Cele mai bune practici pentru gestionarea eficientă a datelor
Publicat: 2021-05-19Datele sunt mai importante ca niciodată pentru companiile de toate dimensiunile. Din păcate, prea multe companii nu își gestionează datele în mod corespunzător sau le folosesc la fel de bine pe cât ar putea. Potrivit lui Rivery, „doar 3% din datele din întreprinderile îndeplinesc standardele de calitate, iar 60-73% dintre date nu sunt niciodată utilizate în niciun scop strategic” și „doar 20% dintre organizațiile care investesc în guvernanța informațiilor vor reuși până în 2022”.
Dacă doriți ca afacerea dvs. să crească și să prospere, trebuie să începeți cu gestionarea eficientă a datelor. Implementarea unor strategii de bază de gestionare a datelor nu vă va ajuta doar afacerea pe termen scurt, ci și pentru anii următori. Mai jos puteți găsi câteva dintre cele mai bune practici de implementat în afacerea dvs. pentru un management eficient al datelor.
Cunoaște-ți limitele
Primul lucru de evaluat sunt propriile cunoștințe și abilități. Cu cât afacerea dvs. folosește mai multe date, cu atât aveți nevoie de mai multe cunoștințe despre cum să le gestionați. Dacă nu de aici se află experiența dvs., este mai bine să angajați ajutor din exterior pentru a vă ajuta.
De exemplu, să presupunem că afacerea dvs. urmărește inventarul printr-o foaie de calcul Excel. După un timp, această foaie de calcul poate deveni atât de mare încât este greu să strângi informații utile din ea, mai ales dacă ești începător. În acest caz, poate doriți să lucrați cu o companie care oferă consultanță Microsoft Excel. Dacă afacerea dvs. are foi de calcul Excel mari și simțiți că ați putea obține mai mult de la ele, angajarea unui serviciu care să vă ajute ar putea fi o investiție demnă.
Fă-ți timp pentru a-ți analiza punctele forte împreună cu cele ale oricărei alte persoane din echipa ta. Dacă nu există nimeni cu experiență extinsă în gestionarea datelor, poate fi timpul fie să angajați pe cineva care are, fie ca cineva să înceapă să învețe mai multe despre asta. A avea o persoană în echipa ta care îți poate îmbunătăți sistemele de management al informațiilor în mod eficient va ușura multe lucruri în viitor.
Decideți-vă obiectivele devreme
Următoarea practică importantă pentru gestionarea datelor este să vă decideți devreme asupra obiectivelor dvs. Ar trebui să luați în considerare toate lucrurile pe care încercați să le realizați prin colectarea și analiza acestor date. Încercați să vă îmbunătățiți eforturile de marketing? Performanța angajatului? Satisfacția clientului? Puteți avea câte obiective doriți, dar lucrați pentru a le face specifice și detaliate. Decizia asupra obiectivelor dvs. vă va ajuta să vă concentrați asupra tuturor celorlalte eforturi de gestionare a datelor într-o direcție concertată.
Căutați instrumentele potrivite
Cea mai bună modalitate de a vă îmbunătăți practicile de gestionare a datelor este utilizarea software-ului potrivit. Cu instrumentele potrivite de gestionare a datelor, puteți îmbunătăți eficiența, vă puteți păstra datele în siguranță și puteți aduna informații mai profunde. Există multe instrumente de gestionare a datelor pe piață, așa că ar trebui să vă faceți timp pentru a explora mai multe opțiuni. Dacă puteți, utilizați testele gratuite pentru a înțelege mai bine care instrumente vor funcționa cel mai bine pentru dvs.
Când îți explorezi opțiunile, este esențial să obții ceva sigur. Ultimul lucru pe care îl doriți este o intruziune nedorită în sistemul dvs. de date sau să se întâmple ceva cu datele esențiale. Acest lucru este valabil mai ales dacă stocați informații confidențiale despre clienții sau angajații dvs., deoarece o scurgere de informații ar putea fi dezastruoasă pentru compania dvs. Cele mai bune practici de securitate a datelor sunt un subiect propriu, așa că petreceți ceva timp învățând cât mai multe despre ele.
Concentrați-vă pe calitatea datelor
Prea multe companii au o mulțime de date de calitate scăzută. Rezultatul este un sistem ineficient în care durează prea mult timp pentru a găsi ceea ce cauți sau analiza rezultată nu este de încredere. Prin urmare, ar trebui să faceți o prioritate să vă concentrați pe calitatea datelor dvs. Aceasta înseamnă să introduceți doar datele de care aveți nevoie, să vă asigurați că datele sunt complete și să eliminați în mod regulat datele învechite.
Pentru a face acest lucru, trebuie să creați niște standarde pentru ceea ce considerați date de înaltă calitate. Apoi, trebuie să introduceți aceste standarde echipei dvs. și să vă asigurați că toată lumea le respectă atunci când introduceți date. De asemenea, poate fi de ajutor să angajați o echipă de calitate a datelor care vă va inspecta periodic informațiile sau va implementa un software de calitate a datelor. Indiferent de ceea ce decideți să faceți, depuneți mai mult efort pentru calitatea datelor probabil va dura mai mult timp, dar va produce rezultate mai bune pe termen lung.
Faceți ca datele să fie ușor accesibile persoanelor potrivite
Pentru ca afacerea dvs. să funcționeze eficient, oamenii potriviți trebuie să poată accesa datele de care au nevoie la momentul potrivit. De exemplu, dacă agentul dvs. de vânzări care călătorește nu poate accesa o bază de date de clienți din mers, va avea dificultăți în a obține cele mai bune rezultate. Implementați un sistem în care echipa dvs. poate accesa datele de la distanță într-un mod sigur. Acest lucru implică de obicei ca toată lumea să creeze nume de utilizator și să stabilească permisiuni pentru fiecare utilizator. În plus, nu uitați să restricționați accesul doar celor care au nevoie, deoarece acordarea accesului la prea multe persoane reprezintă un risc de securitate.
Aveți instalat un sistem de recuperare
Indiferent cât de atent ai fi cu datele tale, tot este posibil să se întâmple ceva rău. Poate că hard disk-ul se defectează sau un virus începe să ștergă lucrurile de pe cloud. Indiferent de cauză, pierderea informațiilor dvs. chiar și pentru o perioadă scurtă de timp este problematică. Potrivit lui Datto, chiar și o oră de oprire poate costa până la 8.000 USD pentru o companie mică sau 74.000 USD pentru o companie medie și un total de 700.000 USD pentru o întreprindere mare. De aceea este important să existe un sistem de recuperare.
Un sistem de recuperare bun face în mod regulat copii de rezervă ale datelor într-o locație sigură. De asemenea, prezintă cum să restabiliți datele folosind această copie de rezervă și cum să vă reluați afacerea în cât mai puțin timp posibil. Creați acum un sistem de recuperare, inclusiv toți pașii pe care îi veți urma pentru a vă restaura datele și sperați că nu va trebui să-l utilizați niciodată.
Examinați în mod regulat practicile și echipamentele de gestionare a datelor
În cele din urmă, ultima cea mai bună practică este să revizuiți în mod regulat practicile actuale și să căutați îmbunătățiri. Pe măsură ce timpul se schimbă, la fel se vor schimba nevoile dvs. de date și mediul înconjurător. De exemplu, poate veni un moment în care furnizorul de stocare bazat pe cloud pe care îl utilizați nu mai este de încredere sau sigur. Prin revizuirea regulată a practicilor dvs. actuale, puteți identifica rapid ineficiențele și puteți face îmbunătățiri înainte ca acestea să vă afecteze negativ afacerea pentru prea mult timp.
Având în vedere că datele joacă un rol atât de important în majoritatea afacerilor, este esențial să le gestionăm eficient. Cele mai bune practici de mai sus sunt un loc bun de început și ar trebui să vă ajute să configurați un mediu în care datele dvs. sunt eficiente, rapide și sigure. De acolo puteți implementa mai multe bune practici în funcție de nevoile dvs. specifice și puteți continua să căutați strategii care vă vor ajuta să creșteți în viitor.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.