Cele mai bune 10 sisteme telefonice cu operator automat în 2020

Una dintre cele mai critice statistici privind serviciile pentru clienți de la Bain and Company afirmă că companiile care oferă o experiență excelentă de servicii pentru clienți își vor vedea veniturile crescând cu 4 – 8%. Business VoIP oferă oportunități unice de a direcționa apelurile și creează experiențe mai bune, aducând apelanții la locul potrivit. Amintiți-vă, aveți doar aproximativ șapte secunde pentru a face o impresie, așa că faceți-o să conteze.

Cele mai bune sisteme telefonice de însoțitor automat sunt o modalitate utilă de a vă prezenta rapid marca apelanților, simplificând în același timp interacțiunile inițiale cu clienții.

Ce este un însoțitor automat?

Însoțitorii automati sunt instrumente software pe care o companie le folosește pentru a răspunde apelurilor telefonice primite. Uneori, aceștia sunt numiți recepționişti virtuali sau auto-recepţionişti. Aceste sisteme împiedică clienții să închidă prin direcționarea mai eficientă a apelantului. Pe lângă transferul apelurilor, un operator automat oferă apelanților informații precum orele și locația afacerii.

Un asistent automat pe mai multe niveluri este atunci când mesajul preînregistrat oferă apelantului opțiuni suplimentare după ce selectează un departament. Acestea au, de asemenea, opțiunea de a trimite clienții către companie sau mesajele vocale ale unui agent.

Cum să configurați un operator automat

Procesul de configurare a celui mai bun sistem telefonic de însoțitor automat va varia în funcție de furnizorul dvs. – unele au opțiuni de la text la voce, iar altele vă solicită să vă creați scripturile și fișierele audio. De exemplu, să înveți cum să-ți configurezi asistentul automat Dialpad folosind tutorialul lor este un proces complet diferit de interfața de glisare și plasare a Jive pentru a proiecta o călătorie a clientului.

Iată un scurt tutorial despre cum să configurați software-ul de însoțitor automat printr-un panou de control:

1. Decideți metoda de gestionare a apelurilor pentru însoțitorul dvs. automat – ar trebui să fie direcționate apelurile către însoțitorul automat la care recepționerul nu poate răspunde? Sau ar trebui să fie toate apelurile?
2. Atribuiți numărul de telefon operatorului și adăugați orice numere suplimentare care vor fi folosite de însoțitor.
3. Creați felicitări și opțiuni de meniu fie tastându-le pentru însoțitorii text la vorbire, fie înregistrându-le pentru încărcare ulterioară în sistem.
4. Înregistrați scripturile de răspuns la mesageria vocală automată.
5. Adăugați grupuri de recepționer dacă este necesar. Acestea redirecționează apelurile primite către anumiți utilizatori înainte de a ateriza în operatorul automat.
6. Decideți dacă va exista o opțiune de operator. Aceasta va configura sistemul să accepte „0” sau un alt număr de pe tastatură ca modalitate implicită de a ajunge la recepționer sau la serviciul de răspuns.
7. Configurați programul de lucru.
8. Configurați un program pentru modul zi și noapte.
9. Configurați felicitări și programe pentru sărbători.
10. Configurați setarea de timeout. Aceasta fie va repeta salutul, fie va direcționa apelul către recepționer dacă apelantul nu răspunde la solicitări.
11. Salvați setările dvs.

În general, sistemul include de obicei configurarea unui flux de apeluri fie printr-un portal, fie printr-un număr de apelare folosind unul dintre punctele terminale care se află pe sistemul de apelare. Majoritatea sistemelor vă cer să introduceți sau să înregistrați un salut inițial, precum și salutări pentru programul de lucru, sărbători și fiecare departament. De asemenea, vi se va cere să introduceți numerele de telefon sau extensiile specifice pentru fiecare departament. Unele sisteme încorporează apelarea extensiei de prim nivel, care permite utilizatorilor să formeze imediat o extensie, fără a fi nevoie să parcurgă întregul meniu.

Iată cum arată configurația Dialpad:

Iată cum arată configurarea Jive cu drag and drop:

Diferența dintre un operator automat și IVR

Când încercați să înțelegeți diferența, cel mai bine este să priviți însoțitorii automati ca pe un sistem automat simplificat și pe sistemele interactive de răspuns vocal (IVR) ca pe o metodă mai receptivă și mai configurabilă pentru rutarea apelurilor. Acest lucru nu este pentru a diminua atenția automată – acestea sunt benefice pentru direcționarea apelurilor către departamentul potrivit. Însoțitorii automati sunt o modalitate mai simplă de a automatiza rutarea apelurilor – chiar și cele mai bune sisteme telefonice de însoțitor automat nu vor oferi opțiuni de autoservire sau de administrare a sondajelor, cum ar fi un sistem IVR.

Un sistem de însoțitor automat sunet este o bază pentru mulți furnizori VoIP. Funcționează bine pentru acele companii care nu au nevoie de recunoaștere vocală și opțiuni de plată a facturilor. Deși este mai puțin sofisticat, un însoțitor automat are funcții precum modul de zi și de noapte. Când configurați modul zi și noapte, afacerea dvs. poate avea toate apelurile să sune de patru ori și apoi să trimită apelul operatorului automat. Când modul de noapte este activat după o anumită oră, apelurile vor fi trimise automat operatorului automat, deoarece nu există agenți disponibili.

La fel ca în cazul IVR, scripturile dvs. de însoțitor automat sunt mijloacele dvs. de a comunica cu clientul - ultimul lucru pe care îl doriți este să aveți un flux slab de însoțitor automat care să frustreze un client pe măsură ce sunt direcționați.

Cele mai bune sisteme telefonice de asistent automat

Care însoțitor automat este cel mai bun pentru organizația dvs.? Aproape fiecare furnizor de VoIP oferă o anumită formă de însoțitor automat care este inclus în serviciul lor telefonic, dar iată lista noastră de sisteme care sunt ușor de configurat sau care se remarcă pentru întreprinderile mici.

RingCentral

RingCentral are un asistent automat pe mai multe niveluri în care companiile cu un volum mare de apeluri primite pot găsi valoare. Această funcție de însoțitor automat este disponibilă cu toate planurile și este chiar posibil să o încercați în timpul perioadei de încercare gratuită de 15 zile a RingCentral. Prețul planurilor variază de la 24,99 USD la 44,99 USD pe lună și există mai multe alternative RingCentral de luat în considerare dacă acestor planuri lipsesc caracteristici de care are nevoie afacerea dvs.

Alte caracteristici importante ale RingCentral:

• Asistență clienți 24/7
• Înregistrare automată a apelurilor la Office Premium și mai sus
• Integrare Salesforce la Office Premium și mai sus

Nextiva

Nextiva este un furnizor cu soluții de comunicare de afaceri care sunt concepute pentru antreprenori solo și echipe mai mici. Planurile pe care le oferă sunt pe utilizator pe lună și variază de la 35 USD la 55 USD. Fiecare plan are o opțiune de însoțitor automat, dar salutul înregistrat profesional începe cu planul Pro. Aceasta este o valoare ideală pentru companiile care trec la comunicații bazate pe cloud, dar dacă o caracteristică specifică lipsește, căutați alternative Nextiva.

Alte caracteristici importante ale Nextiva:

• SMS nelimitat la Pro și mai sus
• Aplicații pentru telefonul mobil disponibile la Pro și mai sus
• Integrari CRM cu Salesforce si Zendesk

Lăcustă

Grasshopper este un alt furnizor care oferă soluții VoIP soloprenerilor și întreprinderilor mai mici. .Grasshopper are un operator automat care furnizează scripturi înregistrate pentru a răspunde la apelurile dvs. primite. Compania are, de asemenea, un studio profesional de voce contra cost. Dacă preferați ca apelurile să fie preluate de o persoană în direct, Grasshopper are și o opțiune de recepționer virtual live. Planurile de prețuri Grasshopper variază între 29 USD și 89 USD pe lună.

Alte caracteristici importante ale Grasshopper:

• Aplicații desktop și mobile cu toate planurile
• Integrare Gmail disponibilă
• Transcrierea mesageriei vocale este inclusă în toate planurile

Vonage

Vonage oferă planuri competitive pentru întreprinderile mici sau întreprinderi. Compania se ocupă bine de concurență, oferind planuri pe trei niveluri, precum și funcții à la carte pentru a se potrivi mai bine nevoilor dumneavoastră. Prețul Vonage Business Cloud este între 19,99 USD și 39,99 USD, iar toate planurile vin cu un însoțitor automat. Cu toate acestea, dacă sunteți în căutarea unui însoțitor automat pe mai multe niveluri, va trebui să aveți planul premium sau mai sus.

Alte caracteristici importante ale Vonage:

• Integrare cu Salesforce și Microsoft Dynamics
• Scut anti-spam pentru toate apelurile primite
• Înregistrarea apelurilor la nivel de companie disponibilă

8×8

8×8 este pentru companiile cu un număr mare de apeluri internaționale primite. Prețurile pentru planurile 8×8 variază de la 25 USD la 55 USD per utilizator în fiecare lună. Fiecare plan vine cu un însoțitor automat, precum și cu aplicații atât pentru mobil, cât și pentru desktop. Cu toate acestea, asistentul automat nu informează apelanții cu privire la timpul curent de așteptare, ceea ce îl face cel mai bun pentru companiile cu un volum scăzut de apeluri. Am creat un videoclip cu câțiva ani în urmă, care detaliază procesul de configurare a cheii însoțitorului automat pentru 8×8.

Alte caracteristici importante ale 8×8:

• Până la 10 GB de stocare media (înregistrări de apeluri sau întâlniri)
• Apeluri nelimitate în până la 47 de țări
• Acces la directorul de apelare după nume

3CX

Sistemul telefonic de afaceri al 3CX include un recepționer digital și se remarcă prin faptul că permite înregistrarea în mai multe formate de fișiere audio precum WAV, PCM, 8 kHz, 16 biți și mono. Opțiunile lor de meniu și submeniu pentru configurarea operatorului sunt destul de extinse, cu selecții precum „conectați-vă la coadă”, „transferați la mesageria vocală” și „trimiteți apelul la aplicațiile de flux de apeluri”. În total, atunci când configurați acest aspect al rutare, aveți 10 opțiuni pentru cum să direcționați apelanții.

Alte caracteristici importante ale 3CX:

• Suport pentru videoconferințe HD
• Suport pentru mai multe modele de telefoane de birou
• Identificarea apelantului, redirecționarea apelurilor de la distanță și taxarea în funcție de numărul de apeluri simultane.

Ooma

Ooma oferă un operator automat la crearea unui cont. În mod implicit, însoțitorul automat pentru Ooma, pe care îl numesc recepționer virtual, este configurat cu activarea text-to-speech. Aceasta înseamnă că selectați salutul și o voce generată de computer îl citește apelantului. Panoul de control vă permite, de asemenea, să vă înregistrați fișierele audio, așa că dacă aveți un recepționer care este primul dvs. punct de contact tipic, aceasta este o opțiune bună.

Însoțitorul automat al lui Ooma oferă membrilor echipei un mijloc prin care să verifice mesajele vocale de la distanță pe un telefon mobil. Consultați ghidul nostru despre prețurile Ooma Office pentru a afla mai multe.

Alte caracteristici importante ale Ooma:

• Inel multiplu pentru a suna simultan diferite dispozitive
• Blocare îmbunătățită a apelurilor
• Stația de bază Ooma Office conectează telefoanele analogice existente la rețeaua VoIP

Phone.com

Phone.com se remarcă în industria VoIP deoarece include un număr local sau gratuit cu mai multe planuri de afaceri. Un însoțitor automat este, de asemenea, inclus în planurile lor Base, Plus și Pro, iar cel mai mic plan al său este de doar 12,99 USD pe lună. Phone.com a găzduit seminarii web dedicate celor care doresc să-și configureze însoțitorii auto. Prețul său îl plasează într-o nișă similară cu Grasshopper, motiv pentru care a fost prezentat în standoff-ul nostru Grasshopper vs Phone.com.

Alte caracteristici importante ale Phone.com:

• Numere de telefon vanity
• Mesaje SMS incluse
• Extensii de utilizator nelimitate

Jive

Am acoperit recent PBX-ul Jive și sistemul de telefonie de afaceri și am vorbit despre Editorul planului lor de apelare pentru a direcționa apelanții. Editorul Jive folosește un sistem de glisare și plasare care se extinde la caracteristicile operatorului automat. Cu sistemul de telefonie VoIP, decideți rapid ce se întâmplă atunci când un apelant ajunge la asistentul dvs. automat, ceea ce reduce timpul de utilizare și reduce șansa de rută greșită accidentală.

Alte caracteristici importante ale Jive:

• Funcții de rutare a apelurilor și centru de contact bazate pe program
• Găsește-mă/Urmează-mă
• Suport pentru smartphone-uri pentru Android, iOS și Windows Mobile

Tastatura

Recent, la Dialpad au existat mai multe dezvoltări noi care ajută la ilustrarea devotamentului lor de a oferi caracteristici puternice clienților lor. Însoțitorul automat al tastaturii este configurabil printr-un browser, astfel încât efectuarea de modificări minute se face pe majoritatea dispozitivelor. Însoțitorul automat este disponibil la fiecare nivel al tastaturii.

Alte caracteristici importante ale tastaturii:

• Caracteristici ale centrului de apeluri
• Înregistrarea apelurilor la nivel Pro și mai sus
• Numere de telefon virtuale în până la 50 de țări

Sistemele telefonice automate sunt alternative IVR?

Înainte de a selecta un furnizor de însoțitor automat din lista noastră, înțelegeți că nu fac totul. O soluție IVR este mai bună pentru organizația dvs. dacă aveți nevoie de:

• Opțiuni de autoservire pentru clienți
• CSAT (sondaje de satisfacție a clienților)
• Meniuri care sunt accesibile prin răspuns vocal

Însoțitorii auto se remarcă prin faptul că sunt ușor de implementat în orice mediu de birou – scurtează timpii de așteptare și ajută clienții să ajungă la departamentul potrivit. Sunt, de asemenea, ceva de luat în considerare pentru întreprinderile mici care nu au nevoie de meniuri prea complexe pentru clienții lor.

Dacă aveți nevoie de o formă mai detaliată de rutare a apelurilor, aflați mai multe despre sistemele IVR - avem liste detaliate și întrebări frecvente pentru furnizorii de top, precum și informații despre funcțiile critice.