Facturi telefonice de afaceri: navigarea taxelor ascunse și motivele pentru care să luați în considerare VoIP

Companiile caută mereu să economisească bani acolo unde pot. Un loc minunat pentru a începe este prin a examina costurile facturii dvs. Poate fi ușor să treceți cu vederea suma de bani pe care compania dumneavoastră o cheltuiește pentru servicii pentru telefoane de birou și telefoane mobile. Pe măsură ce pandemia de coronavirus împinge lumea afacerilor să se bazeze pe VoIP de afaceri pentru a rămâne pe linia de plutire, serviciul telefonic pe care îl selectați este mai important acum ca niciodată.

Apelurile telefonice sunt cel mai obișnuit mod prin care clienții noi se interacționează mai întâi cu o companie, iar telefoanele rămân o cale de asistență pentru clienți. Având în vedere această necesitate, furnizorii de telefonie se simt adesea confortabil să accepte diverse taxe care pot crește semnificativ costul facturii dvs. lunare.

Unele dintre taxe pot fi pentru servicii pe care le utilizați rar (sau niciodată), în timp ce altele sunt denumite în mod ambiguu „taxe de întreținere” și preferatele tuturor: taxe. Nu există nicio limită a nivelului de creativitate pe care unii furnizori de telefonie de afaceri îl afișează atunci când găsesc modalități de a-și câștiga clienții. Dacă nu ați verificat deja cu atenție factura companiei dvs., există șanse mari să plătiți mai mult decât este necesar.

Dacă nu aveți legătură cu cât costă telefoanele tradiționale afacerea dvs., am notat câteva indicații pentru articolele pe care ați putea dori să le urmăriți data viitoare când sosesc factura. În acest articol, vom acoperi următoarele secțiuni:

• Cum să reduceți factura de telefon
• Verificați factura de telefon existentă
• Luați în considerare caracteristicile de care aveți nevoie
• Luați în considerare ce altceva puteți obține dintr-o soluție VoIP modernă
• Examinați alegerile dvs

Cum să reduceți factura de telefon

Factura dvs. poate fi o cheltuială necesară pentru afaceri, dar asta nu înseamnă că trebuie să vă coste compania un braț și un picior. Acest cost poate fi deosebit de greu pentru proprietarii de afaceri mici. Un lucru de luat în considerare este costul total de operare pentru sistemul dvs. telefonic actual. Puteți găsi acest cost adăugând cât a costat achiziționarea sistemului telefonic cu cât costă operarea acestuia.

Odată ce ați determinat costul respectiv, puteți decide dacă merită ceea ce ați plătit pentru sistemul dvs. telefonic de afaceri și ce plătiți în prezent pentru a-l opera. Puteți compara prețul respectiv cu oricare ar fi factura dvs. curentă în fiecare lună. În acest fel, puteți vedea ce aspect al configurației dvs. ar trebui să îl schimbați.

Verificați factura de telefon existentă

Cel mai simplu mod de a vedea cât de mult ar trebui să reduceți din costurile asociate cu serviciul dvs. telefonic este să vă uitați la factura existentă. De exemplu, furnizorii vor oferi de obicei o reducere pentru diferite pachete și poate reduce costurile administrative ale companiei dvs. prin consolidarea facturilor într-o singură plată.

Asta face să pară că economisești bani. Cu toate acestea, acest lucru duce și la o factură mai complicată, în care furnizorii pot înghesui taxe suplimentare care altfel nu ar fi posibile cu o factură mai simplă.

FCC a mers până la crearea de pagini de întrebări frecvente care acoperă subiecte precum înghesuirea facturilor telefonice pentru a ajuta la informarea oamenilor despre obiceiul ca companiile de telefonie să efectueze taxe neautorizate. Agenția observă că, cu cât factura dvs. începe să arate mai mult ca o factură de card de credit, cu atât mai mult ar trebui să vă îngrijorați dacă plătiți o sumă corectă.

„Înșelăciunea este semnul distinctiv al înghesuirii. Înghesuitorii se bazează adesea pe facturi confuze pentru a-i înșela pe consumatori să plătească pentru servicii pe care nu le-au autorizat sau pe care nu le-au primit, sau care costă mai mult decât s-a făcut consumatorul să creadă... FCC a estimat că înghesuirea a dăunat zeci de milioane de gospodării americane.”

Probabil ați experimentat șocul primirii primei facturi de la un serviciu nou. Cotația inițială a companiei de telefonie probabil că nu a menționat cheltuielile din taxe, suprataxe sau că veți fi facturat cu o lună în avans la prima factură (furnizorii taxează uneori de la data instalării, precum și luna următoare pe prima factură).

Companiile de telefonie trebuie, în general, să plătească taxa pe vânzări pentru serviciu, așa că nu este o surpriză că colectează acest lucru de la clienții lor. Cu toate acestea, ar trebui să vă asigurați că procentul colectat este de fapt în conformitate cu taxele dvs. locale de vânzare și nu este umflat.

Pe de altă parte, suprataxele și alte astfel de articole sunt în întregime subiective și pot oferi mai mult spațiu de operare pentru negocierea facturii.

Iată câteva elemente de pe factura dvs. cărora ar trebui să le acordați o atenție deosebită:

• Liniile de rulare — Acestea se găsesc în liniile telefonice tradiționale PSTN și permit companiei dvs. să gestioneze mai multe apeluri simultan, astfel încât clienții să nu se confrunte cu semnale de ocupat. Acestea nu sunt ieftine, deoarece vă pot costa afacerea până la 30 USD pe linie. Este important să rețineți că puteți obține aceeași funcționalitate de la un sistem IP fără costuri suplimentare.
• Întreținerea cablurilor — Încă o dată, acesta este un articol specific liniilor fixe. Aceasta este o taxă asociată cu costul cablajului biroului dvs.
• Taxe interurbane și taxe — Nu vă puteți abține dacă afacerea dvs. trebuie să efectueze un număr mare de apeluri la distanță lungă și fără taxe. Dar puteți reduce acest cost trecând acele comunicații la e-mail sau la un sistem de telefonie IP.
• Utilizatori și extensii — Nu numai că sistemele telefonice tradiționale taxează pentru liniile de transfer, ci și pentru fiecare linie de care aveți nevoie. Rețineți că și furnizorii tind să taxeze per utilizator, așa că merită să comparați prețurile pentru diferiți furnizori aici.

Unele taxe vor fi stabilite în piatră, dar s-ar putea să aveți puțin spațiu de lucru pentru unele. Dacă există o anumită taxă care vi se pare prea mare, merită să contactați furnizorul dvs. și să încercați să negociați.

Luați în considerare caracteristicile de care aveți nevoie

Următorul pas pentru reducerea costurilor asociate cu factura este să luați în considerare toate funcțiile de care aveți nevoie în sistemul dvs. de telefonie. Indiferent dacă sunteți sau nu pe un sistem de telefonie PSTN sau IP, puteți rămâne adesea blocat în contracte scumpe dacă ați combinat funcții pe care nu le utilizați.

Este important să luați în considerare caracteristicile de care aveți nevoie în sistemul dvs. de telefonie, astfel încât să puteți găsi un plan care vă impune doar să plătiți pentru ceea ce aveți nevoie. Iată câteva caracteristici de bază și vitale pe care trebuie să le luați în considerare la următorul dvs. furnizor de sistem de telefonie.

Redirecționarea apelurilor — Aceasta este o caracteristică de bază care asigură că clienții dvs. vă pot contacta indiferent de situație. Deci, dacă vă împărțiți timpul între lucrul la birou și acasă, puteți redirecționa apelurile de la numărul dvs. de afaceri pe dispozitivul dvs. mobil. Mulți furnizori VoIP, cum ar fi RingCentral, oferă redirecționarea apelurilor de la distanță ca o funcție de bază, astfel încât să puteți redirecționa apelurile din mers pentru a vă asigura că sunteți întotdeauna disponibil.

Extensii — Într-un sistem telefonic tradițional PSTN, o extensie este un alt număr de telefon care este conectat fizic la un număr principal. Cu cât faceți mai multe cablaje, cu atât va costa mai mult. Sistemele IP fac acest lucru virtual și multe oferă o anumită cantitate de extensii integrate în planurile de bază. De exemplu, Grasshopper oferă un plan individual de 26 USD care include până la trei extensii.

Asistență de la distanță — Va veni, fără îndoială, un moment în care aveți nevoie să vă reparați sistemul telefonic. Dar, deoarece pandemia de coronavirus continuă să țină la distanță marea majoritate a forței de muncă, s-ar putea să nu mai fie fezabil ca un angajat din exterior să intre în biroul dumneavoastră pentru a vă examina configurația.

Căutarea unui furnizor de telefonie care oferă asistență la distanță este o opțiune mai fezabilă în zilele noastre. Nextiva oferă un sistem de asistență la distanță pentru a oferi această ofertă utilizatorilor lor.

Apeluri nelimitate — Datorită pandemiei, apelurile telefonice sunt mai vitale acum ca niciodată. Întrucât întâlnirile în persoană s-au oprit în mod esențial, afacerea dvs. va petrece probabil și mai mult timp la telefon. Așadar, un sistem de telefonie care vă oferă minute de apelare nelimitate ar trebui să fie o prioritate. Mulți furnizori de telefonie IP oferă apeluri nelimitate, inclusiv Vonage Business.

Jurnalele de apeluri — Înregistrarea apelurilor este o modalitate excelentă de a studia performanța angajaților, în special a echipei de vânzări, și de a evalua experiența pe care o oferiți clienților. Jurnalele de apeluri vă pot oferi detalii cheie, cum ar fi data și ora apelului, durata, ID-ul apelantului și dacă apelul a fost sau nu acceptat sau trimis la mesageria vocală.

Aceasta este o caracteristică de bază pe care o pot oferi mulți furnizori. 8×8 oferă înregistrarea istoricului apelurilor, capacitatea de a gestiona jurnalele de apeluri și valorile jurnalului de apeluri în cadrul planurilor sale.

Luați în considerare ce altceva puteți obține dintr-o soluție VoIP modernă

Având în vedere că compania dvs. probabil că plătește deja pentru o conexiune la internet în bandă largă și poate chiar să fi construit un intranet complet, ar trebui să existe fricțiuni minime și economii considerabile atunci când treceți la un serviciu IP. Nu este nevoie de niciun hardware suplimentar, cu excepția, eventual, a unui telefon IP.

Majoritatea companiilor percepe undeva în jur de 20 USD pe lună pentru o linie VoIP de afaceri care include tot ce v-ați aștepta de la linia dvs. telefonică standard (întâmpinări de mesagerie vocală de afaceri, apel în așteptare etc.) împreună cu o listă lungă de funcții care, în general, nu sunt incluse în oferte de telefon tradiționale sau nu sunt disponibile deloc.

Vă puteți aștepta la funcții îmbunătățite de la orice furnizor VoIP pe care îl selectați. Iată câteva de care trebuie să fii atent:

IVR — Hosted IVR (Răspuns vocal interactiv) este un meniu de telefonie și sistem de rutare care oferă un meniu interactiv pentru apelanți pentru a-i direcționa către departamentul de care au nevoie. Deoarece este un sistem inteligent, IVR poate îndeplini sarcini care implică un da/nu sau răspunsuri legate de numere de la apelanți. Această funcție recuperează timp și productivitate pentru angajații dvs., împreună cu asigurarea că clienții dvs. au un timp de așteptare mai scurt.

Însoțitor automat — Această funcție poate ajuta la înlocuirea rolului de recepționer în organizația dvs. Deci, în loc să ceară apelanților să vorbească mai întâi cu un recepționer pentru a fi transferați la interlocutorul corect, ei vor trebui pur și simplu să apese un număr asociat cu extensia departamentului corect. La fel ca și în cazul IVR, această funcție poate economisi timp și bani organizației dvs.

Conferințe video — Majoritatea furnizorilor de VoIP includ alte metode de comunicare în planurile lor telefonice. Videoconferința este una dintre cele mai populare opțiuni. Aceasta este pur și simplu o funcție pe care un sistem telefonic PSTN nu ți-o poate oferi.

Funcțiile de videoconferință pentru anumite planuri de telefonie IP permit chiar și sute de participanți să se alăture simultan, aducându-vă cât mai aproape de o întâlnire personală a companiei în timpul pandemiei.

Aplicație mobilă — Majoritatea furnizorilor de telefonie VoIP au propriile lor aplicații softphone, permițându-vă să preluați apelurile de afaceri din mers. Aplicațiile permit adesea chat video și mesaje SMS de afaceri, în plus față de un apel vocal tradițional. De obicei, puteți comuta între mijloacele de comunicare, cu informații din conversațiile anterioare salvate pe fiecare dintre dispozitivele dvs.

Cu o tendință în creștere către comunicațiile unificate, VoIP permite, de asemenea, o centralizare mai mare a operațiunilor dvs. de afaceri în ansamblu. Majoritatea platformelor VoIP acceptă integrarea cu platforme externe precum Salesforce, permițându-vă să consolidați comunicațiile și alte aplicații într-o singură locație. Aceasta vine cu o listă lungă de beneficii pe care am subliniat recent ghidul nostru pentru începători pentru comunicațiile unificate.

Examinați alegerile dvs

Dacă serviciul dvs. de telefonie nu oferă mult mai mult decât un ton de apel și plătiți mai mult de 20 USD sau 30 USD pe lună pentru asta, afacerea dvs. este probabil mult mai bună cu un pachet VoIP de la orice număr de furnizori. Iată o defalcare a celor cinci furnizori de VoIP de afaceri de top, conform evaluărilor a sute de utilizatori GetVoIP:

Concluzie: VoIP este cea mai bună modalitate de a reduce factura de telefon de afaceri

Pentru toate modurile creative prin care companiile de telefonie își umflă facturile și pentru toate modurile în care ați putea negocia o rată mai mică, VoIP poate fi cea mai ușoară modalitate de a economisi bani pentru nevoile de servicii telefonice pentru întreprinderile mici.

Pe lângă faptul că sunt pur și simplu mai ieftine decât serviciile de telefonie tradiționale, platformele de comunicare bazate pe cloud permit o gamă largă de caracteristici care pot avea un impact considerabil asupra eficienței operaționale și eficacității generale a capacității unei companii de a comunica atât intern, cât și cu clienții.