Dincolo de conferința telefonică: 4 tehnologii de întâlnire de care fiecare echipă are nevoie

Postare de oaspeți de Elise Keith , cofondator, Lucid Meetings.

Fiecare echipă se întâlnește. Majoritatea își desfășoară întâlnirile la fel cum au făcut bunicii lor și bunicii bunicilor lor. Înregistrările întâlnirilor anterioare romanilor descriu un lider care pontifică, o scurtă discuție dus-întors, apoi se încheie cu un acord neconcludent, murmurând. Întâlnirile nu s-au schimbat prea mult în mii de ani.

Apoi, inventarea telefonului a eliberat întâlnirile din limitele sălii de conferințe. PowerPoint și proiectoarele ne-au eliberat de teancurile de rapoarte tipărite.

Ce fac liderii moderni cu acest progres? Exact ce au făcut strămoșii lor, doar că acum discursurile lor vin deformate prin telefoanele din sălile de conferințe.

Este timpul să aducem modul în care ne întâlnim în epoca modernă.

Pe lângă ascensiunea tehnologiei, secolul trecut a înregistrat progrese uimitoare în înțelegerea noastră despre cum putem lucra cel mai bine împreună în grupuri. Acum, grupurile de know-how pot colabora, inova, motiva și lua decizii împreună în mod eficient. (Sfat: să asculți pe cineva citind punctele marcante, nu-i așa.)

Aceste patru tipuri de tehnologie de întâlnire augmentată se bazează pe acele revelații și fac posibil ca echipa dvs. să desfășoare întâlniri mai de succes.

1. Videoconferință

Conferința video bate conferința audio de fiecare dată. Majoritatea echipelor corporative au acces la tehnologia de videoconferință și înregistrare, dar puține o folosesc.

Ne-am simțit mult prea confortabil ascunzându-ne pe mute, unde suntem fericiți de vedere, la îndemâna urechii și liberi să ne concentrăm atenția în altă parte. De fapt, cercetările arată că oamenii preferă adesea întâlnirile telefonice tocmai pentru că înseamnă că nu mai trebuie să pretindă că sunt atenți. Am luat performanța subnormală a întâlnirilor cu strămoșii noștri și am înrăutățit-o.

Pentru întâlniri la distanță mai bune, obțineți o bună configurație de videoconferință și utilizați-o.

Elsie Keith

Sfat bonus: activați înregistrarea conferințelor video și pentru întâlniri importante în persoană.

Ați găsit în sfârșit un moment în care toți cei mai buni directori s-ar putea întâlni despre marele dvs. proiect? Configurați software-ul de videoconferință pentru a înregistra acea întâlnire. Apoi transcrieți-vă audio-ul în text. Nu veți reuni cu ușurință toți acești oameni din nou și, în acest fel, veți obține cât mai multe detalii posibil din timpul pe care îl aveți. Vă veți putea concentra mai bine pe discuție și nu va trebui să munciți atât de mult pentru a lua note detaliate.

De exemplu, asociem software-ul de videoconferință Zoom cu o cameră Meeting Owl pentru a ne asigura că obținem un videoclip bun la 360° al difuzorului curent.

Asta nu înseamnă că notele nu sunt valoroase. De fapt, o bună luare de note este esențială, motiv pentru care echipele au nevoie de:

2. Software de management al întâlnirilor

Software-ul de gestionare a întâlnirilor facilitează colaborarea echipelor la agendele întâlnirilor și capturarea notelor întâlnirilor. Echipele care colaborează pentru a-și documenta deciziile și pașii următori împreună în timpul întâlnirii sunt mai implicate, mai eficiente și mai angajate față de aceste rezultate.

Mai important, sistemele de management al întâlnirilor arată tuturor cea mai bună modalitate prin care echipele din organizația dvs. își desfășoară întâlnirile.

Din punct de vedere istoric, toată lumea a învățat cum să conducă întâlniri participând la întâlniri, apoi copiend ceea ce i-au văzut pe alții făcând. Deci, în timp ce cercetările au descoperit sute de tehnici geniale pentru reunirea grupurilor, majoritatea oamenilor nu văd niciodată aceste tehnici în practică. Ei habar nu au ce este posibil.

Un sistem de management al întâlnirilor pune la dispoziția tuturor instrucțiunile pentru întâlniri. Nimeni nu trebuie să ghicească ce ar trebui să fie pe ordinea de zi, cât de lungă ar trebui să fie întâlnirea, cum să conducă fiecare parte a discuției sau ce trebuie notat. Sistemul explică toate acestea, făcând posibil ca organizația să introducă un proces grozav de întâlnire, apoi să le răspândească rapid fiecărui membru al echipei.

Teeming , BoardVantage și Lucid Meetings sunt toate exemple de tehnologii din această categorie.

3. Colaborare vizuală și suport pentru decizii

Unde este acțiunea

Multe dintre cele mai eficiente, captivante și productive tehnici de întâlnire profită de capacitatea noastră naturală de a procesa vizual informațiile. Echipele pot vedea modele mai ușor atunci când pot muta datele, pot crea conexiuni și pot include imagini.

Echipele care au dezvoltat aceste tehnici au folosit o mulțime de note lipicioase. După întâlnire, au petrecut timp scriind toate acele mâzgălele și curățând camera – ceea ce a însemnat că majoritatea echipelor au salvat aceste tehnici de colaborare puternice pentru ocazii speciale.

Colaborarea vizuală și software-ul de asistență pentru decizii fac ca notele lipicioase să fie digitale. Echipele colaborează în timp real de oriunde și nimeni nu trebuie să scrie nimic mai târziu. Cele mai bune instrumente oferă, de asemenea, beneficii pe care nu le puteți obține cu ușurință folosind hârtie. De exemplu, atunci când colectați feedback într-un instrument de asistență pentru decizii, puteți face fiecare contribuție anonimă pentru a crește șansele de a obține feedback sincer și util.

Exemple de tehnologii includ MURAL , Stormz , GroupMap și iObeya .

4. Feedback-ul la întâlniri și urmărirea performanței

Estimăm că există peste 55 de milioane de întâlniri în fiecare zi numai în SUA. În medie, directorii petrec 72% din timp în fiecare săptămână în întâlniri.

Foarte puține organizații urmăresc performanța din acest timp. Vă puteți gândi la vreun alt proces de afaceri care consumă atât de multe resurse, dar care nu este urmărit sau măsurat într-un fel?

Feedback-ul întâlnirii și tehnologia de urmărire a performanței oferă organizațiilor o perspectivă asupra acestei investiții masive. Unele tehnologii calculează automat costurile întâlnirilor pe baza datelor din calendar, creând cifrele dure de care liderii au nevoie atunci când iau decizii cu privire la modul de întâlnire. Alte tehnologii folosesc AI pentru a analiza feedback-ul întâlnirii și apoi, pe baza emoțiilor participanților și a modelelor istorice, prezic dacă un proiect va reuși sau dacă o vânzare este probabil să se încheie.

Tehnologiile din această categorie includ MeetingQuality , Gong.io și Inspirometer .

Sunt posibile întâlniri mai bune. Întâlnirile grozave necesită schimbarea modului în care organizăm și desfășurăm acele întâlniri, ceea ce în trecut însemna că aveai nevoie de multă instruire pentru facilitare și spațiu liber pe perete.

Nu mai. Cu aceste patru tehnologii, întâlniri grozave sunt posibile pentru toți cei care lucrează de oriunde.

***

Elise Keith

Elise Keith este co-fondatorul Lucid Meetings și autoarea cărții Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization . Pentru mai multe informații, vă rugăm să vizitați www.jelisekeith.com sau www.lucidmeetings.com și conectați-vă cu Elise pe Twitter @EliseID8.