Cele mai bune sisteme telefonice pentru întreprinderi mici din iulie 2022

Sunteți gata să faceți upgrade la sistemul dvs. telefonic de afaceri?

Având în vedere opțiunile aparent nelimitate de astăzi, alegerea sistemului telefonic potrivit, revizuirea structurilor de preț disponibile pentru a determina cea mai bună valoare și chiar înțelegerea a ceea ce face ca un furnizor să fie mai bun decât altul se simte cu siguranță copleșitor.

Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre diferitele tipuri de sisteme telefonice pentru întreprinderi mici, pentru a afla caracteristicile cheie de căutat și pentru a compara furnizorii de top.

Prezentare generală a sistemelor telefonice de afaceri

Tabelul de mai jos oferă o imagine de ansamblu asupra celor mai bune sisteme de telefonie pentru întreprinderi mici, pe care le vom discuta mai detaliat în secțiunea următoare.

Cele mai bune sisteme telefonice pentru întreprinderi mici

Pe baza experienței noastre practice, a calității funcțiilor, a feedback-ului din recenziile clienților și a experienței noastre în domeniu, am clasat următoarele sisteme telefonice de afaceri pentru a vă ajuta să faceți alegerea corectă.

Iată cele mai bune sisteme telefonice de afaceri pe care ar trebui să le luați în considerare:

• Nextiva
• RingCentral
• GoToConnect
• 8×8
• Tastatura
• Vonage
• Zoom One
• Ooma
• Avaya
• Lăcustă

Nextiva: Cel mai bun sistem telefonic de afaceri pentru echipe la distanță

Nextiva este o platformă de comunicații bazată pe cloud care combină vocea și apelurile VoIP, colaborarea în echipă, instrumentele CRM și multe altele în interfața Nextiva Business Communication.

Caracteristicile cheie ale sistemului telefonic includ:

• Funcționalitatea de filtrare a apelurilor, parcare, redirecționare, rutare și înregistrare
• Mesaje vocale vizuale și mesaje text
• Apeluri vocale nelimitate în Statele Unite și Canada
• Însoțitori automati și meniuri de apeluri IVR
• Conferință telefonică cu un singur clic pentru până la 200 de participanți
• Analiza apelurilor istorice/în timp real

Caracteristici de top

Spre deosebire de alți furnizori de servicii de telefonie pentru afaceri, Nextiva include propria sa suită CRM nativă atât pentru echipele de vânzări, cât și pentru echipele de servicii pentru clienți. Agenții pot accesa funcții precum rutarea inteligentă a cazurilor, automatizarea fluxului de lucru și Nextiva Call Pops , care afișează instantaneu informații cheie despre contul clienților în timpul apelurilor cu clienții.

Caracteristica Cospace de la Nextiva este un spațiu de lucru virtual desktop și mobil inclus în toate planurile de comunicare de afaceri Nextiva.

Cospace este o aplicație unificată pentru partajarea și editarea fișierelor, mesagerie prin chat în timp real, apeluri vocale, conferințe audio și apeluri video.

Până la 250 de participanți au, de asemenea, acces la un calendar de echipă, chat persistent, partajare a ecranului, gestionarea sarcinilor și instrumente de programare a întâlnirilor în cadrul Cospace.

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

Nextiva se remarcă prin faptul că oferă asistență telefonică, prin e-mail și prin chat 24/7, cu toate planurile, nu doar cu cele mai scumpe niveluri de preț.

Include, de asemenea, un timp de funcționare garantat de 99,999% cu monitorizare a rețelei 24/7, opt puncte globale de prezență și conformitate HIPAA, HITECH, SOC2 și PCI.

Planuri și prețuri

Nextiva oferă o probă gratuită de 7 zile și trei planuri plătite. Imaginea de mai jos prezintă prețurile pentru 20-99 de utilizatori.

Pentru mai multe informații, consultați prezentarea noastră de ansamblu asupra prețurilor și planurilor Nextiva.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos prezintă experiența medie a utilizatorului Nextiva.

RingCentral: Cel mai bun pentru companiile care au nevoie de o platformă All-In-One

RingCentral MVP este o soluție unificată de mesagerie, telefon și comunicații video, concepută în primul rând pentru a simplifica și eficientiza fluxurile de lucru ale agenților, crescând productivitatea echipei pe canale.

Cele mai importante funcții de apelare vocală pentru întreprinderile mici includ:

• Numere de telefon locale în peste 200 de prefixe, numere internaționale în peste 100 de țări
• Apeluri nelimitate în SUA și Canada
• SMS, MMS și fax virtual nelimitat
• Monitorizarea prezenței apelurilor pe mai multe dispozitive
• Trancrieri automate de mesagerie vocală, mesagerie vocală în text și mesagerie vocală în e-mail
• Apelare RingOut cu un singur clic
• Înregistrare automată a apelurilor la cerere

Caracteristici de top

RingCentral este celebrat pentru analizele sale avansate – și extrem de personalizabile – în timp real .

Administratorii pot folosi șabloane de raportare prefabricate care monitorizează automat peste 30 de KPI-uri legate de performanța agenților, întâlnirile de echipă, calitatea serviciului și multe altele. Alertele în timp real notifică instantaneu managerii atunci când standardele de performanță scad sub pragurile prestabilite. Toate datele privind apelurile pot fi filtrate după tipul de apel, intervalul de date, agentul, cozile de apeluri, departamentele și multe altele.

Întreprinderile mici care se bazează pe autoservire pentru a gestiona majoritatea solicitărilor de asistență pentru clienți vor aprecia că RingCentral permite până la 250 de meniuri și submeniuri IVR cu un singur și mai multe niveluri.

Administratorii pot edita oricând căile fluxului de apeluri cu ajutorul editorului de planuri de apelare vizuală cu glisare și plasare de la RingCentral, pot profita de numeroase strategii de rutare a apelurilor și se pot baza pe NLP și AI pentru a evalua și a răspunde automat solicitărilor clienților.

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

RingCentral oferă asistență prin chat live și telefon 24/7 pentru toate planurile sale, cu opțiuni de asistență plătită actualizate, cum ar fi manageri de cont dedicati, asistență prioritară și implementare personalizată și instruire pentru echipe prin intermediul serviciilor profesionale RingCentral.

Universitatea RingCentral, programul său de formare online gratuit, oferă un nivel înalt de auto-asistență pentru clienți, care este cu mult superior bazelor de cunoștințe ale concurenței.

Datorită redundanței sale geografice , timpului de funcționare garantat de 99,999%, 7 straturi de securitate a rețelei, criptare end-to-end, autentificare cu mai mulți factori și instrumente de atenuare a fraudei , RingCentral oferă securitate puternică și o calitate constantă a apelurilor.

Planuri și prețuri

RingCentral oferă o probă gratuită de 15 zile. Imaginea de mai jos prezintă prețurile și planurile RingCentral MVP pentru 1-20 de utilizatori , iar detalii suplimentare sunt disponibile în prezentarea de ansamblu a prețurilor RingCentral.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos oferă o descriere rapidă a experienței standard de utilizator RingCentral.

GoToConnect: Cel mai bun sistem telefonic de afaceri pentru echipe de 10 sau mai puține

GoToConnect este un sistem telefonic pentru întreprinderi mici, cu o aplicație de mesagerie vocală, video și chat bazată pe cloud, concepută pentru echipe mai mici care necesită soluții scalabile, dar care nu au nevoie de funcții de apelare deosebit de avansate.

Vine cu peste 100 de funcții de apelare, inclusiv:

• Extensii nelimitate și apeluri nelimitate în SUA/Canada
• Conferință audio pentru până la 10 participanți
• Cutii vocale individuale și partajate
• Apel în așteptare, cozi de apeluri, grupuri de apel nelimitate, sonerie simultană
• Muzică, liste de redare, felicitări și mesaje personalizate
• Asistență director

Caracteristici de top

GoToConnect este cel mai bine cunoscut pentru Editorul de plan de apelare , popular pentru ușurința generală de utilizare și strategiile avansate de rutare și flux de apeluri pe care le oferă.

Administratorii pot crea „noduri de utilitate” în funcție de programul agenților, limba preferată, ID-ul apelantului, grupurile de utilizatori și multe altele. Aceste noduri se schimbă automat în funcție de volumul apelurilor și disponibilitatea agentului, reducând numărul de apeluri pierdute și apeluri inverse. Cu însoțitori și submeniuri automate nelimitate, șabloane de înregistrare prestabilite și salutări personalizabile, apelați și personalizate.

GoToConnect include, de asemenea, instrumente de filtrare a apelurilor care le permit utilizatorilor să includă numere cu prioritate înaltă, astfel încât clienții VIP să evite așteptarea în așteptare.

Aceste filtre redirecționează automat apelurile VIP către anumite planuri de apelare sau extensii prestabilite și resping automat numerele din lista neagră.

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

Din păcate, serviciul de asistență pentru clienți GoToConnect este criticat în mod constant atât de utilizatorii din trecut, cât și de cei actuali , din cauza dificultăților de conectare cu agenții live și a timpilor de răspuns lenți. Chiar și chatbot-ul său de pe site-ul său web nu oferă prea multă asistență de calitate.

Acest lucru este deosebit de frustrant, deoarece GTC își face publicitate puternică pentru „asistența 24/7”, dar nu specifică că este disponibil numai pentru clienții Standard și Premium.

Deși GoToConnect oferă SSO și 2FA, nu oferă criptare end-to-end. Cu toate acestea, are 10 centre de date globale pentru a menține performanța rețelei consecventă, precum și conformitatea cu SOC 3, CCPA și HIPAA.

Planuri și prețuri

GoToConnect oferă o încercare gratuită de 14 zile, iar imaginea de mai jos prezintă prețurile și planurile pentru 2-10 utilizatori. Defalcarea noastră de prețuri GoToConnect oferă informații suplimentare.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos oferă o perspectivă asupra experienței utilizatorului GoToConnect.

8×8: Cel mai bun sistem telefonic pentru întreprinderile mici cu clienți internaționali

8×8 este un sistem de telefonie de afaceri PBX în cloud care oferă apeluri locale și globale nelimitate în 48 de țări, împreună cu SMS-uri, chat în echipă și întâlniri video.

Este compatibil cu peste 25 de transporturi PSTN, iar funcțiile de top ale telefonului includ:

• Înregistrare apel + stocare în cloud (sau stocare Dropbox)
• Instrumente CRM native
• Însoțitor automat pe mai multe niveluri
• Mesaj vocal vizual
• Apeluri în așteptare, monitorizare apeluri și grupuri de apeluri
• Identificarea apelantului, Blocarea apelurilor, Nu deranjați
• Fă clic pentru a apela

Caracteristici de top

Una dintre caracteristicile de top ale 8×8 este instrumentul său de sondaj post-apel , care include întrebări bazate pe IVR care facilitează clienților să ofere feedback rapid, dar totuși valoros, cu privire la performanța agentului.

Aceste sondaje pot pune întrebări simple da/nu, pot cere evaluări pe o scară de la 1 la 10 și permit clienților dornici să lase înregistrări vocale mai detaliate ale feedback-ului. Echipele care au nevoie de mai mult feedback bazat pe conversații pot transfera automat clienții către canale vocale dedicate sondajului post-apel sau cozi de apeluri.

8×8 include, de asemenea, o varietate de modele de apel programabile , inclusiv round robin, secvențial, sonerie simultană și multe altele. Membrii grupului de apel pot fi reordonați printr-un meniu drag-and-drop, iar administratorii pot seta perioada de timp înainte ca un apel să fie redirecționat către următorul membru.

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

Asistența telefonică 8×8 este disponibilă numai de luni până sâmbătă de la 6:00 la 18:00 , ceea ce înseamnă că poate să nu fie ideală pentru companiile care operează în afara săptămânii de lucru standard de luni până vineri.

Cu toate acestea, chatul online de asistență tehnică prin chatbot-ul Otto este disponibil 24/7. Utilizatorii pot crea, de asemenea, formulare de solicitare a biletelor de asistență pe site-ul web 8×8.

8×8 oferă un timp de funcționare garantat de 99,999% și respectă GDPR, HIPAA, CPNI și FISMA, împreună cu criptarea TLS și SRTP . Furnizorul are, de asemenea, 35 de puncte globale de prezență pentru a menține rețeaua să funcționeze fără probleme.

Planuri și prețuri

8×8 oferă o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile, iar informațiile despre preț sunt afișate în imaginea de mai jos . Comparația noastră dintre 8×8 și RingCentral oferă mai multe informații despre cât de bine se compară primul față de concurenții săi.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos prezintă experiența medie a utilizatorului 8×8.

Tastatură: cel mai bun sistem telefonic pentru întreprinderi mici pentru a gestiona volume mari de apeluri

Sistemul de telefonie al lui Dialpad oferă o valoare excelentă întreprinderilor mici, cu un volum mare de apeluri, dar fără bugetul actual pentru a angaja agenți suplimentari. Include apeluri vocale și video, chat în echipă, fax virtual și mesaje SMS.

Funcțiile de apelare vocală includ:

• Înregistrarea apelurilor și transcrierea în timp real
• Detectarea automată a spamului
• Dirijarea apelurilor, Redirecționarea apelurilor, Redirecționarea apelurilor
• Mesaj vocal vizual
• Apeluri nelimitate în SUA și Canada
• Fă clic pentru a apela
• Însoțitor automat pe mai multe niveluri

Caracteristici de top

Una dintre caracteristicile de top ale Dialpad este asistența vocală în timpul apelului alimentată de AI, Vi (prescurtare de la „Voice Intelligence”).

Vi oferă îndrumare în timp real a agenților, preluând elementele de acțiune potențiale și sentimentul apelantului în funcție de cuvintele cheie și expresii de declanșare. Când Vi „recunoaște” ceva ce spune un client, extrage informații relevante din baza internă de cunoștințe, afișând informații vitale pe ecranul agentului. Acest lucru împiedică agenții să pună apelanții în așteptare și crește ratele de rezoluție a primului apel.

Utilizatorii pot crea, de asemenea, departamente Dialpad , care sunt în esență grupuri de apel mai avansate. Departamentele sunt grupuri de agenți care primesc apeluri specifice clienților pe baza unor criterii prestabilite. Fiecare departament poate conține până la 30 de numere de telefon.

Operatorii departamentului au privilegii de administrator, dar numai în cadrul departamentului lor specific. Operatorii pot vizualiza transcrierile apelurilor în timp real, pot stabili programele departamentelor, pot accesa înregistrarea apelurilor și transferul apelurilor și pot configura numere de failover în cazul unei întreruperi ale serviciului.

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

Dialpad oferă o garanție de funcționare de 99,9% tuturor clienților, cu excepția celor din planul Enterprise, care au un timp de funcționare garantat 100%.

Cu redundanță de rețea încorporată, reluări ale numărului și backup automate a datelor, Dialpad oferă un nivel ridicat de fiabilitate. b face din aceasta o opțiune și mai atractivă.

Toți utilizatorii Dialpad Pro și Enterprise au asistență telefonică 24/7, iar toate celelalte planuri includ chat 24/7 și bilete online . Suplimentele de asistență sunt disponibile pentru cumpărare și includ un manager de cont dedicat și servicii profesionale de implementare.

Planuri și prețuri

Dialpad oferă o perioadă de încercare gratuită de 14 zile, iar imaginea de mai jos prezintă planurile disponibile . Prezentarea noastră generală a prețurilor Dialpad oferă mai multe detalii.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos oferă o perspectivă asupra experienței utilizatorului Dialpad.

Vonage: Sistemul de telefonie scalabil pentru întreprinderi mici

Vonage oferă două opțiuni pentru sistemele telefonice pentru întreprinderi mici: suita unificată Vonage Business Communication (VBC) sau API-uri de comunicare scalabile care permit utilizatorilor să adauge noi canale și caracteristici la carte.

Vonage oferă peste 50 de funcții VoIP, inclusiv:

• Fă clic pentru a apela
• Blocarea apelurilor
• Director de agenți
• IVR și recepționer virtual
• ACD
• Parcare apel, inversare apel, coadă de apeluri, apel în așteptare
• Aspectul liniei partajate
• Apelați scutul de spam

Caracteristici de top

Funcția Vonage Call Announce redă automat răspunsurile clienților la solicitările IVR către agenți înainte de a se conecta la client, prevenind repetarea și asigurându-se că agentul are informațiile de care au nevoie pentru a ajuta cel mai bine apelantul.

Sunt redate etichete de apel, rezumate ale problemei clientului, informații de contact și multe altele, permițând agentului să transfere apelul unui agent cu un set de abilități mai adecvat, dacă este necesar. Dacă un agent alege să nu accepte apelul, acesta poate trimite apeluri către mesageria vocală sau îl poate respinge definitiv.

Analizorul de conversații este un instrument bazat pe inteligență artificială care utilizează NLP și Speech Analytics pentru a transcrie automat conversațiile, oferind informații despre calitatea suportului, viteza de rezoluție a apelurilor și nivelurile de satisfacție a clienților. Administratorii și proprietarii de afaceri pot căuta transcripții pentru cuvinte cheie și le pot chiar conecta la instrumentul CRM al unei terțe părți pentru o analiză suplimentară a datelor.

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

Lipsa Vonage de asistență adecvată pentru clienți este o plângere comună a utilizatorilor , recenzenții menționând timpul de răspuns lent și faptul că Vonage le îngreunează clienților să se conecteze cu un agent activ pentru întrebări de facturare.

În plus, există informații contradictorii despre orele de asistență. Deși Vonage pretinde că oferă asistență 24/7, site-ul lor afirmă că echipa lor de asistență prin chat live nu este disponibilă seara și în weekend, iar asistența telefonică este limitată seara.

Vonage este compatibil cu HIPAA, PCI și GDPR și utilizează criptare AES pe 256 de biți. Are un timp de funcționare garantat de 99,999%.

Planuri și prețuri

În momentul în care am scris acest articol, Vonage nu oferă o încercare gratuită. Imaginea de mai jos prezintă prețurile instrumentului Vonage Business Communication pentru 1-30 de utilizatori . Revizuirea noastră extinsă a prețurilor Vonage oferă mai multe detalii.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos oferă o perspectivă asupra experienței utilizatorului Vonage.

Zoom One: Pentru utilizatorii actuali Zoom care au nevoie de un sistem telefonic de birou

Zoom One este un instrument all-in-one de comunicare și colaborare care combină Zoom Phone, Zoom Meetings, mesaje de chat în echipă și instrumente de colaborare într-o singură interfață. Deși este disponibil un plan gratuit, acesta nu oferă nicio funcție de apelare vocală și se concentrează în primul rând pe apelurile video.

Caracteristicile telefonului Zoom One includ:

• Calitate HD a apelurilor cu anulare a zgomotului și a ecoului, plus suprimarea zgomotului de tastare
• Mesaj vocal vizual
• Numere gratuite
• Apel conferință ad-hoc în trei căi
• Înregistrare automată și manuală a apelurilor
• Aspect de linie partajată
• Însoțitori automati și meniuri IVR nelimitate

Caracteristici de top

Majoritatea utilizatorilor Zoom One fac upgrade la planul de comunicații unificate de la Zoom Meetings, deoarece au nevoie de un sistem telefonic de afaceri mai avansat. Prin urmare, caracteristicile de colaborare în echipă oferite de Zoom sunt, în general, cea mai mare atracție.

Zoom One oferă table nelimitate, apeluri nelimitate, 10 GB de stocare în cloud și capacități de întâlnire de până la 1.000 de participanți.

Zoom este, de asemenea, celebrat pentru numărul mare de integrări și API-uri terță parte .

Chiar dacă Zoom Phone în sine este puțin mai de bază decât majoritatea opțiunilor din această piesă, faptul că se poate integra cu aproape orice instrument CRM, management de proiect, marketing sau management al forței de muncă îl face unul dintre cele mai personalizabile instrumente de comunicare de pe piață astăzi. .

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

Pe lângă criptarea pe 256 de biți, Zoom oferă conformitatea Single Sign-On, FEDRamp, SOC 2, GDPR și HIPAA. Cu toate acestea, Zoom nu oferă (sau cel puțin, nu face publicitate) un timp de funcționare garantat. Cu toate acestea, punctele sale globale de prezență și pagina de monitorizare a sistemelor în direct sugerează un grad ridicat de fiabilitate.

Asistența pentru clienți Zoom One este excelentă, oferind chat 24/7 cu un agent live pentru toți utilizatorii . Deși asistența telefonică 24/7 este disponibilă numai pentru planurile de nivel superior, cunoștințele extinse online ale Zoom și comunitatea de utilizatori înfloritoare permit un grad ridicat de autoservire.

Planuri și prețuri

Imaginea de mai jos prezintă prețurile și planurile disponibile Zoom One , iar articolul nostru de pe Zoom Phone oferă mai multe informații despre prețuri.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos prezintă experiența utilizatorului Zoom One.

Ooma: Cel mai bun sistem de telefonie pentru întreprinderi mici și ieșit din cutie

Ooma este unul dintre sistemele de telefonie de bază pentru întreprinderile mici de pe lista noastră, dar este o alegere solidă pentru echipele care doresc să continue să-și folosească hardware-ul analogic existent, au nevoie de un instrument de apelare în cloud la preț accesibil și doresc să evite un proces extins de instalare și configurare.

Caracteristicile sale de apel includ:

• Extensii virtuale
• Grupuri de apeluri
• Recepționer virtual
• Analize de bază și jurnalele de apeluri
• Ține muzică
• Sunați la parcare
• Înregistrarea apelurilor

Caracteristici de top

Ooma este bine-cunoscut pentru aplicația sa mobilă , care este surprinzător de robustă pentru un sistem de telefonie de bază.

Utilizatorii de telefonie mobilă pot transfera și răsturna apeluri telefonice dintr-o aplicație desktop pentru softphone, pot trimite mesaje către grupuri, pot accesa mesajele vocale, pot efectua apeluri telefonice internaționale, se pot conecta cu membrii echipei prin apelarea extensiilor în aplicație și săli de conferințe și pot actualiza preferințele utilizatorului Ooma.

Ooma creează, de asemenea, automat un recepționer virtual la instalare, care poate fi personalizat cu opțiuni de meniu text în audio, preferințe de limbă, grupuri de apel, strategii de rutare a apelurilor și diferite moduri pentru orele de după lucru.

Caracteristica sa de potrivire a informațiilor apelantului funcționează cu sistemul dvs. CRM existent pentru a oferi ferestre pop-up de apel cu informații de contact ale clienților, prezentari generale ale contului, istoricul comenzilor și multe altele.

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

Ooma oferă asistență pentru clienți 24/7 prin chat live și asistență telefonică de luni până vineri de la 7:00 la 19:00 și sâmbătă/duminică de la 8:00 la 17:00 . Include, de asemenea, o bază de cunoștințe online oarecum neplăcută.

Din păcate, Ooma oferă puține informații despre fiabilitatea și procesele de securitate ale rețelei, dar afirmă în mod explicit că nu respectă HIPAA și că are „conexiuni multiple” cu transportatorii internaționali de nivel 1.

Ooma oferă criptare end-to-end, dar numai atunci când efectuează apeluri către alți utilizatori Ooma . Propria noastră cercetare a constatat că, de asemenea, Ooma nu oferă autentificare cu doi factori.

Planuri și prețuri

Imaginea de mai jos oferă o schiță a prețurilor Ooma Office disponibile , iar recenzia noastră Ooma oferă mai multe informații.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos oferă un rezumat al experienței tipice de utilizator Ooma.

Avaya: Pentru întreprinderile mici de la birou care acordă prioritate hardware-ului de calitate

Avaya Cloud Office este un sistem telefonic pentru întreprinderi mici, cu caracteristici precum:

• Apeluri și SMS-uri nelimitate în SUA
• Recunoaștere automată a vorbirii
• Text-to-speech în 20 de limbi
• Efecte vocale pentru a regla tonul, înălțimea etc.
• Evidența convorbirilor
• Mesaje vocale vizuale și mesagerie vocală către e-mail
• Redirecționare a apelurilor
• Voce HD
• Peste 200 de integrări terță parte
• Partajarea și editarea fișierelor
• Apel video

Caracteristici de top

Având în vedere că Avaya este de mult un furnizor de hardware de telecomunicații consacrat, nu este surprinzător faptul că oferă unele dintre echipamente de cea mai înaltă calitate din industrie.

Utilizatorii pot conecta dispozitive inteligente precum Alexa la sistemele lor telefonice de afaceri și pot alege dintre trei opțiuni de implementare pentru Avaya Rooms, echipamentul fizic de birou al furnizorului. Avaya Rooms oferă o cameră HD CU-360 care arată participanții la distanță și în direct pe desktop și dispozitive mobile.

Avaya Spaces este o altă caracteristică remarcabilă, funcționând ca un spațiu virtual de comunicare și colaborare în echipă care reunește vocea, video, chat, managementul sarcinilor și multe altele într-o singură platformă.

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

Avaya este compatibil cu HIPAA, GDPR și PCI și are certificări de securitate SOC 2 Type 2, ISO 27001 și HIGHTRUST. Oferă un timp de funcționare garantat de 99,9% .

Echipele de asistență pentru clienți sunt de top, rezolvând 84% din solicitările de asistență prin chat live în mai puțin de o oră și rezolvând 91% dintre întreruperi în mai puțin de 2 ore. Sistemele lor Expert rezolvă automat problemele înainte ca acestea să afecteze service-ul, gestionând 96% dintre problemele minore fără a necesita intervenția umană. Asistența prin telefon, e-mail, video și chat live 24/7 sunt disponibile pentru toți clienții.

Planuri și prețuri

Imaginea de mai jos prezintă prețurile Avaya disponibile, iar mai multe informații despre prețurile Avaya sunt disponibile în prezentarea generală a furnizorului nostru de servicii.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos prezintă experiența tipică a utilizatorului Avaya.

Grasshopper: Cel mai bun telefon de afaceri pentru antreprenori solo și micro-afaceri

Grasshopper este un furnizor de numere de telefon VoIP care oferă funcții limitate la un preț corect . Sunt disponibile numere gratuite și locale, iar apelurile PBX nelimitate în SUA și Canada sunt incluse în fiecare plan.

Grasshopper este cea mai potrivită pentru afaceri noi, antreprenori individuali sau micro-afaceri cu 5 sau mai puțini angajați care chiar au nevoie doar de un număr de telefon de afaceri pentru confidențialitate și credibilitate sporite.

Caracteristicile sale includ:

• Mesaj vocal și transcriere
• Numere de telefon gratuite, locale și vanity
• Extensii nelimitate per utilizator, până la 5 numere de telefon/utilizator
• Redirecționarea apelurilor, rutarea apelurilor, transferul apelurilor
• SMS-uri și fax online
• Evidența convorbirilor

Caracteristici de top

Funcția de răspuns instantaneu a Grasshopper ajută la captarea clienților potențiali prin trimiterea automată a unui mesaj text către apelurile pierdute de la numere de telefon nerecunoscute. Aceste răspunsuri informează apelantul că mesajul său a fost primit și pot include un link pentru a-i permite clienților să-și programeze ora de apelare preferată.

Suplimentul pentru recepționer Ruby oferă utilizatorilor Grasshopper acces la serviciile de recepție virtuale live, ceea ce înseamnă că clienții vor vorbi cu o „persoană reală”, nu cu un meniu IVR, dacă membrii echipei pierd un apel. Pentru cei interesați de funcțiile de însoțitor automat, Grasshopper oferă un studio vocal profesional pentru salutări și solicitări vocale externalizate, de înaltă calitate din meniul de apel.

Caracteristica sa de mesagerie vocală vizuală include atât transcripții, cât și înregistrări MP3 ale mesajelor vocale, care pot fi redirecționate către până la 15 destinatari de e-mail.

Fiabilitatea rețelei și asistența clienților

Grasshopper oferă asistență 24/7 prin telefon, e-mail, rețele sociale și chat pe site, împreună cu tutoriale și sfaturi de depanare în baza lor de cunoștințe online. Deși caracteristicile sunt de bază, Grasshopper este cunoscut pentru suport rapid și de înaltă calitate.

Cu toate acestea, Grasshopper nu respectă HIPAA, iar site-ul lor conține informații alarmant de puține cu privire la timpii de funcționare garantați, certificările de securitate și strategiile generale de monitorizare a rețelei.

Planuri și prețuri

Grasshopper urmează un model de preț diferit față de ceilalți furnizori din această piesă, deoarece prețurile sunt structurate în funcție de numărul dorit de utilizatori, nu de caracteristici specifice. Aceasta înseamnă că toate planurile vin cu aceleași caracteristici, iar suplimentele plătite sunt disponibile indiferent de numărul dorit de extensii sau linii.

Este disponibilă o probă gratuită de 7 zile. Deși imaginea de mai jos arată planurile de bază Grasshopper , articolul nostru despre prețurile Grasshopper oferă mai multe informații despre caracteristicile și costurile asociate.

Experiența utilizatorului

Tabelul de mai jos prezintă experiența medie a utilizatorului Grasshopper.

Ce este un sistem telefonic de afaceri?

Un sistem telefonic de afaceri este un software de telefonie VoIP cu mai multe linii care oferă comunicații de afaceri interne și externe, scalabile, flexibile și accesibile, plus funcții avansate care simplifică procesele de afaceri.

Spre deosebire de telefoanele de acasă sau de telefoanele mobile personale, sistemele telefonice pentru întreprinderile mici includ extensii nelimitate, opțiuni de flux de apeluri și funcții de gestionare a apelurilor care facilitează accesul clienților la mai multe departamente, agenți sau meniuri IVR prin același număr de telefon (deși mai multe telefoane de afaceri). numerele sunt de asemenea disponibile.)

Soluțiile VoIP (Voice over Internet Protocol) pot oferi companiilor acces la mai multe canale de comunicare , nu doar la apeluri vocale. Conferințele video, mesajele text SMS, mesageria prin chat în echipă și faxurile virtuale fac parte din majoritatea sistemelor telefonice de afaceri de astăzi.

Cum funcționează un sistem telefonic de afaceri?

Sistemele telefonice de afaceri funcționează folosind tehnologia VoIP pentru a gestiona apelurile virtual, prin Internet, în loc de prin cablurile de cupru ale PSTN .

După cum se arată în imaginea de mai sus, sistemele de telefonie VoIP împart sunetul difuzorului de ieșire în pachete de date mai mici, care apoi călătoresc către dispozitivul de destinație prin Internet, unde sunt reasamblate în sunet .

Deoarece apelurile VoIP sunt alimentate de Internet, utilizatorii pot efectua/primi apeluri de afaceri oriunde cu o conexiune stabilă la Internet în bandă largă și pe orice dispozitiv care se conectează la Internet.

Caracteristici ale sistemului telefonic pentru afaceri

Deși există peste 50 de funcții standard ale sistemului de telefonie VoIP, am evidențiat mai jos cele mai importante caracteristici pentru întreprinderile mici.

Numere de telefon pentru afaceri

Pe lângă faptul că permit întreprinderilor mici să-și port numerele de telefon existente, sistemele de telefonie virtuală oferă patru tipuri de numere VoIP:

• • Local Numbers oferă companiilor o prezență locală, indiferent de locul în care se află biroul lor. Aceste numere folosesc coduri de zonă legate de un anumit oraș sau județ, deoarece clienții au șanse mai mari să lucreze cu întreprinderile mici locale. Numerele locale sunt deosebit de populare în rândul companiilor complet îndepărtate și al IMM-urilor cu mai multe locații în mai multe orașe/state.
  • Numerele internaționale au prefixe de numere specifice unei țări, astfel încât companiile pot proiecta o prezență globală sau pot câștiga încrederea clientelei internaționale.
  • Numerele gratuite , cu prefixe de numere, cum ar fi 1800, 888, 877 etc., se asigură că compania în sine, nu clientul care apelează compania, este taxată pentru costul apelului telefonic.
  • Numerele Vanity sunt numere gratuite care conțin cuvinte/expresii relevante pentru afacere, ceea ce facilitează reținerea clienților. Exemplele comune sunt (1)800-FLOWERS, 888-BESTBUY sau (1)877-KARS4KIDS.

Rutarea apelurilor

Rutarea apelurilor distribuie automat apelurile către anumiți agenți, grupuri de apel, departamente sau căsuțe vocale conform regulilor prestabilite și/sau răspunsurilor la solicitările IVR – fără a pune clientul în așteptare sau a-l forța să închidă și să sune un alt număr.

Strategiile populare de rutare a apelurilor includ rutarea bazată pe listă, rutarea bazată pe abilități, rutarea VIP/bazată pe relații, rutarea în funcție de timp, rutarea cea mai inactivă și rutarea round robin.

Redirecționare a apelurilor

Redirecționarea apelurilor trimite automat (redirecționează) apelurile fără răspuns către numere de telefon de afaceri suplimentare, în loc să trimită aceste apeluri către mesageria vocală, să încheie apelurile sau să îi facă pe clienți să apeleze ei înșiși numere de telefon suplimentare.

De exemplu, dacă pierdeți un apel la telefonul de birou, redirecționarea apelului va redirecționa instantaneu apelul către telefonul dvs. mobil. Dacă nu răspundeți de pe mobil, apelul este redirecționat către telefonul dvs. de acasă, apoi către căsuța dvs. vocală, către un alt agent sau înapoi la meniul principal. Setările de redirecționare a apelurilor pot fi personalizate și editate în orice moment, iar administratorii pot seta numărul de apeluri înainte ca apelul să fie redirecționat la următorul număr din listă.

Comunicare omnicanal

Serviciul pentru clienți și comunicare omnicanal combină toate canalele de comunicare de afaceri (video, apeluri, SMS etc.) într-o interfață unificată, sincronizată automat.

Acest lucru înseamnă că clienții și angajații pot comuta cu ușurință între canale în timpul unei singure conversații sau pot susține interacțiunea, fără să piardă niciun ritm. De exemplu, un client ar putea începe o interacțiune de asistență pentru clienți cu un apel telefonic și ar putea încheia aceeași interacțiune la o conferință video cu partajarea ecranului pentru asistență mai bună.

Comunicarea omnicanal nu numai că reduce schimbarea aplicațiilor, ci și permite clienților să aleagă modalitatea preferată de a intra în legătură cu compania dvs. În plus, este ușor pentru mai mulți reprezentanți să lucreze pe același bilet de asistență, fără ca clientul să fie nevoie să se repete de fiecare dată când vorbește cu un agent diferit.

Mesaj vocal vizual

Visual Voicemail transcrie automat mesajele de mesagerie vocală, apoi trimite aceste transcrieri agenților ca e-mailuri, mesaje text sau afișează textul direct în interfața softphone-ului.

În acest fel, agenții nu pierd timp ascultând mesaje mai lungi, pot prioritiza mai bine apelurile înapoi sau pot trimite mesaje de răspuns apelanților pe care i-au pierdut cu informații relevante.

Apeluri automate

Reapelurile automate (numite și Reapeluri clienți) le permit clienților să aleagă data și ora preferate pentru a primi un apel invers de la o companie, permițându-le să evite așteptarea în așteptare pentru perioade lungi de timp sau nevoia de a apela înapoi de mai multe ori până când ajung la un agent.

Odată ce clientul își programează apelul înapoi, apelul este plasat automat în coada de apeluri a unui agent relevant, accelerând procesul de rezolvare și menținând ratele de satisfacție a clienților ridicate prin reducerea timpilor de așteptare.

Integrari terțe părți

Integrările de la terțe părți permit companiilor mici să conecteze software-ul existent și alte aplicații pe care le folosesc în prezent la sistemul lor telefonic de afaceri, eliminând nevoia de a comuta între ferestre pentru a accesa mai multe instrumente.

Integrările facilitează accesul echipelor de funcții suplimentare care ar putea să nu fie oferite de furnizorul VoIP, în timp ce API-urile permit echipelor IT să își personalizeze propriile caracteristici și aplicații pentru a se integra cu sistemul lor de telefonie.

Integrările obișnuite ale terților includ instrumente de marketing precum MailChimp, aplicații de chat precum Slack, aplicații de management de proiect precum Asana, software CRM precum Salesforce și aplicații specifice industriei precum Canva, Curve Dental sau Shopify.

Răspuns vocal interactiv (IVR)

IVR este un meniu de apel interactiv care se redă automat atunci când un client formează numărul de telefon al companiei dvs., oferind solicitări și informații care permit un nivel mai ridicat de autoservire a clienților.

Clienții pot introduce răspunsurile la solicitările IVR prin intermediul tonului de atingere al tastaturii sau pot rosti răspunsurile direct la telefon. NLP (Natural Language Processing) și căile editabile ale fluxului de apeluri analizează răspunsul clientului, trimițând apeluri către agenți, departamente relevanți sau redând informații utile preînregistrate.

IVR crește ratele de rezoluție a primului apel și îi oferă agenților liberi să asiste la apeluri de nivel superior sau să lucreze la proiecte prioritare.

Înregistrarea și monitorizarea apelurilor

Înregistrarea apelurilor înregistrează toate apelurile de afaceri automat sau la cerere, salvând aceste înregistrări într-o bază de date care poate fi căutată, care le permite managerilor să efectueze evaluări ale calității, să revizuiască istoricul apelurilor și să se protejeze în cazul unei acuzații false din partea unui client. Multe instrumente de înregistrare permit agenților și administratorilor să întrerupă și să repornească înregistrările în timpul conversațiilor, protejând cele mai sensibile informații ale clienților.

Cele mai multe înregistrări ale apelurilor sunt, de asemenea, transcrise, ceea ce permite revizuirea mai rapidă a apelurilor și permite managerilor să caute anumite cuvinte/expresii sau să revizuiască analizele vocale detaliate.

Monitorizarea apelurilor permite managerilor să asculte conversațiile agenților cu clienții în timp real, în timp ce apelurile în șoaptă le permite managerilor să ofere sfaturi agenților în timpul conversațiilor live (fără audierea apelantului.) Call barge (preluarea apelului) permite managerilor să preia imediat controlul asupra oricărui client-client apel care în mod clar necesită o intervenție superioară.

Raportare și analiză

Furnizorii de sisteme de telefonie pentru întreprinderi mici oferă șabloane de raportare personalizabile și prefabricate, care oferă informații despre comportamentul clienților și agenților, despre activitatea centrului de apel și al centrului de contact și chiar și analiză bazată pe inteligență artificială.

Aceste rapoarte pot fi generate automat sau manual și pot fi partajate și exportate altor membri ai echipei.

KPI-urile și valorile obișnuite de urmărit includ:

• Volumul apelurilor zilnic/săptămânal/lunar (numărul total de apeluri de afaceri, apeluri per departament, apeluri per agent, apeluri într-un interval de date specific etc.)
• Apeluri de ieșire:Raport de apeluri de intrare
• Procentul de apeluri pierdute, apeluri transferate, apeluri care au ajuns la mesageria vocală
• Rata de abandonare a apelurilor
• Cost pe apel
• Durata medie a apelurilor
• Evaluarea satisfacției clienților (CSAT)
• Rata de rezoluție a primului apel (FCR)

Tipuri de sisteme telefonice pentru afaceri

Aici, vom explica tipurile disponibile de sisteme telefonice pentru afaceri , concentrându-ne în special pe diferențele dintre soluțiile bazate pe premise și cele bazate pe cloud.

Sisteme telefonice bazate pe premise

Un sistem telefonic de afaceri la locație (bazat la sediu) înseamnă că toate echipamentele și hardware-ul de telefonie necesare (servere, telefoane, cabluri etc.) sunt amplasate fizic în sediul afacerii sau al biroului.

De asemenea, înseamnă că utilizatorul final (AKA, compania dvs.) este responsabil pentru gestionarea instalării, upgrade-urilor, întreținerii și securității sistemului de telefonie de afaceri – nu furnizorul de sistem telefonic în sine.

Sisteme telefonice fixe pentru afaceri

Deși telefoanele fixe standard care funcționează prin PSTN sunt încă disponibile ca soluții bazate pe sediu, majoritatea companiilor au făcut trecerea la sistemele PBX on-premise.

De ce?

Pentru că nu numai că telefoanele fixe și telefoanele fără fir din vechime nu au caracteristicile sistemelor de telefonie VoIP bazate pe cloud, ci sunt și incredibil de costisitoare de operat. Mai presus de toate, sistemele de telefonie standard sunt pe cale să devină complet învechite – majoritatea experților estimând că vor dispărea în mare parte până în 2025.

Sisteme PBX tradiționale

La fel ca liniile fixe, PBX tradițional (Private Branch Exchange) folosește și PSTN pentru a gestiona apelurile telefonice de afaceri de intrare și de ieșire.

Cu toate acestea, un PBX on-premise oferă în esență afacerii dvs. propria rețea telefonică privată de date, ceea ce înseamnă că veți reduce costurile liniilor telefonice suplimentare.

Deși acest lucru oferă companiei dvs. un control mai mare, rețineți că un sistem telefonic standard PBX este fixat într-o singură locație (în clădirea dvs. de birouri, unde se află hardware-ul.

De asemenea, este accesibil numai dispozitivelor conectate , cum ar fi telefoanele de birou, astfel încât agenții își pot folosi telefoanele de afaceri numai atunci când sunt fizic la birou. În cele din urmă, cheltuielile mari ale unui sistem PBX la sediu, care poate rula cu ușurință până la 20.000 USD pentru a fi instalat, înseamnă că nu este o opțiune pentru întreprinderile mici.

Sisteme telefonice bazate pe cloud

Un sistem de telefonie bazat pe cloud folosește VoIP (Voice over Internet Protocol) alimentat de Internet pentru a oferi comunicații telefonice de afaceri gestionate de furnizor, găzduite în afara site-ului, în cloud virtual.

Sistemele de telefonie în cloud sunt mult mai accesibile decât sistemele on-premise, deoarece pot funcționa cu echipamentele existente, nu necesită echipe IT interne, deoarece furnizorul gestionează întreținerea și upgrade-urile și oferă planuri de plată combinate scalabile de la lună la lună . Majoritatea companiilor care trec de la sistemele de telefonie fixă ​​la sistemele de telefonie virtuală economisesc cel puțin 50% din costurile de comunicații de afaceri.

Comparația noastră între VoIP și liniile fixe oferă informații suplimentare.

VoIP

Deoarece VoIP (numit uneori telefonie virtuală sau telefonie IP) nu este conectat la PSTN cu fir, sistemul dvs. telefonic de afaceri este accesibil oriunde și pe orice dispozitiv, cu o conexiune la Internet. Aceasta înseamnă că agenții pot prelua apeluri pe computerele lor desktop printr-o interfață softphone, pe telefoanele mobile prin intermediul aplicațiilor mobile iOS sau Android sau pe tablete.

Sistemele de telefonie în cloud oferă flexibilitate, scalabilitate și beneficiul incalculabil al numeroaselor funcții avansate de servicii VoIP – toate pentru o fracțiune din costul sistemelor bazate pe sediu.

Pentru explicații suplimentare despre diferențele dintre sistemele de telefonie bazate pe cloud și cele bazate pe premise, consultați comparația noastră dintre VoIP și PBX.

Sisteme PBX în cloud

Sistemele telefonice Cloud PBX (Hosted PBX sau Virtual PBX) oferă, de asemenea, companiilor propriul lor sistem telefonic privat. Cu toate acestea, spre deosebire de PBX on-premise, cloud PBX este găzduit într-un centru de date offsite și gestionat de furnizorul terț de PBX, nu de utilizatorul final .

Aceasta înseamnă că companiile evită cheltuielile legate de achiziționarea de hardware, echipe interne IT și întreținere . PBX găzduit face mult mai ușoară scalarea liniilor telefonice în sus sau în jos, deoarece nu necesită instalarea de cablaje fizice și cablare.

Cel mai bine, sistemele Cloud PBX oferă utilizatorilor acces la mobilitatea și la caracteristicile avansate ale sistemelor telefonice VoIP pentru afaceri. Prezentarea noastră de ansamblu asupra sistemelor telefonice Virtual PBX oferă detalii suplimentare.

Trunking SIP

SIP Trunking este un gateway care stabilește o conexiune între sistemul dvs. PBX existent la locație și telefonia virtuală VoIP , permițându-vă să vă păstrați simultan echipamentul PBX la fața locului și să beneficiați de beneficiile VoIP.

Diagrama de mai jos oferă o explicație vizuală a diferențelor dintre PBX găzduit și trunking SIP:

Da, utilizatorii SIP Trunk sunt în continuare responsabili pentru achiziționarea și întreținerea propriului echipament PBX. Cu toate acestea, SIP Trunking creează o conexiune virtuală la PSTN care face mult mai ușoară adăugarea de linii telefonice și canale de comunicație practic nelimitate, combinând în același timp toate soluțiile de telefonie într-o singură structură.

Ghidul nostru pentru Hosted PBX vs SIP Trunking explică în continuare diferențele dintre aceste două tipuri de sisteme de telefonie pentru afaceri bazate pe cloud.

Cum să alegi un sistem telefonic pentru întreprinderi mici

Găsirea sistemului de telefonie potrivit pentru întreprinderi mici nu ar trebui să se refere doar la prețuri și la caracteristicile disponibile.

Luați în considerare detalii mai mici, cum ar fi durata contractului, timpul de funcționare garantat, canalele de asistență și disponibilitatea și ușurința generală de utilizare . Gândiți-vă cât va dura echipei dvs. să se adapteze și să învețe să folosească potențialul furnizor și dacă se oferă sau nu instruire video la cerere sau în persoană pentru utilizatori . Nu uitați să vă asigurați că platforma este compatibilă cu orice hardware/echipament pe care intenționați să îl utilizați în continuare , precum și compatibilitatea cu software-ul preferat de la terți .

Mai presus de toate, faceți-vă cercetări și nu vă grăbiți să luați o decizie. Odată ce ați restrâns lista, consultați comparațiile noastre directe (cum ar fi cea de la Avaya vs RingCentral) și bazați-vă pe pagina noastră interactivă de revizuire VoIP pentru afaceri pentru mai multe informații.

Întrebări frecvente privind sistemele telefonice pentru întreprinderi mici

Mai jos, am răspuns la unele dintre cele mai importante întrebări frecvente despre sistemele telefonice pentru întreprinderi mici.