Automatizarea proceselor de afaceri și modul în care aceasta conduce eficiența întreprinderii
Publicat: 2022-01-13Fiecare companie are sute de sarcini interne care se întâmplă manual. Zonele sunt structurate pentru a-și îndeplini sarcinile și obiectivele indiferent de timpul necesar, sau de funcțiile îndeplinite. Deci, de ce să nu lansați automatizarea proceselor și transformarea digitală?
Confruntate cu evoluția constantă a pieței și tendințele în schimbare, companiile trebuie să lase deoparte sarcini care pierd timp și resurse pentru a automatiza procesele.
În zilele noastre, pare ciudat că vorbim despre companii care efectuează procese ample manual, dar nu este așa. 69% dintre organizațiile din întreaga lume nu au sărit în transformarea digitală, poate din cauza ignoranței sau fricii de inovare.
Adevărul este că companiile care nu automatizează procesele petrec prea mult timp sarcinilor pe care le-ar putea finaliza cu ajutorul tehnologiei.
Ce este automatizarea proceselor de afaceri?
Când vorbim despre automatizarea proceselor de afaceri, ne referim la tehnologie pentru a executa sarcini sau procese recurente într-o afacere. Această utilizare vă permite să minimizați costurile, să creșteți eficiența și să eficientizați operațiunile din ce în ce mai complexe.
Transformarea digitală are mult de-a face cu automatizarea; descrie optimizarea proceselor de afaceri cu ajutorul noilor tehnologii.
Procesele automatizate generează eficiență, creează standarde rezonabile și, în cele din urmă, ajută organizațiile să economisească timp, bani și resurse. De asemenea, organizează sarcini repetitive, cu volum mare, deoarece acestea sunt mai accesibile mașinilor și conduc la cele mai mari profituri ale organizației.
Știați că echipele își petrec aproape 20% din timp pe sarcini pe care le-am putea automatiza, cum ar fi analizarea datelor operaționale și revizuirea rapoartelor de stare? Din acest motiv, directorii executivi au înțeles că automatizarea proceselor a devenit o tendință și lucrează pentru ao incorpora.
De exemplu, un agent de vânzări care sună și urmărește o bază mare de clienți ar beneficia de utilizarea unui sistem de control și automatizare care configurează apeluri, creează mementouri și actualizează automat un calendar sau o bază de date de clienți. Același exemplu se aplică și zonelor de vânzări sau suport tehnic, având în vedere particularitățile acestora.
Dar să nu credeți că automatizarea aduce beneficii doar unor domenii. Automatizarea proceselor este cea mai eficientă pentru aspectele interfuncționale, care acoperă întreaga afacere și integrând aplicații. Mai târziu, în acest ghid, veți descoperi toate beneficiile automatizării proceselor.
Cum instrumentele de automatizare a proceselor de afaceri perturbă locul de muncă
Fiecare companie trebuie să facă o analiză amănunțită pentru a-și înțelege propriile nevoi și astfel să implementeze automatizări în zonele care raportează cele mai multe beneficii.
În acest ghid, am ales cele mai comune tipuri de automatizare a proceselor de pe piață.
1. Baza de cunoștințe
Acest tip de automatizare a proceselor a câștigat relevanță pe piață. Millennials folosesc din ce în ce mai mult un motor de căutare pentru a găsi răspunsuri înainte de a efectua un apel de service către client. În plus, Econsultancy a constatat că 51% dintre clienți preferă asistența tehnică printr-o bază de cunoștințe, deoarece este mai interactiv și mai ușor de utilizat.
În mod similar, 67% dintre clienții mileniali și-au crescut așteptările în ultimul an cu privire la serviciul pentru clienți (inclusiv implementarea de noi instrumente, cum ar fi baze de cunoștințe), iar 78% și-au mutat afacerea în altă parte după doar o experiență proastă în serviciul clienți.
Realitatea este că clienții și-au schimbat obiceiurile de consum și preferă instrumente care le permit să fie mai independenți.
2. Îngrijire de sine
Revista Forbes a dezvăluit că 40% dintre clienți preferă autoservirea în locul contactului uman, deoarece se simt mai confortabil să-și rezolve problemele în privat și nu vor să pară „proști” cu întrebările lor.
Self este strategia care folosește canalele digitale pentru ca clienții să plaseze comenzi, să răspundă la întrebări și să caute îngrijire sau service fără ajutorul unui reprezentant.
Este un sistem de servicii pentru clienți care utilizează inteligența artificială și oferă consumatorilor autonomie, agilitate și eficiență.
În acest moment, puteți crede că ne referim la o bază de cunoștințe și nu există diferențe între ele. Cu toate acestea, autoservirea merge mult mai departe, deoarece se concentrează pe experiența clientului.
3. Managementul relațiilor cu clienții
Când vorbim despre automatizarea proceselor într-o companie, nu putem uita una dintre marile vedete din această categorie: CRM în vânzări.
În ghidul despre CRM în vânzări, definim acest tip de software ca fiind „un instrument tehnologic care este responsabil pentru organizarea tuturor datelor clienților într-un singur loc și permite echipei dumneavoastră de vânzări să automatizeze sarcinile administrative, să organizeze procesele și să optimizeze și să gestioneze pipeline”.
Definiția este clară și precisă. Acesta abordează mai multe nuanțe și indică faptul că un CRM este un instrument la îndemână pentru a ajuta reprezentanții de vânzări în fiecare zi.
4. Atenție omnicanal
Omnicanal este strategia pe care o puteți folosi pentru a oferi clienților dumneavoastră îngrijire și servicii de calitate.
A vorbi despre automatizarea omnicanal înseamnă a vorbi despre alte tipuri de automatizare a proceselor. Vine sub umbrela în care toată lumea optimizează timpul angajaților și îmbunătățește experiența clienților.
Strategiile omnicanal facilitează automatizarea proceselor de afaceri, iar atunci când toate canalele sunt bine integrate, utilizatorii beneficiază de utilizarea care se potrivește cel mai bine nevoilor lor la momentul respectiv.
Având în vedere tipurile de automatizare a proceselor menționate mai sus, putem observa câteva caracteristici ale omnicanalului și importanța acestuia pentru a face un salt către transformarea digitală. Fiecare joacă un rol fundamental în cadrul strategiei omnicanal pentru a optimiza timpul și resursele afacerii.
5 motive pentru care afacerea dvs. ar trebui să își automatizeze operațiunile
Automatizarea proceselor aduce o serie de avantaje pentru companiile care o implementeaza. A priori, putem crede că marii beneficiari vor fi colaboratorii și echipele de lucru care vor evita unele sarcini care necesită mult timp.
Dar adevărul este că organizația și clienții vor beneficia și ele. Iată șapte avantaje ale automatizării proceselor.
1. Creșterea productivității
Visul tuturor managerilor este de a crește productivitatea echipei fără a fi nevoie să prelungească orele de lucru sau să investească în mai multe resurse. Unele sarcini necesită efort inutil și ar putea crește productivitatea prin automatizare.
De exemplu, profesioniștii au nevoie în medie de 18 minute pentru a localiza un document manual, reprezentând între 20% și 40% din timpul lor și își petrec 50% din zi căutând informații.
Imaginați-vă ce ar putea realiza prin automatizarea acestor procese!
Într-adevăr, echipele de lucru și-ar ocupa mai bine timpul pentru a se dedica altor activități, cum ar fi îmbunătățirea serviciului și atenția clienților și pentru a avea un spațiu în timpul zilei lor pentru a desfășura formare sau a-și spori cunoștințele.
60% din zonele companiei ar putea economisi 30% din timp cu automatizarea proceselor de afaceri. Această îmbunătățire se va reflecta în creșterea productivității, deoarece aceștia vor avea mai mult timp să se concentreze pe respectarea obiectivelor propuse.
2. Salt către transformarea digitală
Transformarea digitală poate părea un obiectiv complex și copleșitor pentru organizațiile care nu se află pe această cale. Cu toate acestea, automatizarea proceselor poate fi un pas fundamental pentru adoptarea acelei culturi a transformării continue care permite companiei dumneavoastră să reducă timpul cu sarcinile administrative pentru a se concentra pe îmbunătățirea altor aspecte.
În principiu, va fi posibilă automatizarea proceselor manuale care necesită o disponibilitate mai largă a resurselor și o schimbare a cursului datorită cererii acestora. Odată ce apar unele diferențe, va fi mai ușor să automatizați procesele pentru a utiliza mai bine timpul echipei dvs.
3. Procese mai clare
Automatizarea necesită o anumită claritate și înțelegere a fiecărui proces din companie. Dacă nu cunoașteți persoanele responsabile pentru rularea proceselor și sarcinile implicate, nu vă puteți proiecta și automatiza fluxul de lucru în mod eficient.
Maparea proceselor poate servi ca resursă de instruire și poate clarifica toți angajații. Informațiile obținute prin analiza unui proces automatizat pot arăta decalajul dintre modul în care are loc în prezent și versiunea sa definitivă.
4. Procese mai Agile
Pare o redundanță, dar unul dintre marile rezultate ale automatizării proceselor este simplificarea. Răspunderea clară, analiza rezultatelor, notificările personalizabile, informațiile valoroase și procesele mai rapide fac mai ușoară eliminarea activităților de nivel scăzut și concentrarea pe îmbunătățirea sarcinilor cu valoare adăugată.
5. Înregistrări ale îndeplinirii sarcinilor
Odată cu automatizarea procesului, există și evidența tuturor detaliilor unei anumite activități. Putem prezenta aceste informații pentru a demonstra conformitatea în timpul auditurilor sau evaluărilor interne
Cele mai bune 5 soluții de automatizare a proceselor de afaceri pentru mai multe industrii
Beneficiile de top ale automatizării operațiunilor sunt reducerea costurilor, creșterea productivității, disponibilitatea, fiabilitatea și performanța.
1. Reducerea costurilor
Automatizarea are multe beneficii, iar acesta este unul dintre principalele. Fiecare afacere se confruntă cu presiuni internaționale pentru a-și crește profitabilitatea. O abordare pentru a realiza acest lucru este reducerea costurilor. Dar reducerea capacităților centrului de date are un impact negativ asupra întregii companii.
Software-ul de automatizare este o abordare mai inovatoare și mai bună pentru a limita și reduce costurile. Cea mai semnificativă oportunitate pe care o prezintă este de a crește serviciul pentru clienți (utilizatorul final) în timp ce scad sistematic costurile.
Managementul trece adesea cu vederea acest potențial de economisire. Cele mai multe servere moderne au costuri de operare reduse, ceea ce înseamnă că costul total de proprietate este mai mic. Prețul personalului de operațiuni poate ajunge până la 71% din costul total.
2. Creșterea productivității
Al doilea beneficiu major al automatizării proceselor și sarcinilor este o creștere semnificativă a productivității. Pe măsură ce nevoile de tehnologie ale unei organizații cresc, productivitatea devine o preocupare importantă. În mod obișnuit, întrucât unele zone de afaceri dispuneau de instrumente pentru a-și crește eficiența și productivitatea, operațiunile IT au trecut pe un loc din spate.
Proliferarea software-ului de productivitate desktop a generat realizări substanțiale în mediile de birou și de resurse umane. Dar, în loc să ușureze volumul de muncă al profesioniștilor IT, răspândirea PC-ului a însemnat că aceștia trebuie să facă mai mult.
Pe măsură ce oamenii folosesc mai mult computerele, ei solicită și mai mult sistemul. Mai mulți utilizatori generează mai multe locuri de muncă, iar producția de imprimare a crescut, în ciuda reducerii rapoartelor tipărite.
În ciuda tendinței către tranzacții online și sisteme client/server, volumul de lucru pe lot continuă să crească. Locuri de muncă încă consumă cea mai mare parte a timpului CPU, iar în companiile mari, locurile de muncă se deschid în mod constant.
3. Disponibilitate
Disponibilitatea este al treilea mare beneficiu al automatizării proceselor. Întreprinderile depind din ce în ce mai mult de computere. Oamenii desfășoară activități zilnice prin intermediul sistemelor online: încărcarea comenzilor de achiziție, rezervări, instrucțiuni de asamblare, comanda de livrare și lista poate continua. Dacă computerul nu este disponibil, compania are de suferit.
Cu ani în urmă, era acceptabil ca computerul să fie indisponibil pentru câteva ore. În această epocă, cu volumul mare de cloud computing, întreruperea sistemelor critice poate costa milioane de dolari în vânzări pierdute și poate afecta reputația companiei.
4. Fiabilitate
Productivitatea este un beneficiu evident al automatizării. Cu toate acestea, fiabilitatea este adevărata bijuterie a coroanei. Este piatra de temelie a oricărui departament de operațiuni IT bun și, fără el, creezi confuzie, haos și utilizatori nemulțumiți.
Operațiunile IT necesită două seturi de abilități opuse: Pe de o parte, o persoană din operațiuni are nevoie de abilități foarte tehnice, cum ar fi înțelegerea complexității unui sistem de operare și analizarea și rezolvarea problemelor pe măsură ce apar. Pe de altă parte, aceeași persoană trebuie să fie mulțumită apăsând butoane și încărcând hârtie.
Procesele automatizate asigură că joburile nu sunt uitate sau epuizate, datele introduse sunt corecte și orice procesare specială care este necesară are loc.
5. Performanță
Cel de-al cincilea beneficiu al automatizării proceselor se referă la o îmbunătățire semnificativă a performanței. Fiecare companie își dorește ca mediul său să funcționeze ca un pursânge.
Chiar dacă progresele în calcul le fac mai rapide și mai puțin costisitoare în fiecare an, cerințele îi fac întotdeauna să lucreze la capacitatea totală și în cele din urmă depășesc nivelul de capacitate pe care îl are infrastructura de calcul. Astfel, multe companii doresc să-și îmbunătățească performanța sistemului.
Două opțiuni pentru îmbunătățirea performanței sunt: actualizați hardware-ul sau cumpărați un sistem mai nou. Și ambele opțiuni sunt scumpe. De asemenea, este posibil să reglați și să configurați un sistem pentru a funcționa mai bine, dar acest lucru necesită munca unei persoane cu înaltă calificare, care de obicei nu este disponibilă 24 de ore pe zi.
Și, odată ce configurăm un sistem pentru o anumită sarcină de lucru, configurația nu mai este optimă dacă volumul de lucru se modifică. Software-ul de automatizare poate rezolva aceste provocări și poate ajuta la creșterea performanței sistemului.
Concluzie
Automatizarea proceselor a devenit o tendință, iar companiile trebuie să se adapteze pentru a evita retrogradarea pe piață. Desigur, fiecare organizație are prioritățile ei, dar este incontestabil că tehnologia este mijlocul de a optimiza multe sarcini și de a crește productivitatea echipelor.
Gândiți-vă la modul în care transformarea digitală a revoluționat sarcinile manuale și a minimizat erorile umane. Identificarea proceselor care trebuie automatizate este esențială pentru a redefini calea companiei către transformarea digitală. Angajații vor avea mai mult timp disponibil pentru sarcini mai complexe și cruciale, în timp ce organizațiile se vor bucura de beneficii.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.