Cele mai bune sfaturi și trucuri Microsoft Teams

Publicat: 2022-12-30

A trecut un an al naibii pentru muncitorii hibrizi. De la ramurile de disponibilizări din domeniul tehnologiei până la noile locuri de muncă la distanță din toată țara, multe s-au schimbat în 2022 și acest lucru nu ar putea fi mai adevărat pentru platforma de colaborare în echipă preferată a tuturor: Microsoft Teams.

În ultimul an, Microsoft Teams a adăugat o gamă largă de caracteristici și funcții noi platformei sale, îmbunătățind productivitatea, facilitând comunicarea în echipă și chiar adăugând puțină distracție la locul de muncă. De fapt, există atât de multe completări noi la platformă, încât am vrut să ne asigurăm că cititorii noștri sunt pe deplin la curent cu ceea ce puteți face cu Microsoft Teams.

În acest ghid, vom acoperi câteva dintre sfaturile și trucurile care fac din Microsoft Teams o platformă de colaborare atât de populară în lumea afacerilor.

  • Căutați fire de mesaje
  • Subtitrări traduse live
  • Mesaje video scurte
  • Funcționalitate imagine în imagine
  • Recapitulare inteligentă
  • integrări eSign
  • Jocuri pentru muncă
  • Muzică jazzy
  • Comenzi rapide de la tastatură
  • Filtrați mesajele
  • Nu deranja

Facilitați comunicarea în echipă

Scopul software-ului pentru conferințe web, cum ar fi Microsoft Teams, este să păstrați legătura cu echipa dvs., ceea ce ar putea explica numele. Ulterior, există o mulțime de caracteristici menite să faciliteze o mai bună comunicare, fie că este vorba de întâlniri video sau de fire de mesaje.

Iată câteva sfaturi și trucuri pentru a face exact asta:

Căutați fire de mesaje

După cum poate atesta orice angajat care a folosit o platformă de mesagerie precum Slack, importanța de a putea găsi mesaje trimise anterior este de neegalat. Indiferent dacă încercați să găsiți un link pe care l-ați deplasat sau doar aveți nevoie să aflați cum se numește campania respectivă, urmărirea mesajelor arhivate nu ar trebui să fie o bătaie de cap.

Microsoft Teams a înțeles că, deoarece platforma a lansat o actualizare în septembrie , care le-a permis utilizatorilor să facă un pas mai departe și să caute fire de mesaje complete, astfel încât să puteți vedea totul discutat, mai degrabă decât un singur mesaj. Acest lucru oferă mult mai mult context atunci când vine vorba de căutarea mesajelor și poate ține mult mai eficient membrii echipei în legătură.

Subtitrări traduse live

Mișcarea muncii hibride a făcut ca munca de oriunde să fie o posibilitate în lumea afacerilor. Ulterior, mulți manageri au folosit asta în avantajul lor, angajând angajați din țări diferite decât a lor. Totuși, acest lucru poate prezenta unele bariere lingvistice, care ar putea împiedica capacitatea ta de a menține liniile de comunicare deschise în echipa ta.

Din fericire, tehnologia a avansat suficient de repede încât această problemă nu trebuie să-i preocupe pe utilizatorii Microsoft Teams, deoarece platforma oferă acum subtitrări traduse live în timpul întâlnirilor. Sistemul complet bazat pe software oferă traduceri rapide, în cea mai mare parte precise, astfel încât să tragi briza cu colegii tăi din întreaga lume va fi mai ușor ca niciodată.[/vc_column_text]

Subtitrări traduse Live Microsoft Teams

Mesaje video scurte

Practic, fiecare studiu în afaceri spune că videoclipul este viitorul. De la TikTok la Zoom, mediul a devenit din ce în ce mai popular pentru orice, de la divertisment la comunicare. În timp ce Microsoft Teams oferă conferințe video de ceva vreme, uneori se dorește un mod mai modern și mai creativ de a păstra legătura.

De aceea, platforma a adăugat posibilitatea de a trimite și primi mesaje video chiar pe platformă. Denumită Clipuri video, această caracteristică permite utilizatorilor să înregistreze scurte clipuri video pentru a explica procesele sau pentru a oferi informații vitale pentru un proiect. Este în mare parte destinat echipelor de lucru hibride care ar putea să nu aibă programul de a gestiona întâlniri scurte pentru detalii mici.

[/vc_column][/vc_row]

Îmbunătățiți productivitatea

Deși facilitarea unei comunicări eficiente este evident importantă pentru platforme precum Microsoft Teams, cu siguranță nu ar strica dacă și productivitatea ar crește. La urma urmei, Microsoft Teams se prezintă ca mai mult decât un instrument de videoconferință, așa că ce altceva poate face pentru a oferi echipei tale un pic în plus atunci când vine vorba de productivitate?

Se dovedește, destul de puțin! De fapt, motivul pentru care Teams este utilizat atât de larg de către companii este că oferă caracteristici care merg dincolo de comunicare și facilitează munca efectivă pentru angajați. Iată câteva modalități de a folosi Microsoft Teams pentru a îmbunătăți productivitatea.

Funcționalitate imagine în imagine

Indiferent dacă vă aflați la birou sau lucrați de acasă, apelurile video au devenit parte din viața de zi cu zi. După cum probabil că mulți angajați vor fi de acord, nu fiecare întâlnire video necesită toată atenția dvs., ceea ce înseamnă că a lucra puțin în timpul pauzei îți poate îmbunătăți productivitatea. Din păcate, unele platforme de videoconferință îngreunează accesul la alte aplicații sau site-uri în timp ce vă aflați într-o întâlnire.

Dar nu Microsoft Teams! Datorită unei actualizări recente, aplicația Microsoft Teams pe iPhone și iPad permite funcționalitatea imagine în imagine , astfel încât să puteți accesa alte aplicații în timpul unei întâlniri. Oferă chiar și o fereastră reglabilă, astfel încât să puteți alege exact cât spațiu pe ecran ocupă întâlnirea dvs. video.

Recapitulare inteligentă

Puterea inteligenței artificiale a fost folosită de mai multe ori pentru a îmbunătăți productivitatea în afaceri. Microsoft Teams nu este diferit, cu o mulțime de funcții automate și inteligente menite să vă ajute echipa să lucreze mai eficient. Una dintre ele este recapitularea inteligentă a întâlnirilor, care oferă un rezumat post-întâlnire bazat pe inteligență artificială, oferit tuturor participanților.

Lansată într- o actualizare din octombrie care a văzut o gamă largă de îmbunătățiri ale echipelor, recapitularea inteligentă este încă puțin rudimentară, recapitulând totul în întreaga întâlnire, mai degrabă decât alegând aspecte importante specifice. Totuși, având în vedere ritmul cu care Microsoft Teams este actualizat, ne-am imagina că această caracteristică va deveni destul de utilă în lunile următoare.

integrări eSign

Știm cu toții că conectarea și deconectarea de la diferite conturi este o pierdere enormă de timp atunci când vine vorba de afacerile de zi cu zi. De fapt, Microsoft Teams avea o integrare esign care le permitea utilizatorilor să semneze documente online care le solicitau utilizatorilor să se conecteze la cont de fiecare dată când îl foloseau.

Din fericire, acesta nu mai este cazul, deoarece o actualizare recentă a rezolvat problema permițând utilizatorilor să se conecteze la fiecare 30 de zile, mai degrabă decât în ​​fiecare zi. Sigur, poate părea mic, dar acele mici îmbunătățiri aduse site-ului pot face o mare diferență atunci când vine vorba de creșterea productivității.

Te distrezi

Munca nu trebuie să fie întotdeauna despre muncă. În condițiile în care echilibrul dintre viața profesională și viața privată devine din ce în ce mai important pentru angajați și angajatori în 2022, găsirea unei modalități de a vă implica echipa în afara muncii poate contribui în mare măsură la reținerea talentelor de top și la încurajarea productivității.

Microsoft Teams este proiectat să facă mai mult decât să găzduiască întâlniri și să lucreze. Platforma este creată pentru a aduce colegii împreună dincolo de limitele proiectelor de lucru, pentru a construi o cultură în care oamenii chiar doresc să lucreze. Iată cum Microsoft Teams aduce puțină distracție la locul de muncă.

Jocuri pentru muncă

Dacă ați jucat vreodată un spărgător de gheață la începutul unei întâlniri, știți că este nevoie urgentă de standarde actualizate de distracție. Platformele de videoconferință vă pot oferi funcționalitatea de chat video pentru a vorbi cu echipa dvs., dar asta nu înseamnă că vă poate face jocurile distractive.

Ei bine, Microsoft Teams poate face jocurile tale distractive, deoarece oferă patru proprii direct în platformă. Așa este, Microsoft Teams a lansat recent o nouă funcție numită Games for Work , care oferă Minesweeper, Solitaire, Wordament și IceBreakers sunt toate disponibile direct pe platformă și pot fi jucate cu colegii de muncă.

Microsoft Teams Games for Work

Muzică jazzy

Singurul lucru mai rău decât să fii pus în așteptare este să faci asta în tăcere. Apelurile telefonice au muzică de așteptare, lifturile au muzică de lift și, din fericire pentru utilizatori, Microsoft Teams are și muzică de așteptare!

Așa este, o actualizare din noiembrie permite administratorilor să adauge muzică de așteptare la Microsoft Teams, care se va activa atunci când apelurile sunt transferate între angajați. S-ar putea să nu fie considerat distractiv, dar încercați să nu dansați atunci când acele ritmuri ale jazz-ului de viață încep să treacă prin difuzorul laptopului dvs. între întâlniri.

Funcționalitate de bază

Microsoft Teams are atât de multe de făcut încât poate fi ușor să uiți unele dintre cele mai de bază caracteristici încorporate în platformă. În efortul de a vă oferi mai multe informații despre ceea ce vă poate oferi Microsoft Teams, iată câteva sfaturi de bază de funcționalitate care vă pot ajuta să utilizați platforma la întregul său potențial.

Comenzi rapide de la tastatură

În 2022, comenzile rapide de la tastatură sunt integrate în aproape fiecare platformă pe care ți-o poți imagina; trebuie doar să-ți dai seama care dintre ele funcționează pentru tine. Iată câteva dintre cele mai utile comenzi rapide de la tastatură pentru Microsoft Teams:

  • Căutare : Ctrl + E
  • Începeți un nou chat : Ctrl + N
  • Opriți camera : Ctrl + Shift + O
  • Dezactivați întâlnirea : Ctrl + Shift + M
  • Deschide filtrul : Ctrl + Shift + F
  • Activați estomparea fundalului : Ctrl + Shift + P

Sunt multe altele, dar acestea sunt un bun punct de plecare. Pentru mai multe informații despre comenzile rapide de la tastatură pentru Microsoft Teams, consultați site-ul web pentru a vedea o listă completă.

Filtrați mesajele

Platformele de mesagerie pentru echipe sunt grozave, dar cu echipe mai mari, pot deveni puțin greoaie. La urma urmei, nu fiecare membru al echipei trebuie să fie conectat la fiecare comunicare, ceea ce este locul în care filtrarea mesajelor poate fi cu adevărat utilă.

La fel ca Slack, Twitter și multe alte platforme, Teams utilizează simbolul „@” pentru a le permite utilizatorilor să eticheteze și să filtreze mesajele în funcție de anume. Doar introduceți simbolul și începeți să scrieți numele unei persoane sau al unui grup și vi se va oferi o listă derulantă de opțiuni pentru mesajele dvs.

Nu deranja

Nimeni nu vrea să fie disponibil pentru mesaje tot timpul. Uneori, este nevoie de puțin timp pentru a începe lucrul și a termina lucrul, de aceea este utilă schimbarea setărilor notificărilor.

Spre deosebire de telefonul dvs., Microsoft Teams nu are un mod dedicat Nu deranjați, așa că, dacă doriți să obțineți puțină confidențialitate, va trebui să mergeți la pagina de setări și să dezactivați notificările pentru moment. Asigurați-vă că puneți o limită de timp, deoarece nu veți dori să pierdeți nimic important care vine mai târziu în cursul săptămânii.