Rămâneți organizat, rămâneți productiv – Cum să găsiți cea mai bună soluție de colaborare în echipă

În acest moment, soluțiile de management de proiect și colaborare sunt într-o barcă foarte asemănătoare cu soluțiile de mesagerie în echipă. Dacă echipa ta nu folosește una, s-ar putea să ratezi o creștere uriașă a productivității, dar opțiunile sunt, de asemenea, un ban pe duzină. Aruncând doar o scurtă privire la lista noastră de alternative Basecamp și s-ar putea să vă învârtească deja de întrebări și a trebuit să ne reducem lista pentru a ne concentra pe opțiunile noastre preferate.

Acum, când vorbim despre instrumente de colaborare, nu ne referim neapărat la mesaje în echipă. Mai mult de-a lungul liniilor de gestionare a proiectelor, sarcinilor și fișierelor, aceste soluții de colaborare reunesc în general practici vechi de aceeași vârstă cu o prezentare modernă.

Între aplicații bazate pe listă sau opțiuni cu stil de panou și opțiuni vizuale, cu astfel de soluții, este ușor să te pierzi în opțiuni. Și asta chiar și după ce ai recunoscut că o aplicație de colaborare este instrumentul potrivit pentru echipa ta. Unii dintre voi care citiți asta s-ar putea chiar să se întrebe dacă investiția mai merită deloc. Deci haideți să aflăm — de ce ar trebui echipa dvs. să folosească o soluție de colaborare și apoi cum o alegeți pe care este cea mai bună?

De ce ar trebui să se deranjeze echipa ta?

Prima întrebare pe care o pun sigur că toată lumea ar fi de ce echipa lor s-ar deranja chiar și cu una dintre aceste aplicații de management și colaborare. La urma urmei, afacerile funcționează de zeci de ani fără computere și chiar și cu computere nu aveam nevoie de vreo „aplicație” pentru a ne gestiona proiectele. Putem folosi doar table albe pentru a ține evidența proiectelor și sarcinilor în derulare, putem folosi directoare pentru a ne gestiona echipele, putem folosi note post-it pe monitoarele noastre pentru a ne aminti sarcinile sau pur și simplu să programăm totul într-un calendar.

Sigur, avem pix și hârtie, sau cel puțin o metodologie în spatele organizației noastre. La fel ca mesajele de echipă, au existat telefoane și e-mail înainte de asta, sau doar interacțiune umană de bază și conversație în persoană. Cu excepția faptului că încă vedem un motiv pentru a folosi aceste aplicații de mesagerie în munca noastră de zi cu zi și chiar în viața personală.

Soluțiile de colaborare sunt la fel – ele înlocuiesc vechile noastre metode, cu o aplicație centralizată care ne ajută să gestionăm totul. Aceste aplicații ne pot ajuta să transformăm modul în care lucrăm cu un nou nivel de eficiență: fie că este o simplă listă de sarcini în desfășurare și cui sunt atribuite; sau un tablou de bord la nivel de echipă pentru a urmări progresul continuu al unui proiect de o lună, sau chiar un spațiu de lucru colaborativ pentru a partaja și edita documente în direct.

Modul în care lucrăm se schimbă, toată lumea este la distanță, echipele sunt repartizate, documentele și fișierele sunt întotdeauna partajate, iar proiectele evoluează în timp. Nu ar trebui să avem o metodologie pentru nebunia noastră care să fie la fel de flexibilă ca și noua noastră viață profesională?

Beneficii față de metodele tradiționale

Așadar, ideea de bază este să găsești o soluție – în general o aplicație web bazată pe cloud – care să-ți ajute echipa să rămână organizată, să fie la curent cu cele mai recente informații și să colaboreze la proiecte pentru a face munca mai bine, mai rapid și chiar mai ușor.

Sună grozav, dar cum te ajută exact o aplicație bazată pe web să faci asta mai bine decât un calendar, un pix și niște hârtie? Ei bine, aproape fiecare soluție diferă ușor în ceea ce privește organizarea echipei și colaborarea lor, dar toate se încadrează pe aceleași concepte de bază.

• Colaborare puternică din mers

Unul dintre cele mai mari beneficii aici este informația instantanee, accesibilă oriunde și oricând. Deoarece aceste soluții sunt construite în și în jurul Cloud, la fel ca celelalte aplicații de afaceri, le puteți utiliza oriunde. Aplicațiile mobile, aplicațiile desktop sau chiar accesul la web sunt accesibile oriunde aveți un computer și o conexiune la internet - și totul rămâne exact cum a fost ultima modalitate în care l-ați lăsat.

În loc să vă lăsați cartea de planificare la birou sau să desenați totul pe tabla albă pe care nu o puteți aduce, planificarea, gestionarea sarcinilor, planificarea și colaborarea întregii organizații sunt toate stocate în Cloud; iar platforma merge unde mergi tu. Rămâneți mereu la curent cu ceea ce face echipa dvs., progresul lor și chiar colaborați sau delegați în timp real.

• Îmbunătățiți agilitatea afacerii

Cu o suită de colaborare mereu actualizată disponibilă din mers, echipa ta poate fi întotdeauna pregătită să rezolve o problemă sau un blocaj rutier pe măsură ce apar. În loc să aruncați pur și simplu acel proiect pe biroul șefului sau să fotografiați un e-mail și să așteptați un răspuns, aplicațiile de colaborare vă permit să partajați fișiere sau actualizări instantaneu, cu alerte și notificări instantanee pentru partea care primește.

Numai acest lucru ar trebui să contribuie la îmbunătățirea timpului de răspuns și a agilității afacerii dvs. cu o singură platformă concisă prin care să partajați actualizări, să trimiteți și chiar să editați schițe sau să răspundeți la evoluțiile critice ale proiectelor. Totul este disponibil pe platformele mobile, ceea ce contribuie doar la consolidarea acestei agilități și flexibilitate.

• Consolidați soluții

Ar fi pe deplin posibil ca echipa dvs. să creeze o metodologie pentru urmărirea progresului și colaborarea care nu se bazează pe o aplicație cloud. Foile de calcul Excel pot urmări proiecte, foile Google partajate pot fi chiar folosite pentru a urmări proiecte pentru mai multe echipe cu consecvență. Dar apoi, toată lumea trebuie să-și actualizeze calendarele în mod individual sau să folosească e-mailul sau chiar o aplicație de mesagerie pentru echipă pentru a partaja fișiere și schițe - sau să le arunce într-un dosar dropbox.

Dar apoi trebuie să trimiteți un e-mail cuiva pentru a întreba despre o actualizare sau o corecție, iar e-mailul este îngropat, iar fișierul a fost scos din caseta drop-box. Ideea este că, cu atât de multe soluții diferite, este greu să rămâi în fruntea tuturor, iar timpul se pierde doar încercând să sară printre cercuri. Nu ar fi mult mai ușor cu o singură soluție, ținând evidența totul într-un singur loc, cu comunicarea integrată?

• Îmbunătățiți procesul, economisiți timp

În cele din urmă, toate acestea funcționează împreună pentru a vă ajuta să economisiți timp în afaceri. Îmbunătățindu-vă întregul proces de colaborare și de gestionare a sarcinilor, trebuie să petreceți mai puțin timp pentru micromanagement. Cu o soluție de colaborare, toată lumea din echipă poate fi notificată dintr-o dată, calendarul tuturor actualizat instantaneu și simultan, toți cei implicați într-un anumit proiect pot primi aceleași actualizări sau notificări în același timp, iar fișierele vor rămâne consolidate și ușor de accesat .

Ideea este să economisiți timp, iar acest lucru se poate face prin îmbunătățirea modului în care echipa dvs. colaborează și termină munca cu procesele pe care aceste soluții le ajută să le stabilească.

Pe ce se bazează deja echipa ta

Dacă ați decis că una dintre aceste soluții este potrivită pentru dvs., atunci grozav. Acum, trebuie doar să înțelegi cum să găsești soluția potrivită care funcționează cel mai bine pentru echipa ta. La fel ca în ghidul nostru pentru trecerea la UC, cel mai bun loc pentru a începe este să aruncați o privire la ceea ce aveți deja. Este posibil ca echipa dvs. să folosească deja o combinație de e-mail sau chiar mesaje de echipă pentru a comunica, iar colaborarea este gestionată fie în timpul întâlnirilor informale în săli de întâlnire, fie în timpul unui e-mail rapid sau prin chat online.

În cele din urmă, acest lucru va varia în funcție de industria în care se află afacerea dvs. și de ce fel de muncă se desfășoară. Dar, în general, ar trebui să aruncați o privire asupra pe care se bazează deja echipa dvs.:

• De unde știu echipele la ce lucrează?
• De unde știe toată lumea ce sarcini le sunt atribuite?
• Care este procesul existent pentru urmărirea și finalizarea lucrărilor?
• Care este procesul de colaborare și de partajare a schițelor sau a ideilor?
• Cum sunt transferate, partajate și editate fișierele?
• Cum sunt gestionate calendarele și cum sunt programate întâlnirile?

De aici, factorii de decizie ar trebui să încerce să inventarieze hardware-ul sau software-ul existent utilizat pentru colaborare, adică e-mail, mesagerie, apeluri telefonice, conferințe video sau soluții specifice precum Drop Box pentru partajarea fișierelor sau Google Docs pentru editarea documentelor. Înțelegerea instrumentelor care trebuie înlocuite va ajuta la elaborarea deciziei finale.

Înțelegeți de ce are nevoie echipa dvs

Colaborarea în echipă pentru o întreprindere mare va arăta destul de diferit decât pentru un IMM. Dacă sunteți în căutarea unei soluții de întreprindere, un loc bun de început ar fi articolul nostru cap la cap care compară echipele Cisco WebEx vs. Microsoft Teams, cele mai mari nume din software-ul de colaborare pentru echipe de întreprindere. Pentru companiile de toate dimensiunile, nu toată lumea lucrează în același mod și nu fiecare soluție gestionează colaborarea și managementul proiectelor dvs. în același mod. În funcție de soluțiile, procesele sau aplicațiile pe care echipa ta le folosește deja pentru a colabora, soluția aleasă pentru fiecare echipă poate diferi.

Crearea unui inventar sau a unei idei generale despre cum funcționează deja echipa dvs. vă va ajuta să concentrați decizia către o soluție care se potrivește cel mai bine cu ceea ce echipa dvs. face deja sau trebuie să facă. De aici, factorii de decizie pot prioritiza diferite abordări sau chiar diferite caracteristici pe care le oferă soluțiile - această listă de priorități poate ajuta la filtrarea acelei liste de cumpărături.

Pentru o defalcare rapidă, cele mai comune funcții de colaborare și management de proiect includ:

• Text, management de proiect bazat pe liste. Basecamp este cunoscut pentru concentrarea „pe listă”, care permite utilizatorilor să genereze liste de proiecte și sarcini bazate pe text. Uneori mai simplu este mai bine.
• SAU vizual, management de proiect axat pe „board”. Acest lucru este mai degrabă pe linia a ceea ce face Trello, organizând proiectele și sarcinile p în „carduri” vizuale care oferă o mulțime de informații dintr-o privire rapidă.
• Un flux de activitate pentru a vedea cine lucrează la ce.
• Notificări automate prin e-mail pentru actualizări
• Creați și partajați calendare personalizate care pot fi sincronizate simultan.
• Management de proiect în profunzime — diferențierea între proiecte mari, sarcini mai mici și chiar subsarcini mai mici. Unele soluții nu merg acest lucru în profunzime în organizare.
• Tablouri de bord personalizabile — „Tablouri de bord” zilnice, săptămânale sau axate pe proiect, care oferă o vedere de sus a proiectului și a progresului.
• Partajarea și editarea fișierelor live pentru colaborare

Odată ce înțelegeți ce folosește deja echipa dvs. și ce caracteristici sau funcții noi ar putea folosi pentru a îmbunătăți, puteți începe să căutați soluția potrivită.

Compararea opțiunilor dvs

A ști de ce are nevoie echipa ta este doar jumătate din proces. A doua jumătate este apoi să luați acele informații și să căutați cea mai bună soluție. Cu atât de multe pe piață, și nu o cantitate incredibilă de diferențiere, poate fi foarte consumatoare de timp și copleșitor să le vezi pe toate. Când încercăm să colectăm lista noastră de soluții preferate, ne concentrăm, în general, pe câteva aspecte cheie. Prețul este important, dar nu singura piesă a puzzle-ului.

• Caracteristici și funcții incluse

Am atins acest lucru mai sus, dar merită menționat din nou. Nu toate aplicațiile sunt create la fel, iar diferența majoră pe care o veți vedea este în abordare și prezentare. De exemplu, Basecamp se bazează în mare parte pe text și pe liste, în timp ce Trello utilizează „Carduri” pentru a vă ajuta să vă organizați vizual proiectele și colaborarea. Basecamp este insuficient și nu permite utilizatorilor să adauge „subsarcini”, în timp ce Asana le permite utilizatorilor să aprofundeze și să adauge atâtea sarcini secundare câte au nevoie.

Unele soluții vor include un calendar sau chiar mesaje de echipă încorporate, iar altele nu. De aceea, este important să știi pe ce se bazează deja echipa ta, pentru a găsi o soluție care să nu aibă lacune în funcții și să rămână familiară echipei.

• Integrari si flexibilitate

Dincolo de caracteristicile și funcțiile integrate, un alt aspect la fel de important este capacitatea de a construi soluția. Integrările, care sunt susținute de cel mai important acronim din 2017, se referă la adăugarea de caracteristici și funcții complet noi.

De obicei, integrările ne permit să conectăm o soluție existentă la alta — pentru colaborarea în echipă și managementul proiectelor, asta ar putea însemna adăugarea în CRM pentru a păstra informații relevante la îndemână sau integrarea să spunem Basecamp în Slack, astfel încât toate actualizările de proiect să fie plasate în o cameră Slack, în loc de e-mailuri care vă aglomerează căsuța de e-mail.

• Experiența utilizatorului și ușurința în utilizare

La sfârșitul zilei, dacă soluția este complicată, confuză, complexă sau pur și simplu greu de folosit, echipa ta nu va dori să treacă. Ultimul lucru de care aveți nevoie este să cheltuiți tot acest timp și bani cercetând, investigând și cumpărând o soluție doar pentru a nu se deranja pe nimeni. Pentru a preveni strigătele că „modul vechi era mult mai ușor”, experiența utilizatorului trebuie să aibă o prioritate foarte mare.

Dacă echipa ta este obișnuită cu liste, atunci rămâne cu o soluție bazată pe liste, de ce să adaugi elemente vizuale și tablouri de bord cu care oricum nu se deranjează nimeni? Atât înțelegerea modului în care echipa dvs. funcționează în prezent, cât și ce instrumente folosesc deja, combinată cu o perioadă de testare, va ajuta la determinarea celei mai bune soluții. Aceste aplicații au de obicei teste sau garanții de returnare a banilor, așa că folosiți-le.

• Prețuri și limitări

Ca și în cazul oricărei decizii de afaceri majore, costul reprezintă o preocupare majoră absolută. Dacă soluția este prea scumpă și echipa ta nu poate justifica includerea, nu se deranjează. Cu toate acestea, mai important, este modul în care sunt vândute aplicațiile și soluțiile. În cazul modelelor bazate pe abonament, este incredibil de comun să „nivelăm” pachete diferite pentru diferite dimensiuni de echipă sau puncte de preț. Aspectul important aici este că diferitele niveluri vor avea, în general, limitări diferite.

Deci, planul de bază ar putea permite 10 utilizatori, dar vă limitează „echipele” la 2 și „proiectele” la 5, pentru un exemplu ipotetic. Acordați atenție costului, dar și exact ceea ce obțineți pentru acel cost.

Punând totul împreună

După ce ați colectat toate informațiile necesare și v-ați format o înțelegere a modului în care funcționează echipa dvs., este timpul să începeți căutarea. Desigur, cea mai evidentă metodă este pur și simplu să Google pentru soluțiile de top. Un document Word de bază sau o foaie de calcul Excel poate ajuta la urmărirea tuturor opțiunilor relevante pe care le găsiți sau la organizarea diferitelor priorități.

Acest lucru este similar cu ceea ce facem noi cei de la GetVoIP atunci când organizăm paginile furnizorilor noștri, cum ar fi lista noastră de soluții de colaborare sau chiar unele dintre postările noastre, cum ar fi Top Basecamp Alternatives la care am făcut referire la început.

Încercați înainte de a cumpăra

Ar fi util să începeți o listă curentă cu funcțiile de care are nevoie sau pe care le dorește echipa dvs. și să o utilizați pentru a forma o listă de verificare prin care să rulați fiecare soluție diferită - acest lucru poate ajuta, de asemenea, să urmăriți diferitele limitări ale prețurilor pentru diferitele caracteristici.

La sfârșitul zilei, însă, adevăratul test este să punem soluția la încercare. Încercați soluții diferite timp de o săptămână sau două la un moment dat sau puneți două echipe pe două soluții diferite și ascultați-le gândurile după o perioadă de testare. S-ar putea să fii surprins cât de multe realizează ei într-o perioadă atât de scurtă de timp.