemele IVR să se ocupe de părțile mai banale ale muncii, membrii echipei dumneavoastră se vor putea concentra asupra lucrurilor care le plac – iar angajații mai fericiți sunt cu cel puțin 13% mai productivi decât cei nefericiți.

În cele din urmă, așa cum vom vedea mai jos, VoIP crește capacitatea membrilor echipei de a lucra de la distanță - ceea ce este esențial pentru productivitate. Peste 75% dintre lucrătorii de la distanță raportează un nivel mai ridicat de productivitate decât într-un spațiu de birou tradițional, în timp ce aproape 1/4 dintre lucrătorii de la distanță spun că lucrează mai multe ore datorită flexibilității adăugate și lipsei navetei.

(Surse: Call Center Helper, Harbour Networks, Personal Today, CoSo Cloud)

Utilizabil pentru lucrul de la distanță

Aproape 60% dintre angajați spun că VoIP le-a sporit capacitatea de a lucra de la distanță fără a sacrifica calitatea. (Sursă)

(Sursa imagine)

Este sigur să spunem că munca de la distanță este noua normalitate.

Un raport recent Nextiva arată că, chiar înainte de COVID-19, 1 din 3 companii avea cel puțin unii angajați care lucrau de la distanță, în timp ce un sondaj Gartner arată că 74% dintre companii vor avea o formă de muncă permanentă la distanță până la sfârșitul anului 2021.

Aplicațiile mobile VoIP înseamnă că membrii echipei sunt accesibile oriunde merg. De fapt, un sondaj recent Gallup a constatat că aceste aplicații pot crește productivitatea angajaților cu 20%.

Nu este de mirare că peste 75% dintre proprietarii de afaceri spun că mobilitatea sporită pe care VoIP le oferă membrilor echipei a fost unul dintre cele mai bune lucruri pentru a face schimbarea.

Redirecționarea apelurilor și accesul de la distanță la mesageria vocală sunt două dintre cele mai mari caracteristici care ajută lucrătorii de la distanță. Aproape 30% dintre angajați spun că cea mai mare nevoie a lor de lucru de la distanță a fost să poată redirecționa apelurile către dispozitivele lor personale, în timp ce 25% majoritatea aveau nevoie de un sistem flexibil de mesagerie vocală.

Funcții suplimentare precum sincronizarea cu mai multe dispozitive, mesageria prin chat în echipă, rutarea avansată a apelurilor, notificările privind apelurile pierdute și mesageria vocală, telefoanele software și integrările CRM facilitează, de asemenea, ca membrii echipei să își ducă munca oriunde, cu portabilitatea unui sistem telefonic VoIP.

(Surse: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

Descoperiți chiar dvs. avantajele VoIP

Acum că puteți vedea ce a făcut VoIP pentru alte companii, este timpul ca afacerea dvs. să experimenteze aceleași beneficii.

Desigur, succesul real al sistemului dvs. de telefonie virtuală depinde de furnizorul pe care îl alegeți.

Va trebui să luați în considerare caracteristicile oferite de fiecare plan dacă serviciul este compatibil cu software-ul dvs. de afaceri terță parte sau cu hardphone-urile existente și costurile totale ale unui nou sistem telefonic de afaceri.

Tabelul nostru interactiv compară caracteristicile, prețurile, planurile disponibile și recenziile utilizatorilor de la furnizorii de top VoIP de afaceri precum Nextiva, Vonage, RingCentral și GoToConnect.

Întrebări frecvente privind serviciile telefonice VoIP

Mai jos, am compilat o listă cu cele mai frecvente întrebări frecvente legate de serviciul de telefonie VoIP.