Beneficiile implementării automatizării fluxului de lucru
Publicat: 2021-07-09Practic, fiecare afacere se străduiește întotdeauna să fie mai eficientă decât înainte pentru a reduce cheltuielile operaționale și a maximiza profitabilitatea. În lumea de afaceri saturată și foarte competitivă de astăzi, companiile trebuie să-și utilizeze resursele disponibile pentru a-și atinge obiectivele în mod eficient.
În caz contrar, nu pot rămâne în fața concurenței.
Una dintre cele mai viabile opțiuni pentru îmbunătățirea eficienței afacerii este automatizarea fluxului de lucru .
Automatizarea fluxului de lucru prin utilizarea tehnologiilor potrivite a apărut ca o modalitate prin care companiile pot elimina implicarea umană și supravegherea în executarea sarcinilor repetitive și consumatoare de timp. Drept urmare, companiile pot reduce cheltuielile operaționale pentru îndeplinirea acestor sarcini, eliminând totodată erorile umane.
Cu diversele progrese ale tehnologiilor din ultimii ani, există atât de multe procese și elemente de afaceri pentru a implementa automatizarea fluxului de lucru.
Ce este automatizarea fluxului de lucru?
Automatizarea fluxului de lucru se referă la modul în care folosim instrumente și tehnologii pentru a automatiza fluxurile de lucru sau procesele de afaceri pentru:
- Reduceți sau eliminați costurile cu forța de muncă asociate cu angajarea de angajați interni
- Eliberarea timpului valoros al angajaților de la executarea sarcinilor administrative repetitive
- Îmbunătățirea productivității organizaționale
- Reducerea cheltuielilor operaționale
Nu toate fluxurile de lucru pot și ar trebui să fie automatizate, unele sunt imposibil de automatizat din cauza lipsei de tehnologii, iar unele ar putea fi prea scumpe pentru a fi automatizate.
În general, ar trebui să automatizăm fluxurile de lucru care sunt:
- Execuție repetitivă și/sau consumatoare de timp
- Nu aveți nevoie de luare a deciziilor avansate până la finalizare
- Este predispus la erori, iar acuratețea și consecvența sunt esențiale pentru acest flux de lucru
Principii în realizarea automatizării fluxului de lucru
Deși implementarea efectivă a automatizării fluxului de lucru poate varia în funcție de procesul în sine, iată câteva principii esențiale de urmat:
- Asigurați-vă că ați înțeles corect fluxul de lucru
Înainte de a implementa automatizarea, trebuie să înțelegeți în detaliu fluxul de lucru și sistemul existent în jurul acestuia.
Este important să înțelegeți că merită automatizarea unui flux de lucru numai atunci când este deja eficient . Automatizarea fluxului de lucru ineficient va amplifica, de asemenea, ineficiența acestuia, care ar putea fi contraproductivă pe termen lung.
Este imperativ să mapați mai întâi fluxul de lucru cu software-ul de mapare a fluxului de lucru, astfel încât să puteți avea o vedere panoramică a întregului proces. Cu o vizualizare adecvată prin maparea fluxului de lucru, puteți identifica rapid blocajele și redundanțele pentru a optimiza fluxul de lucru cât mai mult posibil.
- Verificați consistența
Fluxul de lucru automatizat ar fi în concordanță cu procesele de afaceri din jur.
Amintiți-vă că toate fluxurile de lucru din afacerea dvs. sunt unice unul față de celălalt, așa că atunci când automatizați un flux de lucru, trebuie să vă asigurați că acesta nu perturbă alte procese și intrările și ieșirile corespunzătoare acestora.
- Concentrează-te pe cei mai mici pași, câte un pas
Este important să înțelegeți că nu trebuie să automatizați toți pașii fluxului de lucru simultan. Procedând astfel, s-ar putea ca procesul de automatizare să fie prea scump. Puteți automatiza parțial fluxurile de lucru și, dacă este necesar, puteți împărți proiectul de automatizare în mai multe faze.
- Flux de lucru automat = flux de lucru mai simplu
Concentrați-vă pe simplitate: automatizarea fluxului de lucru își propune să o facă mai simplă, nu mai complexă decât înainte. Evaluați fluxul de lucru după ce este automatizat. Dacă necesită mai multă supraveghere umană decât intervenție, atunci ceva nu este în regulă.
- Asigurați-vă că este scalabil și agil
Fluxurile dvs. de lucru și procesele de afaceri vor evolua, așa că asigurați-vă că tehnologia de automatizare este suficient de versatilă pentru a se adapta și a urmări evoluția afacerii dvs.
- La imbarcare
Un flux de lucru automatizat își va atinge valoarea maximă doar odată ce echipa ta înțelege cum să-l folosească corect. Cu cât echipa dumneavoastră înțelege mai bine un proces de afaceri, cu atât automatizarea va funcționa mai bine și se va integra cu alte procese. Din nou, maparea fluxului de lucru este esențială, astfel încât toată lumea din echipa ta să poată înțelege în mod adecvat despre ce este vorba despre fluxul de lucru.
Beneficiile automatizării fluxului de lucru
Afacerea dvs. are nevoie de automatizare a fluxului de lucru? Aici, vom discuta câteva beneficii cheie pe care automatizarea fluxului de lucru le poate aduce afacerii dvs.:
Eficiență îmbunătățită a costurilor
Probabil cel mai important beneficiu al implementării automatizării fluxului de lucru este reducerea costurilor. Automatizarea fluxului de lucru poate ajuta în mod semnificativ la reducerea cheltuielilor operaționale (în special costurile cu forța umană) și la îmbunătățirea profitabilității.
De exemplu, este probabil mult mai ieftin să rulezi software automatizat 24/7 decât să angajezi trei angajați pentru a îndeplini trei ture diferite. De asemenea, nu este un secret pentru nimeni că angajații umani sunt obligați să facă erori, care pot costa mult pe termen lung. Eliminarea acestor erori poate ajunge să economisească mulți bani pentru afacerea dvs.
Productivitate îmbunătățită
Automatizarea vă poate elibera pe angajații cheie de sarcini administrative redundante, cum ar fi facturarea și facturarea. Dacă putem automatiza aceste sarcini, le putem permite acestor angajați să se concentreze pe competențele lor și să contribuie mai mult la atingerea obiectivelor dumneavoastră organizaționale.
Mai mult control asupra fluxurilor dvs. de lucru
Automatizarea este o modalitate excelentă de a stabili controlul asupra proceselor dvs. de afaceri. De ce? Orice flux de lucru care a fost automatizat este, în esență, întotdeauna sub controlul dvs. și întotdeauna documentat. Veți obține înregistrări clare care vă pot spune ce a fost efectuat.
Îmbunătățiți moralul și productivitatea angajaților
O problemă comună în implementarea automatizării este aceea că angajații și managerii se tem că automatizarea poate prelua rolurile angajaților. Cu toate acestea, deși într-adevăr automatizarea ar putea reduce schimburile de angajați și chiar poate elimina unele roluri, poate ajuta la îmbunătățirea moralului angajaților existenți, oferindu-le mai multe oportunități de a-și folosi competențele de bază și de a dezvolta un sentiment de scop.
Cuvinte de sfârșit
Automatizarea fluxului de lucru poate contribui semnificativ la succesul unei organizații la multe niveluri diferite. De asemenea, deși în trecut automatizarea proceselor de afaceri era foarte costisitoare atunci când companiile trebuie să investească în instalarea costisitoare a soluțiilor de automatizare la fața locului, în prezent, diverse soluții cloud sunt accesibile și accesibile.
Cu toate acestea, cheia este să vă asigurați că fluxul de lucru este deja eficient înainte de a le automatiza. A avea o soluție avansată de gestionare a fluxului de lucru poate ajuta la asigurarea eficienței și transparenței tuturor fluxurilor de lucru.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.