5 probleme comune de comunicare în afaceri (+Soluții)

Peisajul afacerilor a fost unul dintre multele elemente ale vieții de zi cu zi care a fost răsturnat cu susul în jos în 2020 de pandemia de COVID-19. Coronavirusul a forțat aproape fiecare membru al forței de muncă să meargă la distanță în viitorul apropiat. Acest lucru a creat, fără să știe, o serie de probleme de comunicare în afaceri.

Multe locuri de muncă care anterior aveau politici stricte privind angajații care lucrează de acasă au trebuit să renunțe la acele reguli anterioare. Acest lucru i-a pus pe un teritoriu complet necunoscut, ceea ce a însemnat că companiile trebuiau să învețe să comunice într-un mod cu care nu erau familiarizați anterior. În acest articol, vom trece peste câteva probleme comune de afaceri cauzate de pandemia de coronavirus și cum să le rezolvăm:

• Lipsa standardizării
• Interpretare greșită și ambiguitate
• Lipsa indicațiilor non-verbale în comunicarea scrisă
• Fiind prea conectat
• Lipsa de feedback

Lipsa standardizării

În viitorul previzibil, întâlnirile în persoană sunt de domeniul trecutului. Tehnologia ne-a oferit o multitudine de opțiuni pentru unde pot ajunge acele comunicații, dar acum problema este ce fel de comunicare ar trebui să meargă unde. Trebuie să decideți când și unde comunicați despre diferite subiecte. Lipsa standardizării poate duce la silozuri de comunicare și confuzie în rândul angajaților dvs. În general, va afecta operațiunile de zi cu zi ale afacerii dvs.

Cea mai bună modalitate de a rezolva această problemă este standardizarea proceselor de comunicare la locul de muncă pentru fiecare canal. Creați linii directoare clare pentru ce tip de comunicații ar trebui să fie efectuate în ce canale. De exemplu, sarcinile importante ar trebui să fie documentate într-un e-mail către membrii echipei corespunzători.

Sistemul dvs. de mesagerie instantanee între birouri, cum ar fi Slack, ar trebui să fie rezervat pentru conversații specifice proiectului și discuții cu apă. Comentariile privind interacțiunile cu clienții ar trebui rezervate pentru soluția de management al relațiilor cu clienții echipei dvs.

Standardizarea fermă a comunicațiilor interne va aduce o multitudine de avantaje organizației dumneavoastră. În primul rând, veți avea o urmă oficială de hârtie cu privire la toate interacțiunile. Trebuie să verificați comentariile raportului dvs. direct la cel mai recent proiect al lor? Verificați Slack. Doriți să revizuiți informațiile necesare înainte de o întâlnire cu clienții? Aruncă o privire la CRM-ul tău.

Implementarea standardizării comunicării interne a biroului dvs. va menține, de asemenea, lucrurile organizate. Dacă echipa ta trimite spam sau e-mail cu orice, de la informații pertinente despre clienți până la cele mai recente meme-uri în tendințe pe Twitter, este posibil ca oamenii să înceapă să ignore mesajele care vin. Subliniind ce fel de mesaje ar trebui să ajungă unde, angajații tăi vor ști exact la ce să se aștepte cu fiecare notificare care vine.

Interpretare greșită și ambiguitate

Poate cel mai mare beneficiu al întâlnirilor în persoană este că contextul și motivațiile din spatele cuvintelor schimbate în conversații sunt de obicei destul de clare. Acest lucru se datorează faptului că oamenii pot pune întrebări de clarificare ulterioare în acest moment, dacă au nevoie de ele. Cu o conversație scrisă, acea oportunitate este pierdută și au loc greșeli de comunicare și defecțiuni.

Dar, deoarece comunicările personale au fost sever limitate din cauza pandemiei de coronavirus, mai mulți oameni optează pentru canale de comunicare intranet precum Slack și e-mail pentru a comunica cu colegii. Este pur și simplu mai rapid și mai eficient decât necesitatea coordonării apelurilor video sau telefonice. Dar cei care primesc slack sau e-mail pot să nu le primească în timp real. Acest lucru poate duce la unele probleme în comunicarea clară și a conversațiilor potențial dificile.

Comoditatea acestor canale este excelentă pentru un angajat ocupat, dar vine cu o serie de dezavantaje. Este ușor să interpretezi greșit gândurile cuiva prin comunicare scrisă. Este posibil ca oamenii să fie prea intimidați sau să nu aibă timp să trimită un mesaj de urmărire și să aștepte un răspuns. Deci, aceasta înseamnă că uneori angajații operează sub o idee ambiguă sau neînțeleasă despre care ar trebui să fie sarcina lor.

Soluția este simplă – stai cu un mesaj important pentru câteva momente înainte de a-l trimite unui coleg. Este reciproc avantajos pentru toate părțile implicate să se asigure că toate comunicările organizaționale sunt clare. Acest lucru este deosebit de important în timpul pandemiei de coronavirus, deoarece oamenii lucrează cu programe diferite în diferite fusuri orare.

Trimiterea unor mesaje vagi și neclare către colegi vă poate pune înapoi în proiecte importante, deoarece acestea pot necesita o urmărire suplimentară. Pentru a evita acest lucru, asigurați-vă că ați corectat mesajele și, eventual, ați verificat și o terță parte, dacă este cazul.

Lipsa indicațiilor non-verbale în comunicarea scrisă

La fel ca în cazul trimiterii neintenționate de mesaje ambigue, bazarea exclusiv pe canalele de comunicare scrise va cauza anumite probleme de comunicare. Fără a putea valorifica indiciile corpului, expresia facială sau tonul, este incredibil de ușor pentru comunicatori să interpreteze greșit intențiile cuiva. Lipsa indiciilor verbale poate fi deosebit de confuză în conversațiile în care diferențele culturale sunt un factor. Cea mai prietenoasă persoană poate fi diferită în conversația scrisă, ceea ce poate fi incredibil de supărător pentru unii oameni.

Puteți utiliza mai multe metode de comunicare pentru a vă asigura că mesajul este trimis cu același ton pe care ați vrut să îl transmiteți. Dacă doriți să trimiteți un mesaj mai ușor, introduceți un emoji sau un semn de exclamare. Mai multe companii încep să folosească emoji-urile ca instrument inovator de comunicare în afaceri . Acest lucru va transforma un mesaj de la un sunet sever într-unul care este pozitiv și încurajator. Te va scuti de a forța neintenționat un coleg să se întrebe dacă nu ești nemulțumit de el.

Desigur, puteți include oricând pur și simplu ceea ce încercați să transmiteți în mesaj în cuvinte simple. Este una dintre cele mai simple moduri de a te asigura că persoana căreia îi trimiți un mesaj știe exact ce încerci să spui.

Dar cel mai eficient mod de a evita problemele legate de acest lucru este să sari la un apel video. Având în vedere că pandemia de coronavirus continuă să devasteze globul, întâlnirile în persoană nu sunt o opțiune în acest moment. Videoconferințele sunt următorul lucru cel mai bun. Sunt cel mai bun mod de a colabora eficient cu colegii. Expresiile feței și tonul sunt exprimate clar într-un apel video.

După cum am raportat anterior , „87% dintre angajații de la distanță spun că se simt mai conectați și implicați în echipe și proiecte atunci când folosesc videoconferința”. Apelurile video sporesc, fără îndoială, eficiența comunicării de afaceri.

Fiind prea conectat

Sursa: Gineris

Cu aproape fiecare membru al forței de muncă lucrând de acasă în viitorul apropiat, granițele dintre orele de lucru și viața personală a angajaților au fost estompate. S-a raportat în mod regulat pe parcursul pandemiei că o majoritate covârșitoare a oamenilor petrec mai mult timp la birou, deoarece acesta este acum situat în casa lor. Asta înseamnă că angajații riscă să fie supraconectați.

Capacitatea de a fi atât de ușor supraconectat duce la suprasolicitarea oamenilor. Cu flexibilitatea oferită de un program de lucru de acasă, mulți oameni simt presiunea de a fi „activ” tot timpul. Asta înseamnă că pot trimite mesaje în afara orelor de program.

Acest lucru poate face ca oamenii care anterior aveau limite setate să simtă presiunea de a face același lucru. Lucrul cu mult peste orele normale de lucru poate duce la epuizare, determinând angajații să aibă performanțe slabe. În cele din urmă, acest lucru poate avea un impact negativ asupra afacerii dvs., iar implicarea angajaților dvs. va avea de suferit.

Cel mai bun mod de a evita ca acest lucru să se întâmple angajaților tăi este stabilirea unor reguli de bază. Precizați că nimeni nu este de așteptat să lucreze peste orele normale. Încurajați angajații să deconecteze dispozitivele de lucru după ce au terminat noaptea - majoritatea mesajelor pot aștepta până a doua zi.

O modalitate excelentă de a aplica acest mesaj este ca conducerea superioară să respecte aceste reguli. Angajații vor fi mai puțin probabil să lucreze după orele de program dacă nu își văd supervizorii făcând aceleași lucruri. Menținerea reîmprospătării organizației vă va asigura că funcționează la cel mai bun nivel al capacităților sale. În general, va promova munca în echipă sănătoasă.

Lipsa de feedback

Sursa: Great Place to Work

O afacere sănătoasă și înfloritoare trebuie să se examineze din toate părțile. Dacă conducerea nu solicită feedback de la angajații săi, comunicarea dintre angajați va deveni ineficientă. Trebuie să curgă în ambele sensuri pentru a lucra în favoarea companiei tale. Colectarea feedback-ului de la angajați prin metode precum trimiterea de sondaje arată cum se descurcă angajații dvs. în acest moment.

Feedback-ul angajaților dvs. este important acum mai mult ca niciodată. În timp ce pandemia de coronavirus s-a răspândit pe tot globul de aproape un an, diferiți oameni au reacții diferite la ea. Unii oameni pot simți doar acum stresul și anxietatea situației. Reacțiile angajaților tăi la pandemie vor evolua constant.

Feedback-ul regulat este singura modalitate de a obține o perspectivă asupra modului în care lucrează angajații dvs., având în vedere circumstanțele și ce puteți face pentru a-i sprijini. Aceste informații vă pot ajuta să treceți înaintea angajaților care își pierd motivația de a munci din greu.

Feedback-ul vă oferă, de asemenea, o perspectivă asupra modului în care se descurcă managementul. Este posibil să nu știți că ceva ce faceți nu funcționează decât dacă angajații dvs. vă informează. Acționarea în funcție de acest feedback și ajustarea proceselor care avansează este singura modalitate de a vă îmbunătăți operațiunile.

Concluzie: o bună comunicare va face angajaților mai fericiți

Pandemia de coronavirus a schimbat fața biroului în viitorul apropiat. Lucrul într-un mediu de birou s-ar putea să nu mai fie niciodată la fel. Situația fluidă la îndemână înseamnă că compania dumneavoastră va trebui să pivoteze în mod constant pentru a evita provocările majore de comunicare. Vor exista denivelări pe parcurs, dar luați-vă timp pentru a rezolva problemele comune de comunicare care pot apărea.

Doar pentru că fața biroului tău arată diferit în zilele noastre, nu înseamnă că lucrătorii tăi la distanță nu pot fi fericiți . După cum am raportat anterior, 90% dintre angajații de la distanță doresc să continue să lucreze cu un program flexibil pentru restul carierei lor. Prin satisfacerea nevoilor angajaților dvs., vă veți asigura că aceștia sunt fericiți, ceea ce va beneficia masiv afacerea dvs. pe termen lung.