Un ghid final despre cum să planificați și să organizați un eveniment de succes

Evenimentele sunt una dintre cele mai comune modalități de a sărbători, de a comemora și de a construi comunitatea. Ele pot servi ca o modalitate de a aduce oamenii împreună în sărbătoare sau pur și simplu de a promova conștientizarea despre ceva important. Cheia pentru planificarea unui eveniment este mai întâi să înțelegeți ce tip de eveniment organizați: dacă este strict pentru distracție (sau strângere de fonduri), atunci păstrați lucrurile simple. Dar dacă scopul tău este și dezvoltarea educațională sau profesională - și vrei ca participanții să ia ceva din experiență - atunci ia în considerare includerea unui fel de agendă oficială cu obiective de învățare împreună cu orice altceva se întâmplă la evenimentul tău.

Stabilirea agendei

Ce este o agendă?

O agendă este o listă de puncte care trebuie discutate la o întâlnire sau eveniment. Ajută oamenii să se pregătească pentru întâlnire, astfel încât să știe despre ce vor vorbi și când se va întâmpla.

De ce este important să stabilim o agendă?

Agendele vă ajută să vă asigurați că toți cei care trebuie să vorbească în timpul unei întâlniri au șansa lor și se asigură că niciun subiect important nu este trecut cu vederea în timpul discuției. Dacă există mai mulți vorbitori programați pentru un interval orar (de exemplu: doi vorbitori la 15:00), atunci dacă aveți o agendă, vă asigură, de asemenea, că fiecare vorbitor are suficient timp pentru prezentarea sa înainte de a trece la următorul subiect de pe lista dvs.!

Planificarea și organizarea locului de desfășurare

Alegerea unui loc este o parte importantă a planificării evenimentului. Doriți să vă asigurați că spațiul dvs. de eveniment se potrivește tipului de eveniment pe care îl planificați, precum și numărul de persoane care vor participa și orice alte cerințe.

• Alegeți un loc care se potrivește cu evenimentul dvs.: dacă găzduiți un mic cocktail acasă, atunci alegerea unei săli de bal mare poate să nu fie necesară sau practică. Pe de altă parte, dacă organizați o ceremonie de nuntă în aer liber la care participă 500 de invitați din toată lumea (și doriți ca toate să se potrivească confortabil), atunci ar putea fi necesară închirierea unui întreg stadion de sport!
• Alegeți o locație accesibilă pentru toți cei implicați: dacă este dificil pentru persoanele care călătoresc pe distanțe lungi sau pentru cei care nu au mașini (cum ar fi utilizatorii de transport public), atunci luați în considerare să faceți aranjamente în prealabil, astfel încât să poată ajunge cu ușurință acolo, fără a-și face griji cu privire la timpul de conducere /probleme de distanță pe lângă tot ce se întâmplă în timpul unor astfel de evenimente precum nunți etc.
• Alegeți opțiuni la prețuri accesibile ori de câte ori este posibil, deoarece majoritatea bugetelor sunt oricum strânse în zilele noastre din cauza condițiilor economice din întreaga lume.”

Obținerea persoanelor și partenerilor potriviți la bord

Primul pas pentru planificarea unui eveniment de succes este atragerea persoanelor și a partenerilor potriviți. Este important să alegi persoane care sunt pasionate de cauza ta și care pot aduce propriile lor abilități unice pentru a ajuta la realizarea acesteia.

Poate doriți să începeți prin a vă întreba: Pe cine cunosc, care ar putea fi interesat să mă ajute cu proiectul meu? Apoi luați în considerare modul în care fiecare persoană ar putea fi utilă în timpul execuției sale – ce fel de abilități are el sau ea? Au ei conexiuni în industria noastră care ne-ar beneficia?

După ce ați identificat potențialii membri ai echipei, contactați-vă! Asigurați-vă că nu numai că explicați de ce acest proiect contează atât de mult pentru ei (și de ce va fi distractiv), ci oferiți-le și opțiuni pentru modul în care își pot contribui cu timpul și energia, fie că este voluntariat la un eveniment sau donând bani pentru crearea acestuia. cheltuieli

Crearea unui site web pentru evenimente

Puteți crea un site web pentru evenimentul dvs. folosind o platformă precum Wix sau Squarespace. De asemenea, puteți angaja pe cineva să vă facă unul, dacă preferați să nu o faceți singur. Odată ce aveți site-ul dvs. web în funcțiune, asigurați-vă că includeți toate următoarele:

• O descriere a ceea ce va avea loc la eveniment (de exemplu, „Vino alături de noi pentru conferința noastră anuală, unde vom discuta despre cum s-au schimbat cele mai bune practici în domeniul resurselor umane de-a lungul timpului”).
• O prezentare generală a celor care ar trebui să participe (de exemplu, „Această conferință este deschisă numai angajaților din cadrul companiei noastre”).
• Data (datele) și ora (ora) la care se deschide și se închide înregistrarea (de exemplu, „Înregistrarea se va deschide pe 1 ianuarie la 9:00 EST și se va închide pe 1 martie la 5:00 EST.”). Asigurați-vă că toți solicitanții înregistrați au o oportunitate înainte de atunci!

Marketing-ul evenimentului dvs

Pe lângă rețelele sociale, marketingul prin e-mail și publicitatea tipărită sunt, de asemenea, metode eficiente de promovare a evenimentului tău. Rețelele de socializare oferă avantajul de a ajunge la o audiență mare într-o clipă, dar este important să rețineți că mulți oameni preferă să nu fie bombardați cu reclame pe fluxurile lor de știri sau cronologie. Marketingul prin e-mail vă oferă mai mult control asupra cine vă vede mesajul și permite, de asemenea, o personalizare mai mare atunci când proiectați șablonul de e-mail în sine (de exemplu, adăugarea de link-uri direct dintr-o foaie de calcul). Publicitatea tipărită ar putea include fluturași sau afișe la companiile locale, unde oamenii le-ar putea vedea în timp ce fac cumpărături sau mănâncă la restaurantele din apropierea locului unde va avea loc evenimentul. Reclamele radio și TV pot fi, de asemenea, demne de luat în considerare, deoarece sunt de obicei mai ieftine decât alte forme de publicitate din cauza costurilor de producție mai mici.

Utilizați software de gestionare a evenimentelor

Utilizarea software-ului de gestionare a evenimentelor, cum ar fi alternativele Cvent și concurenții, este o modalitate excelentă de a rămâne organizat și pe drumul cel bun cu planificarea dvs. Software-ul vă va permite să urmăriți toate detaliile care trebuie luate în considerare pentru un eveniment, cum ar fi bugetarea, programarea și chiar biletele.

De asemenea, îl puteți utiliza ca un hub central pentru partajarea informațiilor cu alții implicați în procesul de planificare. Acest lucru permite tuturor celor implicați în proiect (inclusiv sponsori, vânzători și voluntari) acces de oriunde și oricând, astfel încât să își poată contribui cu ideile sau feedback-ul despre ceea ce cred că ar trebui să se întâmple în continuare.

Cheie la pachet

Puteți organiza un eveniment de succes prin crearea unui plan, alegând oamenii și partenerii potriviți, creând un site web și promovând evenimentul dvs.

În primul rând trebuie să decideți cine va fi implicat în planificarea evenimentului. Asigurați-vă că fiecare are propriile roluri și responsabilități specifice pentru fiecare etapă a proiectului dumneavoastră. În plus, este înțelept să includeți pe cineva care are experiență în organizarea de evenimente, deoarece vă va putea ghida prin orice probleme care apar în timpul procesului de planificare sau organizare a unui eveniment.

Când căutați locații, luați în considerare dacă există suficient spațiu disponibil pentru toți participanții la un moment dat; luați în considerare, de asemenea, dacă există sau nu restricții cu privire la felul de alimente/băuturi care pot fi servite în acest loc (adică, alcoolul nu este permis). Dacă este posibil, încercați să rezervați spații mai apropiate unul de celălalt decât mai departe, astfel încât oamenii să nu aibă distanțe mari între ei atunci când călătoresc între locații în timpul pauzelor dintre sesiuni etc.... acest lucru economisește, de asemenea, timp care altfel ar putea fi petrecut așteptând pe alții înainte de a se întoarce din nou. dupa pauza de masa poate?

Concluzie

În concluzie, este important să ne amintim că nu există o abordare universală pentru planificarea unui eveniment. Depinde de tipul de eveniment pe care îl găzduiești și care sunt obiectivele tale. Sperăm că acest ghid v-a ajutat să înțelegeți dezavantajele planificării evenimentelor, astfel încât să puteți crea o experiență de neuitat pentru invitații dvs.!