Companiile pierd 89 de zile pe an pe „Materia întunecată”, arată raportul

Un nou raport produs de furnizorul de software de management de proiect Wrike a concluzionat că „materia neagră” a muncii – activități și informații asupra cărora liderii de echipă nu au vizibilitate și sunt greu de urmărit – reprezintă 89 de zile din timpul mediu al unei afaceri în fiecare an.

Boom-ul de lucru hibrid a tulburat apele din ce în ce mai mult, cu aplicații de videoconferință și alte tehnologii care ne permit să comunicăm din diferite locații, adăugând la complexitatea și tehnologizarea rolurilor bazate pe cunoștințe.

Lucrul îngrijorător pentru companii este că acest lucru nu numai că pierde timp, ci și milioane de dolari în fiecare an - dar poate exista o soluție în centralizare.

Ce este „materia întunecată a muncii”?

Raportul – care a chestionat 2.807 de lucrători din SUA și Marea Britanie din companii cu peste 1000 de angajați – definește „Materia întunecată a muncii” ca „activitate și informații pe care nu le putem vedea imediat, dar care au o influență puternică asupra tuturor lucrurilor din jur. aceasta."

Inspirat de definiția CERN a materiei întunecate prezente în univers – The Dark Matter of Work există „în texte, aplicații, apeluri video, foi de calcul și conversații” și poate „trage cu ușurință afaceri și proiecte în direcția greșită”.

În mod esențial, este genul de muncă necuantificabilă, adesea de natură logistică, organizațională sau administrativă, care este greu de urmărit și ocupă timp de lucru prețios.

Liderii de afaceri sunt la curent cu acest lucru - conform raportului, ei cred că au vizibilitate doar peste 54% din munca care are loc, ceea ce înseamnă că 46% este „materie întunecată”. Pe de altă parte, angajații cred că până la 55% din munca lor nu este vizibilă.

Munca hibridă a făcut locurile de muncă mai complexe

Deși materia întunecată la locul de muncă a existat cu mult înainte de pandemie, trecerea în masă la aranjamentele de lucru la distanță și hibride – dintre care 84% dintre liderii de funcții de afaceri le consideră „ireversibile” – a crescut complexitatea vieții noastre profesionale și a redus vizibilitatea în muncă și mai mult.

Un domeniu cheie în care acest lucru poate fi observat este adoptarea de noi aplicații.

Din martie 2020, echipa medie de marketing a văzut aproximativ 10 noi instrumente non-comunicare adăugate la arsenalul de aplicații existente pe care le folosesc pentru muncă, plus trei noi instrumente de comunicare și colaborare.

Potrivit raportului, agențiile creative au fost nevoite să se ocupe de 12 aplicații noi non-comunicare în aceeași perioadă de timp și, în plus, trei instrumente noi de comunicare precum Microsoft Teams și Slack.

Jonglerea cu un număr crescut de instrumente necesită timp, mai ales atunci când acestea sunt instrumente necunoscute, dar perioadele de ajustare nu au fost posibile pentru multe companii introduse în scenarii hibride și îndepărtate de pandemie.

Echipele care au făcut schimbarea au avut un timp mediu de tranziție de doar 10,5 zile, în comparație cu un proces despre care majoritatea companiilor ar prevedea că va dura aproximativ 15 luni înainte de pandemie. Acest lucru a lăsat puțin timp pentru a analiza impactul noilor aplicații necesare pentru a facilita lucrul de acasă.

Nu este surprinzător, așadar, că 70% dintre lucrătorii din cunoștințe au spus că sunt „stresați că trebuie să jongleze cu mai multe sarcini, sisteme și aplicații”, iar 60% cred că erau deja prea mulți înainte de lovirea pandemiei.

Liderii de afaceri nu sunt naivi la stresul cauzat de explozia de aplicații – 79% știu că sunt prea multe, dar nu prevăd vreo altă modalitate prin care munca ar putea fi finalizată.

Totuși, sunt încă o deconectare. De exemplu, liderii de afaceri cred că, în medie, angajații lor folosesc 10 aplicații pe zi – angajații raportează că folosesc aproximativ 14.

Activitatea de răspândire a materiei întunecate

Trecerea în masă la lucrul la distanță a facilitat activitatea de materie întunecată, susținută de complexitatea tot mai mare a muncii desfășurate în spațiile digitale.

O bună dovadă a acestui lucru este faptul că un lucrător al cunoștințelor trimite acum în medie 295 de mesaje pe zi, toate acestea necesită timp pentru a scrie și vor fi esențiale pentru colaborarea la proiecte și alte activități, dar aceste mesaje sunt complet „invizibile”. ', necuantificabil și greu de urmărit în raport cu obiectivele echipei sau ale afacerii.

Aceasta poate fi clasificată drept muncă nestructurată, a cărei „scopul și beneficiile nu sunt clare, documentate, comunicate sau tangibile”.

O altă problemă sunt întâlnirile. Potrivit raportului, lucrătorii cunoștințe petrec în medie 2,79 ore pe săptămână în întâlniri, în timp ce 78% dintre companiile chestionate au fost de acord că „prea multe dintre întâlnirile (la care) participă ar putea fi ușor înlocuite cu un e-mail”.

În mod tragic, 69% dintre liderii de funcții de afaceri doresc să reducă timpul petrecut de angajații lor în întâlniri, dar nu știu cum.

Consecințele materiei întunecate: timp pierdut, bani pierduți

Potrivit lui Wrike, această explozie a materiei întunecate la locul de muncă înseamnă că întreprinderile cu lucrători ai cunoștințelor pierd aproximativ 13,7 ore pe săptămână sau 89 de zile pe an. Pentru un lucrător în cunoștințe, timpul pierdut costă în jur de 16,5 mii USD – dar marjele sunt și mai dramatice la nivel de afaceri.

„Timpul pierdut cu activități, cum ar fi repetarea muncii care a fost deja făcută, participarea la întâlniri neproductive sau urmărirea acțiunilor și stărilor”, explică raportul, „costează o întreprindere medie de milioane”.

Pentru companiile cu aproximativ 3.200 de angajați, costurile totale medii ale timpului pierdut, proiectelor întârziate/anulate combinate și abandonului angajaților (deseori provocate de probleme care vin mână în mână cu creșterea materiei întunecate la locul de muncă) este de aproximativ 60,76 milioane USD pe an .

Soluția: o „sursă unică a adevărului”

Wrike sugerează că, pentru a „exploata” materia întunecată a muncii, liderii de afaceri trebuie să creeze surse unice de adevăr pentru organizațiile lor.

Raportul concluzionează că o astfel de soluție trebuie să fie „suficient de robustă pentru a gestiona și a orchestra fluxuri de lucru complexe, fiind în același timp suficient de simplă pentru a fi folosită de angajații obișnuiți”.

Propria platformă a lui Wrike ar fi, desigur, sugestia lor, dar indiferent de furnizor, este în mod clar nevoia ca întreprinderile să adopte un fel de „ Work OS ” pentru a reduce timpul și banii pierduti.

Oricare ar fi remediul pe termen lung, este clar că materia întunecată fără urmărire de la locul de muncă a scăpat de sub control – și, atât de dragul întreprinderilor, cât și al angajaților, trebuie tratată.